Табель учёта рабочего времени в 1С ЗУП: создание и настройка

Документ «Табель» в 1С ЗУП 3.1 создают в разделе Зарплата → Табели: кнопка Создать, затем указывают месяц, организацию и подразделение. Но прежде чем добавлять табель, проверьте способ учёта времени — от него зависит, нужен ли документ вообще и попадёт ли отработанное время в расчёт зарплаты.

В ЗУП время считают двумя способами. Первый — регистрация отклонений: программа берёт плановое время из графика работы, а вы вводите только документы-исключения (отпуск, больничный, командировку, прогул). Второй — сплошная регистрация фактически отработанного времени: здесь данные за месяц вносят вручную в документ «Табель». Разберём, как настроить учёт, добавить табель, заполнить его буквенными кодами и напечатать унифицированную форму Т-13.

Когда табель нужен, а когда без него обойтись

Способ учёта времени задаётся в настройках расчёта зарплаты: откройте Настройка → Расчёт зарплаты и найдите блок, отвечающий за регистрацию времени. Точное название переключателя зависит от релиза конфигурации, поэтому ориентируйтесь на смысл: «отклонения» или «фактически отработанное время».

• 🟢 Регистрация отклонений (по умолчанию). Сотрудник считается отработавшим по графику. Табель заполнять не обязательно — его используют как печатную форму, а не как источник данных для начисления.
• 🔵 Сплошная регистрация. Фактическое время за месяц вносят в документ «Табель», и именно оттуда его берёт начисление зарплаты. Такой режим выбирают при скользящих графиках, частых подработках, суммированном учёте.

Сплошная регистрация оправдана там, где плановый график плохо описывает реальность. Типичные случаи:

• 🕐 Сменные и скользящие графики — смены сдвигаются, и проще внести факт, чем держать график в идеальном порядке.
• 📊 Суммированный учёт рабочего времени — норму считают не за неделю, а за учётный период (месяц, квартал, год), и фактические часы важно фиксировать по дням.
• 🔧 Частые подработки и переработки — когда отклонений так много, что вести их отдельными документами дольше, чем заполнить табель целиком.

Решите это заранее. Если включить сплошную регистрацию, но табель не заполнять, у сотрудников окажется нулевое отработанное время, и зарплата посчитается неверно. Обратная ошибка тоже встречается: оставили учёт по отклонениям, заполнили табель вручную — а начисление всё равно берёт время из графика, и работа «впустую».

Где находится документ «Табель» и как его добавить

Журнал документов открывается из раздела Зарплата → Табели учёта рабочего времени. Здесь видны все ранее созданные табели по месяцам и организациям.

Чтобы добавить новый табель:

1. Нажмите Создать — откроется форма нового документа.
2. В поле Месяц выберите расчётный период. Месяц в табеле должен совпадать с месяцем начисления зарплаты, иначе данные не состыкуются.
3. Укажите Организацию, если в базе их несколько.
4. Выберите Подразделение. Один табель можно вести на всю организацию или отдельно по каждому подразделению — так удобнее, когда время заполняют разные ответственные.
5. При необходимости заполните поле ответственного и примечание.

После заполнения шапки переходите к табличной части — списку сотрудников с распределением времени по дням.

Как заполнить отработанное время по дням

Табличная часть устроена как календарная сетка: строки — сотрудники, столбцы — дни месяца. В каждой ячейке указывают буквенный код вида времени и количество часов (например, Я 8 — явка 8 часов).

Порядок работы:

1. Добавьте сотрудников кнопкой Подбор или Добавить. Подбор удобнее — он выводит список работников подразделения за один раз.
2. Пройдите по дням и проставьте коды. Рабочий день — Я и число часов, выходной — В, ночные часы выделяют отдельной строкой кодом Н.
3. Внизу или в отдельной колонке программа подсчитает итоги: отработанные дни и часы за первую половину месяца и за весь месяц.

Вводить вручную каждую ячейку на весь штат долго, поэтому начинают с автозаполнения (см. ниже), а руками правят только отклонения — больничные, подработки, неявки.

Буквенные коды в табеле: что означает каждый

Коды в табеле — это стандартные обозначения видов использования рабочего времени из формы Т-13. Запоминать все не нужно, но основные стоит знать, чтобы не путать явку с простоем.

В унифицированной форме Т-13 рядом с буквенным обозначением предусмотрен цифровой код того же вида времени (например, явке соответствует 01, ночным часам — 02). В повседневной работе ориентируются на буквы — они нагляднее, а цифровой код программа подставляет в печатную форму сама.

Когда вы ведёте учёт по отклонениям, эти коды в табель подставляются автоматически из проведённых документов: провели «Отпуск» — в нужные дни встанет ОТ, провели «Больничный лист» — появится Б. При сплошной регистрации коды проставляете сами.

Автозаполнение и подбор сотрудников

Ручной ввод всей сетки — крайний случай. В большинстве ситуаций табель заполняется автоматически по графикам работы.

• Кнопка Заполнить разносит плановое время из графика каждого сотрудника: рабочие дни получают код Я с нормой часов, выходные — В. Дальше вы корректируете только фактические отклонения.
• Кнопка Подбор добавляет сотрудников пачкой — по подразделению или по списку, не создавая строки по одному.
• При учёте по отклонениям данные отпусков, больничных и командировок подтягиваются из проведённых кадровых и расчётных документов, их вручную дублировать не надо.

Если после нажатия Заполнить сетка осталась пустой, почти всегда причина в графиках: сотрудникам не назначен график работы в кадровых документах, и программе нечего разносить.

Как отразить ночные смены, работу в выходной и неполный день

Стандартная явка Я с нормой часов закрывает большинство дней. Но часть ситуаций требует отдельных кодов, иначе время оплатится неправильно.

Ночные часы. Работу с 22:00 до 06:00 выделяют кодом Н и указывают именно количество ночных часов. Если смена началась вечером и захватила ночь, день делят: часть ставят как Я, часть — как Н. Ночные оплачиваются с доплатой (не ниже 20% по ст. 154 ТК РФ), и программа посчитает её только при наличии кода Н.

Работа в выходной или праздник. Такой день помечают кодом РВ, а не Я. Это основание для оплаты в повышенном размере (ст. 153 ТК РФ) или для предоставления отгула. Если поставить обычную явку, доплата за выходной не начислится.

Сверхурочные. Часы сверх нормы учитывают кодом С. Первые два часа за смену оплачиваются в полуторном размере, последующие — в двойном (ст. 152 ТК РФ). В табеле важно показать именно сверхурочные часы отдельно от основной явки.

Неполный рабочий день. Для сотрудника на неполной ставке или при сокращённой смене в ячейку вносят фактическое число часов — например, Я 4. Норму по графику при этом не трогают: сравнение факта с планом программа выполнит сама.

Внутреннее совместительство. Время по основной должности и по совмещаемой ставке учитывают раздельно — по каждому месту работы своя строка и свой расчёт. Не суммируйте часы двух должностей в одной ячейке, иначе переработка «размажется» и оплата исказится.

Как проверить корректность данных табеля

Перед проведением сверьте итоги. Ошибка в табеле напрямую искажает начисленную зарплату, поэтому контроль важнее скорости.

На что смотреть:

• 📅 Итог по норме. Сумма отработанных и неотработанных дней за месяц должна равняться календарному числу дней. Если не сходится — где-то пропущена ячейка.
• ⏱️ Часы против нормы. Сравните итоговые часы сотрудника с нормой по его графику. Резкое расхождение — повод перепроверить ночные, сверхурочные и подработки.
• 🔁 Отклонения из документов. Убедитесь, что дни отпусков и больничных в табеле совпадают с проведёнными документами, а не задвоены вручную.

Для сверки по всей организации удобнее отчёт Зарплата → Отчёты по зарплате → Табель учёта рабочего времени (Т-13): он покажет сводную картину без открытия каждого документа. Если цифры в отчёте и в начислении зарплаты расходятся, проверьте, что табель проведён и его месяц совпадает с периодом начисления.

Форма Т-13 разбивает месяц на две половины — с 1-го по 15-е и с 16-го по конец. Итоги по каждой половине считаются отдельно, поэтому ошибку часто видно именно по «кривой» сумме в одной из них: сравните обе половины с нормой графика, и промах по конкретным дням найдётся быстрее, чем при взгляде на общий итог за месяц.

Проведение табеля и печать формы Т-13

Когда данные выверены, нажмите Провести и закрыть. При сплошной регистрации именно после проведения отработанное время становится доступно документу Начисление зарплаты и взносов — он возьмёт часы и дни из табеля.

Печатная форма собирается так:

1. Откройте проведённый табель.
2. Нажмите Печать и выберите форму Т-13 (табель учёта рабочего времени).
3. Проверьте шапку — организацию, подразделение, период — и выведите на печать или сохраните в файл.

Унифицированную форму Т-13 (или Т-12) можно получить и отдельным отчётом из раздела отчётов по зарплате — результат тот же, меняется только точка входа.

Если после проведения вы обнаружили ошибку в часах, документ можно открыть, поправить ячейку и провести заново — данные начисления пересчитаются по новому табелю. Когда зарплата за месяц уже рассчитана и выплачена, правку табеля сопровождают перерасчётом начисления, иначе исправление останется только в печатной форме и не дойдёт до сумм.

Частые вопросы