Договоры в 1С: где создать и как заполнить без ошибок

Договор в 1С — это элемент справочника «Договоры», подчинённый карточке контрагента. Быстрый путь в 1С:Бухгалтерии 8.3: Справочники → Контрагенты, открыть нужного контрагента, перейти по ссылке «Договоры» и нажать «Создать». Второй способ — завести договор прямо из документа (счёта, накладной, платёжки) в тот момент, когда программа просит его указать.

Договор в программе нужен не для галочки: от его вида зависит, какие документы он подставится, как встанут взаиморасчёты на счетах 60 и 62, как посчитается НДС и что попадёт в печатную форму. Ошибка в одном реквизите — и договор не виден в нужном документе или суммы расчётов разъезжаются.

Ниже разберём, как добавить договор в каждой основной конфигурации, что писать в реквизитах, как подставить его в документы и что делать, если договор нужно изменить или удалить.

Где в 1С хранятся договоры и что приготовить заранее

Справочник «Договоры» подчинён справочнику «Контрагенты». Это значит, что договор нельзя создать «сам по себе» — сначала в базе должен быть контрагент, а уже внутри его карточки живут договоры. У одного контрагента их может быть сколько угодно: отдельно на поставку, отдельно на продажу, отдельно по каждой организации вашей группы.

Открыть список всех договоров можно и напрямую — в 1С:Бухгалтерии это Справочники → Покупки и продажи → Договоры. Но создавать новый удобнее из карточки контрагента: тогда поля «Организация» и «Контрагент» заполнятся сами.

Перед тем как заводить договор, держите под рукой данные из бумажного оригинала:

• 📄 номер и дату договора;
• 🤝 с кем и на что он заключён (поставка, продажа, посредничество);
• 💱 валюту расчётов, если это не рубль;
• 🧾 условие по НДС: цена с налогом или без, есть ли обязанности налогового агента;
• 🏢 вашу организацию, от лица которой заключён договор (если в базе их несколько).

Как создать договор в 1С:Бухгалтерии 8.3

В 1С:Бухгалтерии 8.3 добавить договор можно двумя путями — из карточки контрагента и прямо из документа. Результат одинаковый, выбирайте по ситуации.

Способ 1. Из карточки контрагента

1. Откройте Справочники → Контрагенты и зайдите в карточку нужного контрагента.
2. В панели навигации карточки перейдите по ссылке «Договоры».
3. Нажмите «Создать» — откроется форма нового договора.
4. Выберите вид договора (это главный реквизит, о нём ниже).
5. Укажите номер и дату из бумажного оригинала.
6. При необходимости поменяйте валюту и заполните условия по НДС.
7. Нажмите «Записать и закрыть».

Поле «Наименование» программа подставит автоматически из вида, номера и даты — его можно оставить как есть или переписать на понятное вам, например «Поставка материалов №12 от 15.01». Это наименование попадёт в списки выбора, поэтому делайте его говорящим.

Способ 2. Прямо из документа

Когда вы оформляете счёт, поступление, реализацию или платёжное поручение, в шапке есть поле «Договор». Если нужного ещё нет:

1. Заполните в документе контрагента.
2. Встаньте в поле «Договор» и нажмите на кнопку выбора (стрелку).
3. В открывшемся списке нажмите «Создать».
4. Вид договора программа предложит сама — он зависит от того, какой это документ (о фильтре по виду — в разделе про подстановку).

Такой способ удобен, когда договор понадобился «здесь и сейчас»: не нужно выходить из документа и искать контрагента в справочнике.

Как заполнить реквизиты договора правильно

Главный реквизит — вид договора. Он определяет, в каких документах договор вообще появится в списке выбора. Поставить «С покупателем» на договор поставки — типовая причина, по которой потом «договор не находится» в поступлении.

Основные виды в 1С:Бухгалтерии:

• С поставщиком — вы покупаете. Договор виден в поступлениях и исходящих платежах.
• С покупателем — вы продаёте. Виден в реализациях и входящих платежах.
• С комиссионером (агентом) на продажу — вы отдаёте товар на реализацию посреднику.
• С комитентом (принципалом) на продажу — вы сами продаёте чужой товар как посредник.
• Прочее — расчёты, не подходящие под остальные виды (например, расчёты с учредителем, с подотчётным лицом по закупкам).

Остальные реквизиты заполняются по необходимости:

• Валюта. По умолчанию рубль. Если расчёты в валюте — выберите её; тогда в документах появятся поля курса, а разницы лягут на счёт 91.
• НДС. Для договора с иностранным поставщиком, когда вы платите налог за него, ставится признак налогового агента по НДС. Для обычных рублёвых договоров этот блок не трогают.
• Срок действия. Необязательное поле. Его удобно заполнять, чтобы вовремя перезаключать договоры и видеть просроченные.

Договоры в 1С:Управление торговлей 11 и ERP

В 1С:Управление торговлей 11 и 1С:ERP логика другая. Здесь есть два разных объекта:

• Соглашение — задаёт коммерческие условия: цены, скидки, порядок оплаты, склад отгрузки. Это «как мы работаем».
• Договор — юридический документ для взаиморасчётов и отчётности. Это «на основании чего работаем».

По умолчанию договоры в этих конфигурациях могут быть выключены. Их использование включается функциональными опциями в настройках: для клиентов — в разделе настроек CRM и маркетинг, для поставщиков — в разделе Закупки (точная формулировка пункта может отличаться между релизами). Пока опция выключена, поля «Договор» в документах не будет — в расчётах участвует только соглашение.

Когда опция включена, договор заводится по контрагенту или партнёру и указывается в заказах и накладных рядом с соглашением. Для взаиморасчётов в УТ 11 важна выбранная детализация расчётов — по договорам, по заказам или по накладным; от неё зависит, в каком разрезе программа будет считать долг.

Чтобы не путаться, где искать договоры в разных конфигурациях, держите под рукой таблицу:

Пути в БП 3.0 стабильны между релизами. В УТ 11 и ERP конкретный пункт включения опции может называться чуть иначе, но находится в тех же разделах настроек.

Как подставить договор в счёт, накладную и акт

Когда договор создан правильно, в документе он подставляется почти сам. Механизм такой: вы выбираете контрагента, а программа отбирает его договоры по виду, подходящему к этому документу.

• В реализации и в счёте покупателю — показываются только договоры «С покупателем».
• В поступлении товаров и услуг — только «С поставщиком».
• В платёжном поручении и поступлении на счёт — фильтр зависит от того, оплата это поставщику или от покупателя.

Если у контрагента по нужному виду договор ровно один, 1С подставит его автоматически. Если их несколько — программа оставит поле пустым или предложит выбрать из списка.

Чтобы договор попал в печатную форму счёта или акта, его номер и дата берутся из карточки договора. Поэтому реквизиты лучше заполнять аккуратно сразу: исправлять их потом во всех печатных формах не придётся — они подтянутся из справочника.

Как изменить, закрыть или удалить договор

Изменить реквизиты. Откройте договор через карточку контрагента или список Справочники → Договоры, поправьте нужные поля и запишите. Безопасно менять наименование, срок действия, валюту (если по договору ещё нет движений). Вид договора при наличии проведённых документов не меняйте — см. предупреждение выше.

Закрыть договор . Отдельной кнопки «закрыть» нет. Если договор больше не действует, укажите в нём дату окончания срока или добавьте в наименование пометку, например «(не действует)». Можно также снять с него признак использования, если планируете только заводить новые документы на другой договор.

Удалить договор. Напрямую удалить нельзя, если по нему есть хоть один документ — программа защищает ссылочную целостность. Порядок такой:

1. Откройте договор и нажмите «Ещё → Пометить на удаление» (или значок с красным крестиком).
2. Выполните Администрирование → Обслуживание → Удаление помеченных объектов.
3. Программа проверит ссылки. Если на договор ссылаются документы — она покажет их список и удалять не даст.

Чтобы всё-таки удалить, сначала разберитесь со ссылающимися документами: перенесите их на другой договор или тоже пометьте на удаление, если они больше не нужны.

Частые ошибки при работе с договорами

Разберём то, что не очевидно из самой инструкции и чаще всего приводит к расхождениям.

• Неверный вид договора. Самая частая проблема: договор заведён с видом «С покупателем», а используется в закупке. В поступлении он просто не появится. Лечится проверкой вида в карточке.
• Договор заведён не на ту организацию. Если в базе несколько организаций, договор виден только в документах той организации, что указана в нём. Проверьте поле «Организация».
• Дубли договоров. Создание нового договора из каждого документа без проверки приводит к пяти одинаковым «Основным договорам» у одного контрагента. Взаиморасчёты дробятся по ним, и сальдо по 60/62 «размазывается». Перед созданием посмотрите, нет ли уже подходящего.
• Путаница валют. Договор в рублях, а документ пытаются провести в валюте (или наоборот). Валюта документа подтягивается из договора — задайте её сразу верно.
• Несоответствие НДС. Признак налогового агента ставят по ошибке на обычный договор с российским поставщиком. Тогда программа ждёт особых проводок по НДС, которых быть не должно.