Новый документ в 1С 8.3: от кнопки «Создать» до проводок

Чтобы добавить документ в 1С, откройте его журнал в нужном разделе и нажмите Создать. Например, накладная на продажу в 1С:Бухгалтерии 3.0 вводится так: Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД) → Создать. Дальше заполняете шапку, табличную часть и нажимаете Провести и закрыть.

Частая ошибка новичка — нажать Записать и считать, что документ попал в учёт. Записанный, но не проведённый документ хранится в базе, но проводок не делает. В оборотке его не будет, в декларации тоже. Отличить просто: у проведённого документа в списке стоит зелёная галочка.

Ниже всё описано для 1С:Бухгалтерии предприятия 3.0 на платформе 8.3 с интерфейсом «Такси». В других типовых конфигурациях (ЗУП 3.1, УТ 11) логика та же: раздел → журнал → Создать → заполнить → провести. Меняются только названия разделов.

Где в 1С искать нужный документ

Слева в окне программы — панель разделов. Каждый раздел открывает меню со списками документов, справочников и отчётов. Документы обычно стоят в первой колонке меню.

Если не помните, в каком разделе документ, есть два быстрых приёма:

• 🔍 Поиск по меню. Над панелью разделов есть строка поиска. Введите «поступление» или «выписка» — программа покажет все команды с этим словом.
• ⭐ Избранное. Откройте журнал и нажмите звёздочку в его заголовке. Список появится в Избранном, и в следующий раз до него один клик.
• 🕘 История. Кнопка с часами в верхней панели показывает последние открытые документы. Удобно, если вчера начали вводить накладную и не помните, где она.

Как добавить документ в 1С: четыре способа

Кнопка Создать — не единственный путь. Опытные бухгалтеры чаще копируют или вводят на основании: это быстрее и меньше ошибок.

Способ 1. Новый документ с нуля

1. Откройте журнал, например Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД).
2. Нажмите Создать. У многих документов появится список видов операции: «Товары», «Услуги», «Товары, услуги, комиссия» и другие.
3. Выберите вид операции. От него зависят счета и набор колонок, поэтому сразу выбирайте правильно.
4. Откроется пустая форма. Дата подставится текущая, номер присвоится при записи.

Вид операции после записи поменять можно, но часть заполненных полей при этом очистится. Проще удалить черновик и создать заново.

Способ 2. Копирование похожего документа

Подходит для регулярных операций: аренда, связь, ежемесячные услуги одного поставщика.

1. Выделите в журнале прошлый документ.
2. Нажмите F9 или выберите копирование в меню Ещё.
3. В копии исправьте дату, номер входящего документа и суммы.

Способ 3. Ввод на основании

Это главный приём, который экономит время и связывает документы в цепочку. Из счёта покупателю делается реализация, из реализации — счёт-фактура, из поступления — оплата поставщику.

1. Откройте документ-основание или выделите его в журнале.
2. Нажмите Создать на основании и выберите нужный документ.
3. Программа перенесёт контрагента, договор, товары и суммы.

Плюс не только в скорости. Связанные документы видны в отчёте Структура подчиненности. Его открывают кнопкой со схемой в командной панели документа. Аудитор или вы сами через полгода сразу увидите, какая оплата закрыла какую накладную.

Способ 4. Загрузка из файла или ЭДО

Входящие документы от поставщиков удобнее не набирать руками:

• 📥 через 1С-ЭДО документ приходит в базу и превращается в поступление в пару кликов;
• 📄 табличную часть можно загрузить из Excel : кнопка загрузки есть в командной панели табличной части многих документов, а также через Ещё;
• 🏦 банковские выписки загружают из файла клиент-банка или напрямую через DirectBank.

Шапка и табличная часть: что заполнять и в каком порядке

Форма почти любого документа состоит из двух частей. Шапка — это реквизиты всего документа. Табличная часть — строки с товарами, услугами или сотрудниками.

Шапка документа

Заполняйте сверху вниз, потому что поля зависят друг от друга:

1. Организация. Если в базе одна фирма, поле скрыто. Если несколько — выберите первой, от неё зависят договоры и склады.
2. Контрагент. Начните вводить название или ИНН, программа подскажет варианты. Нового контрагента создайте прямо из поля через Создать.
3. Договор. Подставится основной договор контрагента. Если договоров несколько, выберите тот, по которому идёт операция. От договора зависит вид расчётов и валюта.
4. Склад — для товарных документов.
5. Номер и дата входящего документа — для поступлений. Пишите ровно как на бумаге поставщика: по ним потом ищут документ при сверке.
6. Дата документа. Ставьте дату операции, а не дату ввода. Накладная от 28-го, которую вводите 3-го числа, должна стоять 28-м.

Табличная часть

Строки добавляют двумя способами:

• Добавить — одна строка, номенклатуру выбираете из справочника;
• Подбор — окно со списком номенклатуры, где можно отметить сразу десяток позиций и указать количество. Для накладных на 30 строк это в разы быстрее.

В каждой строке проверьте четыре вещи:

Внизу формы есть поле Комментарий. Пишите туда, что не видно из реквизитов: «оплата за март по письму от 05.04», «замена бракованной партии». Комментарий видно в журнале, и по нему удобно искать.

Проведение документа и проверка проводок

У документа есть три состояния, и разница между ними принципиальная.

Проведение — это момент, когда документ «двигает» учёт. Появляются записи в регистре бухгалтерии (проводки), в регистрах НДС, взаиморасчётов, остатков. Без проведения документ для учёта не существует.

Как посмотреть проводки

1. Откройте проведённый документ.
2. В командной панели нажмите кнопку ДтКт («Показать проводки и другие движения документа»).
3. Откроется отчёт с вкладками: бухгалтерский учёт, налоговый учёт, НДС и другие регистры.

Для поступления товаров с НДС от поставщика на 120 000 руб. вы увидите:

Дт 41.01  Кт 60.01   100 000,00  — товар оприходован
Дт 19.03  Кт 60.01    20 000,00  — входящий НДС

Проверка арифметики: 100 000 + 20 000 = 120 000, НДС 20% от 100 000 = 20 000.

Если проводки не те, исправляйте сам документ: счёт учёта в строке, договор, вид операции. Затем проведите заново. Старые движения программа удалит и запишет новые.

Отменить проведение и удалить

• Отменить проведение — в журнале выделите документ и выберите отмену проведения в меню Ещё. Документ останется, проводки исчезнут.
• Удалить — клавиша Del ставит пометку на удаление. Документ перечёркнут, проводок нет, но физически он ещё в базе.
• Окончательно удалить помеченное — через обработку удаления помеченных объектов в разделе Администрирование → Обслуживание. Программа проверит, не ссылаются ли на документ другие объекты.

Ошибки при вводе первички в 1С

Большинство проблем видно уже при проведении: программа выводит сообщение внизу формы и подсвечивает поле. Ниже — частые случаи и что с ними делать.

Ещё несколько ошибок, которые программа не ловит, но ловит налоговая или аудитор:

• 📅 Задвоение. Один и тот же акт поставщика введён дважды: сначала по скану, потом по оригиналу. Перед вводом ищите в журнале по номеру входящего документа.
• 🏢 Не та организация. В базе с несколькими фирмами документ ушёл в учёт другой организации. Поставьте отбор по организации в журнале, чтобы видеть только свою.
• 👤 Дубли контрагентов. «ООО Ромашка» и «Ромашка ООО» с одним ИНН — две разные карточки, и взаиморасчёты разъедутся. Перед созданием нового контрагента ищите по ИНН.
• 🧾 Неполная первичка. 1С проведёт документ и без бумажного основания. Но по закону первичный документ должен содержать обязательные реквизиты: наименование, дату, содержание операции, единицы измерения, подписи. Без оригинала с подписями операцию трудно подтвердить при проверке.

Документ в закрытом периоде: что делать

Когда отчётность сдана, бухгалтер ставит дату запрета изменения данных. После этого программа не даст провести, изменить или удалить документ с более ранней датой. Это защита от случайных правок в сданном квартале.

Настраивается дата запрета в разделе Администрирование → Настройки пользователей и прав. Её можно задать общую для всех или отдельно по пользователям и организациям.

Если документ всё-таки нужно ввести в закрытый период, есть три сценария:

Сдвигать дату запрета может только тот, у кого есть права администратора, и только по согласованию с главным бухгалтером. После ввода верните дату запрета обратно, иначе защита перестанет работать.

Что сделать после ввода документа задним числом

Документ, введённый в прошлом месяце, меняет остатки и себестоимость во всех следующих документах. Поэтому:

1. Перепроведите документы за период с даты нового документа по текущую дату. Обработка Групповое перепроведение документов находится в разделе Операции.
2. Заново выполните закрытие месяца: Операции → Закрытие месяца, начиная с того месяца, куда ввели документ.
3. Сформируйте оборотно-сальдовую ведомость и сравните с данными сданной отчётности.

Частые вопросы