Новый сотрудник в базе 1С 8.3: учётная запись, пароль и права доступа

Чтобы добавить пользователя в 1С 8.3 (Бухгалтерия 3.0, ЗУП 3.1, УТ 11 и другие типовые на БСП), откройте Администрирование → Настройки пользователей и прав → Пользователи, нажмите Создать, заполните имя, задайте пароль и в карточке по кнопке Права доступа отметьте нужные профили. Права выдаются не ролями напрямую, а через группы доступа.

Частая ошибка — заводить нового сотрудника в Конфигураторе, как это делали в 8.2. Пользователь появится, но в справочнике программы его не будет, и типовая конфигурация либо не пустит его, либо выдаст не те права. В типовых базах сотрудников заводят в режиме предприятия, а Конфигуратор оставляют для особых случаев.

Что проверить до того, как завести нового пользователя

Пять минут подготовки избавляют от звонка «у меня ничего не открывается».

• 🔑 Ваши права. Добавлять пользователей может только тот, у кого есть административные права (в типовых — профиль «Администратор»). Если раздела Настройки пользователей и прав в меню нет, вы зашли не под администратором.
• 👤 Кто этот человек. Должность и задачи определяют профиль: бухгалтер по банку, кадровик, кладовщик, руководитель «только посмотреть».
• 🏢 Какие организации ему видны. Если в базе несколько юрлиц и сотрудник работает только с одним, понадобится ограничение на уровне записей (о нём ниже).
• 🖥️ Как он будет входить. По логину и паролю 1С или через учётную запись Windows без пароля.
• 📄 Лицензии. Сам пользователь лицензию не расходует. Лицензия занимается при запуске сеанса. Если одновременно будут работать на одного человека больше, чем у вас клиентских лицензий, новый сотрудник просто не сможет войти, пока кто-то не закроет программу.

Резервную копию перед добавлением одного пользователя делать не нужно: операция не меняет учётные данные. Копия пригодится, если вы собираетесь массово перекраивать профили или отключать ограничения доступа.

Где добавлять пользователя в 1С: режим предприятия или Конфигуратор

У платформы 1С два уровня пользователей:

1. Пользователь информационной базы — учётная запись платформы: имя для входа, пароль, роли. Её видно в Конфигураторе.
2. Элемент справочника «Пользователи» — запись в самой конфигурации. К ней привязаны группы доступа, физическое лицо, личные настройки.

В типовых конфигурациях эти две записи связаны. Когда вы создаёте пользователя в режиме предприятия, программа сама заводит учётную запись платформы и назначает роли по выбранным профилям.

Путь в меню одинаковый для БП 3.0, ЗУП 3.1 и УТ 11: раздел Администрирование, затем ссылка Настройки пользователей и прав, внутри — Пользователи.

Пошагово: как добавить пользователя в 1С 8.3 в режиме предприятия

Шаг 1. Создайте карточку

1. Откройте Администрирование → Настройки пользователей и прав → Пользователи.
2. Нажмите Создать.
3. В поле Полное имя впишите ФИО: «Петрова Анна Сергеевна». Так человек будет отображаться в документах в поле «Ответственный».
4. В БП и ЗУП заполните Физическое лицо. В Бухгалтерии оно нужно для подписей в печатных формах, в ЗУП — для связи с карточкой сотрудника.

Шаг 2. Разрешите вход и задайте пароль

1. Отметьте флажок Вход в программу разрешен. Без него запись будет, а входить человек не сможет.
2. Проверьте флажок аутентификации 1С:Предприятия и Имя для входа. Программа предложит его по ФИО, удобнее короткое латиницей или кириллицей: PetrovaA или ПетроваА.
3. Нажмите Установить пароль и введите временный пароль.
4. Отметьте Потребовать установку пароля при входе — сотрудник придумает свой при первом запуске, и вы его знать не будете.

Шаг 3. Назначьте права доступа

1. Нажмите Записать, иначе права назначить не получится.
2. Нажмите в карточке Права доступа.
3. Отметьте флажками нужные профили (в типовых они называются по должностям: «Бухгалтер», «Главный бухгалтер», «Кадровик», «Кладовщик», «Только просмотр» — набор зависит от конфигурации).
4. Нажмите Записать в форме прав.

Права в 1С суммируются. Если отметить «Бухгалтер» и «Только просмотр», человек получит всё, что даёт «Бухгалтер». Запретить что-то одним профилем, разрешённое другим, нельзя.

Профиль «Администратор» давайте только тем, кто реально администрирует базу. С ним сотрудник может удалить пользователей, поменять права себе и другим, отключить журнал регистрации .

Если подходящего профиля нет

Поставляемые профили менять нельзя: при обновлении конфигурации они перезаписываются. Нужен «бухгалтер без доступа к зарплате» — откройте Администрирование → Настройки пользователей и прав → Профили групп доступа, скопируйте ближайший поставляемый профиль и в копии снимите лишние роли. Назовите его понятно, например «Бухгалтер без зарплаты», и назначайте как обычный.

Шаг 4. Проверьте под новым пользователем

Закройте программу и войдите под новым именем. Откройте 2-3 документа, с которыми человек будет работать, и попробуйте записать черновик. Если появится «Нарушение прав доступа!» — не хватает профиля. Черновик после проверки пометьте на удаление.

Тонкая настройка: ограничения, вход через Windows и интерфейс

Ограничение по организациям

В Бухгалтерии 3.0 в Администрирование → Настройки пользователей и прав есть флажок Ограничивать доступ на уровне записей. После его включения в группе доступа появляется возможность указать организации, данные которых видит её участник.

Пример: в базе три юрлица. Бухгалтер ООО «Север» должен видеть только своё. Создайте группу доступа на основе профиля «Бухгалтер», укажите в ней ООО «Север» и включите в группу сотрудника.

Вход через Windows без пароля

В карточке пользователя есть флажок аутентификации операционной системы и поле пользователя Windows в формате \\ДОМЕН\логин. Если отметить его, сотрудник будет входить без ввода пароля, под своей доменной учётной записью.

Подходит для офиса с доменом. Для удалённых сотрудников на личных ноутбуках вне домена такой вход не работает — оставьте аутентификацию 1С.

Видимость в списке выбора

Флажок Показывать в списке выбора (в форме это часть настроек входа) отвечает за то, будет ли имя видно в выпадающем списке при запуске. Если пользователей много или база доступна извне, список лучше скрыть: тогда имя для входа набирают вручную, и посторонний не узнает логины.

Политика паролей

В Администрирование → Настройки пользователей и прав → Настройки входа задаются требования ко всем пользователям: минимальная длина пароля, сложность, срок действия. Настройка общая, поэтому один раз выставьте её до массового заведения.

Внешний вид разделов

Новый пользователь видит интерфейс «по умолчанию». Чтобы не настраивать панели вручную, скопируйте настройки у опытного коллеги: в Администрирование → Настройки пользователей и прав откройте Настройки пользователей, выберите сотрудника-образец и скопируйте его настройки новому. Копируются внешний вид, настройки отчётов и персональные настройки.

Добавление пользователя через Конфигуратор

Этот способ нужен в трёх случаях: база самописная и справочника пользователей нет; база новая и в ней вообще нет пользователей; надо срочно восстановить доступ администратору.

1. Запустите 1С в режиме Конфигуратор.
2. Откройте Администрирование → Пользователи.
3. Нажмите Добавить (клавиша Insert).
4. На вкладке Основные заполните:
   • Имя — логин для входа;
   • Полное имя — ФИО;
   • флажок Аутентификация 1С:Предприятия и Пароль;
   • при необходимости Аутентификация операционной системы и пользователя Windows;
   • Показывать в списке выбора.
5. На вкладке Прочие отметьте Доступные роли, выберите Основной интерфейс (если в конфигурации их несколько), Язык и Режим запуска (обычно «Авто»).
6. Нажмите ОК.

Первый пользователь в пустой базе

Пока список пользователей пуст, платформа пускает в базу любого без пароля с полными правами. Первым обязательно заведите администратора: в типовой это роли ПолныеПрава и АдминистраторСистемы. Платформа не даст записать первого пользователя без административной роли — это защита от ситуации, когда в базу не может войти никто.

Остальных сотрудников в типовой базе дальше заводите уже в режиме предприятия. Если администратор создан в Конфигураторе, при его первом входе типовая конфигурация сама создаст для него элемент справочника.

Массовое заведение: группы, копирование и код

Копирование карточки

Самый быстрый способ для типовых: выделите в списке пользователя с такой же должностью и нажмите Скопировать (F9). Новая карточка унаследует участие в группах доступа. Останется поменять ФИО, физическое лицо, имя для входа и задать пароль.

Группы пользователей

В Настройки пользователей и прав включите флажок Группы пользователей. После этого сотрудников можно разложить по отделам: «Бухгалтерия», «Склад», «Отдел кадров».

Группу пользователей можно включить в группу доступа целиком. Новый кладовщик получает права, как только вы добавите его в группу «Склад», — без похода в «Права доступа».

Скрипт для самописной базы

В нетиповой базе без справочника пользователей учётные записи можно создавать кодом встроенного языка, например во внешней обработке:

НовыйПользователь = ПользователиИнформационнойБазы.СоздатьПользователя();
НовыйПользователь.Имя = "PetrovaA";
НовыйПользователь.ПолноеИмя = "Петрова Анна Сергеевна";
НовыйПользователь.АутентификацияСтандартная = Истина;
НовыйПользователь.Пароль = "ВременныйПароль1";
НовыйПользователь.ПоказыватьВСпискеВыбора = Истина;
НовыйПользователь.Роли.Добавить(Метаданные.Роли.Бухгалтер);
НовыйПользователь.Записать();

Имя роли (Бухгалтер в примере) замените на реальное из вашей конфигурации — его видно в дереве метаданных Конфигуратора в ветке Роли. Для списка сотрудников оберните код в цикл по таблице с ФИО и логинами.

Почему новый пользователь не может войти

Ещё одна ловушка — пользователь, заведённый в Конфигураторе в типовой базе. Он может получить роли, но не попасть в справочник и группы доступа. Лечится так: откройте в режиме предприятия список пользователей, найдите или создайте карточку с тем же именем для входа и назначьте права через профили, а лишние роли, выданные вручную в Конфигураторе, снимите.

Частые вопросы