Новая позиция в справочнике номенклатуры 1С: от карточки товара до загрузки прайса пачкой

Чтобы добавить номенклатуру в 1С, откройте справочник «Номенклатура» и нажмите Создать. В Бухгалтерии 3.0 путь — Справочники → Номенклатура, в Управлении торговлей 11 — НСИ и администрирование → Номенклатура. В карточке заполните наименование, вид номенклатуры, единицу измерения и ставку НДС, запишите — позиция готова к подбору в документы.

Так добавляют товар по одному. Но если в базу нужно завести прайс поставщика на сотни строк, карточки вручную не набивают: есть загрузка из Excel и обмен с внешними системами. Ниже — все способы завести новую позицию, какие поля действительно влияют на учёт и как не наплодить дублей.

Что приготовить до создания карточки

Номенклатура — это общий справочник для товаров, материалов, продукции, работ, услуг и тары. От того, как заполнена карточка, зависят проводки, ставка НДС в документах и попадание позиции в отчёты. Поэтому пара минут на подготовку экономит часы на исправлении движений.

Перед вводом определитесь с тремя вещами:

• 📁 Группа справочника. Решите, в какую папку попадёт позиция: «Товары», «Материалы», «Услуги». Группы задают структуру и часто — счета учёта по умолчанию.
• 🏷 Вид номенклатуры. Это не то же, что группа. Вид определяет тип актива (товар, услуга, продукция) и влияет на счета учёта и необходимость складского учёта.
• 🔢 Единица измерения. Штука, килограмм, литр, упаковка. Для весового и фасованного товара продумайте основную единицу заранее — менять её после движений нельзя.

Способы добавить позицию: по одной и пачкой

Выбор способа зависит от того, сколько позиций заводите и откуда берёте данные.

Отдельно про копирование: перед записью копии обязательно смените артикул, штрихкод и наименование. Если оставить штрихкод от исходной позиции, сканер в документах будет подбирать не тот товар.

Ручное создание: заполняем карточку по шагам

Разберём классический ввод одной позиции в Бухгалтерии 3.0 — в остальных конфигурациях логика та же, отличаются только названия разделов.

1. Откройте Справочники → Номенклатура.
2. Встаньте в нужную группу (папку) слева или создайте её кнопкой Создать группу.
3. Нажмите Создать. Откроется пустая карточка.
4. В поле Наименование введите рабочее название — по нему вы будете искать товар в документах.
5. Заполните Наименование полное — оно печатается в накладных, счетах-фактурах и УПД. Для товара это, как правило, то же название, только развёрнутое.
6. Выберите Вид номенклатуры из выпадающего списка. Это ключевое поле — от него зависят счета учёта.
7. Укажите Единицу измерения. По умолчанию подставляется штука; для весового товара выберите нужную из классификатора ОКЕИ.
8. Задайте % НДС — ставку, с которой товар продаётся по умолчанию.
9. Нажмите Записать и закрыть.

Позиция появится в списке и сразу доступна для подбора в документы.

Отдельно про артикул. Поле необязательное, но на практике именно по нему удобнее всего искать товар и связывать позиции при обмене и загрузке прайсов. Если поставщик присылает прайс с артикулами, занесите их сразу — это сэкономит время при следующей загрузке и защитит от дублей. Для уникальности артикула в типовых конфигурациях есть настройка контроля: программа предупредит, если такой артикул уже есть.

Параметры, которые влияют на учёт и документы

Наименования и единицы измерения мало — в карточке есть поля, которые напрямую управляют проводками и печатными формами. Заполняйте их сразу, а не «потом».

Счета учёта. В Бухгалтерии их обычно не задают в самой карточке — они берутся из регистра Счета учёта номенклатуры по виду номенклатуры и складу. Проверить и поправить правило можно через кнопку Счета учёта в списке номенклатуры. Для товаров это 41-й счёт, для материалов — 10-й, для продукции — 43-й.

Ставка НДС. Подставляется в документы реализации и поступления. Если организация не на общем режиме, укажите Без НДС. Неверная ставка в карточке тянется во все документы, пока её не поправят вручную.

Номенклатурная группа. Нужна для учёта выручки и затрат по направлениям. Для торговли её часто оставляют одной общей, для производства — разбивают по видам продукции.

ТН ВЭД и страна происхождения. Заполняйте только для импортных и прослеживаемых товаров — эти данные уходят в счёт-фактуру и отчёт по прослеживаемости. Для обычного российского товара поля можно не трогать.

Признак маркировки. Если товар подлежит обязательной маркировке (обувь, одежда, табак, вода и другие категории), в карточке ставят соответствующий признак. Он включает контроль кодов «Честного знака» в документах по этой позиции.

В торговых конфигурациях добавляется ещё один слой — виды цен. Цену номенклатуры не вписывают в карточку напрямую: её устанавливают документом установки цен по видам (закупочная, розничная, оптовая). Поэтому после создания позиции в УТ 11 или Рознице отдельным шагом задают цены, иначе товар продастся с нулевой ценой или потребует ручного ввода в каждом документе.

Если один товар выпускается в разных вариантах (размер, цвет, фасовка), не плодите десяток отдельных карточек. Для этого есть характеристики номенклатуры: одна карточка «Футболка», а размеры и цвета — её характеристики. Остатки и цены при этом ведутся в разрезе характеристик. Механизм включается в настройках номенклатуры и доступен прежде всего в торговых конфигурациях.

Загрузка номенклатуры из Excel пачкой

Когда позиций десятки или сотни, вручную карточки не набивают. В типовых конфигурациях есть встроенная загрузка из табличного файла.

Порядок действий:

1. Подготовьте файл xlsx или mxl: шапка с названиями колонок, ниже — строки товаров. Минимальный набор колонок — наименование, единица, ставка НДС; остальное по потребности.
2. В списке номенклатуры нажмите Загрузить (в части релизов команда называется Загрузка из внешнего файла).
3. Вставьте данные из файла или укажите путь к нему.
4. Сопоставьте колонки файла с полями 1С: перетащите или выберите, какая колонка — наименование, какая — артикул, какая — цена.
5. Отметьте, что делать с совпадениями: обновлять существующие карточки или пропускать.
6. Запустите загрузку и проверьте протокол — он покажет, сколько позиций создано и где были ошибки.

Типичная засада — единицы измерения и ставки НДС в файле записаны не так, как в справочниках 1С («шт.» вместо «шт», «20%» вместо «20»). Приведите значения к справочникам заранее, иначе загрузчик создаст новые элементы-дубли или остановится на ошибке.

Второй частый сбой — наименования с невидимыми символами: двойные пробелы, переносы строк внутри ячейки, неразрывные пробелы из скопированного прайса. Внешне строки выглядят одинаково, а для 1С это разные значения, и при повторной загрузке появляются двойники. Прогоните колонку наименований через очистку пробелов в Excel до выгрузки.

Обмен с другими программами и сайтом

Номенклатура попадает в базу не только руками. Если данные ведутся в другой системе, настраивают автоматический обмен — тогда новые позиции приходят сами.

Основные сценарии:

• 🔄 Синхронизация данных между конфигурациями 1С. Например, Управление торговлей ведёт продажи и справочник товаров, а в Бухгалтерию номенклатура переносится вместе с документами. Настройка — в разделе администрирования, пункт Синхронизация данных.
• 🛒 Обмен с интернет-магазином. Для сайтов на 1С-Битрикс и ряде других CMS есть обмен по формату CommerceML: каталог товаров выгружается на сайт, заказы загружаются обратно.
• 📦 Загрузка из учётной системы поставщика или маркетплейса. Обычно через промежуточный файл или коннектор. Поля сопоставляются так же, как при загрузке из Excel.

При обмене номенклатуру связывают по уникальному признаку — чаще по артикулу или штрихкоду, реже по коду. Если признак связи не настроен, обмен создаёт дубли при каждой выгрузке. Это главная причина, по которой после подключения обмена справочник распухает вдвое.

Для разовой выгрузки-загрузки между базами подойдёт и универсальный обмен через файл EnterpriseData: одна база выгружает справочник в XML, вторая загружает. Это удобно при переходе на новую программу или объединении двух баз, когда настраивать постоянную синхронизацию смысла нет. После загрузки обязательно проверьте, не задвоились ли позиции и корректно ли подтянулись единицы и ставки НДС.

Частые ошибки при добавлении номенклатуры

Ошибки в справочнике всплывают не сразу, а когда документ не проводится или отчёт показывает не то. Вот что ломается чаще всего — и это не повтор шагов выше, а именно последствия неверного заполнения.

• 🔁 Дубли одной позиции. Разные пользователи заводят «Бумага А4» и «Бумага А4 500л» как две карточки. Остатки и обороты бьются пополам. Лечится обработкой поиска и удаления дублей с заменой ссылок на одну главную карточку.
• 🧾 Неверный вид номенклатуры. Услуга заведена как товар — программа требует склад и не даёт провести акт . Или наоборот, товар как услуга — не формируется складской остаток.
• 💸 Пустая или неверная ставка НДС. В реализацию подставляется не та ставка, счёт-фактура уходит с ошибкой. Проверяется до первой продажи.
• 📐 Единица измерения задним числом. Завели в штуках, а продаёте на вес. Сменить основную единицу после движений нельзя — придётся заводить новую карточку.
• 🏦 Не настроены счета учёта для нового вида. Документ не проводится с сообщением, что не найден счёт. Решается донастройкой регистра Счета учёта номенклатуры.

Пути к справочнику по конфигурациям

Логика создания карточки одинаковая, отличается только, где лежит справочник.

В торговых конфигурациях (УТ 11, КА, ERP) карточка богаче: вкладки с видами цен, характеристиками, упаковками. Базовые поля — наименование, вид, единица, ставка НДС — те же самые, что в Бухгалтерии.