Новый сотрудник в базе 1С: учётная запись, права и вход без ошибок

Добавить пользователя в 1С 8.3 проще всего в самой программе: Администрирование → Настройки пользователей и прав → Пользователи → Создать. В карточке задаёте имя, логин и пароль, ставите флажок «Вход в программу разрешен», а затем кнопкой «Права доступа » включаете нужные профили. Так работают БП 3.0, ЗУП 3.1, УТ 11 и другие типовые конфигурации на БСП.

Второй способ — через Конфигуратор, меню Администрирование → Пользователи. Он нужен в двух случаях: в базе ещё нет ни одного пользователя или конфигурация нетиповая, без подсистемы управления пользователями. В типовых базах для повседневной работы используйте только первый способ, ниже объясняем почему.

Подготовка: кто может создавать пользователей и что проверить заранее

Создать нового пользователя может только тот, у кого есть административные права. В типовых конфигурациях это профиль «Администратор», в Конфигураторе — роль «Полные права» (или роль с правом «Администрирование»).

Перед тем как добавлять сотрудника, ответьте себе на четыре вопроса:

• 👤 Кто он и что будет делать. Бухгалтер по банку, кадровик, кладовщик, руководитель «только посмотреть» — от этого зависит набор профилей.
• 🔑 Как он будет входить. По логину и паролю 1С или под своей учётной записью Windows (домен).
• 🏢 С какими организациями работает. Если в базе несколько юрлиц, возможно, понадобится ограничение доступа по организациям.
• 🧾 Нужен ли он как физлицо. В ЗУП и БП пользователя можно связать с физическим лицом из справочника: тогда в документах корректно подставляется ответственный.

Первый пользователь в пустой базе

Пока список пользователей пуст, 1С пускает в базу любого без пароля и с полными правами. Первым всегда создают администратора.

В типовой конфигурации зайдите в режиме «1С:Предприятие» и создайте пользователя через раздел Администрирование: программа сама назначит ему административный профиль. Если создавать через Конфигуратор, первому пользователю обязательно отметьте роли «Полные права» и «Администратор системы». Без них платформа не даст сохранить список: нужен хотя бы один пользователь с правом администрирования.

Как добавить пользователя в 1С 8.3 через программу: по шагам

Этот способ создаёт и элемент справочника «Пользователи», и учётную запись информационной базы. Обе части связаны, поэтому права, настройки и история работы сохраняются корректно.

Шаг 1. Откройте список пользователей

1. Войдите в базу под администратором.
2. Перейдите в Администрирование → Настройки пользователей и прав.
3. Нажмите ссылку Пользователи.
4. В списке нажмите Создать.

Если нового сотрудника нужно сделать «как у коллеги», выделите коллегу в списке и нажмите Скопировать. Карточка заполнится, останется поменять имя и логин. Группы доступа при копировании тоже можно перенести — программа спросит об этом.

Шаг 2. Заполните карточку

Ниже, в блоке способов входа, отметьте нужное:

• Аутентификация 1С:Предприятия — вход по логину и паролю 1С.
• Показывать в списке выбора — фамилия появится в выпадающем списке в окне входа. Если флажок снять, логин придётся вводить вручную.
• Аутентификация операционной системы — вход без пароля под учётной записью Windows (подробно — ниже).

Если в карточке есть флажок требования сменить пароль при первом входе, включите его. Тогда временный пароль, который вы продиктовали сотруднику, сразу заменится его собственным.

Шаг 3. Запишите карточку

Нажмите Записать. Учётная запись создана, но пока пользователь войдёт в пустую программу или получит сообщение о недостатке прав. Права — следующий шаг.

Права доступа нового пользователя: профили, группы, ограничения

В типовых конфигурациях права не назначают ролями напрямую. Работает связка из трёх уровней:

1. Роль — элементарное право конфигурации (читать документ, проводить, изменять справочник).
2. Профиль группы доступа — готовый набор ролей под должность.
3. Группа доступа — профиль плюс список пользователей, а иногда ещё и ограничения (например, по организации).

Быстрый способ: кнопка «Права доступа»

Откройте карточку пользователя и нажмите Права доступа. Появится список профилей с флажками. Отметьте нужные и нажмите Записать. Программа сама включит пользователя в соответствующие группы доступа.

Примеры в БП 3.0:

• «Бухгалтер» — повседневная работа с документами и отчётами;
• «Главный бухгалтер» — то же плюс закрытие месяца , учётная политика, запрет изменения данных;
• «Администратор» — всё, включая управление пользователями.

Профили складываются: если отметить два, пользователь получит сумму их прав.

Тонкая настройка: свой профиль

Если готовые профили дают лишнее или не дают нужного, не правьте поставляемые профили. Их перезапишет обновление конфигурации .

Правильный путь:

1. Откройте Администрирование → Настройки пользователей и прав → Профили групп доступа.
2. Выделите похожий профиль и нажмите Скопировать.
3. В копии на вкладке ролей снимите или добавьте флажки.
4. Запишите профиль под понятным именем: «Бухгалтер по банку без зарплаты».
5. Назначьте его пользователю через Права доступа.

Ограничение по организациям и другим объектам

Когда в одной базе ведётся несколько юрлиц, бухгалтер часто должен видеть только свои. Для этого в разделе Администрирование → Настройки пользователей и прав включают ограничение доступа на уровне записей. После этого в группе доступа появляется вкладка, где выбирают разрешённые организации.

Чем отличаются конфигурации

Механизм везде один — подсистема БСП. Разница в названии верхнего раздела и в наборе поставляемых профилей: в ЗУП они построены вокруг кадров и расчёта зарплаты, в УТ — вокруг продаж, закупок и склада.

Где чаще всего ошибаются при добавлении пользователя

Ещё три ошибки, которые всплывают не сразу:

• 🔁 Один логин на нескольких человек. В журнале регистрации уже не понять, кто провёл или удалил документ. Каждому сотруднику — своя учётная запись.
• 🛠 Права через Конфигуратор в типовой базе. Роли, выданные там напрямую, обходят группы доступа. При следующей настройке прав в программе они могут слететь или, наоборот, дать лишнее.
• 🧩 Правка поставляемого профиля. Изменения пропадают после обновления — используйте копию профиля.

Вход через Windows, Active Directory и второй фактор

Аутентификация операционной системы

Если компания живёт в домене, удобнее пускать сотрудников в 1С под их учётной записью Windows. Пароль 1С тогда не нужен, а увольнение отрабатывается блокировкой в домене.

Как настроить:

1. В карточке пользователя отметьте Аутентификация операционной системы.
2. В поле пользователя ОС укажите учётную запись в формате \\ДОМЕН\логин, например \\CORP\petrova. Можно выбрать её кнопкой выбора.
3. Запишите карточку.

При запуске 1С сама определит, кто вошёл в Windows, и откроет базу без окна пароля. Если нужно войти под другим пользователем, при запуске используют параметр командной строки /WA- — он отключает вход через ОС для этого сеанса.

Двухфакторная защита

Базовые способы входа в 1С — пароль 1С и учётная запись ОС. Для второго фактора на практике защищают точку доступа к базе:

• вход в домен и RDP-сервер с подтверждением через приложение-аутентификатор;
• VPN с одноразовыми кодами для удалённых сотрудников;
• аутентификация через внешнего провайдера OpenID Connect при публикации базы на веб-сервере — провайдер может требовать второй фактор.

Что выбрать, зависит от того, как сотрудники подключаются: через терминальный сервер, тонкий клиент по сети или браузер.

Блокировка, удаление и групповые действия с пользователями

Временно закрыть доступ

Сотрудник ушёл в отпуск или на больничный — снимите флажок Вход в программу разрешен и запишите карточку. Все документы и настройки останутся, вернуть доступ можно одним флажком.

Уволенный сотрудник: не удалять

Удалять пользователя из справочника нельзя — на него ссылаются документы в поле «Ответственный», комментарии, история изменений. Правильная последовательность:

1. Снимите флажок Вход в программу разрешен.
2. Отметьте в карточке флажок Недействителен.
3. Запишите.

Недействительный пользователь исчезнет из списков выбора, но его след в документах сохранится. Если он входил через Windows, заблокируйте ещё и доменную учётную запись.

Не удаляйте пользователя через Конфигуратор в типовой базе: карточка в справочнике останется без учётной записи, а при попытке восстановить связь можно получить дубль.

Несколько пользователей сразу

• Группы пользователей (Администрирование → Настройки пользователей и прав → Группы пользователей) — объединяют сотрудников по отделам. Группу целиком можно включить в группу доступа, и все новички отдела получат права автоматически.
• Группы доступа — откройте нужную группу и добавьте в её состав сразу несколько пользователей.
• Копирование настроек — в разделе настроек пользователей можно перенести внешний вид, отборы и избранное от одного пользователя к другим. Удобно, когда отдел должен видеть одинаковые рабочие столы.

Безопасность данных при работе с учётными записями

Каждая лишняя учётная запись с широкими правами — потенциальная дыра. Несколько правил, которые закрывают большую часть рисков:

• 🔒 Минимум прав. Давайте профиль под задачу, а не «Администратор, чтобы не дёргали».
• 👥 Два администратора, не больше. Один основной, второй — резервный, на случай отпуска или потери пароля.
• 🗝 Парольная политика. В разделе Администрирование → Настройки пользователей и прав откройте настройки входа: задайте минимальную длину пароля, требование сложности и срок действия. Там же настраивается автоматический запрет входа для тех, кто долго не заходил.
• 📜 Журнал регистрации. Администрирование → Обслуживание → Журнал регистрации показывает, кто и когда входил, что изменил. Раз в месяц полезно отфильтровать события входа по администраторам.
• 🚪 Сразу закрывать доступ. Увольнение или перевод — в тот же день снять флажок входа или пересобрать права.

Частые вопросы