Новый склад в 1С 8.3: от включения учёта по складам до первого документа
Содержание
Чтобы добавить склад в 1С:Бухгалтерии 3.0, откройте Справочники → Товары и услуги → Склады и нажмите «Создать». В Управлении торговлей 11 сначала включите флажок «Несколько складов» в НСИ и администрирование → Настройка НСИ и разделов → Склад и доставка, а затем создайте элемент в списке НСИ и администрирование → НСИ → Склады и магазины.
Сам элемент справочника заводится за минуту. Дольше и важнее другое: включён ли в базе учёт по складам, какой тип выбран у нового склада и кто из пользователей его увидит. Если пропустить эти настройки, склад формально появится, но остатки по нему в отчётах не разделятся, а документы будут подставлять старый «Основной склад».
1. Перед тем как добавить склад: настройки учёта и права
Начните с проверки двух вещей: прав вашего пользователя и того, как база ведёт учёт запасов.
Права. Создавать элементы справочника «Склады» может пользователь с полными правами или с профилем, где разрешено редактирование нормативно-справочной информации. Если кнопки «Создать» в списке нет или она неактивна, обратитесь к администратору базы — обходных путей тут не нужно.
Учёт по складам в 1С:Бухгалтерии 3.0. В программе склад может быть заведён, но на счетах учёта запасов аналитики «Склады» не будет. Тогда остатки на 41.01 или 10.01 не разделятся по местам хранения. Проверка:
- Откройте
Администрирование → Параметры учета → Настройка плана счетов. - Найдите блок учёта запасов и убедитесь, что включён учёт по складам (местам хранения).
- Выберите вариант: только по количеству или по количеству и сумме. Второй даёт себестоимость по каждому складу отдельно, но сильнее нагружает базу.
Включение аналитики по складам в базе, где уже несколько лет идёт учёт, меняет структуру субконто на счетах запасов. Сделайте резервную копию базы перед изменением настройки и выберите момент, когда в базе никто не проводит документы. Прошлые остатки окажутся «без склада» — их придётся распределить вводом корректировки или перемещением.
Несколько складов в УТ 11. Пока флажок «Несколько складов» снят, программа работает с одним складом и не показывает поле выбора в документах. После включения появляется список «Склады и магазины» и становятся доступны группы складов.
| Конфигурация | Где включить учёт по складам | Где список складов |
|---|---|---|
| 1С:Бухгалтерия 3.0 | Администрирование → Параметры учета → Настройка плана счетов | Справочники → Товары и услуги → Склады |
| 1С:Управление торговлей 11 | НСИ и администрирование → Настройка НСИ и разделов → Склад и доставка | НСИ и администрирование → НСИ → Склады и магазины |
В 1С:ERP и КА 2 логика та же, что в УТ 11: склады — общий механизм этих конфигураций, отличается только расположение разделов на начальной странице.
2. Как в 1С добавить склад: заполнение карточки
Откройте список складов и нажмите «Создать». Если в списке ведутся группы, сначала встаньте на нужную группу — новый элемент попадёт в неё.
Карточка склада в 1С:Бухгалтерии 3.0
- Наименование — короткое и однозначное: «Склад Химки», «Магазин на Ленина», «Склад брака». Именно это название пользователи будут видеть в выпадающих списках.
- Тип склада — определяет, как программа учитывает товар:
- 📦 Оптовый — обычное хранение, товар учитывается по себестоимости;
- 🏪 Розничный — магазин с автоматизированной точкой, для него указывается тип цен;
- 🧾 Неавтоматизированная торговая точка (НТТ) — розница без онлайн-учёта продаж, где выручку и проданное количество определяют по итогам инвентаризации или отчёта продавца.
- Тип цен — заполняется для розничных складов и НТТ. Его значение подставится в документы по этому складу.
- Сохраните элемент кнопкой «Записать и закрыть».
Тип склада выбирайте сразу и обдуманно. После того как по складу прошли документы, менять оптовый на розничный — значит перепроводить историю. Проще завести новый склад и переместить на него остатки.
Карточка склада в УТ 11
Карточка здесь богаче, и от её настроек зависит, какие документы будут нужны кладовщику.
- Наименование и группа — как в БП.
- Тип склада — оптовый склад или розничный магазин. Для магазина появятся настройки розничных цен.
- Подразделение и ответственный — нужны для отборов и отчётов, на учёт не влияют.
- Контроль остатков — флажок, который не даст провести отгрузку, если товара на складе не хватает.
- Ордерная схема — отдельно для поступления, отгрузки и перемещений. При ордерной схеме приход и расход оформляются двумя документами: менеджерским (накладной) и складским (ордером). Кладовщик подтверждает фактическое движение ордером.
- Если включены складские помещения, их создают отдельно, внутри склада.
Ордерная схема — это предварительное условие для адресного хранения, поэтому решать вопрос с ней нужно до запуска склада.
3. Ячейки и стеллажи: адресное хранение на новом складе
Адресное хранение есть в УТ 11, КА 2 и ERP. В 1С:Бухгалтерии его нет: там места хранения — только элементы справочника «Склады», а ячейки можно имитировать разве что отдельными складами (что быстро становится неудобным).
Порядок в УТ 11:
- В
НСИ и администрирование → Настройка НСИ и разделов → Склад и доставкавключите складские помещения и адресное хранение. - В карточке склада включите ордерную схему для поступления и отгрузки.
- Для склада или помещения включите адресное хранение — с этого момента у него появляется список ячеек.
- Создайте ячейки. Адрес ячейки состоит из частей: линия, стеллаж, ярус, позиция. Например,
01-03-2-05— первая линия, третий стеллаж, второй ярус, пятая позиция. - Заполните типоразмеры ячеек и правила размещения, если хотите, чтобы программа сама подсказывала, куда класть товар.
Ячейки удобнее создавать не вручную, а через групповое создание по шаблону: задаёте диапазон линий, стеллажей и ярусов, и программа формирует все адреса сразу. Для склада на 10 стеллажей по 4 яруса и 6 позиций это 240 ячеек — вручную их никто не заводит.
Адресное хранение на складе, где уже есть остатки, запускайте через инвентаризацию: программа должна знать, в какой ячейке лежит каждый товар. Без начального размещения ордера на отбор будут выдавать пустые задания.
4. Склад для магазина: привязка кассы и розничных цен
Если новый склад — торговая точка, одного элемента справочника мало. Нужно связать с ним кассу и цены.
В УТ 11:
- Создайте склад с типом «Розничный магазин» и назначьте ему вид цен, по которому будет продаваться товар.
- Подключите кассовый аппарат:
НСИ и администрирование → РМК и оборудование → Подключаемое оборудование. Здесь регистрируется сама ККТ и её драйвер. - Создайте кассу ККМ и укажите в ней новый склад. Именно через эту связь чеки и отчёты о розничных продажах списывают товар с нужного склада.
- Откройте рабочее место кассира и пробейте тестовый чек на небольшую сумму, чтобы убедиться, что связь «касса → склад → цены» работает.
В 1С:Бухгалтерии 3.0 розница обычно оформляется отчётом о розничных продажах, где склад выбирается в шапке документа. Для розничного склада программа берёт цены из типа цен, указанного в карточке. Для НТТ продажи отражаются по итогам инвентаризации или сведений о выручке.
Если в магазине работает несколько касс, каждая касса ККМ привязывается к складу отдельно. Две кассы на одном складе — нормальная ситуация, одна касса на двух складах — нет.
5. Кто увидит новый склад: настройка доступа пользователей
Сразу после создания склад доступен всем пользователям, у которых есть право работать с документами. Если кладовщик одного склада не должен видеть остатки другого, настройте ограничение доступа на уровне записей.
Порядок для УТ 11 и ERP:
- В
НСИ и администрирование → Настройки пользователей и праввключите флажок ограничения доступа на уровне записей. - Откройте группы доступа и выберите группу, в которую входят кладовщики нужного склада.
- В настройках группы для вида доступа по складам выберите режим «Разрешены выбранные» и добавьте новый склад.
- Сохраните группу и попросите пользователя перезайти в программу.
После этого кладовщик увидит в списках и отчётах только разрешённые склады. Если складов много, удобнее давать доступ по группам складов: новый склад, попавший в группу, автоматически станет доступен её пользователям.
В 1С:Бухгалтерии 3.0 ограничение на уровне записей типово строится вокруг организаций. Посмотрите список видов доступа в профиле вашей версии: если ограничения по складам там нет, разделяйте пользователей ролями и отдельными организациями, а не доработкой прав «на лету».
Включение ограничения на уровне записей в большой базе может заметно замедлить открытие списков и отчётов. Проверьте это сначала на копии базы.
Основной склад для подстановки. Чтобы пользователю не выбирать склад вручную в каждом документе, задайте его в персональных настройках как значение по умолчанию. Тогда в новых документах сразу будет стоять нужный склад, а не «Основной».
6. Проверка: тестовый документ и остатки по складу
Не начинайте массовую работу, пока не убедитесь, что склад «живой». Проверка занимает пять минут.
- Оприходуйте товар. Создайте поступление на новый склад: накладную от поставщика или, если товар переезжает с другого склада, документ «Перемещение товаров». Для теста хватит одной позиции в количестве 1 шт.
- Посмотрите движения. В проведённом документе откройте движения: в БП — проводки по счёту 41.01 или 10.01 с субконто «Склады», в УТ — записи регистров товаров на складах.
- Сформируйте отчёт. В БП — оборотно-сальдовую ведомость по счёту 41 с разворотом по складам. В УТ — «Ведомость по товарам на складах» с отбором по новому складу.
- Спишите товар. Сделайте реализацию или перемещение обратно и убедитесь, что остаток стал нулевым.
- Удалите тестовые документы или пометьте их на удаление, если товар был фиктивным.
Если в ОСВ по 41 счёту склад не появляется в развороте, а товар пришёл, — почти наверняка не включена аналитика по складам в настройке плана счетов (раздел 1). Остатки в этом случае копятся на счёте без разделения.
7. Частые сбои при добавлении склада
Ещё одна частая ошибка не технического, а организационного свойства: заводят новый склад под каждое временное место хранения — «Склад до пятницы», «Машина Иванова». Через год список разрастается до сотни элементов, и пользователи путаются. Временные места лучше закрывать перемещением остатков и пометкой на удаление.