Добавление нового подразделения в справочнике 1С

Новое подразделение заводят в справочнике «Подразделения». В 1С:Бухгалтерии 8.3 он лежит в разделе Справочники, в 1С:ЗУП — в разделе Настройка, в Управлении торговлей — в структуре предприятия. Открываете справочник, жмёте Создать, вводите наименование и записываете.

На этом минимальная задача закрыта. Но от того, в какой конфигурации вы работаете и зачем нужно подразделение — для разнесения затрат, для штатного расписания или просто для структуры фирмы, — зависит, какие поля в карточке придётся заполнить и куда это подразделение потом подставится. Разберём по шагам, с учётом иерархии и привязки к организации.

Где лежит справочник подразделений

Путь к справочнику отличается по конфигурациям. Верхние разделы, которые есть точно:

Принципиальное отличие: в Бухгалтерии справочник подразделений общий и напрямую к организации не привязан (одно и то же подразделение можно использовать в затратах любой фирмы базы). В ЗУП и в УТ подразделения, наоборот, подчинены организации — сначала выбираете фирму, потом видите её структуру. Это важно, когда в базе несколько организаций.

На практике это даёт разное поведение. В ЗУП, прежде чем создавать подразделение, выберите в списке нужную организацию — иначе новая запись уйдёт не в ту структуру, и сотрудника потом не удастся в неё принять. В Бухгалтерии про организацию можно не думать: завели подразделение один раз — оно доступно во всех документах. Если же у вас несколько юрлиц и нужно их разделить визуально, используйте для этого группы справочника (см. раздел про иерархию), а не дублирование одинаковых записей.

Создание записи и заполнение карточки

Порядок одинаковый во всех конфигурациях:

1. Откройте справочник подразделений.
2. Нажмите Создать в командной панели списка.
3. В поле «Наименование» введите название так, как оно должно выводиться в документах и отчётах, — например, Склад №2 или Бухгалтерия.
4. Если справочник подчинён организации (ЗУП, УТ), выберите организацию в соответствующем поле.
5. Нажмите Записать и закрыть.

Наименование — единственное обязательное поле. Остальные (руководитель, вышестоящее подразделение, дата создания) заполняются по необходимости. Код подразделению 1С присваивает сама, вручную его трогать не нужно.

Кроме стандартного Создать, есть ещё два быстрых способа завести подразделение:

• Копированием. Выделите похожее подразделение в списке и нажмите F9 (или команду создания нового элемента копированием). Откроется новая карточка с уже заполненными полями — останется поменять наименование. Удобно, когда у подразделений совпадают реквизиты.
• Прямо из документа. Когда заполняете документ и в поле выбора подразделения нужной записи ещё нет, не обязательно прерываться. Начните вводить название — если совпадения нет, в выпадающем списке будет команда создания нового элемента. Карточка откроется тут же, а после записи подразделение сразу подставится в документ.

Для чего подразделение используется

Прежде чем плодить записи, стоит понять, куда подразделение «уйдёт». От назначения зависит, что ещё заполнить.

• 🧮 Разнесение затрат (Бухгалтерия). Подразделение подставляется в документы расходов — Требование-накладная, Поступление услуг, начисление зарплаты. По нему строится аналитика на счетах 20, 23, 25, 26, 44. Это основная роль подразделения в БП.
• 👥 Кадровый учёт и штатное расписание (ЗУП). Сотрудника принимают в конкретное подразделение, по подразделениям ведётся штатное расписание и строятся кадровые отчёты.
• 🏢 Структура фирмы (УТ, комплексные конфигурации). Подразделение определяет, к какому складу, кассе, менеджеру относится операция, и используется в правах доступа.

Отдельного поля «вид подразделения» в типовой карточке Бухгалтерии нет — подразделение одно на все цели. Поэтому не заводите два одинаковых подразделения «для затрат» и «для кадров» в одной базе: это раздвоит аналитику. В ЗУП и УТ у подразделения есть дополнительные признаки (например, является ли оно территориально обособленным), но это уже тонкая настройка под конкретную задачу.

Руководитель и дополнительные параметры

В карточке, кроме наименования, встречаются поля, которые заполняют по ситуации:

• Руководитель / ответственное лицо. В ЗУП руководитель подразделения используется в согласованиях и в кадровых документах. В Бухгалтерии поле руководителя обычно не требуется для учёта затрат.
• Дата создания (ввода в структуру). В ЗУП подразделения «датированы»: у них есть история — когда подразделение появилось в структуре и когда было закрыто. Это нужно, чтобы корректно считать штатное расписание на прошлые периоды.
• Вышестоящее подразделение. Поле, которое определяет иерархию (см. следующий раздел).

Отдельно про руководителя в ЗУП. В простых случаях его указывают прямо в карточке. Но если вы ведёте полноценный кадровый учёт, руководителя подразделения обычно назначают не вручную в справочнике, а кадровым документом — тогда программа сама видит, кто и с какой даты возглавляет подразделение, и использует это в согласованиях и отчётах. Если в вашей базе руководитель уже назначается кадрами, не дублируйте его в карточке: получите расхождение.

Если нужного поля в карточке нет, не выдумывайте его — типовая конфигурация показывает ровно те реквизиты, которые работают в учёте. Недостающую аналитику (например, группу финансового учёта) в УТ задают отдельными настройками, а не полем в карточке подразделения.

Иерархия: группы и вложенные подразделения

Справочник подразделений — иерархический. Это значит, что одни подразделения могут быть вложены в другие: Производство → Цех №1 → Участок сборки.

Есть два способа организовать вложенность:

1. Группы справочника. Кнопка Создать группу в командной панели. Группа — это папка, в которую складывают подразделения. Удобно, когда нужно просто сгруппировать записи для наглядности, а не строить управленческую структуру.
2. Подчинение подразделению. В карточке подразделения в поле вышестоящего подразделения указываете «родителя». Так строится настоящая структура предприятия, по которой потом сворачиваются отчёты.

Чтобы перенести подразделение в другую ветку, выделите его в списке и используйте команду перемещения в группу (в командной панели списка, значок с папкой) — либо перетащите мышью в дереве.

Глубину вложенности 1С не ограничивает жёстко, но слишком длинные цепочки неудобны в выборе из документов. Для большинства фирм хватает двух-трёх уровней.

Запись, проверка и пометка на удаление

После заполнения — Записать и закрыть. Новое подразделение сразу доступно для выбора в документах и в кадровых операциях.

Как проверить, что всё встало правильно:

• Откройте любой документ, где выбирается подразделение (например, в Бухгалтерии — Требование-накладная), и убедитесь, что новая запись есть в списке выбора.
• В ЗУП посмотрите штатное расписание или список подразделений организации — новое подразделение должно числиться за нужной фирмой.
• Проверьте, что оно стоит в правильной ветке иерархии.
• В Управлении торговлей, если доступ разграничен по подразделениям, убедитесь, что нужные пользователи видят новую запись — иначе они не смогут выбрать её в документах.

Удалить подразделение, по которому уже есть движения, напрямую нельзя — 1С контролирует ссылочную целостность. Если запись завели ошибочно:

1. Выделите подразделение в списке.
2. Нажмите Пометить на удаление (Del или команда в панели).
3. Позже администратор выполнит Администрирование → Удаление помеченных объектов — программа проверит, что на подразделение никто не ссылается, и удалит его. Если ссылки есть, 1С покажет, какие объекты мешают.

Если подразделение больше не действует, но по нему есть история (так бывает в ЗУП), его не удаляют, а закрывают датой — тогда оно перестаёт предлагаться в новых документах, но остаётся в отчётах за прошлые периоды.

Бывает, что два подразделения завели по ошибке как дубли, и по обоим уже есть документы. Удалить «лишнее» напрямую не выйдет — на него ссылаются движения. В этом случае сначала переносят ссылки на правильное подразделение (в типовых конфигурациях для этого есть обработка поиска и замены значений в разделе администрирования), а уже потом помечают опустевшую запись на удаление. Руками переписывать каждый документ не нужно.

Как подразделение работает в затратах и зарплате

Само по себе подразделение ничего не делает — оно «оживает», когда вы начинаете подставлять его в документы. Разберём два самых частых случая в Бухгалтерии.

Затраты. В документах расходов — Требование-накладная, Поступление (акт, накладная) по услугам, Авансовый отчёт — есть реквизит подразделения. Он задаёт аналитику на счетах затрат: 20 «Основное производство», 23, 25, 26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажу». Благодаря этому вы потом видите, сколько потратил конкретный цех или отдел, а при закрытии месяца затраты распределяются и списываются уже с учётом структуры.

Зарплата. В документе начисления зарплаты подразделение проставляется у каждого сотрудника и тянет за собой счёт учёта расходов на оплату труда. Если сотрудник числится в производственном подразделении, его зарплата ложится на счёт 20; если в административном — на 26. Поэтому важно, чтобы сотрудник был закреплён за правильным подразделением ещё в кадровых документах.

Когда затраты по подразделению собираются не на тот счёт, причина почти всегда не в самом подразделении, а в настройке статьи затрат или способа отражения зарплаты. Карточку подразделения в таких случаях править не нужно.

Частые вопросы