Новый сотрудник в базе 1С: учётная запись, права и пароль

Чтобы добавить пользователя в 1С 8.3, откройте Администрирование → Настройки пользователей и прав → Пользователи, нажмите Создать, заполните имя, задайте имя для входа и пароль, сохраните карточку и включите сотрудника в нужные группы доступа. В УТ 11 тот же раздел называется НСИ и администрирование. Делать это нужно под учётной записью с полными правами.

Пришёл новый бухгалтер, а в списке при запуске его нет. Или он входит, но видит пустые разделы и сообщение Нарушение прав доступа!. Обе проблемы решаются в одном месте — в карточке пользователя и его группах доступа. Если сначала завести карточку, а затем сразу включить человека в группы доступа, он получит ровно те права, что ему нужны.

Где в 1С создают пользователей: режим Предприятие или Конфигуратор

В 1С 8.3 учётные записи можно завести двумя способами. Результат на первый взгляд похожий, но для типовых конфигураций правильный путь один.

Пути по конфигурациям в режиме Предприятие:

• 🧾 Бухгалтерия предприятия 3.0 — Администрирование → Настройки пользователей и прав;
• 👥 ЗУП 3.1 — Администрирование → Настройки пользователей и прав;
• 📦 Управление торговлей 11 — НСИ и администрирование → Настройки пользователей и прав.

Почему в типовых базах не стоит заводить людей через Конфигуратор? Права в них выдаются через группы доступа. Роли, которые вы отметите галочками в Конфигураторе, программа пересчитает при следующей записи групп доступа, и ручные настройки пропадут. Кроме того, учётная запись без элемента справочника «Пользователи» не попадёт в документы как автор и ответственный.

Подготовка перед созданием учётной записи

Соберите заранее три вещи, чтобы не возвращаться к карточке:

1. ФИО сотрудника и его будущий логин. Логин удобнее делать латиницей или короткой кириллицей без пробелов: IvanovaAN или Иванова.
2. Список задач: какие документы он вводит, какие отчёты смотрит, нужен ли доступ к зарплате.
3. Организации и склады, с которыми он работает, если в базе их несколько.

Проверьте и лицензии. Число учётных записей в базе не ограничено: лицензия считает одновременные сеансы. Если у вас 5 лицензий и 12 пользователей, работать одновременно смогут пятеро. Шестой получит сообщение о нехватке лицензии.

Как добавить пользователя в 1С: порядок действий в карточке

Возьмём БП 3.0, в ЗУП 3.1 и УТ 11 карточка устроена так же.

Шаг 1. Создайте элемент справочника

1. Откройте Администрирование → Настройки пользователей и прав.
2. Перейдите по ссылке Пользователи.
3. Нажмите Создать.

Если в базе включены группы пользователей, сначала выберите в левой части нужную группу, например «Бухгалтерия». Новый сотрудник попадёт в неё сразу.

Шаг 2. Заполните основные поля

• ✏️ Полное имя — ФИО, как его будут видеть коллеги и как оно встанет в документы: «Иванова Анна Николаевна».
• 🧑 Физическое лицо — ссылка на физлицо из справочника. В ЗУП и БП это поле связывает пользователя с сотрудником. Заполнять не обязательно, но для кадровика и бухгалтера по зарплате удобно.
• 🏢 Подразделение — если поле есть в вашей конфигурации, укажите отдел.

Шаг 3. Разрешите вход и задайте способ аутентификации

Установите флажок Вход в программу разрешен. Без него запись останется просто строчкой в справочнике, и войти под ней нельзя.

Дальше выберите, как человек будет входить:

Для обычного входа заполните Имя для входа и нажмите Установить пароль. Флажок Показывать в списке выбора оставьте, если хотите, чтобы фамилия была в выпадающем списке при запуске. Для общих компьютеров его лучше снять: тогда логин придётся набирать вручную.

Шаг 4. Запишите карточку

Нажмите Записать. Только после записи в карточке станут доступны настройки прав. Если нажать Записать и закрыть, откройте карточку заново из списка.

Права пользователя в 1С: группы доступа и профили

В типовых конфигурациях на базе БСП права не назначают по одной роли. Их выдают пакетом.

• 📐 Профиль группы доступа — набор ролей. Пример из БП 3.0: «Бухгалтер», «Главный бухгалтер», «Администратор».
• 👥 Группа доступа — профиль плюс список участников и, при необходимости, ограничения по данным.

Человек получает права всех групп, в которые входит. Права суммируются, а не вычитаются.

Как включить сотрудника в группу доступа

1. Откройте карточку пользователя.
2. Перейдите по ссылке Права доступа в верхней части карточки.
3. Отметьте группы, в которые нужно включить сотрудника.
4. Запишите изменения.

Можно и наоборот: открыть Администрирование → Настройки пользователей и прав → Группы доступа, выбрать группу и добавить человека в список участников. Так удобнее, когда одной роли нужно дать доступ сразу пятерым.

Свой профиль под нестандартную должность

Бывает, что ни один готовый профиль не подходит. Скажем, менеджеру нужно видеть остатки на складах и вводить счета, но не видеть банк и кассу.

1. Откройте Профили групп доступа.
2. Выделите самый близкий профиль и скопируйте его.
3. В копии снимите лишние роли и добавьте нужные.
4. Создайте группу доступа на основе нового профиля и включите в неё сотрудника.

Права администратора

Роли Полные права и Администратор системы дают полный доступ, включая управление другими пользователями. Выдавайте их одному-двум людям. Бухгалтеру «для удобства» полные права не давайте — он сможет удалять помеченные объекты, менять даты запрета и чужие права.

Ограничение доступа к данным: организации, склады, разделы

Группа доступа отвечает на вопрос «что можно делать». Ограничения на уровне записей — «с какими данными». Например, бухгалтер вводит документы, но только по ООО «Север», а ООО «Юг» не видит вовсе.

Включите ограничение на уровне записей

1. Откройте Администрирование → Настройки пользователей и прав.
2. Установите флажок Ограничивать доступ на уровне записей.
3. Дождитесь окончания обновления доступа: в большой базе оно идёт фоном и может занять от нескольких минут до часов.

Настройте ограничение в группе доступа

1. Откройте группу доступа.
2. Перейдите на вкладку ограничений.
3. Для вида доступа «Организации» выберите режим «Разрешены выбранные» и добавьте ООО «Север».
4. Запишите группу.

Набор видов доступа зависит от конфигурации. В БП это прежде всего организации. В УТ 11 добавляются склады, виды цен, партнёры.

Закрытый период

Запрет менять прошлые периоды настраивается не через права, а отдельным механизмом «Даты запрета изменения». Он есть во всех перечисленных конфигурациях и задаётся в разделе администрирования. Можно задать общую дату для всех или отдельную для конкретного пользователя, например запретить рядовому бухгалтеру править закрытый квартал, а главному оставить возможность.

Пароль и безопасность входа

Пароль задают кнопкой Установить пароль в карточке. Его можно сгенерировать, программа подберёт сложную комбинацию.

Флажки в карточке

• 🔁 Требовать смену пароля при входе — включите, если выдаёте временный пароль. Сотрудник при первом входе задаст свой, и вы его знать не будете.
• 🔒 Пользователю запрещено изменять пароль — для общих служебных учётных записей: склад, касса.
• 🚫 Недействителен — когда человек уволился. Запись остаётся в справочнике и во всех документах, но войти под ней нельзя.

Общие требования к паролям

В Администрирование → Настройки пользователей и прав есть ссылка Настройки входа. Там задают правила сразу для всех:

Последний пункт полезен: учётные записи уволенных и забытых подрядчиков отключатся сами.

Сброс забытого пароля

Пароль в 1С не восстанавливается — только заменяется новым. Администратор открывает карточку, нажимает Установить пароль, вводит временный и ставит флажок обязательной смены. Если пароль забыл единственный администратор, понадобится вход через Конфигуратор под другой учётной записью с правами администрирования или восстановление базы из резервной копии.

Добавление пользователя через Конфигуратор

Этот способ нужен для баз без справочника «Пользователи», для первого администратора или когда режим Предприятие не открывается.

1. Запустите базу в режиме Конфигуратор.
2. Откройте меню Администрирование → Пользователи.
3. Нажмите кнопку добавления.
4. На вкладке Основные укажите Имя (логин), Полное имя, установите Аутентификация 1С:Предприятия и задайте пароль.
5. На вкладке Прочие отметьте роли, выберите основной язык и режим запуска.
6. Нажмите ОК.

Чтобы созданный так администратор корректно работал в типовой конфигурации, войдите им в режиме Предприятие и откройте справочник «Пользователи». Проверьте, что запись там появилась и сопоставлена с учётной записью. Если её нет, создайте элемент справочника и укажите в нём то же имя для входа.

Настройки интерфейса для нового пользователя

Новый сотрудник видит интерфейс по умолчанию. Если в бухгалтерии принят свой вид рабочего стола, панели разделов и отчётов, настройки можно скопировать с коллеги.

• 🖥 В разделе Настройки пользователей и прав найдите команду настроек пользователей. Через неё настройки внешнего вида, отчётов и персональные значения копируют от одного пользователя к другому или очищают.
• 📝 Персональные значения по умолчанию — основная организация, склад, подразделение — сотрудник может задать сам в своих настройках. Это экономит выбор в каждом новом документе.

Копирование делайте до первого входа сотрудника или попросите его выйти: у работающего пользователя часть настроек перезапишется при закрытии программы.

Почему пользователь не может войти или работать: разбор ошибок

Ещё один частый промах — удаление учётной записи уволенного сотрудника. В БП, ЗУП и УТ пользователь записан автором и ответственным в тысячах документов, поэтому удалить его без последствий нельзя. Ставьте флажок Недействителен и снимайте Вход в программу разрешен.

Частые вопросы