Заводим новый товар в 1С: от карточки номенклатуры до проверки остатков

Новый товар в 1С заводится одной записью в справочнике Номенклатура. В «1С:Бухгалтерии 8» (ред. 3.0) откройте Справочники → Номенклатура и нажмите Создать. В «1С:Управление торговлей» (ред. 11) тот же список лежит в разделе НСИ и администрирование → Номенклатура.

Сама карточка заполняется за минуту, но от двух реквизитов — Вид номенклатуры и счёт учёта — зависит, как товар потом встанет в проводки и отчёты. Ниже разберём, что заполнить обязательно, где включить характеристики и штрихкоды и как добавить сразу сотню позиций, а не щёлкать по одной.

Порядок действий общий для всех типовых конфигураций на платформе 8.3 с интерфейсом «Такси». Различаются в основном пути к справочнику и набор дополнительных реквизитов — это отметим отдельно.

Что сделать до создания первой карточки

Перед тем как завести товар , стоит проверить три справочника-опоры. Если их не подготовить, карточки придётся переделывать.

• 🗂️ Виды номенклатуры. Задают поведение позиции: товар, услуга, тара, набор. От вида зависит счёт учёта по умолчанию и доступные реквизиты. В БП 3.0 — Справочники → Виды номенклатуры, в УТ 11 — в разделе НСИ.
• 📁 Группы (папки) номенклатуры. Разложите товары по папкам (например, «Бытовая техника», «Расходники»), иначе в списке из тысячи позиций не найти ничего. Группа создаётся кнопкой Создать группу в том же списке.
• 📏 Единицы измерения. Штуки, килограммы, литры, упаковки. Основная единица хранения задаётся в карточке; в торговых конфигурациях можно добавить упаковки с коэффициентом пересчёта.

Проверьте и настройки функциональности. В БП 3.0 это Главное → Функциональность: раздел «Запасы» должен быть включён, иначе часть реквизитов не появится. В УТ 11 аналогичные переключатели — в НСИ и администрирование → Настройки разделов.

Создаём карточку нового товара по шагам

Разберём на «1С:Бухгалтерии 8», ред. 3.0 — порядок в торговых конфигурациях отличается только расположением реквизитов.

1. Откройте Справочники → Номенклатура и нажмите Создать.
2. В поле Вид номенклатуры выберите Товары (для перепродажи) или Готовая продукция, если выпускаете сами. От вида зависит счёт учёта — ошибка здесь тянет за собой неверные проводки.
3. Заполните Наименование — короткое, для рабочих списков и чеков. В Полное наименование впишите официальное название из документов поставщика: оно попадёт в печатные формы.
4. Укажите Входит в группу — папку из справочника.
5. Заполните Артикул, если он есть у поставщика. По артикулу удобно искать и сверять прайсы.
6. Проверьте Единицу измерения — по умолчанию подставляется шт.
7. Укажите % НДС. Для большинства товаров — текущая основная ставка; для льготных категорий — пониженная. Если организация на УСН без НДС, поле может быть скрыто.
8. Нажмите Записать.

На этом карточка уже рабочая: товар можно выбрать в поступлении и реализации. Остальные реквизиты (счета учёта, штрихкоды, импортные данные) заполняются по мере необходимости.

Для импортного товара заполните дополнительно Страну происхождения и данные таможенной декларации — они подставляются в документы и нужны для корректного учёта прослеживаемых и импортных позиций. Если товар попадает под прослеживаемость, в карточке указывают соответствующий код ТН ВЭД; без него документы будут предупреждать о незаполненных реквизитах.

Пути к списку номенклатуры в разных конфигурациях различаются — держите под рукой:

В «1С:Управление нашей фирмой» список номенклатуры находится в разделе, посвящённом справочникам компании; набор реквизитов карточки близок к торговым конфигурациям.

Характеристики, варианты и аналоги товара

Один товар часто продаётся в разных исполнениях: футболка размеров S–XL, краска в пяти цветах. Заводить под каждый вариант отдельную карточку не нужно — для этого есть характеристики.

Характеристики доступны в торговых конфигурациях (УТ, Розница, УНФ, ERP). Включаются они в настройках: в УТ 11 нужно разрешить использование характеристик, после чего в виде номенклатуры появляется переключатель, как их вести — общие для вида или свои для каждой позиции.

• 🎨 Когда характеристики нужны. Размер, цвет, фасовка, модель — всё, по чему ведётся раздельный учёт остатков и цен внутри одной товарной позиции.
• 🚫 Когда не нужны. Если вариантов нет или учёт по ним не ведётся, характеристики только усложняют карточку. В «1С:Бухгалтерии» характеристик номенклатуры в привычном торговом смысле нет — там для аналитики используют отдельные позиции или серии.

Отдельно стоит серии — партии с одинаковыми свойствами (срок годности, номер партии). Серии и характеристики — разные механизмы: серия фиксирует партию поступления, характеристика описывает исполнение товара.

Штрихкоды и изображение в карточке

Штрихкод нужен для работы со сканером: в кассе, на складе, при приёмке. В карточке номенклатуры есть отдельная вкладка (или команда) для ввода штрихкодов — туда заносят код с упаковки.

Варианта два:

• 📷 Считать сканером. Поставьте курсор в поле штрихкода и отсканируйте упаковку — код подставится сам.
• 🔢 Сгенерировать свой. Для товаров без заводского штрихкода 1С умеет создать внутренний код формата EAN-13. Используйте это для весового и фасованного товара.

Если товар продаётся и поштучно, и коробками, штрихкод можно привязать к конкретной упаковке. Тогда при сканировании коробки 1С сама пересчитает количество по коэффициенту упаковки — отдельную карточку на коробку заводить не нужно. Коэффициенты задаются в списке упаковок карточки: например, упаковка «коробка» = 12 штук.

Картинка товара помогает кассиру и менеджеру не ошибиться с позицией. Изображение присоединяется к карточке через работу с файлами — загрузите фото с диска, и оно отобразится в карточке и в формах подбора. В рознице картинки выводятся на сенсорное рабочее место кассира.

Счета учёта и аналитика номенклатуры

Счёт учёта определяет, на каком счёте бухучёта будут числиться остатки и обороты товара. В «1С:Бухгалтерии» он не хранится прямо в карточке — его берут из отдельного регистра Счета учёта номенклатуры, который заполняется по виду номенклатуры, складу и организации.

Значения по умолчанию в БП 3.0:

Для стандартного товара регистр обычно уже содержит строку со счётом 41.01 — тогда ничего настраивать не нужно. Отдельная настройка требуется, если товар учитывается нетипично: например, комиссионный товар на 004 или импорт с особым порядком.

Проверьте счета заранее: именно отсюда документы поступления и реализации берут проводки. Неверный счёт в регистре — неверные проводки по всем документам с этим товаром.

Аналитику (субконто) по номенклатуре в БП 3.0 вести подробно или суммарно — настраивается в параметрах учёта. Для розницы часто включают суммовой учёт, для опта — количественно-суммовой по каждой позиции.

Отдельно обратите внимание на реквизит Номенклатурная группа. Он не влияет на складской учёт товара, но собирает выручку и себестоимость в разрезе направлений для счёта 90. Если у вас несколько видов деятельности, присвойте товарам правильные номенклатурные группы сразу — иначе отчёт о финансовых результатах по направлениям придётся собирать вручную.

Как добавить сразу много товаров

Заводить сотню позиций вручную — долго. Есть три быстрых способа.

Копирование. Встаньте на похожий товар в списке и нажмите Создать новый элемент копированием текущего (клавиша F9). Карточка откроется с заполненными реквизитами — поменяйте название и артикул. Удобно для линейки однотипных позиций.

Подбор в документе. Если товары уже есть в базе, в поступлении и реализации используйте подбор: он открывает список с остатками и ценами и позволяет отметить сразу много строк.

Загрузка из внешнего файла. Самый быстрый путь для большого прайса. В торговых конфигурациях есть обработка загрузки данных из табличного документа: вы сопоставляете колонки файла Excel с реквизитами номенклатуры (Наименование, Артикул, Единица, % НДС) и загружаете пачкой.

Для изменения уже заведённых позиций пригодится групповое изменение реквизитов: выделите товары в списке и обновите общий реквизит (например, ставку НДС или папку) сразу у всех.

Проверяем, что товар заведён верно

После заведения товар стоит проверить до того, как по нему пройдут документы.

1. Проведите тестовое поступление. Создайте документ поступления на одну-две единицы и проведите его. Если проводки сформировались на ожидаемом счёте (41.01 для товара) — счёт учёта настроен верно.
2. Посмотрите остатки. Откройте отчёт по остаткам товаров на складе: позиция должна появиться с нужным количеством и в правильной единице.
3. Проверьте подбор и поиск. Найдите товар по названию, артикулу и штрихкоду — так вы убедитесь, что реквизиты заполнены и позиция «находится».
4. Проведите тестовую реализацию (в копии базы или на минимальном количестве), чтобы увидеть, как товар списывается и как считается себестоимость.

Если тестовое поступление дало проводку не на том счёте — не правьте документ, а проверьте регистр Счета учёта номенклатуры: причина почти всегда там.

Частые ошибки при добавлении номенклатуры

Эти промахи всплывают уже в отчётности, когда исправлять дороже.

• ❌ Неверный вид номенклатуры. Товар завели как услугу — он не встаёт на склад, остатков нет. Проверяйте вид до первого документа.
• ❌ Дубли позиций. Один и тот же товар под двумя написаниями дробит остатки. Лечится поиском перед созданием и, если дубль уже есть, объединением карточек.
• ❌ Пустой или чужой счёт учёта. Документы берут счёт из регистра; если строка не подходит под товар, проводки уедут не туда.
• ❌ Ставка НДС по привычке. Для льготных категорий ставят основную ставку — и получают расхождение в декларации. Сверяйте ставку с номенклатурной группой товара.
• ❌ Единица измерения не та. Весовой товар завели в штуках — количество и себестоимость считаются неправильно.