Второй сотрудник в базе 1С 8.3: учётная запись, права и одновременный вход

Чтобы добавить второго пользователя в 1С 8.3 (Бухгалтерия 3.0, ЗУП 3.1), откройте Администрирование → Настройки пользователей и прав → Пользователи, нажмите «Создать», задайте имя для входа, пароль и включите сотрудника в группу доступа. В Управлении торговлей 11 тот же список лежит в разделе НСИ и администрирование → Настройки пользователей и прав.

Создать пользователя можно двумя способами: в режиме Предприятия и в Конфигураторе. Для типовых конфигураций правильный путь — Предприятие: программа сама заводит и учётную запись платформы, и элемент справочника «Пользователи», и раздаёт роли через группы доступа. Конфигуратор нужен для нетиповых и самописных баз или когда в Предприятие войти нельзя. Отдельно решается вопрос одновременной работы: второму человеку нужна своя лицензия, а в файловой базе — доступ к папке с данными.

1. Что подготовить до создания пользователя

Пять минут подготовки избавят от переделок. Проверьте по списку.

• 👤 Кто вы в базе. Добавлять пользователей может только тот, у кого есть права администратора (в типовых — группа «Администраторы», роль «Полные права»).
• 🔐 Есть ли у первого пользователя пароль. Если в базе пока ни одного пользователя, она открывается без запроса имени. Как только вы заведёте второго, окно входа начнёт появляться у всех. Значит, первому тоже нужна учётная запись и пароль.
• 🎫 Лицензии. Создать пользователя можно сколько угодно, лицензии считаются не по учётным записям, а по одновременно открытым сеансам. Если двое будут работать в одно время, нужны лицензии на два рабочих места.
• 📁 Тип базы. Файловая база на общей папке или клиент-серверная. От этого зависит, что придётся настроить на втором компьютере.
• 📋 Какие права нужны. Определитесь заранее: бухгалтер, кадровик, кассир, менеджер. Под это подберёте группу доступа.

2. Как создать второго пользователя в режиме Предприятия

Этот способ подходит для Бухгалтерии 3.0, ЗУП 3.1, УТ 11, Комплексной автоматизации и других конфигураций на Библиотеке стандартных подсистем (БСП).

Шаг 1. Карточка пользователя

1. Откройте список пользователей по пути из таблицы.
2. Нажмите «Создать».
3. В поле «Полное имя» напишите ФИО так, как его должны видеть коллеги и печатные формы: Петрова Анна Сергеевна.
4. Если сотрудник уже есть в справочнике «Физические лица», выберите его в соответствующем поле карточки. Тогда ФИО будет подставляться в документы и отчёты автоматически.

Шаг 2. Вход в программу

1. Установите флажок «Вход в программу разрешён».
2. В поле «Имя для входа» укажите короткий логин: Petrova или Петрова А.С.. Его человек будет выбирать в окне входа.
3. Нажмите «Установить пароль » и задайте пароль. Удобно включить флажок «Потребовать смену пароля при входе»: сотрудник сам придумает пароль, который знает только он.
4. Запишите карточку.

Шаг 3. Права доступа

1. В карточке нажмите «Права доступа » (в некоторых релизах кнопка называется «Группы доступа»).
2. Отметьте нужную группу: «Бухгалтер», «Главный бухгалтер», «Кадровик», «Администраторы» и другие, которые есть в вашей конфигурации.
3. Нажмите «Записать и закрыть».

Приём, который экономит время: копирование

Если второй сотрудник должен работать так же, как уже настроенный, выделите того в списке и нажмите F9 (копировать). Копия получит те же группы доступа. Останется поменять ФИО, логин и пароль.

Персональные настройки (вид рабочего стола, панели, отборы в отчётах) переносятся отдельно: в разделе Настройки пользователей и прав откройте «Персональные настройки пользователей» и воспользуйтесь копированием настроек от одного пользователя к другому.

3. Добавление пользователя через Конфигуратор

Конфигуратор нужен, если конфигурация самописная, без БСП, или если войти в Предприятие пока невозможно.

1. Запустите базу в режиме «Конфигуратор».
2. Откройте меню Администрирование → Пользователи.
3. Нажмите «Добавить» (зелёный плюс).
4. На вкладке «Основные» заполните «Имя» (логин) и «Полное имя».
5. Отметьте «Аутентификация 1С:Предприятия», введите пароль и подтверждение.
6. Оставьте флажок «Показывать в списке выбора», чтобы логин был в выпадающем списке окна входа.
7. Перейдите на вкладку «Прочие» и отметьте роли. Здесь же выбирается язык и основной режим запуска.
8. Нажмите «ОК».

В типовых конфигурациях на БСП не создавайте пользователей через Конфигуратор. Такой пользователь существует для платформы, но его нет в справочнике «Пользователи». При входе программа сообщит, что пользователь не найден в справочнике, или войдёт с неполными правами. Группы доступа к нему не применятся, и любое обновление прав их перепишет.

Если пользователь всё же создан в Конфигураторе, исправить проще всего так: удалите его там и заведите заново в Предприятии.

Первый пользователь должен быть администратором

Когда список пуст, платформа требует, чтобы первый созданный пользователь имел административные права (роль «Полные права» или аналогичную с правом «Администрирование»). Иначе Конфигуратор не даст сохранить список: в базе не останется того, кто сможет им управлять.

В Предприятии на БСП эта проблема решается сама: первого пользователя программа включает в группу «Администраторы».

4. Роли, группы доступа и ограничения по организациям

В типовых конфигурациях права выдаются не ролями напрямую, а через профили и группы доступа.

Как подобрать права второму сотруднику:

• 🧾 Бухгалтер — группа на основе профиля «Бухгалтер»: документы, отчёты, без администрирования.
• 📊 Главный бухгалтер — шире: закрытие месяца , учётная политика, регламентированная отчётность.
• 🛠 Администратор — только тому, кто реально обслуживает базу.

Не выдавайте второму пользователю «Администраторов» просто так, «чтобы всё работало». Это право удалять данные , менять настройки и других пользователей.

Ограничение по организациям

Если в базе несколько юрлиц, а сотрудник должен видеть только одно:

1. В разделе Администрирование → Настройки пользователей и прав включите флажок «Ограничивать доступ на уровне записей».
2. Откройте группу доступа, в которую входит сотрудник.
3. На вкладке ограничений укажите разрешённые организации.

После включения ограничений программа может пересчитывать служебные данные. В большой базе это заметно по скорости, поэтому включайте флажок вне рабочего дня.

Вход через Windows

Чтобы сотрудник не вводил пароль 1С, включите в карточке аутентификацию операционной системы и укажите пользователя Windows в формате \\ДОМЕН\логин (для локального компьютера вместо домена — имя компьютера). Тогда 1С пускает в базу без окна входа, если человек вошёл в Windows под этой учётной записью.

5. Файловая база: одновременная работа двух пользователей

Пользователь создан, но второй человек сидит за другим компьютером. Для файловой базы нужно ещё три вещи.

Общая папка. Папку с файлом 1Cv8.1CD расшарьте по сети и дайте учётным записям Windows обоих сотрудников права на чтение и запись. Только чтение не подойдёт: при работе 1С создаёт рядом служебные файлы блокировок.

Подключение базы на втором компьютере.

1. Установите на втором компьютере платформу той же версии, что и на первом (номер не ниже, чем у основного места, лучше одинаковый).
2. В окне запуска нажмите «Добавить» → «Добавление в список существующей информационной базы».
3. Укажите сетевой путь вида \\SERVER\Base1C, а не путь через подключённый диск: буква диска на разных компьютерах может отличаться.

Лицензия на второе рабочее место. Это частая причина, почему «второй пользователь не входит». Лицензия нужна на каждое одновременно работающее место. Варианты: программная лицензия, активированная на втором компьютере, или сетевой ключ / программная лицензия на сервере, с которого лицензии раздаются по сети.

6. Почему второй пользователь не может войти

Ниже — сообщения, которые появляются после добавления пользователя, и что с ними делать.

Ещё два нюанса, которые не видны в сообщениях:

• 🕒 Изменения прав применяются при новом входе. Если пользователь уже в базе, ему нужно перезапустить программу.
• 🔁 Монопольный режим. Пока кто-то обновляет конфигурацию с изменением структуры, загружает .dt или запускает тестирование и исправление, второй пользователь войти не сможет. Обычная работа в Конфигураторе вход не блокирует.

7. Как заблокировать или удалить пользователя

Сотрудник уволился или временно не работает. Удалять его из базы почти никогда не нужно.

Блокировка в Предприятии (рекомендуется):

1. Откройте карточку пользователя.
2. Снимите флажок «Вход в программу разрешён» — войти будет нельзя.
3. Если человек больше не вернётся, установите флажок «Недействителен». Пользователь пропадёт из списков выбора, но останется в истории.

Почему не удалять: на пользователя ссылаются документы (поле «Ответственный»), история изменений, настройки отчётов. Удаление элемента справочника потребует пометки на удаление и проверки ссылок, а документы с этим автором останутся с «битой» ссылкой.

В Конфигураторе удаление из списка Администрирование → Пользователи убирает только учётную запись платформы. Для баз на БСП этого мало, а для самописных баз этого достаточно.

Частые вопросы