Выплата зарплаты и других сумм в 1С: ведомости, касса, банк

Чтобы добавить выплату в 1С, создайте ведомость: в ЗУП 3.1 — в разделе Выплаты, в Бухгалтерии 3.0 — в разделе Зарплата и кадры. Вид ведомости зависит от способа: в кассу, в банк по зарплатному проекту или на личные счета. Затем ведомость оплачивают документом списания с расчётного счёта или выдачи наличных, и только после этого долг перед сотрудником закрывается.

Частая беда — сумма ушла из банка, а программа продолжает показывать задолженность по зарплате. Почти всегда дело в том, что выплату провели «мимо» ведомости. Ниже — как сделать правильно с первого раза и как найти ошибку, если она уже есть.

Какие бывают выплаты и где их оформлять

В 1С выплата — это всегда два шага: ведомость (кому и сколько) и документ оплаты (когда деньги реально ушли). Начисление само по себе ничего не выплачивает.

Основные виды выплат:

• 💰 Аванс — первая половина месяца, обычно до окончательного расчёта.
• 📅 Зарплата за месяц — окончательный расчёт после начисления и удержаний.
• 🏖 Межрасчётные выплаты — отпускные, больничные, расчёт при увольнении, которые нужно отдать раньше общей зарплаты.
• 🎁 Разовые суммы — премии, материальная помощь, если их выплачивают отдельно от зарплаты.

Где что находится:

Если зарплата считается в ЗУП, а учёт ведётся в Бухгалтерии, ведомости создают в ЗУП. В Бухгалтерию они переходят синхронизацией, там их и оплачивают.

Выплата наличными: ведомость в кассу

Наличные выдают по ведомости в кассу. Порядок для ЗУП 3.1:

1. Откройте Выплаты → Ведомости в кассу и нажмите Создать.
2. Укажите организацию и месяц выплаты — за какой месяц платите.
3. В поле Выплачивать выберите вид: аванс, зарплата за месяц или межрасчётная выплата.
4. Нажмите Заполнить. Программа подставит сотрудников, у которых способ выплаты — через кассу, и суммы к выплате.
5. Проверьте суммы и колонку НДФЛ, затем Провести и закрыть.

В Бухгалтерии 3.0 шаги те же, только список ведомостей открывается из раздела Зарплата и кадры.

Как выдать деньги по ведомости в Бухгалтерии:

1. Откройте ведомость и воспользуйтесь командой оплаты ведомости в командной панели — программа создаст документ выдачи наличных.
2. Если создаёте вручную: Банк и касса → Кассовые документы → Выдача → вид операции Выплата заработной платы по ведомостям.
3. В табличную часть добавьте ведомость, сумма подставится сама.
4. Проведите документ. Получится проводка Дт 70 Кт 50.01.

Перечисление на карты: ведомость в банк и на счета

Безналичную зарплату в 1С оформляют двумя видами ведомостей. Путать их нельзя: от вида зависит, какой файл уйдёт в банк и какая операция будет в выписке.

Ведомость в банк (зарплатный проект):

1. Выплаты → Ведомости в банк → Создать.
2. Выберите зарплатный проект, месяц и вид выплаты.
3. Нажмите Заполнить — попадут сотрудники с открытыми лицевыми счетами в этом проекте.
4. Проведите ведомость и выгрузите файл для банка, если обмен настроен.

Ведомость на счета:

1. Выплаты → Ведомости на счета → Создать.
2. Заполните так же. В строках будет счёт каждого сотрудника из его карточки.
3. Проведите.

Оплата в Бухгалтерии 3.0. Создайте Банк и касса → Банковские выписки → Списание:

• для ведомости в банк — вид операции Перечисление заработной платы, в табличной части выберите ведомость;
• для ведомости на счета — вид операции Перечисление заработной платы работнику, отдельный документ на каждого получателя.

Проводка в обоих случаях — Дт 70 Кт 51.

Отпускные, премии и удержания вне графика

Отпускные, больничные и расчёт при увольнении часто нужно выплатить до общей зарплаты. В ЗУП 3.1 это делается прямо из документа начисления.

Пример с отпуском:

1. В документе Отпуск найдите поле Выплата и выберите В межрасчетный период.
2. Проведите документ и нажмите кнопку Выплатить.
3. Программа сама создаст ведомость нужного вида (по способу выплаты сотрудника) с суммой отпускных за вычетом НДФЛ.

Если выбрать «С авансом» или «С зарплатой», отпускные попадут в общую ведомость соответствующего вида. Так удобно, когда отпуск начинается после даты аванса или зарплаты.

Так же работают больничный и увольнение. Для увольнения это особенно важно: окончательный расчёт отдают в последний рабочий день, ждать конца месяца нельзя.

Премии и разовые суммы. Документ Премия или Материальная помощь тоже позволяет выбрать вариант выплаты. Межрасчётная премия попадает в ведомость с видом «межрасчётная выплата», премия «с зарплатой» — в общую ведомость месяца.

Удержания. Алименты, займы, удержания по заявлению сотрудника рассчитываются при начислении зарплаты. В ведомость попадает уже сумма за минусом удержаний и НДФЛ. Если удержание не отразилось в ведомости — сначала проверьте начисление, а не правьте сумму в ведомости руками.

Настройка зарплатного проекта и способов выплаты

Без настройки кнопка Заполнить либо ничего не подставит, либо подставит не тех людей. Проверьте три вещи.

1. Зарплатный проект. В ЗУП 3.1 справочник открывается в разделе Выплаты → Зарплатные проекты. Если пункта нет, использование зарплатных проектов выключено в настройках расчёта зарплаты (Настройка → Расчет зарплаты). В карточке проекта укажите банк, номер договора и формат обмена файлами.

2. Лицевые счета сотрудников. Номера карт по проекту вносят документом открытия лицевых счетов или пакетным вводом из файла банка. Сотрудник без лицевого счёта не попадёт в ведомость в банк.

3. Способ выплаты. Он задаётся на трёх уровнях, нижний уровень приоритетнее:

Ещё в карточке организации задают даты выплаты аванса и зарплаты. От них зависит срок перечисления НДФЛ, который программа показывает в ведомости.

НДФЛ при выплате

Налог удерживается в момент выплаты (ст. 226 НК РФ), поэтому в ведомости ЗУП и Бухгалтерии есть сумма НДФЛ по каждому сотруднику.

На что смотреть:

• ✅ Межрасчётные выплаты (отпускные, увольнение) — НДФЛ удерживается сразу.
• ✅ Дата выплаты — от неё зависит, в какой период уведомления по ЕНП попадёт налог.

Если ведомость заполнили, а потом пересчитали зарплату, нажмите Заполнить ещё раз. Иначе в ведомости останется старая сумма налога.

Как проверить, что выплата прошла

Проведённая ведомость ещё не значит, что выплата учтена. Проверьте два места.

В Бухгалтерии 3.0:

1. Сформируйте Отчеты → Оборотно-сальдовая ведомость по счету по счёту 70 с разбивкой по сотрудникам.
2. Кредитовое сальдо на конец периода — это долг перед сотрудником. После окончательного расчёта за месяц оно должно быть равно нулю (или сумме депонированной зарплаты).
3. Если долг остался — откройте карточку счёта 70 по этому сотруднику и найдите, какая ведомость не оплачена.

В ЗУП 3.1:

• Расчетный листок показывает начислено, удержано, выплачено и долг на конец месяца.
• В списке ведомостей видно, какие из них оплачены. Если ЗУП синхронизирована с Бухгалтерией, отметка об оплате появляется после обмена.

Ошибки при оформлении выплат и как их исправить

Ещё две ошибки, которые трудно заметить:

• ❌ Оплаченную ведомость изменили. После оплаты ведомость лучше не трогать. Нужна доплата — создайте новую ведомость на разницу.
• ❌ Ведомость удалили, а оплата осталась. Документ списания теряет ссылку, и долг снова «висит». Восстановите ведомость или создайте новую на ту же сумму и привяжите к ней оплату.

Частые вопросы