Зарплатный проект в ЗУП 3.1 и Бухгалтерии 3.0: от договора с банком до первой выплаты на карты

Чтобы добавить зарплатный проект в 1С, создайте элемент справочника «Зарплатные проекты» (в ЗУП 3.1 — раздел Выплаты, в Бухгалтерии 3.0 — Зарплата и кадры → Справочники и настройки), привяжите к нему лицевые счета сотрудников и укажите проект как место выплаты для организации. После этого зарплата начисляется как обычно, а выплачивается документом «Ведомость в банк».

Частая ошибка — вписать номер карты или счёта прямо в карточку физлица и считать, что проект готов. Программа такие данные в ведомость по проекту не подтянет: ей нужен лицевой счёт, зарегистрированный именно для этого проекта и этой организации.

Что проверить в базе до настройки зарплатного проекта

Перед тем как добавлять проект, убедитесь, что база к нему готова. Это 10 минут, но они снимают половину вопросов на этапе первой ведомости.

• 🏢 Организация заполнена полностью: ИНН, КПП, расчётный счёт в том банке, с которым подписан договор.
• 🏦 Банк есть в справочнике банков. Если БИК не находится, загрузите банк из классификатора — для этого нужна подключённая интернет-поддержка (Администрирование → Интернет-поддержка и сервисы).
• 📄 Договор с банком на руках: номер, дата, формат обмена файлами, который требует банк.
• 👤 Права пользователя: создавать справочник и ведомости в банк может пользователь с полными правами или с профилем расчётчика/кадровика с доступом к выплатам.
• 🔄 Релиз программы актуальный. Формат обмена с банками время от времени меняется, и старый релиз может выгружать файл, который банк уже не принимает.

Где находится справочник в разных программах

Если в Бухгалтерии ссылки на справочник нет, откройте Зарплата и кадры → Справочники и настройки → Настройки зарплаты и проверьте, что зарплата ведётся в этой программе, а не во внешней. При учёте зарплаты «во внешней программе» раздел выплат в БП урезан.

Как добавить зарплатный проект в справочник

Сам элемент справочника — это карточка договора с банком. Один договор — один элемент.

1. Откройте справочник «Зарплатные проекты» и нажмите Создать.
2. Наименование — понятное людям: «Сбер, договор 123 от 01.03» лучше, чем «Проект 1».
3. Организация — та, что подписала договор. Для каждой организации в базе — свой проект, даже если банк один.
4. Банк — выберите из классификатора по БИК.
5. Номер и дата договора — как в документе банка. Эти реквизиты уходят в файл обмена, банк по ним сверяет реестр.
6. Обмен с банком — если банк принимает файлы в стандарте обмена 1С, включите электронный обмен и выберите версию формата из договора или технических условий банка.
7. Запишите элемент.

Когда нужно несколько проектов

• 🏦 Два банка у одной организации — два проекта.
• 🏢 Обособленное подразделение с отдельным договором — отдельный проект.
• 🔁 Перезаключили договор с новым номером — новый проект, если банк требует новые реквизиты в реестре.

Сотрудник может иметь лицевые счета в нескольких проектах одновременно. В ведомость попадает тот счёт, который относится к проекту, выбранному в шапке ведомости.

Лицевые счета сотрудников: как привязать карты к проекту

Это главный шаг, на котором чаще всего застревают. Лицевой счёт — это 20-значный номер счёта сотрудника в банке. Без него человек не попадёт в ведомость по проекту.

Если карт ещё нет: заявка в банк

1. В ЗУП откройте рабочее место обмена с банками в разделе Выплаты (оно называется «Обмен с банками (зарплата)»).
2. Создайте Заявку на открытие лицевых счетов, выберите зарплатный проект.
3. Заполните список сотрудников кнопкой подбора. Проверьте паспортные данные, адрес, СНИЛС: банк откажет по любой ошибке.
4. Выгрузите файл и отправьте банку тем способом, который указан в договоре (через клиент-банк или прямой обмен).
5. Банк вернёт файл-ответ с номерами открытых счетов. Загрузите его в том же рабочем месте — программа сама создаст документ ввода лицевых счетов.

Если карты уже выпущены: ввод счетов вручную

1. Создайте документ Ввод лицевых счетов (в списке документов обмена с банками).
2. Выберите зарплатный проект и дату, с которой счета действуют.
3. Подберите сотрудников и внесите номера счетов из реестра банка.
4. Проведите документ.

Увольнение и смена банка сотрудником

Уволенному сотруднику счёт закрывают документом Закрытие лицевых счетов или просто не включают его в новые ведомости. Удалять документ ввода счетов нельзя: прошлые ведомости ссылаются на него.

По статье 136 ТК РФ сотрудник вправе перевести зарплату в другой банк, сообщив новые реквизиты письменно не позднее чем за 15 календарных дней до выплаты. В программе это выглядит так: место выплаты для него меняется с проекта на «Перечисление на счёт» и реквизиты счёта в стороннем банке указываются в его карточке.

Место выплаты: организация, подразделение или сотрудник

Лицевые счета есть, но ведомость всё равно пустая? Значит, не указано место выплаты. Программа берёт его по цепочке — от частного к общему.

Настройка у сотрудника перекрывает подразделение, подразделение — организацию. Удобная схема для большинства компаний: проект указан у организации, а у трёх-пяти сотрудников с картами чужих банков — индивидуальная настройка.

Начисление зарплаты перед выплатой по проекту

Сам зарплатный проект на начисление не влияет. Расчёт идёт обычным порядком.

1. Кадровые документы за месяц проведены: приёмы, переводы, увольнения, отпуска, больничные.
2. Создан и проведён документ Начисление зарплаты и взносов за месяц (Зарплата → Начисление зарплаты и взносов в ЗУП, Зарплата и кадры → Все начисления в БП).
3. НДФЛ и взносы рассчитаны в этом же документе.
4. Расчётные листки проверены. Их формируют из отчётов по зарплате, там же видно сумму «к выплате».

Выплата зарплаты по проекту: ведомость, файл для банка, платёжка

Шаг 1. Ведомость в банк

1. Откройте список ведомостей в банк и создайте новую.
2. В шапке укажите месяц, организацию и зарплатный проект.
3. В поле выплаты выберите, что платите: аванс или зарплату за месяц.
4. Нажмите Заполнить. В табличную часть попадут сотрудники, у которых место выплаты — этот проект и есть лицевой счёт.
5. Проверьте суммы и колонку НДФЛ к перечислению. Проведите ведомость.

Если в ведомость попали не все, кто должен, смотрите два места: лицевой счёт (есть ли он в этом проекте) и место выплаты (не стоит ли у сотрудника касса или другой банк).

Шаг 2. Реестр для банка

При включённом электронном обмене из ведомости выгружается файл реестра. Его загружают в клиент-банк вместе с платёжным поручением либо отправляют через прямой обмен, если он настроен.

После зачисления банк присылает ответный файл. Загрузите его — программа создаст подтверждение зачисления. В нём видно, кому деньги ушли, а у кого счёт закрыт или реквизиты не совпали.

Шаг 3. Платёжное поручение

Перечисление в банк оформляется одной платёжкой на общую сумму ведомости.

• В Бухгалтерии 3.0 на основании ведомости создайте «Списание с расчётного счёта» с видом операции «Перечисление заработной платы работникам». Проводка: Дт 70 Кт 51.
• В связке ЗУП + БП ведомость приходит в Бухгалтерию синхронизацией, там же её оплачивают. Факт оплаты возвращается в ЗУП.

Платёжку по НДФЛ делают отдельно. С 2023 года налог платят единым налоговым платежом, а в ведомости и в учёте фиксируется сумма, удержанная в день выплаты.

Не проводите оплату ведомости раньше фактического списания денег. Дата оплаты — это дата выплаты дохода для НДФЛ, от неё зависят сроки уведомлений и данные 6-НДФЛ.

Если не все получили деньги

Банк вернул часть суммы — сотрудник закрыл счёт или ошибка в номере. Порядок такой:

1. Отразите возврат на расчётный счёт в бухгалтерской программе.
2. Исправьте лицевой счёт новым документом ввода счетов.
3. Включите сотрудника в новую ведомость на остаток, либо выплатите через кассу.

Отчётность после выплат по проекту

Зарплатный проект не создаёт новых отчётов, но влияет на даты в существующих.

• 📊 6-НДФЛ берёт дату выплаты и удержанный налог из оплаченных ведомостей. Неоплаченная ведомость — значит, налог «не удержан», и в отчёте будут расхождения.
• 📨 Уведомления об исчисленном НДФЛ формируются по удержанному налогу за период. Срок уплаты НДФЛ установлен статьёй 226 НК РФ, порядок сроков уведомлений привязан к периодам удержания.
• 🧾 Расчёт по страховым взносам и ЕФС-1 от способа выплаты не зависят: база взносов — начисления, а не перечисления.
• 🔎 Сверка с банком: раз в месяц сравнивайте сумму ведомостей за месяц с выпиской по счёту 51 на дебет 70. Расхождение почти всегда означает возврат, который забыли отразить.

Ошибки при подключении зарплатного проекта

Ещё несколько вещей, которые ломают учёт, хотя ошибок программа не выдаёт:

• ❌ Удаление старого зарплатного проекта после смены банка. Ссылки в прошлых ведомостях становятся битыми.
• ❌ Правка проведённой и отправленной ведомости. Банк уже получил реестр — меняйте только через новую ведомость.
• ❌ Один проект на две организации. Реестр уйдёт с реквизитами одной из них, второй банк деньги не зачислит.

Частые вопросы