Как рассчитать и провести зарплату в 1С: от табеля до проводок

Зарплату в 1С 8.3 начисляют одним документом за месяц: в 1С:Бухгалтерии 3.0 это Зарплата и кадры → Все начисления → Создать → Начисление зарплаты, в 1С:ЗУП 3.1 — Зарплата → Начисление зарплаты и взносов. Документ сам заполнит сотрудников, рассчитает оклад по отработанному времени, удержит НДФЛ и начислит страховые взносы.

Ошибки обычно возникают не в самом документе, а вокруг него: не проведён больничный, не принят сотрудник, аванс выплачен не той ведомостью. Ниже — полный цикл заработной платы в 1С Предприятие 8.3 в том порядке, в котором его проходит бухгалтер каждый месяц.

1. Подготовка к начислению зарплаты: настройки, кадры, табель

Документ начисления берёт данные из кадровых документов и настроек. Если их нет, программа посчитает ноль или полный месяц там, где сотрудник болел.

Настройки организации

Один раз до первого расчёта проверьте:

• 🏢 Ставку взносов. Тариф (общий, для МСП и другие) задают в учётной политике по зарплате. В БП 3.0 — через Зарплата и кадры → Справочники и настройки → Настройки зарплаты, в ЗУП 3.1 — в карточке организации, в разделе учётной политики.
• 🛡️ Ставку взносов на травматизм. Её берут из уведомления СФР (бывший ФСС, с 2023 года — Социальный фонд России). Без ставки взносы на травматизм не начислятся.
• 📅 Дату выплаты зарплаты и аванса. От неё зависит, в каком месяце программа учтёт доход для НДФЛ.
• 🔀 Где ведётся зарплата. Если расчёт в ЗУП, а учёт в БП, в настройках зарплаты БП укажите, что учёт ведётся во внешней программе. Иначе в БП появятся двойные начисления.

Кадровые документы

До расчёта должны быть проведены все кадровые события месяца:

1. Приём на работу — с окладом и видом начисления.
2. Кадровые переводы — если менялся оклад или подразделение.
3. Увольнения — иначе уволенный попадёт в документ начисления.
4. Отклонения: больничные, отпуска, командировки, прогулы.

Отклонения проводите до начисления зарплаты. Если провести больничный после, документ начисления уже посчитал полный месяц. Придётся перезаполнять его или делать перерасчёт в следующем месяце.

Табель учёта рабочего времени

В ЗУП 3.1 время по умолчанию считается методом отклонений: программа берёт график работы и вычитает дни из больничных, отпусков и прогулов. Отдельный табель для расчёта при этом не нужен.

Документ Табель (раздел Зарплата) нужен, когда:

• ⏱️ у сотрудника суммированный учёт или почасовая оплата;
• 🔄 сменный график, где фактические смены расходятся с плановыми;
• 🌙 нужно отразить ночные часы, сверхурочную работу или выходы в выходные.

Печатная форма табеля по ТК РФ обязательна в любом случае: работодатель ведёт учёт рабочего времени. Её формируют отчётом, даже если для расчёта табель не вводили.

В БП 3.0 документа «Табель» нет. Время в начислении считается по производственному календарю организации и по документам отклонений.

2. Где в 1С начисляют зарплату: пути меню

БП 3.0 рассчитана на небольшой штат — до 60 работников. Если сотрудников больше или нужны сложные виды оплаты (сдельщина, премии с распределением, суммированный учёт), считают в ЗУП, а в БП передают только итоговые проводки.

3. Как начислить зарплату документом: пошагово

Порядок одинаков в обеих программах, отличается только набор вкладок.

1. Откройте журнал начислений и создайте документ начисления зарплаты.
2. Укажите месяц начисления и организацию. В ЗУП можно выбрать подразделение, если зарплату считают по отделам.
3. Нажмите Заполнить. Программа подберёт всех, кто работал в этом месяце, и рассчитает плановые начисления: оклад, надбавки, премии, назначенные в кадровых документах.
4. Проверьте вкладку Начисления: в колонке дней или часов должно быть отработанное время, а не норма. У сотрудника на больничном дней меньше нормы.
5. Перейдите на вкладки Удержания, НДФЛ и Взносы — они заполнились автоматически.
6. Разовые суммы (премия, материальная помощь) добавьте строкой на вкладке начислений или отдельным документом, если в ЗУП для премий настроен свой документ.
7. Проведите документ и откройте расчётный листок по паре сотрудников для контроля.

Пример расчёта оклада за неполный месяц

Оклад — 60 000 ₽. Норма по календарю — 22 рабочих дня. Сотрудник отработал 20 дней, два дня был на больничном.

• Оклад за отработанное время: 60 000 / 22 × 20 = 54 545,45 ₽.
• НДФЛ 13 %: 54 545,45 × 0,13 = 7 090,91 → округляется до 7 091 ₽ (НДФЛ исчисляют в полных рублях).
• Больничный считается отдельным документом и тоже облагается НДФЛ.

Перерасчёты прошлых месяцев

Когда больничный пришёл после закрытия месяца, ЗУП не переделывает старый документ. Она регистрирует перерасчёт, и в следующем начислении появляется строка сторно по прошлому периоду с пересчитанной суммой. Удобно: закрытый месяц не трогают, разница уходит в текущий.

4. НДФЛ и страховые взносы при начислении заработной платы

НДФЛ

С 2025 года ставки НДФЛ для резидентов прогрессивные:

1С считает НДФЛ нарастающим итогом с начала года и сама переключает ставку, когда доход переходит порог. Стандартные вычеты на детей программа применяет, если они введены заявлением сотрудника. Пока заявления нет, вычет не предоставляется.

Датой получения дохода с 2023 года считается день выплаты. Поэтому в документе начисления НДФЛ исчисляется, а фактически удерживается в ведомости на выплату. Уведомление об исчисленном налоге подают до 25-го числа, налог уплачивают единым платежом до 28-го.

Страховые взносы

Взносы начисляются на вкладке Взносы документа начисления:

• 💼 Единый тариф — 30 % в пределах предельной базы и 15,1 % сверх неё (ст. 425 НК РФ).
• 🏭 Пониженные тарифы — для МСП и отдельных отраслей по ст. 427 НК РФ. Для МСП пониженная ставка применяется к части выплат сверх порога, привязанного к МРОТ. Порог и перечень видов деятельности менялись, поэтому сверяйте настройку тарифа с действующей редакцией кодекса.
• 🩹 Взносы на травматизм — по ставке из уведомления СФР.

Пример для общего тарифа: при начислении 60 000 ₽ взносы составят 60 000 × 30 % = 18 000 ₽, на травматизм при ставке 0,2 % — 120 ₽.

5. Ведомости на выплату аванса и зарплаты

Зарплату по ТК РФ выплачивают не реже двух раз в месяц. В 1С это две ведомости: аванс и зарплата за месяц.

Выплата аванса

1. Создайте ведомость нужного вида: в банк по зарплатному проекту, на личные счета, в кассу или раздатчику (последнее — только в ЗУП).
2. В поле вида выплаты выберите Аванс.
3. Нажмите Заполнить. Сумма аванса возьмётся из кадровых данных сотрудника — фиксированная или процентом от оклада.
4. Проведите ведомость и отразите выплату списанием с расчётного счёта или расходным кассовым ордером.

НДФЛ с аванса не удерживают. Исключение — аванс выплачен в последний день месяца: тогда он считается доходом этого месяца, и налог удерживается сразу.

Выплата зарплаты за месяц

1. Создайте новую ведомость с видом выплаты Зарплата за месяц.
2. После заполнения в колонке «К выплате» окажется начисленное минус аванс минус НДФЛ и другие удержания.
3. В ведомости видна сумма НДФЛ к перечислению — она станет основой для уведомления по налогу.

Если ведомость выгружают в банк по зарплатному проекту, в карточке сотрудника должен быть заполнен лицевой счёт. Без него сотрудник в выгрузку не попадёт.

6. Отражение зарплаты в бухгалтерском учёте: проводки

В БП 3.0 проводки формирует сам документ начисления. В ЗУП бухучёта нет: там создают документ Отражение зарплаты в бухучете, он передаётся в БП синхронизацией, и проводки появляются уже в бухгалтерской базе.

Типовые проводки за месяц:

Счёт затрат (20, 26 или 44) определяется способом отражения зарплаты. Его указывают для организации в целом, для подразделения, для вида начисления или конкретного сотрудника. Срабатывает самый частный: если у сотрудника стоит свой способ, он важнее способа подразделения.

7. Проверка расчёта: расчётный листок и сверки

Перед выплатой сверьте результат двумя отчётами:

• 📄 Расчётный листок — по каждому сотруднику: начисления, дни, удержания, НДФЛ, выплачено, долг на конец месяца.
• 📊 Свод начислений, удержаний и выплат — итоги по организации и подразделениям. Удобен для сверки с проводками.

В БП дополнительно постройте оборотно-сальдовую ведомость по счёту 70 с разбивкой по сотрудникам. Сальдо по каждому должно совпадать с долгом в расчётном листке.

8. Частые вопросы по расчёту зарплаты в 1С