Как доначислить НДФЛ в 1С ЗУП 3.1 и доудержать его с сотрудника

Доначислить НДФЛ в 1С ЗУП 3.1 проще всего через документ Налоги и взносы → Перерасчёты НДФЛ: он сам пересчитывает налог с начала года и выводит сумму к доудержанию. Сумма попадает в ближайшую ведомость на выплату и удерживается с сотрудника. Если же недообложенным оказался конкретный доход (подарок, выплата прошлого месяца, смена налогового статуса) — сначала правят сам доход, а налог пересчитывается автоматически.

Ниже — когда возникает недоудержание, какими документами его закрыть, как доудержать деньги в рамках лимита 50%, какие проводки формируются в бухгалтерии и чем проверить итог перед сдачей 6-НДФЛ.

Когда возникает недоудержание налога

Доначисление нужно, когда исчисленный НДФЛ оказался меньше, чем должен быть. Типичные ситуации:

• 🎁 Необлагаемый доход превысил лимит. Подарок дороже 4 000 ₽ за год, материальная помощь свыше необлагаемого предела — сумма превышения облагается, а в момент выплаты налог не удержали.
• 🌍 Сменился налоговый статус. Сотрудник потерял статус резидента — весь доход с начала года пересчитывается по ставке 30% вместо 13%.
• 📅 Доход прошлого месяца внесли задним числом. Премию или разовую выплату добавили после того, как зарплата за тот месяц уже рассчитана.
• ❌ Ошибочно применили вычет. Стандартный вычет на ребёнка предоставили без заявления или после того, как доход превысил предел.
• 💼 Доход в натуральной форме. Оплата питания, обучения, аренды жилья за сотрудника — налог с таких сумм удерживается из денежных выплат.

Во всех случаях логика одна: программа заново считает налоговую базу и исчисленный НДФЛ, сравнивает с уже удержанным и показывает разницу. Способ доначисления зависит от того, правите вы сам доход или только пересчитываете налог.

Чаще всего доначисление всплывает в двух точках: при расчёте зарплаты за очередной месяц, когда программа сама подтягивает недоудержанный налог, и перед сдачей 6-НДФЛ, когда исчисленный и удержанный налог не сходятся. Второй случай опаснее — сумма может зависнуть незамеченной, и отчёт уйдёт с расхождением.

Отдельно стоит статус резидента. Резидентом считается тот, кто провёл в России не менее 183 календарных дней за 12 следующих подряд месяцев. Если к концу года сотрудник этот порог не набрал, весь его доход за год облагается по ставке 30%, а разницу с удержанными 13% приходится доначислять одним пересчётом.

Перерасчёт налога документом «Перерасчёт НДФЛ»

Это основной инструмент, когда доход уже отражён правильно, но исчисленный налог изменился — например, из-за смены статуса или снятого вычета.

1. Откройте Налоги и взносы → Перерасчёты НДФЛ и создайте документ.
2. Укажите организацию и год, за который пересчитываете, и месяц, в котором отражается перерасчёт.
3. Нажмите «Заполнить». Программа пройдёт по всем доходам сотрудника с начала года и пересчитает налог.
4. На вкладке с результатами появятся сотрудники, у которых налог изменился, и сумма доначисления (со знаком плюс) или излишне удержанного (со знаком минус).
5. Проверьте суммы и проведите документ.

После проведения сумма к доудержанию не списывается сразу — она «ждёт» ближайшей выплаты. При формировании Зарплата → Ведомости в банк (или в кассу) эта сумма автоматически попадёт в графу удержанного НДФЛ.

Пример со сменой статуса. Сотрудник-резидент получил с января по март доход 300 000 ₽, с которого удержали НДФЛ по 13% — 39 000 ₽. В апреле он утратил статус резидента. Перерасчёт по ставке 30% даёт 90 000 ₽. Разница 51 000 ₽ — та сумма, которую покажет документ «Перерасчёт НДФЛ» к доудержанию.

Пример с вычетом. Доход сотрудника с начала года перевалил за 350 000 ₽, но вычет на ребёнка 1 400 ₽ в очередном месяце применился ошибочно. Недоудержанный налог: 1 400 × 13% = 182 ₽. «Перерасчёт НДФЛ» снимет лишний вычет и покажет эту сумму к доудержанию.

Документ работает в обе стороны. Если налог, наоборот, удержали лишнего (вычет не применили вовремя, вернули статус резидента), в результатах появится сумма со знаком минус — это уже излишне удержанный НДФЛ, который возвращают сотруднику в порядке ст. 231 НК РФ, а не доудерживают.

Как пересчитать НДФЛ при доходе прошлых месяцев

Если недоудержание возникло из-за самого дохода (внесли премию задним числом, добавили выплату), отдельный документ перерасчёта обычно не нужен.

• Внесите или исправьте документ дохода — например, Зарплата → Разовые начисления или премию за нужный месяц.
• При следующем расчёте Зарплата → Начисление зарплаты и взносов на вкладке «НДФЛ» налог пересчитается автоматически: программа увидит новый доход и доначислит налог.
• Если месяц уже закрыт, создавайте начисление следующим месяцем — доначисленный налог отразится в нём, а дата получения дохода определится по дате фактической выплаты.

Проверить, что доначисление «подхватилось», можно прямо в документе начисления: сумма исчисленного НДФЛ на вкладке «НДФЛ» вырастет на величину налога с добавленного дохода. Там же видно, по какому сотруднику прошёл пересчёт и за какой месяц.

Когда доход добавляется в уже рассчитанный месяц, программа предложит пересчитать начисление. Соглашайтесь — иначе налог с новой суммы не исчислится и доудержания не произойдёт. Если месяц закрыт отчётностью, не трогайте старый документ: проведите доначисление следующим месяцем, чтобы не разошлись уже сданные данные 6-НДФЛ.

Доначисление НДФЛ с подарков и натуральных доходов

Отдельная история — доходы, не связанные с оплатой труда. Их проводят специальными документами раздела Зарплата:

• «Приз, подарок» — для подарков; облагается сумма, превышающая 4 000 ₽ в год.
• «Доход в натуральной форме» — оплата питания, аренды, обучения за сотрудника.
• «Начисление прочих доходов» — прочие выплаты, по которым вы налоговый агент.

В этих документах есть флажок, что доход облагается НДФЛ, и программа сама исчисляет налог с облагаемой части. Удержание происходит из ближайшей денежной выплаты — зарплаты или аванса.

Пример расчёта по подарку. Подарок к юбилею — 10 000 ₽. Не облагается 4 000 ₽, база — 6 000 ₽. НДФЛ = 6 000 × 13% = 780 ₽. Эту сумму программа доудержит с ближайшей зарплаты.

Если денежных выплат до конца года не будет (например, подарок выдали уволившемуся), удержать налог не с чего — тогда он показывается как неудержанный и попадает в справку о доходах с признаком «2».

Порядок здесь такой: сначала проводится документ натурального дохода, и только потом — ведомость на выплату, из которой удержится налог. Если провести их в обратном порядке, программа не увидит доход на момент выплаты и доудержания не сделает. Поэтому разовые доходы вносите до расчёта и выплаты зарплаты за месяц.

Проводки: как доначисленный НДФЛ попадает в бухучёт

Сама ЗУП проводок не формирует — она считает зарплату и налоги, а бухгалтерские записи создаются в 1С:Бухгалтерии после синхронизации. В ЗУП за это отвечает документ Зарплата → Отражение зарплаты в бухучёте, который передаёт суммы в бухгалтерскую базу.

Доначисленный НДФЛ отражается стандартной записью по удержанию налога из зарплаты:

Отдельной проводки «доначисление» нет: доудержанная сумма просто увеличивает оборот по дебету счёта 70 и кредиту 68.01 в том периоде, когда удержана. С 2023 года налог перечисляется в составе единого налогового платежа, поэтому в бухгалтерии появляется движение через счёт ЕНС (68.90).

Доудержание и перечисление налога в бюджет

После того как сумма доначислена, её нужно фактически удержать с сотрудника и перечислить:

1. Сформируйте ведомость на выплату — Зарплата → Ведомости в банк или Ведомости в кассу. Доначисленный НДФЛ уменьшит сумму к выдаче.
2. Удержание ограничено 50% выплаты — при крупной сумме остаток перейдёт на следующую ведомость.
3. Перечислите удержанный налог в составе ЕНП в установленный срок. Данные для платежа и уведомления по НДФЛ формируются по удержанным суммам за отчётный период.

Дата удержания определяется датой выплаты по ведомости — именно она попадёт в раздел 2 формы 6-НДФЛ. Поэтому важно, чтобы ведомость была проведена той датой, когда деньги реально выданы.

Проверка результата: отчёты по НДФЛ

Доначисление легко «потерять» — сумма может зависнуть как исчисленная, но неудержанная. Перед сдачей отчётности сверьтесь по отчётам из раздела Налоги и взносы → Отчёты по налогам и взносам:

Главный контроль — равенство исчисленного и удержанного НДФЛ на конец периода. Если удержано меньше исчисленного, значит доначисленная сумма ещё не закрыта выплатой: проверьте, прошла ли ведомость и хватило ли суммы выплаты на удержание.

Разбирать расхождение удобнее от общего к частному. Сначала «Анализ НДФЛ по месяцам» покажет, в каком месяце разъехались исчислено и удержано. Затем «Подробный анализ НДФЛ по сотруднику» выведет расшифровку по конкретному человеку — какой доход и какая дата дали доначисление. Отчёт по документам-основаниям укажет сам документ, породивший сумму, — так быстрее понять, перерасчёт это, премия или подарок.

Отдельно проверьте дату удержания. В раздел 2 формы 6-НДФЛ доначисленный налог попадёт по дате той выплаты, из которой он фактически удержан. Если ведомость проведена не тем числом, налог уйдёт не в тот период отчёта — расхождение всплывёт уже при приёмке в налоговой.

Частые вопросы