Доплата отпускных в 1С после премии, повышения оклада или ошибки в расчёте

Чтобы доначислить отпускные в 1С:ЗУП 3.1, откройте проведённый документ «Отпуск» в разделе Зарплата → Отпуска и нажмите «Исправить». Программа создаст исправительный документ в текущем месяце: в нём вы меняете данные, а 1С сама считает разницу между старым и новым расчётом. В 1С:Бухгалтерии 3.0 закрытый месяц не трогают — доплату вносят отдельным начислением в зарплату текущего месяца.

Типичная ситуация: сотрудник ушёл в отпуск в марте, а в апреле ему начислили годовую премию за прошлый год. Премия попадает в расчётный период, средний заработок растёт, и разницу нужно доплатить. То же бывает после повышения окладов задним числом или когда при расчёте забыли учесть какую-то выплату.

Когда отпускные приходится пересчитывать и доплачивать

Средний заработок для отпуска считают по статье 139 ТК РФ и Положению № 922. Доплата возникает, когда после расчёта меняются исходные данные.

• 🏆 Годовая или квартальная премия начислена после отпуска. Годовую премию за календарный год, предшествующий отпуску, учитывают независимо от того, когда её начислили. Отпуск пересчитывают.
• 📈 Повышение окладов по всей организации или подразделению. Если оно пришлось на расчётный период, выплаты до повышения индексируют на коэффициент. Индивидуальное повышение одному сотруднику коэффициента не даёт.
• 📅 Повышение пришлось на сам отпуск. Тогда пересчитывают только ту часть отпуска, что идёт с даты повышения.
• 🧮 Ошибка в расчёте. Не та дата начала, неверное число дней, не учли больничный при расчёте отработанного времени, пропустили начисление в расчётном периоде.
• 📝 Исправили начисления прошлых месяцев. Например, доначислили зарплату за ноябрь, а ноябрь входит в расчётный период отпуска.

Подготовка: что проверить до перерасчёта

Сначала выясните, в каком состоянии исходный отпуск. От этого зависит способ.

Перед правкой соберите данные:

1. Какие начисления появились или изменились в расчётном периоде и когда их провели.
2. Был ли рост окладов массовым — это видно по кадровым документам изменения оплаты труда.
3. Сколько сотрудник уже получил по ведомости и в какую дату.
4. Сдан ли расчёт по страховым взносам за месяц исходного отпуска.

Доначисление отпускных в ЗУП 3.1 через исправление документа

Механизм исправления — основной способ доначислить отпускные в 1С:ЗУП. Исходный документ остаётся нетронутым, а все изменения уходят в новый документ с отметкой, какой документ он исправляет.

Пошагово

1. Откройте Зарплата → Отпуска (тот же список доступен в разделе Кадры).
2. Найдите проведённый отпуск сотрудника и откройте его.
3. Нажмите «Исправить». Если команды нет в верхней панели, она находится в меню «Ещё».
4. В открывшемся исправлении проверьте поле «Месяц начисления» — там должен стоять текущий, открытый месяц.
5. Внесите правку: даты, количество дней или данные среднего заработка.
6. Пересчитайте документ. Если исходные данные изменились, форма сама подсвечивает, что расчёт устарел.
7. Откройте подробную вкладку начислений. Там видно сторно старой суммы и новое начисление, разница и есть доплата.
8. Проведите документ.

Как обновить средний заработок

Средний заработок программа берёт из регистров на дату расчёта. Если премию провели после исходного отпуска, в исправлении она подтянется после пересчёта.

Проверить это можно в форме данных для расчёта среднего: она открывается по кнопке редактирования рядом с суммой среднего заработка. Там видно, какие начисления и за какие месяцы попали в расчёт.

Пример расчёта доплаты

Сотрудник отгулял 14 дней, средний дневной заработок был 2 000 ₽, отпускные — 28 000 ₽. Через месяц ему начислили годовую премию 120 000 ₽ за год, который целиком вошёл в расчётный период. Период отработан полностью.

• Прирост среднего: 120 000 / 12 / 29,3 = 341,30 ₽ в день.
• Новый средний дневной заработок: 2 341,30 ₽.
• Доплата: 341,30 × 14 = 4 778,20 ₽.
• НДФЛ 13%: 4 778,20 × 13% = 621 ₽ (налог округляют до рубля).
• К выплате: 4 157,20 ₽.

Если в расчётном периоде были больничные или другие исключаемые дни, премию учитывают пропорционально отработанному времени. 1С делает это сама, если корректно заполнены табель и кадровые документы.

Выплата доплаты

Исправленный документ «Отпуск» начисляет разницу, а выплатить её можно двумя способами:

• отдельной ведомостью с видом выплаты для отпусков — если доплату нужно перечислить сразу;
• вместе с зарплатой за текущий месяц — тогда доплата попадёт в общую ведомость.

Способ выплаты задаётся в самом документе «Отпуск», в поле выбора порядка выплаты. Для доплаты удобнее «С зарплатой», если ждать конца месяца не страшно.

Доплата при повышении окладов и годовой премии

Здесь две ловушки, которые ЗУП не всегда закрывает автоматически.

Индексация при массовом повышении. Коэффициент повышения применяют, только если оклады выросли у всей организации, филиала или подразделения. В ЗУП программа считает его, если повышение оформлено соответствующим документом изменения оплаты труда с признаком индексации. Повышение, оформленное отдельно каждому сотруднику, для среднего не индексируется — так и задумано законом.

Если повышение произошло во время отпуска, коэффициент применяют только к дням отпуска после даты повышения. Такой отпуск в исправлении удобно проверять по строкам: дни до и после даты повышения идут с разным средним.

Премии, начисленные позднее. Годовая премия входит в расчёт, даже если её начислили после отпуска. Квартальные и месячные премии учитывают, если период, за который они начислены, лежит внутри расчётного периода. ЗУП может не напомнить о перерасчёте по каждому отпуску, поэтому после крупных премий проверьте отпуска за последние месяцы вручную:

1. Сформируйте список отпусков по сотрудникам, получившим премию, с отбором по дате начала.
2. По каждому откройте форму среднего заработка и сравните её с начислениями.
3. Где премии нет — делайте исправление.

Как доначислить отпускные в 1С:Бухгалтерии 3.0

В Бухгалтерии отпуск оформляют документом «Отпуск» из журнала Зарплата и кадры → Все начисления. Механизма исправлений, как в ЗУП, там нет, поэтому порядок зависит от того, закрыт ли месяц.

Месяц ещё не закрыт

1. Откройте документ «Отпуск» из журнала начислений.
2. Исправьте данные и проведите документ заново.
3. Перезаполните «Начисление зарплаты» за месяц, если оно уже создано, чтобы подтянулись новые суммы НДФЛ и взносов.

Месяц закрыт, отпускные выплачены

Перепроводить старый документ нельзя: это изменит закрытый период, отчётность и расчёты по выплатам. Доплату вводят в текущем месяце.

1. Создайте вид начисления для доплаты отпускных в Зарплата и кадры → Справочники и настройки → Настройки зарплаты, в списке начислений.
2. Укажите код дохода НДФЛ 2012 (отпускные) и вид дохода для взносов, облагаемый целиком.
3. Задайте счёт затрат — тот же, что у основного отпуска, или счёт 96, если создаёте резерв отпусков.
4. В документе «Начисление зарплаты» за текущий месяц добавьте строку с этим начислением и суммой доплаты.
5. Проведите документ и выплатите доплату ведомостью вместе с зарплатой или отдельно.

Сумму доплаты в Бухгалтерии считают вручную — по тому же алгоритму, что в примере выше.

Сторнирование: когда отпуск отменяют целиком

Сторно нужно, когда отпуска не было вовсе: документ ввели не тому сотруднику, отпуск отменили до начала, задвоили документ.

В ЗУП 3.1 у проведённого документа «Отпуск» в закрытом периоде есть команда «Сторнировать». Она создаёт документ, который в текущем месяце отменяет все начисления исходного отпуска. Исходный документ остаётся в базе с отметкой, что он сторнирован.

• ✅ Сторно — если отпуск нужно убрать полностью.
• ✅ Исправление — если отпуск был, но изменились даты, дни или сумма.
• ❌ Не удаляйте проведённый отпуск в закрытом периоде: пропадут движения, на которые опираются выплата, НДФЛ и отчёты.

После сторно у сотрудника образуется переплата. Удержать её можно только в случаях, которые разрешает статья 137 ТК РФ, — например, при счётной ошибке. В остальных случаях — по согласию сотрудника.

НДФЛ и страховые взносы с доплаты отпускных

С доплатой обращаются как с отдельной выплатой отпускных.

6-НДФЛ. Доплату показывают в том периоде, в котором её выплатили. Исходные отпускные не трогают.

Взносы при исправлении ошибки. Если доплата появилась из-за новых данных — премии, индексации, — это доход текущего месяца, взносы начисляются в нём. Если же исходный расчёт был просто арифметически неверным, база по взносам за прошлый месяц была занижена. В этом случае решите с главным бухгалтером, сдавать ли уточнённый расчёт по взносам за тот период: уточнёнка обязательна, если ошибка привела к занижению сумм к уплате.

При доплате из-за премии, начисленной позже, задержки нет: на дату исходного расчёта сумма была верной.

Типичные ошибки при перерасчёте отпускных

• ❌ Исправление в закрытом месяце. Поле «Месяц начисления» в исправлении оставили прошлым — документ не проводится или ломает уже сданную отчётность. Ставьте текущий месяц.
• ❌ Двойная доплата. Сделали исправление в ЗУП, а потом ещё и внесли ту же сумму разовым начислением. Проверяйте подробную вкладку начислений: доплата должна быть одна.
• ❌ Перерасчёт после индивидуального повышения оклада. Закон этого не требует, коэффициент не применяется. Лишняя доплата — это расход, который придётся обосновывать.
• ❌ Доплата ушла с кодом зарплаты. В Бухгалтерии создали начисление с кодом 2000 вместо 2012 — в 6-НДФЛ и в учёте НДФЛ получится путаница с датой дохода.
• ❌ Забыли синхронизацию. Если ЗУП передаёт данные в Бухгалтерию, доплату не вводят в БП вручную: она придёт вместе с отражением зарплаты. Ручной ввод в обеих базах задвоит расходы.

Частые вопросы