Доначисление и перерасчёт зарплаты за прошлый месяц в 1С:ЗУП 3.1

Доначислить зарплату в 1С:ЗУП 3.1 можно тремя способами. Пока зарплата за месяц не выплачена, исправьте исходные данные и перезаполните документ Зарплата → Начисления зарплаты и взносов. Если месяц уже закрыт и выплачен, внесите изменение задним числом: программа сама посчитает разницу и включит её в расчёт текущего месяца. Забытую премию или доплату проще оформить отдельным документом «Разовое начисление» или «Премия».

Выбор способа зависит от двух вещей: выплачены ли деньги и сдана ли отчётность за тот месяц. Ниже разбор каждого варианта с примером на цифрах, а затем — что происходит с НДФЛ и взносами.

Почему понадобилось доначисление: определите причину до исправления

Сначала поймите, откуда взялась недоплата. От причины зависит, какой документ исправлять, а какой нельзя трогать.

Типичные причины:

• 📄 Кадровый документ введён поздно. Повышение оклада, перевод или надбавка оформлены задним числом, когда зарплата уже посчитана.
• 🕐 Неверное время. В табеле не учли сверхурочные, работу в выходной или ночные часы.
• 🎁 Забыли разовое начисление. Премию, материальную помощь, доплату за совмещение не внесли вовремя.
• 🤒 Поздний больничный или отпуск. Документ пришёл после расчёта, и дни в месяце перераспределились.
• ⚙️ Ошибка в настройке. У вида расчёта неверная формула или не тот показатель.

Отдельно решите, что это с точки зрения учёта:

Способ 1. Перезаполнение документа «Начисление зарплаты и взносов»

Подходит, если месяц ещё не выплачен или выплачена только часть, а ведомость на остаток не сформирована.

1. Исправьте исходные данные: проведите кадровый документ, поправьте табель, введите больничный.
2. Откройте Зарплата → Начисления зарплаты и взносов и найдите документ за нужный месяц.
3. Нажмите Заполнить. Программа пересчитает начисления, удержания, НДФЛ и взносы по всем сотрудникам документа.
4. Если исправление касается одного человека, не перезаполняйте весь документ. Выделите сотрудника в табличной части и пересчитайте только его — так не слетят ручные правки по остальным.
5. Проведите документ и проверьте расчётный листок.

Перезаполнение стирает ручные исправления в документе. Если бухгалтер правил суммы руками (галочка Исправлено в строке), после команды Заполнить их придётся вводить заново.

Способ 2. Перерасчёт прошлого периода задним числом

Это штатный механизм ЗУП 3.1 для случая, когда зарплата уже выплачена. Документ прошлого месяца не трогают.

Как это работает:

1. Введите документ-основание с той датой, с которой изменение действует. Например, Кадры → Изменение оплаты труда с датой 1 марта, хотя на дворе апрель.
2. Программа фиксирует, что начисления марта нужно пересчитать, и регистрирует перерасчёт.
3. При заполнении документа «Начисление зарплаты и взносов» за апрель перерасчёт попадает в него отдельными строками: сторно старой суммы за март и новая сумма за март.
4. Разница выплачивается вместе с апрельской зарплатой.

Если нужно выплатить разницу до конца апреля, перерасчёт прошлых периодов можно выполнить отдельным документом «Перерасчет зарплаты » в разделе Зарплата. Он посчитает разницу без расчёта текущего месяца, а выплатить её можно межрасчётной ведомостью.

Пример на цифрах

Работнику с 1 марта подняли оклад с 60 000 до 69 000 ₽. Приказ провели в апреле, март уже выплачен по старому окладу. Март отработан полностью.

В апрельском расчётном листке будет обычная зарплата за апрель плюс строки перерасчёта за март на 9 000 ₽.

Способ 3. Доначисление отдельным документом

Когда сумму просто забыли начислить, перерасчёт не нужен. Достаточно ввести недостающее начисление в текущем месяце.

Какой документ брать:

Порядок для разового начисления:

1. Создайте документ, выберите вид начисления. Если подходящего нет, создайте его в Настройка → Начисления с назначением «Прочие начисления и выплаты» или аналогичным по смыслу.
2. Укажите месяц начисления — тот, в котором делаете доначисление.
3. Добавьте сотрудника и сумму. В комментарии напишите, за какой период и на каком основании платите: это пригодится при проверке.
4. Проверьте вкладку НДФЛ: налог исчисляется в документе. Если выплата идёт вместе с зарплатой, укажите это в поле выплаты документа.
5. Проведите и включите сумму в ведомость.

Способ 4. Исправление и сторно ранее проведённых документов

Когда ошибка сидит в конкретном документе прошлого месяца (больничный, отпуск, премия), его не перепроводят, а исправляют.

В закрытом периоде у документов вроде «Отпуск», «Больничный лист», «Премия», «Разовое начисление» в шапке появляется команда Исправить. Она создаёт документ-исправление:

1. Откройте исходный документ и нажмите Исправить.
2. Программа создаст новый документ, связанный с исходным. Внесите правильные данные: даты, суммы, вид оплаты.
3. Проведите исправление. Старые суммы сторнируются, новые начисляются. Разница уйдёт в текущий расчёт.

Если документ введён ошибочно и не должен действовать вовсе (например, отпуск, который отменили), используйте команду Сторнировать. Она отменяет все начисления документа, не удаляя его. Исходный документ остаётся в базе, а история изменений прозрачна для проверки.

НДФЛ и страховые взносы при доначислении

НДФЛ

С 2023 года НДФЛ удерживают при каждой выплате, а в 6-НДФЛ доход и налог отражают в периоде, когда деньги фактически выплачены. Значит, доначисление за март, выплаченное в апреле, попадёт в расчёт 6-НДФЛ по апрельской выплате.

В ЗУП это работает так:

• 🧾 при перерасчёте НДФЛ считается с новой суммы и попадает в документ текущего месяца;
• 💸 удерживается при выплате ведомостью;
• 📊 вычеты применяются с учётом нарастающего дохода с начала года: если доначисление перешло порог 450 000 ₽ для стандартного вычета на детей, вычет пересчитается.

Если доначисление выводит доход за год за 5 млн ₽, налог с превышения считается по повышенной ставке прогрессивной шкалы. Программа сделает это сама при актуальном релизе.

Страховые взносы

Взносы начисляются на дату начисления дохода. Доначисление, сделанное в апреле, увеличит базу апреля, а не марта.

Исключение — исправление ошибки прошлого периода, по которому уже сдан расчёт по страховым взносам. Если занижение базы — следствие ошибки в марте, правильнее отразить разницу в марте и сдать уточнённый РСВ. В ЗУП при перерасчёте база взносов распределяется по месяцам, к которым относится начисление. Сверьте это отчётом по взносам до сдачи отчётности.

Выплата доначисленной суммы

Доначисление не выплачивается само. После расчёта создайте ведомость:

1. Откройте Выплаты → Ведомости в банк (или в кассу, или на счета — по способу выплаты).
2. Выберите вид выплаты: «Зарплата» — если разница идёт с текущей зарплатой; «Межрасчетный» — если платите раньше.
3. Заполните и проверьте, что к выплате ровно сумма после НДФЛ: в примере — 7 830 ₽.
4. Проведите ведомость. НДФЛ будет зарегистрирован как удержанный.

Если недоплата возникла по вине работодателя, работник вправе требовать компенсацию за задержку зарплаты по ст. 236 ТК РФ. Эту компенсацию начисляют отдельным видом начисления.

Проверка результата: отчёты после доначисления

После проведения документов проверьте итог по трём отчётам.

1. Расчетный листок за текущий месяц. Ищите строки перерасчёта с периодом, к которому они относятся, и новую сумму к выплате.
2. Свод начислений, удержаний и выплат за оба месяца. Сравните итоги: в прошлом месяце не должно быть изменений, если вы не исправляли его документ.
3. Анализ взносов в фонды по сотруднику. Проверьте, в какой месяц попала база.

Если учёт ведётся в связке ЗУП и Бухгалтерии, после доначисления выполните Отражение зарплаты в бухучете за текущий месяц и выгрузите его. Без этого расходы и НДФЛ в Бухгалтерии будут меньше, чем в ЗУП.

Если зарплата считается в 1С:Бухгалтерии 3.0

В БП 3.0 механизма перерасчёта прошлых периодов нет. Доначисление вводят вручную:

1. Зарплата и кадры → Все начисления → создайте документ «Начисление зарплаты» за текущий месяц.
2. Добавьте сотрудника и строку начисления с суммой разницы.
3. Программа исчислит НДФЛ и взносы. Проверьте их в документе.
4. Проведите и сформируйте ведомость на выплату.

Частые вопросы