Удержание и доудержание НДФЛ в 1С: от кода дохода до 6-НДФЛ

В 1С НДФЛ удерживается в момент выплаты дохода: в ЗУП 3.1 — при проведении ведомости на выплату (Выплаты → Ведомости в банк, в кассу или на счета), в Бухгалтерии 3.0 — тоже по ведомости и документу списания денег. Исчисленный налог программа берёт из начислений, а удержанным он становится только датой фактической выплаты. Отдельного документа «удержать НДФЛ» нет и не нужно.

Ручная работа бухгалтера — в двух местах. Первое — правильно настроить коды доходов и вычеты, иначе налог посчитается неверно. Второе — доудержать налог, который не удалось удержать сразу: с подарка, дохода в натуральной форме, после перерасчёта прошлого месяца. Ниже — порядок для обоих случаев и способы проверки.

Когда налог считается удержанным: даты и правила

С 2023 года дата получения дохода в виде оплаты труда — это день выплаты (ст. 223 НК РФ). Значит, налог удерживается и с аванса, и с окончательного расчёта, каждый раз в день перечисления денег.

Три даты, которые 1С ведёт для каждой суммы налога:

• 📅 дата получения дохода — день выплаты (для зарплаты, премий, отпускных, больничных);
• ✂️ дата удержания — тот же день, если доход выплачен деньгами;
• 🏦 срок перечисления — по единым правилам: налог, удержанный с 1 по 22 число, перечисляют не позднее 28 числа того же месяца; удержанный с 23 по последнее число — не позднее 28 числа следующего. Налог, удержанный с 23 по 31 декабря, перечисляют не позднее последнего рабочего дня года.

Ставки с 2025 года прогрессивные (ст. 224 НК РФ): 13% до 2,4 млн ₽ дохода за год, 15% — с части от 2,4 до 5 млн, 18% — от 5 до 20 млн, 20% — от 20 до 50 млн, 22% — свыше 50 млн. 1С считает шкалу нарастающим итогом сама, если доходы с начала года введены в базу.

Ограничение, о котором часто забывают: удержать можно не больше 50% от суммы денежной выплаты (п. 4 ст. 226 НК РФ). Остаток долга переходит на следующие выплаты.

Коды доходов в начислениях: от них зависит налог

Программа считает НДФЛ по коду дохода, который стоит в карточке начисления. Ошибка в коде даёт неверную дату получения дохода, неверный вычет или вообще выпадение суммы из налоговой базы.

Где настраивается:

Коды, которые встречаются чаще всего:

Вычеты: без них налог будет больше

Стандартные вычеты на детей с 2025 года: 1 400 ₽ на первого, 2 800 ₽ на второго, 6 000 ₽ на третьего и каждого следующего, пока доход с начала года не превысит 450 000 ₽.

В ЗУП вычеты вводят документом Заявление на вычеты по НДФЛ в разделе Налоги и взносы. В Бухгалтерии — в карточке сотрудника, ссылка про НДФЛ на форме. Без заявления вычет не предоставляется, даже если дети внесены в кадровые данные.

Удержание НДФЛ при выплате: пошагово

ЗУП 3.1

1. Начислите доход. Зарплата — Зарплата → Начисление зарплаты и взносов; отпускные, больничные, премии — своими документами. На вкладке НДФЛ документа видна предварительная сумма налога. Это ещё не удержание.
2. Создайте ведомость. Выплаты → Ведомости в банк (или в кассу, на счета). Выберите месяц, способ выплаты (аванс, зарплата, отпуск и т. д.) и нажмите Заполнить.
3. Проверьте колонку налога. В ведомости по каждому сотруднику показана сумма к выплате и НДФЛ к удержанию. Здесь 1С пересчитывает налог окончательно — с учётом всего, что уже выплачено в месяце, и вычетов.
4. Проверьте дату ведомости. Она должна совпадать с днём, когда деньги реально уходят сотрудникам. По этой дате программа запишет дату получения дохода и дату удержания.
5. Проведите ведомость. В этот момент налог попадает в учёт как удержанный.
6. Зафиксируйте перечисление налога. Если налог платится вместе с зарплатой, отметьте это в ведомости (ссылка о перечислении налога в форме документа). Если отдельно — документом Перечисление НДФЛ в бюджет в разделе Налоги и взносы.

Не меняйте дату проведённой ведомости после выплаты денег. Дата удержания уйдёт в другой период, а 6-НДФЛ разъедется с банковской выпиской.

Бухгалтерия 3.0

1. Начислите зарплату: Зарплата и кадры → Все начисления → Создать → Начисление зарплаты. Налог в документе показан на вкладке НДФЛ.
2. Сформируйте ведомость: Зарплата и кадры → Ведомости в банк (или в кассу). Колонка НДФЛ в ведомости — налог к удержанию в день выплаты.
3. Отразите выплату: из ведомости создайте Списание с расчетного счета или Выдачу наличных с видом операции выплаты зарплаты. Дата документа списания — дата удержания.
4. Перечислите налог Списанием с расчетного счета с видом операции уплаты налога (ЕНП). Платёж уходит на единый налоговый счёт.

Проводка удержания: Дт 70 Кт 68.01 — на сумму налога. Если доход не зарплатный (например, дивиденды или ГПХ), дебет будет другим: 75.02 или 76.

Как доудержать НДФЛ, который не удержали сразу

Доудержание нужно, когда в день выплаты денег не хватило или их вовсе не было. Типовые ситуации:

• 🎁 подарок или доход в натуральной форме дороже 4 000 ₽ в год;
• 🔁 перерасчёт прошлого месяца, после которого налог вырос;
• 📉 вычет, предоставленный ошибочно (например, превышен лимит 450 000 ₽);
• 💳 выплата меньше налога: 50% лимита не хватило на весь долг.

Как 1С переносит долг

В ЗУП неудержанный налог хранится в учёте как долг сотрудника. При следующей денежной выплате программа сама добавит его в колонку налога ведомости — но не больше 50% выплаты. Ручных действий не нужно, если долг возник документом начисления.

Пример. Сотруднику вручили подарок стоимостью 24 000 ₽. Облагаемая часть — 20 000 ₽, налог 13% — 2 600 ₽. Денег в день вручения не было. При ближайшей выплате аванса 30 000 ₽ программа удержит налог с аванса (3 900 ₽) и долг 2 600 ₽ — итого 6 500 ₽. Лимит 50% — 15 000 ₽, укладываемся.

Когда нужна ручная корректировка

Если долг не подтянулся (например, его создал перерасчёт, а ведомость уже проведена), используйте документ Перерасчет НДФЛ в разделе Налоги и взносы. Он пересчитывает налог за выбранный период и фиксирует разницу. Для точечной правки движений есть Операция учета НДФЛ — её применяют, когда программа не может восстановить данные сама, например при вводе остатков после переноса базы.

Проверка удержанного налога: отчёты, регистры, проводки

Удержание видно в трёх местах, и они должны совпадать между собой и с банковской выпиской.

Отчёты в ЗУП 3.1

Все находятся в Налоги и взносы → Отчеты по налогам и взносам:

Регистры накопления, на которые опираются отчёты: Расчеты налогоплательщиков с бюджетом по НДФЛ (долг сотрудника) и Расчеты налоговых агентов с бюджетом по НДФЛ (долг организации перед бюджетом). Если отчёт показывает странную сумму, откройте ведомость и посмотрите её движения через меню Еще — так быстро видно, чего не хватает.

Проводки в Бухгалтерии 3.0

1. Откройте Отчеты → Оборотно-сальдовая ведомость по счету по 68.01 за месяц.
2. Кредитовый оборот — удержанный налог. Он должен совпадать с суммой «удержано» из 6-НДФЛ за этот же период.
3. Кредитовое сальдо на конец — удержанный, но не перечисленный налог. Если срок 28-го прошёл, а сальдо не ноль — где-то не проведена уплата.
4. Для расшифровки по сотрудникам — Анализ субконто по счёту 70 с отбором по сотруднику.

Ошибки при удержании НДФЛ и их исправление

Две ошибки, которые 1С не ловит:

• ❌ налог удержан, но не перечислен вовремя. Программа не запрещает провести ведомость без уплаты. Пени при этом начисляются — контролируйте отчётом сроков;
• ❌ выплата мимо ведомости. Если деньги выданы платёжкой или расходным ордером без связи с ведомостью, программа не знает, что доход выплачен. Налог в учёте останется неудержанным, хотя сотрудник получил деньги на руки.

Удержанный НДФЛ в уведомлениях и 6-НДФЛ

Данные об удержании 1С сама переносит в два документа.

Уведомление об исчисленных суммах подают до 25 числа: за налог, удержанный с 1 по 22 число текущего месяца, и с 23 по последнее число предыдущего. В ЗУП и Бухгалтерии уведомление заполняется по проведённым ведомостям, поэтому без проведения ведомости уведомление будет пустым.

6-НДФЛ заполняется кнопкой Заполнить по тем же данным:

• 📊 первый раздел — удержанный налог с разбивкой по срокам перечисления;
• 📊 второй раздел — доходы, вычеты, исчисленный, удержанный и неудержанный налог нарастающим итогом;
• 📄 к годовому расчёту — справки о доходах по каждому сотруднику.

Проверка перед сдачей простая: сумма удержанного налога за квартал в 6-НДФЛ = сумма уведомлений за эти сроки = кредитовый оборот 68.01. Если цифры расходятся, ищите в первую очередь не проведённые или перенесённые по дате ведомости.

Частые вопросы