Отбор и поиск данных в списках 1С 8.3: от быстрого поиска до сохранённых настроек

Отфильтровать список в 1С можно тремя способами. Поиск по строке (Ctrl+F) нужен, когда вы помните кусок названия или номера. Отбор по значению из ячейки подходит, когда надо оставить, например, все документы одного контрагента. Настройка списка нужна для сложных условий: несколько полей, диапазоны, «или» и «и» вперемешку.

Все примеры ниже — для платформы 8.3 с интерфейсом «Такси» и типовых конфигураций (Бухгалтерия предприятия 3.0, ЗУП 3.1, Управление торговлей 11). Принцип работы с динамическими списками во всех них одинаков, различаются только названия колонок и полей.

Быстрый поиск: когда нужно просто найти строку

В любом списке — документов, справочника, журнала — есть строка поиска над таблицей. Введите фрагмент и нажмите Enter. Платформа ищет по тем колонкам, которые видны в списке и по которым поиск разрешён.

Что стоит знать про поиск:

• 🔎 Искать можно по части слова. Строка ромаш найдёт «Ромашка» и «Ромашкин».
• 🔢 Номера документов ищутся так же, как текст. Ведущие нули вводить не обязательно, но если нашлось слишком много строк — введите номер целиком.
• 📅 Даты вводите в том виде, как они показаны в списке: 15.03.2026.
• ❌ Чтобы сбросить результат, очистите строку поиска. Список вернётся к полному виду.

Если нужной строки нет, а вы уверены, что она существует, проверьте три вещи. Нет ли уже включённого отбора (он отображается над таблицей). Не стоит ли в справочнике режим «по группам», когда внутри нужной группы вы не открыли её. И не помечен ли элемент на удаление: такие строки в части списков скрыты до тех пор, пока вы не снимете соответствующий отбор.

Расширенный поиск

В большинстве списков рядом со строкой поиска есть расширенный вариант: можно выбрать, по какому полю искать, и задать вид сравнения — «содержит», «равно», «начинается с». Он полезен, когда обычный поиск выдаёт слишком много лишнего. Например, ищете документ «Поступление» по номеру 12, а обычный поиск показывает все номера, где встречается «12» (112, 1203, 412).

Отбор по значению прямо в списке

Самый быстрый отбор без настроек: встаньте на ячейку с нужным значением и вызовите контекстное меню правой кнопкой мыши. Среди команд будет отбор по текущему значению. Выберите его — список сузится до строк с тем же значением в этой колонке. Вместо правой кнопки можно воспользоваться меню Ещё в командной панели списка, где собраны те же действия.

Этим способом удобно пользоваться так:

1. Открыли журнал документов , например Продажи → Реализации (акты, накладные, УПД) в Бухгалтерии.
2. Встали на ячейку с названием контрагента.
3. Выбрали отбор по текущему значению. Список показывает только его реализации.
4. Встали на ячейку другой колонки, например «Организация», и повторили. Условия объединяются по «и».

Отмена выполняется там же: над таблицей появляется строка с активными отборами, её можно очистить целиком или убрать условие по одному.

Сложные условия через «Настроить список»

Когда одного значения мало, откройте меню Ещё в командной панели списка и выберите Настроить список…. Откроется окно с несколькими вкладками. Главная из них — отбор, рядом — сортировка и оформление.

На вкладке отбора вы добавляете условия: поле, вид сравнения и значение. Основные виды сравнения:

Условия можно объединять в группы. Группа «И» требует выполнения всех условий внутри, группа «Или» — любого. Типичная задача: показать реализации либо на сумму больше 100 000, либо по конкретному контрагенту. Для неё создаётся группа «Или» с двумя условиями внутри.

Пример с числами

Нужно найти в журнале поступлений документы за квартал на сумму от 50 000 до 200 000 рублей. Условий два, оба в одной группе «И»:

• «Сумма документа» больше или равно 50000;
• «Сумма документа» меньше или равно 200000.

Период (январь–март) удобнее задать выбором периода в верхней части журнала, а не условием по дате. Так проще менять его потом одним кликом.

Сортировка и группировка

Сортировка в списке выполняется щелчком по заголовку колонки: первый клик упорядочивает по возрастанию, второй — по убыванию. Рядом с названием появляется стрелка. Сортировать можно по нескольким колонкам: в настройке списка на вкладке сортировки добавьте поля в нужном порядке. Сначала по организации, затем по дате, например.

Практические нюансы:

• Даты сортируются хронологически, даже если вы видите их как текст дд.мм.гггг.
• Номера документов с префиксами («БП-000012») сортируются как строки: БП-000100 окажется раньше БП-000020. Это не ошибка программы, а особенность строкового сравнения.
• По колонкам с составным типом (например, «Контрагент» может быть и организацией, и физлицом) порядок может выглядеть странно. Сортируйте по более определённой колонке.

С группировкой в обычных списках дело обстоит так. Справочники с иерархией показывают дерево групп слева, и «отфильтровать по группе» значит просто открыть её. В журналах документов группировки нет, зато есть группировка в отчётах. Когда вам нужно «сколько по каждому контрагенту», открывайте отчёт, а не список: в Оборотно-сальдовой ведомости или в отчёте по продажам настройте группировку по нужному полю.

Как сохранить свой набор отборов

Постоянно повторять одни и те же условия неудобно. Что можно сделать, зависит от того, где вы работаете.

В списках. Платформа запоминает последние настройки списка для вашего пользователя. Закрыли и открыли журнал — отбор остался. Это удобно, но и опасно: через неделю вы можете не вспомнить, почему не видите часть документов. В настройке списка есть возможность вернуть стандартные настройки — пользуйтесь ей, когда запутались.

В отчётах. Здесь сохранение настроек — штатная функция. После того как вы настроили отбор, группировку и выбранные поля, сохраните настройки как вариант отчёта. В следующий раз выберете его из списка вариантов. Для отчётов, которыми пользуется вся бухгалтерия, вариант можно сделать общим — права на это зависят от профиля пользователя.

Быстрые отборы на форме. В журналах и отчётах часть полей (организация, период, контрагент) вынесена на форму как быстрые отборы. Их менять проще всего, они не требуют открывать настройки.

Периодические регистры и срезы

Регистры сведений с периодичностью хранят значения «по датам»: цены номенклатуры, курсы валют, ставки, сведения о сотрудниках. Фильтровать их немного сложнее, потому что у одного объекта несколько записей с разными датами.

Нужно понимать разницу двух вещей:

• Запись регистра — отдельная строка «на такую-то дату такое-то значение».
• Срез — значение, действующее на выбранную дату. Для среза последних берётся самая поздняя запись, но не позже указанной даты. Для среза первых — самая ранняя.

В списке регистра вы видите все записи, и фильтровать по измерениям (номенклатуре, виду цены, валюте) можно теми же способами, что и в обычном списке: отбор по значению или настройка списка. Но если нужно знать «какая цена была на 1 февраля», простой отбор по номенклатуре даст вам историю изменений, и вам придётся самостоятельно искать нужную дату.

Практический порядок такой:

1. Отберите записи по нужной номенклатуре (или другому измерению).
2. Отсортируйте по колонке «Период» по убыванию.
3. Возьмите первую запись, у которой дата не позже нужной. Это и есть значение на дату.

Для частых задач есть готовые отчёты по данным регистров — например, по ценам номенклатуры. В них дата среза задаётся прямо в настройках отчёта.

Отбор по периоду и по связанным данным

Период в журналах документов задаётся отдельно от остальных отборов, в верхней части формы. Выберите начало и конец или готовый интервал (месяц, квартал, год). Если список после этого пуст, сначала расширьте период: чаще всего документ просто лежит за его границами.

Отбор можно строить и по реквизитам связанных объектов. Допустим, в журнале реализаций нужны документы контрагентов из одной группы справочника. Поле «Контрагент» раскрывается: внутри доступны его собственные реквизиты, в том числе родитель, то есть группа. Условие «Контрагент.Родитель равно “Оптовые покупатели”» отбирает всех сразу, и перечислять каждого не нужно.

Короткий порядок действий при сложном отборе:

Если отбор не работает как ожидали

Большинство «странностей» объясняется несколькими причинами. Вот те, что встречаются чаще всего.

Ещё одна ловушка — отбор по пустому значению. Условие «Равно» с пустым значением не всегда даёт то, что вы хотите: для ссылочных полей надёжнее «Не заполнено».

Частые вопросы