Учёт и формирование НДС в 1С 8.3: от настройки до декларации

НДС в 1С 8.3 Бухгалтерия собирается не вручную, а из первичных документов: программа берёт начисленный налог со счетов-фактур на реализацию, входящий — со счетов-фактур поставщиков, а в конце квартала регламентными операциями закрывает счёт 68.02 и формирует книги продаж и покупок. Ваша задача — правильно настроить учёт, аккуратно проводить документы и перед сдачей декларации сверить цифры.

Ниже — весь путь: от галочек в учётной политике до выгрузки декларации. Пути меню даны для типовой 1С:Бухгалтерия 8.3 (БП 3.0), интерфейс «Такси».

С чего начать: настройка НДС в учётной политике

Прежде чем формировать налог, задайте правила учёта. Открываете Главное → Налоги и отчёты → НДС.

Что здесь важно отметить:

• 🔸 Ставка по умолчанию. Основная — 20%, для отдельных товаров (детские, продовольственные, медицинские, печатные издания) — 10%, для экспорта и ряда операций — 0%.
• 🔸 Освобождение по ст. 145 НК РФ — галка, если выручка не превышает лимит и вы освобождены от НДС.
• 🔸 Раздельный учёт входящего НДС — включается, если есть и облагаемые, и необлагаемые операции (тогда часть входящего налога идёт в вычет, часть в стоимость).
• 🔸 Начислять НДС по отгрузке или по оплате — для большинства это «по отгрузке» (момент определения базы — дата реализации).

Проверьте и план счетов . Основные счета учёта НДС в типовой конфигурации:

Пока учётная политика не настроена, документы будут проводиться с неверными счетами — исправлять потом придётся перепроведением за весь период.

НДС с реализации: счета-фактуры выданные и книга продаж

Исходящий НДС рождается из документов продажи. Проводите Реализацию (акты, накладные, услуги) в разделе Продажи, и программа автоматически формирует проводку Дт 90.03 Кт 68.02 на сумму налога.

Чтобы налог попал в книгу продаж , нужен счёт-фактура. Выписать его можно прямо из документа реализации — внизу формы есть поле «Счёт-фактура» и кнопка «Выписать счёт-фактуру». После нажатия создаётся отдельный документ с номером и датой.

Порядок действий:

1. Проведите документ реализации — проверьте ставку и сумму НДС в табличной части.
2. Нажмите «Выписать счёт-фактуру» внизу формы.
3. Убедитесь, что установлен код вида операции (обычно 01 — отгрузка).
4. Проверьте, что стоит галка «Выставлен» с датой — только выставленный счёт-фактура идёт в книгу продаж.

Отдельная ситуация — НДС с полученного аванса. Когда покупатель перечислил предоплату, с неё нужно начислить налог . Делается это регламентной операцией Операции → Регламентные операции НДС → Формирование записей книги продаж либо обработкой «Регистрация счетов-фактур на аванс» (Банк и касса → Счета-фактуры на аванс).

Проводки по авансам:

Входящий НДС: счета-фактуры полученные и вычеты

Налог, который вы платите поставщикам, при соблюдении условий ст. 171–172 НК РФ принимается к вычету и уменьшает НДС к уплате.

Чтобы вычет сработал, нужны три условия:

• 🔸 товары (работы, услуги) приняты к учёту и отражены документом поступления;
• 🔸 есть правильно оформленный счёт-фактура поставщика;
• 🔸 покупка предназначена для облагаемой НДС деятельности.

В 1С это оформляется так. Проводите Поступление (акты, накладные) в разделе Покупки. В нижней части документа — поля «Счёт-фактура №» и «от»; введите реквизиты документа поставщика и нажмите «Зарегистрировать». Появляется проводка Дт 19 Кт 60 на сумму входящего налога.

Дальше есть две развилки:

1. Галка «Отразить вычет НДС в книге покупок датой получения» стоит в счёте-фактуре — тогда вычет принимается сразу, проводкой Дт 68.02 Кт 19.
2. Галка снята — входящий НДС «висит» на счёте 19 и попадёт в вычет только после регламентной операции «Формирование записей книги покупок» в конце квартала.

Второй вариант удобнее для контроля: вы сами решаете, в каком квартале заявить вычет (право на перенос вычета — до трёх лет, п. 1.1 ст. 172 НК РФ).

Восстановление НДС и нестандартные операции

Иногда ранее принятый к вычету налог нужно вернуть в бюджет — это и есть восстановление НДС (ст. 170 НК РФ). Типичные случаи:

• переход на УСН или освобождение по ст. 145 — восстанавливается НДС по остаткам товаров и ОС;
• использование покупки в необлагаемой деятельности;
• получение от поставщика аванса обратно или зачёт аванса при отгрузке;
• уменьшение стоимости или количества ранее полученных товаров.

В программе это документ Операции → Регламентные операции НДС → Восстановление НДС. Он формирует проводку Дт 19 Кт 68.02 (или Дт 91.02 Кт 68.02, если налог идёт в расходы) и запись в книге продаж.

Отдельно стоит восстановление НДС с выданного аванса. Если вы перечислили поставщику предоплату и приняли авансовый НДС к вычету, то при получении товара этот вычет нужно восстановить:

Ещё две операции выбиваются из обычной схемы и требуют отдельных документов:

• Импортный НДС. При ввозе товаров налог платится не поставщику, а на таможне (или в ФНС при импорте из ЕАЭС). Входящий НДС учитывается на счёте 19.05, а к вычету принимается только после фактической уплаты. В 1С это документ Покупки → ГТД по импорту либо Заявление о ввозе товаров для поставок из стран ЕАЭС.
• НДС налогового агента. Если вы арендуете госимущество или покупаете у иностранца без представительства в РФ, вы сами удерживаете и перечисляете налог. В договоре с контрагентом ставится признак «Организация выступает в качестве налогового агента», и программа формирует счёт-фактуру агента и проводку Дт 76.НА Кт 68.02.

В обоих случаях вычет заявляется через ту же книгу покупок, но только после того, как налог реально уплачен в бюджет — иначе строка вычета в декларации будет необоснованной.

Формирование книг продаж и покупок

Книги — это не отдельные документы, а отчёты, которые собираются из проведённых счетов-фактур. Но перед их формированием нужно выполнить регламентные операции.

Откройте Операции → Регламентные операции НДС (или они включатся в Операции → Закрытие месяца). Ключевые операции:

• Формирование записей книги продаж — собирает начисленный НДС: реализации, авансы полученные, восстановление.
• Формирование записей книги покупок — собирает вычеты: по поступлениям, по закрытым авансам, по строительству и т. д.
• Распределение НДС — при раздельном учёте.

После проведения этих операций смотрите сами книги: Отчёты → НДС → Книга продаж и Отчёты → НДС → Книга покупок. Задайте период (квартал) и сформируйте.

Что проверить в книгах:

Удобный инструмент самоконтроля — отчёт «Экспресс-проверка ведения учёта» (Отчёты → Анализ учёта → Экспресс-проверка). В блоке по НДС он находит незарегистрированные счета-фактуры, расхождения и ошибки в нумерации.

Закрытие квартала и декларация по НДС

НДС — квартальный налог, поэтому регламентные операции и декларацию делают раз в три месяца, а не каждый месяц.

Последовательность закрытия квартала:

1. Проведите все документы реализации и поступления, выпишите счета-фактуры.
2. Выполните Закрытие месяца за три месяца квартала — внутри отработают операции по НДС.
3. Сформируйте книгу продаж и книгу покупок, сверьте обороты по 68.02.
4. Запустите «Экспресс-проверку» и устраните замечания.
5. Сформируйте декларацию.

Декларация находится в Отчёты → Регламентированные отчёты → 1С-Отчётность. Создаёте «Декларацию по НДС», указываете период (квартал), нажимаете «Заполнить» — программа подтянет данные из книг и регистров.

В декларации проверьте:

• 🔸 раздел 3 — начисление и вычеты, итоговую сумму к уплате или возмещению;
• 🔸 разделы 8 и 9 — выгрузку книги покупок и книги продаж (они сдаются в составе декларации);
• 🔸 контрольные соотношения — кнопка «Проверка → Проверить контрольные соотношения».

Сроки, которые задаёт НК РФ (ст. 174):

• 📅 Сдать декларацию — не позднее 25-го числа месяца, следующего за истёкшим кварталом. Только в электронном виде.
• 📅 Уплатить налог — равными долями по 1/3, не позднее 28-го числа каждого из трёх месяцев следующего квартала (через ЕНП).

Частые ошибки при формировании НДС

Эти огрехи всплывают в декларации чаще всего — проверьте их до сдачи:

• Не выписан счёт-фактура на реализацию. Проводка Дт 90.03 Кт 68.02 есть, а в книге продаж строки нет. Лечится кнопкой «Выписать счёт-фактуру» и перепроведением операции книги продаж.
• Входящий НДС завис на счёте 19. Вычет не заявлен, налог к уплате завышен. Проверьте остаток по счёту 19 и операцию «Формирование записей книги покупок».
• Аванс не закрыт. НДС начислен с аванса на 76.АВ, но при отгрузке вычет не принят — налог задвоен. Сверьте остаток 76.АВ.
• Расхождение разделов 3 и 8–9. Сумма вычетов в разделе 3 не бьётся с книгой покупок. Обычно причина — ручные проводки по 68.02 мимо документов.
• Ставка 10% вместо 20% в номенклатуре. Задайте правильную ставку НДС в карточке товара, иначе ошибка тиражируется на все продажи.