Заявки в 1С: какой документ выбрать и как оформить

«Заявка» в 1С — это не один документ, а несколько разных. Что именно формировать, зависит от цели: согласовать платёж — «Заявка на расходование денежных средств», заказать товар — «Заказ поставщику », выдать деньги сотруднику — цепочка «выдача под отчёт → авансовый отчёт». Поэтому первый шаг — определить, какую заявку вы оформляете, и только потом искать нужный документ в меню.

Важно учитывать и конфигурацию. Полноценные заявки на согласование расходов и заказы поставщикам есть в «1С:Управление торговлей 11», «Комплексной автоматизации» и ERP. В типовой «1С:Бухгалтерии 3.0» документов-заявок нет вовсе — там закупку и выдачу денег оформляют напрямую.

Ниже разберём, как понять, какой документ вам нужен, как его создать и провести, как настроить согласование и нумерацию и какие ошибки встречаются чаще всего.

С чего начать: какую заявку вы оформляете

Прежде чем что-то создавать, ответьте на один вопрос — зачем нужна заявка. От этого зависит и документ, и раздел меню.

Если точно не знаете, как называется документ в вашей базе, воспользуйтесь полем поиска вверху окна (значок лупы) — введите слово «заявка» или «заказ», и 1С покажет, в каких разделах есть подходящие списки.

Где искать документ в интерфейсе «Такси»

В современном интерфейсе «Такси» (платформа 8.3) слева расположена панель разделов: Главное, Закупки, Продажи, Казначейство (или Банк и касса) и другие. Состав разделов зависит от конфигурации.

Логика простая:

• 📦 заявки и заказы на товары — раздел Закупки или Продажи;
• 💳 заявки на деньги — раздел Казначейство (в УТ, КА, ERP) или Банк и касса (в «Бухгалтерии»);
• 🧾 подотчёт — раздел Банк и касса.

Если нужного пункта в панели не видно, нажмите значок шестерёнки в самом низу панели разделов и включите скрытые команды — интерфейс можно настроить под себя, лишние пункты часто спрятаны.

Заявка на закупку: заказ поставщику

Заявкой на закупку в 1С выступает документ «Заказ поставщику». Он фиксирует, что и в каком количестве вы собираетесь купить, и позволяет контролировать поступление по этому заказу.

Порядок создания в УТ 11, КА и ERP:

1. Откройте Закупки → Заказы поставщикам.
2. Нажмите Создать.
3. Выберите поставщика, организацию и склад поступления.
4. На вкладке с товарами подберите номенклатуру, укажите количество и цены.
5. Задайте нужный статус (например, «К поступлению») и проведите документ кнопкой Провести и закрыть.

Если раздела или команды «Заказы поставщикам» нет, функция выключена. Включается она в настройках: НСИ и администрирование → Закупки — там есть флажок использования заказов поставщикам. После включения заказ становится обязательным основанием для поступления, если в настройках задан соответствующий контроль — учитывайте это, чтобы приход не «завис».

У заказа есть статусы, которые показывают, на каком он этапе: например, «Не согласован», «К поступлению», «Закрыт». Статус удобно использовать как фильтр списка — сразу видно, какие заказы ещё ждут поставки, а какие уже отработаны. Количество поступившего и оставшегося товара программа считает по этому же заказу, если на его основании вводить поступления.

В «Бухгалтерии 3.0» заказов нет. Там закупку оформляют сразу документом Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД), а заявкой на бумаге или в почте занимается не программа.

Заявка на расходование денежных средств

Это ключевая заявка в торговых и производственных конфигурациях. Она нужна, чтобы согласовать платёж до того, как бухгалтер отправит деньги: сотрудник создаёт заявку, руководитель её утверждает, казначей ставит к оплате.

Документ живёт в разделе Казначейство → Заявки на расходование денежных средств (УТ 11, КА, ERP). Если команды нет — включите использование заявок в настройках раздела НСИ и администрирование → Казначейство.

Как сформировать:

1. Откройте список заявок, нажмите Создать.
2. Выберите организацию, форму оплаты (наличная или безналичная) и получателя.
3. Укажите сумму, статью движения денежных средств и, если нужно, договор или заказ-основание.
4. Запишите документ — он получит статус «Не согласована».
5. После согласования руководителем статус меняется, и заявка попадает в список к оплате.

Статусы заявки зависят от настроенного процесса согласования. В общем виде путь такой: «Не согласована» → «Согласована» → «К оплате» → «Оплачена»; отклонённая заявка получает статус отказа. Пока заявка не доведена до статуса оплаты, бухгалтер её не увидит в платежах.

Отдельного внимания требует статья движения денежных средств. Её указывают в каждой заявке, и именно по ней потом строится аналитика расходов и платёжный календарь. Если статью не выбрать, документ либо не проведётся, либо платёж попадёт «без статьи» и выпадет из отчётов. Для регулярных платежей (аренда, связь, налоги) статьи заводят заранее в соответствующем справочнике, чтобы не выбирать их каждый раз заново.

Отслеживать согласованные, но ещё не оплаченные заявки удобно через платёжный календарь в разделе Казначейство. Он показывает ожидаемые поступления и предстоящие платежи по датам, и по нему видно, хватает ли денег на согласованные заявки. Это и есть главный инструмент контроля: не список самих заявок, а картина платежей по дням.

Деньги под отчёт: от выдачи до авансового отчёта

Отдельного документа «заявка на подотчёт» в типовых конфигурациях нет. Заявление сотрудника на выдачу денег остаётся на бумаге или в служебной записке, а в 1С отражают два факта: выдачу денег и отчёт по ним.

Выдача наличных через кассу (в «Бухгалтерии 3.0»):

1. Откройте Банк и касса → Кассовые документы.
2. Создайте Выдачу наличных (расходный кассовый ордер ).
3. Укажите вид операции «Выдача подотчётному лицу», выберите сотрудника и сумму.
4. Проведите документ.

Перечисление на карту сотрудника оформляют документом «Списание с расчётного счёта» с видом операции «Перечисление подотчётному лицу».

Когда сотрудник приносит чеки и документы, создают Банк и касса → Авансовые отчёты:

1. Выберите подотчётное лицо.
2. На вкладке «Авансы» подберите документ выдачи денег — остаток долга подтянется.
3. На вкладках «Товары», «Оплата» или «Прочее» внесите, на что потрачены деньги, с реквизитами чеков.
4. Проведите отчёт.

После проведения 1С сама рассчитает остаток: либо сотрудник должен вернуть неизрасходованное, либо организация доплачивает перерасход. Возврат остатка оформляют приходным кассовым ордером, доплату перерасхода — новой выдачей наличных или перечислением.

Если денег под отчёт выдают регулярно одним и тем же сотрудникам, заявление на бумаге всё равно остаётся: это основание для выдачи и подтверждение, что сумма согласована. В 1С оно не хранится, но дату и сумму из заявления переносят в документ выдачи, чтобы данные совпадали с кассовой книгой.

Заявка на обслуживание и ремонт

Здесь важно не придумывать лишнего. В типовых «Бухгалтерии», «Зарплате и управлении персоналом» и «Управлении торговлей» документа «заявка на ремонт» нет — эти конфигурации для такой задачи не предназначены.

Заявки на обслуживание и ремонт ведут специализированные решения:

• 🔧 «1С:Управление нашей фирмой» (УНФ) — документ «Заказ-наряд»: в нём фиксируют работы, запчасти и исполнителя.
• 🏭 отраслевые конфигурации по ремонтам и сервису (например, на базе ERP с модулем ТОИР) — заявки на ремонт оборудования.

Если вам нужна именно заявка на ремонт, сначала уточните, в какой программе вы работаете. Общий порядок в УНФ:

1. Откройте раздел с заказами-нарядами.
2. Создайте документ, укажите клиента и оборудование.
3. Внесите перечень работ и материалов.
4. Проведите заказ — по нему можно отслеживать статус выполнения и выставить счёт.

Точные пути в отраслевых решениях отличаются от типовых, поэтому опирайтесь на встроенную справку конкретной конфигурации.

Нумерация документов и ввод на основании

Номер любой заявки 1С присваивает автоматически при записи. Вручную его менять почти никогда не нужно.

Из чего складывается номер:

• префикс информационной базы (задаётся при настройке базы);
• префикс организации (в карточке организации);
• порядковый номер внутри периода.

Нумерация обнуляется по периоду — чаще всего раз в год. Пропуски в номерах после удаления документов — это не ошибка, восстанавливать сквозной порядок не требуется.

Если номер действительно нужно задать руками (например, при переносе данных), в поле номера есть кнопка, снимающая автонумерацию, — после этого поле становится доступным для ввода. Снимайте автонумерацию только при необходимости: иначе появятся задвоенные номера.

«Шаблонов» в привычном смысле у документов 1С нет, но есть два приёма, которые их заменяют:

• Копирование. Выделите заявку в списке и нажмите F9 (или команду «Скопировать»). Создастся новый документ с теми же реквизитами — останется поправить детали.
• Ввод на основании. Из заказа поставщику можно ввести поступление, из согласованной заявки на расход — списание с расчётного счёта. Кнопка Создать на основании переносит данные без повторного ввода.

Для регулярных однотипных заявок удобнее всего держать один «эталонный» документ и копировать его. Так новый документ получает уже заполненные организацию, статью расходов и типовой состав — остаётся поправить сумму и дату. Это надёжнее, чем вводить заявку с нуля: меньше шансов забыть обязательный реквизит.

Частые ошибки при оформлении заявок

Большинство проблем с заявками сводится к четырём ситуациям.

Ещё две типичные путаницы:

• Выбирают не тот документ. «Заявка на расходование ДС» согласует платёж, но денег не двигает — её путают с платёжным поручением.
• Пытаются провести авансовый отчёт без документа выдачи денег. Сначала должна быть выдача из кассы или перечисление, иначе не с чем связать расход.

Частые вопросы