Транспортная накладная в 1С: от документа отгрузки до печатной формы

ТТН в 1С формируется из документа отгрузки: сначала проводят реализацию или перемещение товаров, затем по нему заполняют данные перевозки (перевозчик, автомобиль, водитель, адреса погрузки и выгрузки) и печатают транспортную накладную из меню Печать. Товары, количество и суммы программа берёт из документа-основания, вес — из карточек номенклатуры, остальное вносят вручную один раз и дальше подставляют из справочников.

В бухгалтерском учёте сама накладная проводок не даёт. Движения по счетам и остаткам формирует документ отгрузки, а транспортная накладная — это сопроводительный документ для перевозчика, грузополучателя и проверяющих на дороге.

Какую накладную формировать и что взять основанием

Под «ТТН» в обиходе понимают две разные формы, и 1С умеет печатать обе:

Если груз везёт перевозчик или собственный транспорт по договору перевозки, на руках у водителя должна быть именно транспортная накладная по действующей форме. Форма 1-Т — дополнительный документ, её печатают по желанию.

Основанием в 1С служит документ, который фиксирует движение товара:

• 🚚 Реализация товаров — отгрузка покупателю. В БП 3.0 это Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД).
• 🏬 Перемещение товаров — перевозка между своими складами, когда груз едет по дороге.
• ↩️ Возврат товаров поставщику — если возвращаете партию своим транспортом или через перевозчика.

Отдельно от отгрузки накладную не создают: без основания программе неоткуда взять перечень груза, и данные в ТН разойдутся с первичкой.

Подготовка справочников перед первой накладной

Первая накладная занимает 15–20 минут, следующие — две-три. Разница в том, насколько заполнены справочники. Проверьте четыре вещи до старта.

Вес и упаковка в номенклатуре

Раздел «Груз» требует массу брутто. 1С считает её как вес единицы × количество, поэтому вес должен стоять в карточке товара. Если поле пустое, в накладной будет ноль, и его придётся вписывать руками в каждой отгрузке.

💡 Для штучного товара указывайте вес одной единицы вместе с упаковкой. Пример: коробка 12 банок по 0,45 кг, тара 0,3 кг. Брутто одной коробки = 12 × 0,45 + 0,3 = 5,7 кг. При отгрузке 40 коробок масса составит 228 кг.

Контрагенты и адреса

У грузоотправителя и грузополучателя должны быть заполнены:

• 🏷️ полное наименование, ИНН, КПП;
• 📍 фактический адрес — по нему печатается место погрузки и выгрузки;
• ☎️ контактный телефон — он тоже попадает в форму.

Если товар забирают со склада по другому адресу, заведите этот адрес в карточке контрагента отдельной строкой контактной информации.

Перевозчик, автомобиль и водитель

Перевозчика заводят обычным контрагентом. Автомобиль и водителя в разных конфигурациях хранят по-разному: в УТ 11 и КА есть справочники для транспортных средств и водителей, в БП 3.0 эти данные часто вносят прямо в форме накладной и затем выбирают из ранее введённых значений.

Ответственные лица организации

Подписи со стороны грузоотправителя берутся из карточки организации (Главное → Организации, раздел с ответственными лицами для подписей). Если там пусто, расшифровки подписей в печатной форме останутся незаполненными.

Шапка документа: стороны перевозки и общие сведения

Шапку транспортной накладной 1С заполняет из документа-основания. Ваша задача — проверить, что стороны указаны правильно, а не просто скопированы из договора.

1. Откройте проведённую реализацию.
2. Проверьте поля Грузоотправитель и Грузополучатель. По умолчанию это ваша организация и покупатель. Если товар едет с чужого склада или на адрес третьего лица, укажите фактических участников.
3. Создайте транспортную накладную из документа: через Создать на основании или через ссылку на накладную в форме реализации — в зависимости от конфигурации и релиза.
4. Проверьте дату и номер ТН. Номер накладной не обязан совпадать с номером реализации: у многих компаний отдельная нумерация.
5. Заполните Заказчика перевозки, если им выступает не грузоотправитель (например, доставку оплачивает покупатель).

Сопроводительные документы на груз (накладная, УПД, сертификаты, ветеринарные документы) перечисляют в отдельном разделе. Обычно достаточно номера и даты УПД или ТОРГ-12, которые 1С подставит из основания.

Раздел «Груз»: товары, количество, масса

Это основная часть накладной. Здесь проще всего ошибиться, потому что форма ТН не повторяет товарную накладную построчно — в ней описывают груз как перевозимую единицу.

Что заполняют в разделе:

• 📦 Наименование груза — отгрузочное наименование. Можно перечислить позиции из реализации, а можно дать обобщённое название («продукты питания в коробах») и сослаться на УПД.
• 🔢 Количество грузовых мест — коробки, паллеты, мешки. Это не количество товара в штуках.
• 🏷️ Маркировка и упаковка — тип тары, способ упаковки.
• ⚖️ Масса брутто — фактическая, в килограммах. Для опасного груза добавляют класс опасности.
• 📏 Объём — если груз считают по объёму.
• 💰 Объявленная ценность — при необходимости; обычно берут сумму документа отгрузки.

Как не перепутать места и количество

В реализации стоит «240 шт. банок». В грузе — «20 мест» (коробки по 12 шт.). 1С не знает, сколько штук влезает в коробку, если это не настроено упаковками в номенклатуре. Если упаковки не ведёте, количество мест исправляйте вручную.

Если вес не подтянулся

Программа подставляет массу только для позиций с заполненным весом. Услуги и товары без веса дают ноль. Что делать:

1. Заполните вес в карточке номенклатуры.
2. Перезаполните табличную часть накладной из основания (команда перезаполнения есть в форме документа).
3. Если перезаполнять нельзя (уже внесены правки), исправьте массу вручную и сверьте с весом на весах склада.

Транспортное средство, водитель и перевозчик

Этот блок 1С не может взять из реализации — данных о машине там нет. Его заполняют в самой накладной.

Перевозчик

Укажите организацию или ИП, которые везут груз. Если везёте своим транспортом, перевозчиком указывают вашу организацию. Если машина наёмная, но водитель — сотрудник перевозчика, в ТН идут реквизиты перевозчика.

Транспортное средство

Обязательные данные по машине:

💡 Номер машины вводите кириллицей с пробелом перед регионом, как в свидетельстве о регистрации. Латинские буквы, похожие на русские, ломают поиск по справочнику: машина «А123ВС» и «A123BC» для 1С — два разных автомобиля.

Водитель

ФИО, номер водительского удостоверения, контактный телефон. Если водитель ездит регулярно, заведите его один раз — в следующих накладных выбирайте из списка.

Места погрузки и выгрузки

Адреса по умолчанию берутся из карточек контрагентов. Проверьте их перед печатью: если товар забирают с другого склада, исправьте адрес погрузки, иначе водитель приедет не туда, а в документе окажется недостоверный маршрут.

Проведение транспортной накладной и её статусы

С учётной стороны всё просто: документ отгрузки проводят до создания ТН. Накладная фиксирует данные перевозки и может только записываться без движений или проводиться — это зависит от конфигурации. Остатки товаров и счета учёта она не меняет.

Типичная последовательность:

1. Реализация проведена — товар списан, выручка отражена.
2. ТН записана — заполнены груз, машина, водитель; можно печатать.
3. ТН распечатана и подписана грузоотправителем и водителем при погрузке.
4. Груз сдан — грузополучатель отмечает приём, дату и время прибытия, замечания.
5. Подписанный экземпляр вернулся — его сканируют или прикрепляют к документу через присоединённые файлы.

Бумажную ТН оформляют в трёх экземплярах: для грузоотправителя, грузополучателя и перевозчика. Количество копий при печати задайте сразу — в окне печати есть поле числа экземпляров.

Электронная ТН и титулы

Если вы работаете с ЭТрН, к бумажной последовательности добавляются электронные статусы. Документ проходит через информационную систему электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД) и подписывается по титулам: грузоотправитель формирует свой титул, затем перевозчик подтверждает приём груза, грузополучатель — получение, перевозчик — сдачу.

В 1С ЭТрН отправляют через сервис электронного документооборота, который подключают в разделе Администрирование → Интернет-поддержка и сервисы или в настройках обмена с контрагентами. Текущий статус обмена отображается в самой накладной и в рабочем месте ЭДО.

Печатные формы ТТН и выгрузка данных

Печать запускают из документа реализации или из самой накладной через кнопку Печать. В списке обычно есть:

• 📄 Транспортная накладная — форма по Правилам перевозок грузов;
• 📄 Товарно-транспортная накладная (1-Т) — старая форма Госкомстата;
• 📄 Комплект документов — несколько форм одним нажатием (УПД + ТН), если настроен.

Если в меню Печать нет транспортной накладной, проверьте релиз конфигурации: форма по действующим правилам появилась в типовых решениях после 2021 года. В старых релизах её нет, и тогда сначала обновляют программу.

Как выгрузить накладную

Из окна предварительного просмотра документ сохраняют кнопкой сохранения в PDF, XLSX или MXL. Отправить его по почте можно сразу из этого же окна, если в программе настроена учётная запись электронной почты.

💡 Сохраняйте в PDF: перевозчик и получатель откроют его на любом устройстве, а расположение полей не съедет, как бывает с Excel.

Если форма печатается с ошибками

Поля «уезжают» или текст обрезается обычно из-за масштаба печати. В окне предварительного просмотра выберите размещение на одной странице по ширине. Если нужна своя версия формы (логотип, дополнительные поля), не правьте типовой макет напрямую в конфигурации — сделайте внешнюю печатную форму или расширение. Тогда доработка переживёт обновление.

Частые вопросы