Как повысить оклады всем сотрудникам в ЗУП 3.1 и не потерять индексацию среднего заработка

Индексацию заработной платы в 1С ЗУП 8.3 (конфигурация ЗУП 3.1 на платформе 8.3) проводят одним документом: Зарплата → Изменения оплаты труда → Создать → Изменение оплаты труда. В нём выбирают сотрудников, дату повышения, увеличивают оклад на процент или до новой суммы и ставят флажок «Учитывать как индексацию заработка». Этот флажок важнее самих новых окладов: без него программа не поднимет средний заработок для отпускных, командировок и компенсации при увольнении.

Для одного-двух сотрудников хватит кадрового перевода, для отдела или всей организации удобнее групповой документ. Перед вводом проверьте, ведётся ли в базе штатное расписание: от этого зависит порядок действий.

Подготовка к индексации зарплаты: что сделать до ввода в 1С

Статья 134 ТК РФ обязывает работодателя индексировать зарплату. Коммерческие организации сами выбирают порядок: процент, периодичность, ориентир (обычно инфляция). Этот порядок закрепляют в коллективном договоре, положении об оплате труда или другом локальном акте.

Программа ничего из этого не решает за вас. Перед вводом документа соберите на руках:

• 📄 приказ об индексации — дата, процент или новые суммы, круг сотрудников;
• 🏢 охват — вся организация, отдельное подразделение или выборочные сотрудники (от этого зависит пересчёт среднего, см. ниже);
• 📝 дополнительные соглашения — повышение оклада меняет условие трудового договора, поэтому оформляется письменно (ст. 72 ТК РФ);
• 💰 проверку на МРОТ — после повышения месячная зарплата при полной норме времени не должна быть ниже минимального размера оплаты труда.

Дата и процент: как договориться заранее

Дату повышения выбирайте с первого числа месяца. Тогда в месяце не будет двух окладов, и расчётный листок читается проще: одна строка оклада вместо двух с разными днями.

Процент задаёт руководство, а бухгалтер может подсказать ориентир. Например, фонд оплаты отдела — 600 000 ₽ в месяц. При индексации на 6% он вырастет на 36 000 ₽, а с учётом страховых взносов по общему тарифу 30% расход составит около 46 800 ₽ в месяц. Такой расчёт полезно показать до подписания приказа.

Если индексацию проводят раз в год, удобно привязать её к одному и тому же месяцу. Так проще контролировать, что повышение действительно было, и отвечать на вопросы проверяющих.

Штатное расписание: сначала оно, потом оклады

Посмотрите настройку Настройка → Кадровый учёт → Настройка штатного расписания. Если там включено ведение штатного расписания и автоматическая проверка кадровых документов на соответствие ему, порядок такой:

1. Сначала меняют штатное расписание документом «Изменение штатного расписания» (Кадры → Штатное расписание).
2. Потом поднимают оклады сотрудникам.

Если пропустить первый шаг, документ с новыми окладами не пройдёт проверку: суммы не совпадут с позициями штатного расписания.

Документ «Изменение оплаты труда» в ЗУП 3.1: пошаговая инструкция

Документ предназначен для группового изменения плановых начислений. Для одного сотрудника можно сделать то же самое через кадровый перевод, но при массовой индексации удобнее групповой документ.

Шаг 1. Создайте документ

Откройте Зарплата → Изменения оплаты труда. Это журнал, в котором лежат документы разных видов. Нажмите Создать и выберите «Изменение оплаты труда».

Шаг 2. Заполните шапку

• Организация — если в базе их несколько, документ создают отдельно на каждую.
• Подразделение — указывают, когда индексация касается одного отдела. Для всей организации поле оставляют пустым.
• Дата изменения — день, с которого действует новый оклад. Обычно первое число месяца, указанное в приказе.

Шаг 3. Заполните сотрудников

Кнопка Заполнить подставит всех работающих на дату изменения (с учётом подразделения, если оно указано). Для выборочной индексации используйте Подбор и отметьте нужных людей.

В табличной части появятся текущие начисления и показатели каждого: оклад, тарифная ставка, надбавки, у которых есть показатель-сумма.

Шаг 4. Пересчитайте оклады

Способы пересчёта разобраны в следующем разделе. Новые значения появятся в колонках показателей, старые останутся рядом для сравнения.

Шаг 5. Отметьте индексацию заработка

Включите флажок «Учитывать как индексацию заработка». Этот флажок регистрирует коэффициент для пересчёта среднего. Если повышение не является индексацией (например, персональная прибавка за новые обязанности), флажок не ставят.

Шаг 6. Распечатайте и проведите

Через кнопку Печать выведите приказ или дополнительное соглашение, если такие формы есть в вашем релизе. Затем нажмите Провести и закрыть.

Способы изменить оклады в документе: процент, сумма, новое значение

Пересчитывать каждого сотрудника вручную не нужно. Выделите строки в табличной части и вызовите в командной панели команду изменения показателей. В открывшемся окне выбирают показатель (например, «Оклад»), способ пересчёта и величину.

Округление новых окладов

Оклад 47 350 ₽ после +8% превращается в 51 138 ₽. Оклад 33 125 ₽ — в 35 775 ₽. А, например, 41 237 ₽ даст 44 535,96 ₽.

Если положение об оплате труда требует целых рублей или округления до десятков, сделайте это сразу в документе. Исправлять оклады повторным документом потом хуже: появится вторая запись истории, и коэффициент индексации посчитается по уже изменённой сумме.

Надбавки и доплаты

Индексируйте те показатели, которые указаны в приказе. Если надбавка задана процентом от оклада, она вырастет сама вместе с окладом. Если надбавка задана суммой, её нужно пересчитать отдельно — иначе она останется прежней.

Проведение документа: что регистрирует ЗУП

При проведении программа делает три вещи.

1. Записывает новые плановые начисления с даты изменения. С этого дня в документе «Начисление зарплаты и взносов» оклад будет считаться по новой сумме.
2. Регистрирует коэффициент индексации, если стоит флажок. Коэффициент — отношение нового значения показателя к старому. При окладе 50 000 → 54 000 он равен 1,08.
3. Регистрирует перерасчёты, если дата изменения попала в уже рассчитанный месяц.

Индексация «задним числом»

Приказ подписали 15 марта, а повышение действует с 1 марта, и март уже начислен. После проведения документа программа создаст записи о перерасчёте, их видно в Зарплата → Перерасчёты.

В следующем документе начисления зарплаты перерасчёт подтянется автоматически: разница за март будет доначислена в текущем месяце. Удалять и перепроводить мартовское начисление не нужно.

Отпуск, совпавший с датой индексации

Если сотрудник в отпуске на дату повышения, программа пересчитает часть отпускных, приходящуюся на дни после индексации. Для этого тоже регистрируется перерасчёт по документу отпуска.

Как индексация влияет на средний заработок

Средний заработок нужен для отпускных, командировочных, компенсации за неиспользованный отпуск, выходного пособия. По статье 139 ТК РФ при повышении окладов в организации средний заработок тоже повышают. Порядок описан в Положении об особенностях порядка исчисления средней заработной платы.

Ключевое условие — повышение должно быть общим: для всей организации, филиала или структурного подразделения. Индивидуальное повышение одному сотруднику средний не индексирует.

Три ситуации и что делает программа

ЗУП выбирает нужный вариант сам по зарегистрированному коэффициенту. Ваша задача — чтобы коэффициент был зарегистрирован.

Пример с цифрами

Оклад сотрудника — 50 000 ₽, с 1 февраля его подняли до 54 000 ₽ (коэффициент 1,08). Отпуск 14 дней с 12 мая. Расчётный период — с мая прошлого года по апрель, все месяцы отработаны полностью.

• Май — январь: 9 × 50 000 = 450 000 ₽. С индексацией: 450 000 × 1,08 = 486 000 ₽.
• Февраль — апрель: 3 × 54 000 = 162 000 ₽, уже по новому окладу.
• Итого: 486 000 + 162 000 = 648 000 ₽.
• Среднедневной: 648 000 / 12 / 29,3 = 1 843,00 ₽.
• Отпускные: 1 843,00 × 14 = 25 802,00 ₽.

Без индексации было бы 612 000 / 12 / 29,3 = 1 740,61 ₽ в день и 24 368,54 ₽ за отпуск. Разница — 1 433,46 ₽ в пользу сотрудника. Если её не доплатить, при проверке трудовой инспекцией это недоплата отпускных.

Что не индексируется

• 🩺 Больничные и декретные. Пособия считают по фактическому заработку за два года по правилам закона об обязательном социальном страховании. Коэффициент индексации на них не действует.
• 🎁 Премии в фиксированной сумме. Индексация среднего применяется к выплатам, которые установлены к окладу (в процентах или в кратности). Как программа учитывает конкретную премию, задаётся в настройках вида начисления на вкладке среднего заработка.

Как проверить результаты индексации в 1С ЗУП

После проведения документа потратьте десять минут на проверку, пока не начислили зарплату.

Новые оклады

• Карточка сотрудника. Откройте ссылку оплаты труда в карточке: там видна история плановых начислений с датами.
• Отчёт «Штатная расстановка» (Кадры → Кадровые отчёты). Сформируйте его на дату после индексации и сравните оклады с приказом.

Начисление зарплаты

Начислите зарплату за месяц индексации. Откройте расчётный листок одного-двух сотрудников и проверьте:

• оклад посчитан по новой сумме;
• если была ретроспектива — есть строка перерасчёта за прошлый месяц;
• процентные надбавки выросли вместе с окладом.

Средний заработок

Создайте черновик документа отпуска на сотрудника, у которого повышение попало в расчётный период. Откройте подробности расчёта среднего заработка: у месяцев до повышения должен стоять коэффициент индексации, а сумма заработка — увеличенная. Проверили — удалите черновик, не проводя его.

Частые ошибки при индексации окладов и как их исправить

Забыли флажок индексации

Оклады выросли, а отпускные считаются по старой базе. Откройте проведённый документ, поставьте флажок и перепроведите. Отпуска и компенсации, рассчитанные после даты индексации, пересчитайте: программа зарегистрирует перерасчёты по ним.

Индексацию провели двумя документами на один день

Например, сначала подняли оклад на 8%, потом исправили копейки вторым документом с той же датой и тоже с флажком. Коэффициент удвоится или посчитается неверно. Оставьте один документ с итоговыми суммами, второй отмените.

Флажок поставили на индивидуальное повышение

Сотруднику подняли оклад за новую должность и отметили это как индексацию. Средний заработок вырос без оснований — это переплата. Снимите флажок в документе.

Неверная дата изменения

Указали дату приказа вместо даты, с которой действует повышение. В результате либо лишний перерасчёт, либо недоплата за несколько дней. Исправьте дату в документе и перепроведите: перерасчёты обновятся.

Частые вопросы