Индексация заработка в ЗУП 3.1: от настройки до перерасчёта среднего

Индексацию в 1С ЗУП 3.1 включают одним флажком: Настройка → Расчёт зарплаты → Выполняется индексация заработка сотрудников. После этого в программе появляются документы, которые поднимают оклады и тарифы на заданный коэффициент и сами учитывают повышение при расчёте отпускных и командировок.

Главный вопрос обычно не «где кнопка», а какой из двух документов применить и почему коэффициент иногда не подхватывается в среднем заработке. Разберём порядок действий на числах: от флажка в настройках до проверки результата в расчётном листке.

Коэффициент в документе задаётся как множитель: 1,05 — это рост на 5 %, а не «пять». Если ввести 5 вместо 1,05, оклады вырастут в пять раз. Это самая частая и дорогая ошибка при индексации.

Что требует закон и на сколько поднимать оклады

Статья 134 ТК РФ обязывает индексировать зарплату всех работодателей — и бюджетных, и коммерческих. Разница в том, чем установлен порядок.

• Бюджетные организации индексируют по нормативным актам соответствующего уровня.
• Коммерческие сами прописывают порядок в коллективном договоре, положении об оплате труда или другом локальном акте.

Фиксированного коэффициента для коммерческих компаний в законе нет. Ориентир — рост потребительских цен (индекс Росстата). Роструд и суды исходят из того, что индексация должна покрывать инфляцию: формальная прибавка «на 100 рублей» риск спора не снимает.

На практике коэффициент привязывают к годовой инфляции по данным Росстата: если за год цены выросли ориентировочно на 7–8 %, коэффициент индексации берут 1,07–1,08. Конкретное число — на усмотрение работодателя, но заметно ниже инфляции его выбирать рискованно: именно это чаще всего оспаривают при проверках.

Важный нюанс: повышение МРОТ не заменяет индексацию. Доведение зарплаты до нового минимума и индексация — разные обязанности, одно не закрывает другое. Если в организации вообще нет механизма индексации, трудовая инспекция может применить статью 5.27 КоАП РФ (предупреждение или штраф на должностное лицо и на организацию).

Что подготовить перед запуском

Сам документ в ЗУП заполняется за минуту, а вот основание под него готовят заранее. Перед тем как открывать программу, проверьте, что у вас есть всё необходимое.

Последний пункт — не формальность. От того, индексируете вы всех или выборочно, напрямую зависит, пересчитается ли средний заработок (об этом ниже). Решение лучше принять до проведения документа, а не удивляться результату в отпускных.

Включаем индексацию в настройках

Без флажка в настройках документы индексации в интерфейсе просто не появятся.

1. Откройте Настройка → Расчёт зарплаты.
2. Установите флажок «Выполняется индексация заработка сотрудников».
3. Запишите настройку.

Дальше поведение зависит от того, ведёте ли вы штатное расписание. Проверьте: Настройка → Кадровый учёт → Ведётся штатное расписание.

Индексируются плановые начисления, у которых в карточке вида начисления (Настройка → Начисления) стоит признак участия в индексации. У типовых «Оплата по окладу» и тарифных начислений он включён изначально. Разовые и натуральные начисления, а также выплаты, не зависящие от оклада, в индексацию не попадают — это нормально.

Если нужно проиндексировать нетиповое начисление (например, персональную надбавку, заданную в рублях), откройте его вид в Настройка → Начисления и проверьте признак участия в индексации. Начисления, рассчитываемые в процентах от оклада, пересчитаются сами вслед за окладом — отдельно их индексировать не нужно, иначе прибавка задвоится.

Какой документ выбрать: штатное расписание или заработок

В ЗУП 3.1 за индексацию отвечают два разных документа, и выбор между ними определяется только одним условием — ведётся штатное расписание или нет.

Оба документа находятся в разделе Зарплата. Если команды нет на панели раздела, откройте полный список документов раздела — документ называется по своему типу, перепутать трудно.

Применять оба документа к одним и тем же людям за один месяц не нужно: выберите один по правилу выше.

Разница не только в интерфейсе. «Индексация штатного расписания» работает в два шага: сначала меняет плановые оклады в позициях штатки, а затем на их основе формирует изменения плановых начислений сотрудников, занимающих эти позиции. Если у вас штатное расписание с историей изменений, индексация попадёт в эту историю отдельной записью — штатка остаётся единым источником данных об окладах. «Индексация заработка сотрудников» этот промежуточный слой пропускает и правит начисления работников напрямую, поэтому и применяется там, где штатки нет.

Заполняем документ индексации по шагам

Порядок одинаков для обоих документов, отличается только объект изменения (позиция штатки либо начисление сотрудника).

1. Создайте документ и укажите месяц, с которого действует новый размер оплаты.
2. Задайте коэффициент индексации — например, 1,05.
3. Подберите сотрудников или позиции штатного расписания. Можно отобрать всю организацию, подразделение или список вручную.
4. Нажмите пересчёт — программа умножит текущие размеры на коэффициент и покажет старое и новое значение по каждой строке.
5. Проверьте суммы глазами хотя бы по нескольким строкам и проведите документ.

Пример: оклад 40 000 ₽, коэффициент 1,05. Новый оклад — 40 000 × 1,05 = 42 000 ₽, прибавка 2 000 ₽.

Если часть сотрудников нужно проиндексировать на другой процент, сделайте отдельный документ со своим коэффициентом и своим списком — в одном документе один коэффициент на все строки.

Подбор удобно делать не поимённо, а сразу по организации или подразделению — тогда в документ попадут все, кого затрагивает приказ. Лишние строки из подобранного списка можно удалить. Для контроля перед проведением сверьте число строк с количеством сотрудников по приказу: расхождение обычно означает, что кого-то не подобрали или, наоборот, захватили уволенных.

Индексация с середины месяца и при неполной отработке

Документ действует с начала указанного месяца. Если по приказу повышение вступает в силу с 1-го числа — вопросов нет, весь месяц считается по новому окладу.

Сложнее, когда оклад повышается с середины месяца. Прямого «частичного» коэффициента в документе индексации нет: он меняет плановый размер начисления с даты начала действия. Чтобы получить расчёт «часть месяца по старому окладу, часть по новому», оклад меняют кадровым документом (кадровый перевод или изменение оплаты) на нужную дату внутри месяца — тогда ЗУП разобьёт начисление по периодам действия пропорционально отработанным дням.

Пример. Оклад 40 000 ₽ повышается до 44 000 ₽ с 16-го числа месяца, в котором 20 рабочих дней, из них 10 приходится на период до 16-го и 10 — после. Программа посчитает две части: 40 000 / 20 × 10 = 20 000 ₽ по старому окладу плюс 44 000 / 20 × 10 = 22 000 ₽ по новому. Итог за месяц — 42 000 ₽.

Для сотрудника, отработавшего неполный месяц (отпуск, больничный, приём в середине месяца), повышенный оклад всё равно считается пропорционально отработанному времени — отдельной настройки для этого не требуется. Тарифная ставка при этом не меняется, меняется только количество оплачиваемых дней или часов, которое ЗУП берёт из табеля.

Как индексация влияет на средний заработок

Это место, где чаще всего возникает путаница. По статье 139 ТК РФ и Постановлению Правительства № 922 при повышении окладов средний заработок за прошлые месяцы пересчитывается через коэффициент повышения — но только при одном условии.

Коэффициент применяется к выплатам до повышения, если оклады подняли всем сотрудникам организации, филиала или структурного подразделения. Если проиндексировали выборочно (одного человека, отдел), пересчёта среднего по коэффициенту не будет — и это требование закона, а не сбой программы.

ЗУП 3.1 определяет коэффициент автоматически:

• Повышение затронуло всё подразделение/организацию → программа сама умножит прошлые выплаты на коэффициент при расчёте отпуска, командировки, компенсации.
• Повышение выборочное → коэффициент не применяется, средний считается по фактическим суммам.

Как это считается на числах. Сотрудник уходит в отпуск в мае, расчётный период — предыдущие 12 месяцев. Оклад подняли с марта всем сотрудникам: было 40 000 ₽, стало 44 000 ₽. Коэффициент повышения — 44 000 / 40 000 = 1,1.

Выплаты расчётного периода до марта (когда оклад был 40 000) программа умножит на 1,1, а начисления за март–апрель возьмёт как есть — они уже посчитаны по новому окладу. Так средний заработок подтягивается к текущему уровню оплаты, и отпускные не «проседают» из-за того, что бóльшая часть расчётного периода пришлась на старый оклад.

Коэффициент применяется именно к окладной части. Премии и доплаты, заданные в фиксированной сумме (а не в процентах от оклада), на коэффициент не индексируются — это тоже требование Постановления № 922.

Проверка результата и типичные ошибки

Результат смотрите там, где видны начисления сотрудника: расчётный листок и отчёты по начисленной зарплате за месяц индексации. Новый оклад должен совпасть с старый × коэффициент. Удобно свериться по отчёту об анализе зарплаты за два соседних месяца — до и после индексации: фонд оплаты труда должен вырасти ровно на заданный процент, и если прирост другой, значит проиндексированы не все начисления или не все сотрудники.

Теперь ошибки, которые реально ломают расчёт (а не повторяют шаги выше):

Отдельно про отчётность: индексация не создаёт специальных проводок и отдельных строк. Повышенные суммы автоматически попадают в расчёт НДФЛ и страховых взносов, в 6-НДФЛ и РСВ за соответствующий период — как обычное начисление. Проверять здесь нужно не «особый учёт индексации», а то, что новый оклад корректно отразился в начислениях месяца.