Расчёт НДФЛ в 1С: как программа считает налог по сотрудникам

1С считает НДФЛ нарастающим итогом с начала года по каждому сотруднику: берёт облагаемый доход, вычитает положенные вычеты, умножает остаток на ставку и отнимает налог, уже удержанный в предыдущих месяцах. Запускается этот расчёт автоматически, когда вы проводите документ начисления — отдельную кнопку «посчитать налог» нажимать не нужно.

Исчисленный налог 1С хранит отдельно от удержанного и перечисленного. Из-за этого в одном месяце могут не сойтись три суммы, и именно здесь чаще всего рождаются вопросы «почему программа насчитала не столько». Ниже — как устроен этот механизм в ЗУП 3.1 и Бухгалтерии 3.0, как подключаются вычеты и ставки и как исправить расхождение вручную.

На каких данных строится расчёт налога

НДФЛ в 1С — это не одна цифра в документе, а результат работы нескольких регистров накопления. Программа отдельно ведёт учёт:

• 📥 доходов — с датой фактического получения и кодом дохода (2000 — оклад, 2012 — отпускные, 2300 — больничный и т. д.);
• 🧮 исчисленного налога — сколько начислено к уплате нарастающим итогом;
• ✂️ удержанного налога — сколько реально вычли при выплате;
• 🏦 перечисленного — что ушло на единый налоговый счёт.

Ключевой момент: с 2023 года датой получения дохода в виде зарплаты считается день выплаты, а не последний день месяца. Поэтому аванс и окончательный расчёт — это два разных дохода с разными датами, и налог удерживается при каждой выплате.

Именно поэтому важно проводить документы в хронологическом порядке. Если задним числом изменить январское начисление, когда февраль уже рассчитан, накопительный итог «поедет», и февральский налог программа покажет неверно до перепроведения.

Как программа считает налог автоматически

Расчёт укладывается в несколько шагов, которые 1С выполняет при каждом проведении документа начисления:

1. Собирает все облагаемые доходы сотрудника с начала года по текущий месяц.
2. Вычитает из них вычеты, положенные за те же месяцы.
3. Умножает налоговую базу на ставку (с учётом прогрессии — см. ниже).
4. Отнимает НДФЛ, уже исчисленный в предыдущих месяцах.
5. Разницу показывает как налог к удержанию текущего месяца.

Простой пример. Оклад 60 000 ₽, один ребёнок (вычет 1400 ₽):

• Январь: база 60 000 − 1400 = 58 600, налог 58 600 × 13 % = 7618 ₽.
• Февраль: доход нарастающим 120 000, вычеты 2800, база 117 200, налог 15 236. Минус удержанные в январе 7618 → к удержанию в феврале снова 7618 ₽.

Схема нарастающего итога сама выравнивает округления: если в одном месяце программа округлила налог в большую сторону, в следующем это компенсируется. Поэтому помесячные суммы могут отличаться на рубль — это нормально.

Удержание налога 1С фиксирует не в документе начисления, а в ведомости на выплату (Ведомость в банк, Ведомость в кассу). Пока выплаты нет — есть только исчисленный налог, удержанного ещё нет. Это частый источник путаницы: зарплата начислена, а в отчёте по удержанному НДФЛ пусто, потому что ведомость не проведена.

Как вычеты уменьшают налоговую базу

Вычеты программа применяет автоматически, но только если они заведены в карточке сотрудника. Путь к настройке зависит от конфигурации.

Стандартные вычеты на детей действуют до тех пор, пока доход нарастающим итогом не превысит предельную величину. Как только порог пройден — со следующего месяца вычет не предоставляется, и 1С сама перестаёт его применять.

Действующие размеры детских вычетов:

• первый ребёнок — 1400 ₽;
• второй — 2800 ₽;
• третий и каждый следующий — 6000 ₽;
• на ребёнка-инвалида — 12 000 ₽ родителю (дополнительно к обычному).

Имущественные и социальные вычеты заводятся по уведомлению от налоговой: в карточке создаётся документ-основание с суммой и номером уведомления, после чего программа уменьшает базу вплоть до исчерпания суммы.

Ставки налога и когда 1С переключает прогрессию

Для резидентов основной доход (зарплата, отпускные, больничные) облагается по прогрессивной шкале. Программа сама отслеживает, когда совокупный доход с начала года переходит в следующую ступень, и применяет к сумме сверх порога повышенную ставку:

Повышенная ставка применяется не ко всему доходу, а только к части, превысившей порог. 1С рассчитывает это автоматически — ручная «перекладка» между ставками не требуется.

Пример. Доход сотрудника нарастающим итогом дошёл до 2 500 000 ₽. Налог считается так: с первых 2 400 000 берётся 13 % (312 000 ₽), а с превышения 100 000 — уже 15 % (15 000 ₽). Итого исчислено 327 000 ₽. В месяце, когда доход перешагнул порог, программа сама разложит сумму по двум ставкам — в расчётном листке это видно отдельными строками.

Отдельные ставки программа подставляет сама по признаку налогоплательщика и коду дохода:

• нерезидент — 30 % (кроме высококвалифицированных специалистов, патентников, беженцев и граждан ЕАЭС, у которых 13 / 15 %);
• материальная выгода, выигрыши сверх лимита — 35 %;
• дивиденды — отдельная база со ставками 13 / 15 %.

Статус резидента задаётся в карточке сотрудника (Налог на доходы → статус налогоплательщика). Если статус указан неверно, вся сумма налога будет посчитана не по той ставке — это одна из самых частых причин расхождений.

Ручная корректировка и исправление расхождений

Если автоматический расчёт разошёлся с ожидаемым, сперва найдите причину, а потом правьте. Типовые ситуации:

Инструменты правки по возрастанию «радикальности»:

1. Перепроведение документа. Самый безопасный способ. Если изменились исходные данные (оклад, вычеты, статус) — просто перепроведите начисление, и налог пересчитается.
2. Документ «Перерасчёт НДФЛ». Пересчитывает исчисленный налог за выбранный период по всем или одному сотруднику. Применяют, когда данные поправили задним числом.
3. Документ «Операция учёта НДФЛ». Прямая правка регистров: доход, исчисленный, удержанный и перечисленный налог. Это ручной ввод — им пользуются, когда типовые документы не дают нужного результата (например, переход из другой программы в середине года).

Возврат излишне удержанного налога оформляется отдельным документом Возврат НДФЛ на основании заявления сотрудника — просто уменьшить удержание «в минус» в ведомости нельзя.

Отчёты для проверки и сверка с 6-НДФЛ

Прежде чем сдавать отчётность, сверьте три суммы — исчислено, удержано, перечислено. Для этого в программе есть специальные отчёты.

Что смотреть в первую очередь:

• «Анализ НДФЛ по месяцам» — видно исчисленный, удержанный и перечисленный налог по каждому сотруднику. Строки, где исчислено ≠ удержано, — кандидаты на разбор.
• «Контроль сроков уплаты НДФЛ» — показывает, попали ли удержания в нужный расчётный период и не нарушен ли срок.
• «Подробный анализ НДФЛ по сотруднику» — помесячная расшифровка по одному человеку, удобно для разбора конкретного спора.

Форму 6-НДФЛ программа заполняет автоматически из тех же регистров. Если отчёт собрался с ошибками — почти всегда дело не в самой форме, а в данных: непроведённая ведомость, неверная дата выплаты, лишний вычет. Исправляют источник, а потом перезаполняют 6-НДФЛ.

Уведомление об исчисленных суммах по НДФЛ подаётся дважды в месяц — программа формирует его в разделе отчётности исходя из удержаний за соответствующий расчётный период. Контрольные соотношения проверяйте встроенной проверкой перед отправкой.

Перед сдачей отчётности пройдитесь по короткому списку: все ведомости на выплату проведены; статусы резидентов в карточках верны; вычеты подтверждены заявлениями и уведомлениями; в «Анализе НДФЛ» исчислено равно удержанному; 6-НДФЛ перезаполнена после правок. Если все пять пунктов закрыты — отчёт сойдётся с контрольными соотношениями.

Какие проводки формирует 1С по НДФЛ

Сам налог бухгалтерские проводки делает только в учётной программе. Здесь важно понимать разницу между конфигурациями:

• Бухгалтерия 3.0 формирует проводки по НДФЛ сама — при проведении документов начисления зарплаты и списания с расчётного счёта.
• ЗУП 3.1 проводки не делает: она считает налог и передаёт результат в бухгалтерскую программу документом Отражение зарплаты в бухучёте. Проводки появляются уже в Бухгалтерии после загрузки.

Базовая схема такая:

Проводка удержания формируется не в момент начисления, а при удержании — то есть привязана к выплате, как и сам механизм расчёта. Начисление зарплаты даёт проводки по счетам затрат (Дт 20, 26, 44 Кт 70), а удержание налога уменьшает задолженность перед сотрудником внутри счёта 70.

Если нужно увидеть всю цепочку по конкретному сотруднику, в Бухгалтерии удобен отчёт по счёту 68 с отбором по субсчёту НДФЛ: там видно и начисленный к уплате налог (кредит), и перечисленный (дебет).

Частые вопросы