Ошибка в счёте-фактуре: исправленный, корректировочный или правка документа

Исправить СФ в 1С можно тремя способами, и выбор зависит от двух вопросов: ушёл ли счёт-фактура покупателю и что именно в нём не так. Пока документ никуда не отправлен, его правят прямо в базе. Если покупатель его уже получил, а ошибка была с самого начала, оформляют исправленный счёт-фактуру через документ Корректировка реализации. Если стороны договорились изменить цену или количество после отгрузки, нужен корректировочный счёт-фактура (КСФ).

Пути меню даны для 1С:Бухгалтерии 3.0 в интерфейсе «Такси». У покупателя всё зеркально: вместо Корректировки реализации работает Корректировка поступления.

Что за ошибка: от этого зависит способ исправления

Прежде чем что-то делать в 1С, разберитесь с характером ошибки. Налоговый кодекс делит их на две группы.

🔴 Критичные — мешают налоговой понять, кто продавец и покупатель, что продано, по какой цене, с какой ставкой и суммой НДС (п. 2 ст. 169 НК РФ). Пример: неверный ИНН покупателя, ошибка в сумме, ставка 20% вместо 10%. С таким документом покупатель рискует потерять вычет.

🟡 Некритичные — опечатка в адресе, неточное название товара, которое всё равно узнаваемо, сокращение в наименовании организации. Вычету они формально не мешают, но покупатель часто всё равно просит исправить.

⚪ Ошибка только в базе — бумажный документ верный, а бухгалтер при вводе в 1С поставил не ту сумму или не тот счёт учёта. Исправленный счёт-фактура контрагенту здесь не нужен: правят только учёт.

Вторая развилка — кто ошибся:

Счёт-фактура ещё не отправлен: правим документ напрямую

Самый простой случай. Счёт-фактура выданный в БП 3.0 не живёт сам по себе: он заполняется из документа-основания — реализации, акта, авансового платежа.

1. Откройте Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД) и найдите нужный документ.
2. Исправьте ошибку: количество, цену, ставку НДС, договор, контрагента.
3. Нажмите Провести.
4. Внизу формы документа щёлкните по ссылке на счёт-фактуру. В открывшейся форме данные подтянутся из исправленной реализации.
5. Проведите счёт-фактуру повторно и распечатайте.

Если ошибка в реквизитах покупателя (ИНН, КПП, адрес), правьте не документ, а карточку контрагента в Справочники → Контрагенты. После этого перезаполните счёт-фактуру — он возьмёт новые данные.

Такая правка допустима, только пока период не закрыт и не сдана декларация по НДС. После этого перепроведение старой реализации меняет данные отчётности — это уже работа через корректировку.

Сторно и перепроведение в закрытом периоде

Когда ошибка нашлась после закрытия квартала, править первичный документ напрямую нельзя: изменится уже сданная декларация, проводки разъедутся с регистрами НДС.

Классический бухгалтерский приём — сторно. Неверную запись повторяют с минусом, затем вносят правильную. В 1С сторно получается двумя путями.

Автоматически через корректировку. Документ Корректировка реализации сам формирует сторнирующие проводки и записи по НДС: старые данные уходят в минус, новые отражаются плюсом. Это основной способ — он описан в следующем разделе.

Вручную через «Операции». В списке Операции → Операции, введённые вручную можно создать документ Сторно документа, выбрать в нём ошибочную реализацию, и программа заполнит те же проводки с минусом. Дальше вводится правильный документ.

Ручной вариант оставьте на крайний случай. Сторно документа не формирует исправленный счёт-фактуру, и записи книги продаж придётся доводить отдельными регламентными документами НДС. Корректировка делает всё сразу и связывает исправление с первоначальным документом.

Перед любыми исправлениями в закрытом периоде сделайте резервную копию базы . Сторно и корректировки задним числом сдвигают остатки, и откатывать вручную их тяжело.

Как выписать исправленный счёт-фактуру в 1С

Исправленный счёт-фактура сохраняет номер и дату первоначального. Отличие одно — заполняется строка 1а «Исправление №… от…» (п. 7 Правил заполнения счёта-фактуры, утверждённых Постановлением № 1137). Первое исправление получает номер 1, следующее — 2.

Шаг 1. Создайте корректировку

1. Откройте исходную реализацию.
2. В командной панели нажмите Создать на основании → Корректировка реализации.
3. В поле Вид операции выберите «Исправление в первичных документах».

Шаг 2. Внесите правильные данные

На вкладке с товарами или услугами для каждой строки видны два варианта: «до изменения» и «после изменения». Первое заполнено из реализации — его не трогайте. Во втором укажите правильные значения.

В поле Отражать корректировку выберите режим:

• 📘 Во всех разделах учёта — если ошибка затронула и бухгалтерский учёт: сумму выручки, количество, себестоимость;
• 📗 Только в учёте НДС — если неверной была только налоговая часть, например ставка в самом счёте-фактуре, а проводки по выручке верные.

Шаг 3. Выпишите исправленный счёт-фактуру

1. Проведите корректировку.
2. Внизу формы нажмите кнопку выписки счёта-фактуры.
3. Откроется счёт-фактура с заполненными полями Исправление № и датой исправления. Номер и дата исходного документа подставятся автоматически.
4. Проведите и распечатайте. В печатной форме появится строка 1а.

Если ошибка была в реквизитах контрагента, сначала исправьте карточку, затем делайте корректировку: программа возьмёт уже правильные данные.

Корректировочный счёт-фактура: цена или количество изменились

КСФ — это не про ошибку. Его выставляют, когда отгрузка прошла правильно, но потом стороны изменили её стоимость: покупатель вернул брак, получил ретроскидку, обнаружил недостачу при приёмке и вы её признали.

Основание — документ, подтверждающий согласие покупателя: соглашение, уведомление, акт или универсальный корректировочный документ (УКД). Выставить КСФ нужно не позднее 5 календарных дней с даты составления этого документа (п. 3 ст. 168 НК РФ).

Порядок в 1С

1. На основании реализации создайте Корректировку реализации.
2. Вид операции — «Корректировка по согласованию сторон».
3. Укажите номер и дату документа-основания (соглашения или УКД).
4. В строках поставьте новое количество или цену. Программа посчитает разницу и НДС с неё.
5. Проведите документ и выпишите корректировочный счёт-фактуру кнопкой внизу формы. У КСФ свой номер и дата из текущей нумерации.

Как отразится НДС

В книгах КСФ регистрируется с кодом вида операции 18. Уточнённую декларацию сдавать не нужно: разница отражается в периоде составления корректировочного документа, а не в периоде отгрузки.

Записи книги продаж и покупок после исправления

Главное, что отличает исправленный счёт-фактуру от КСФ, — в каком периоде появляются записи.

Исправленный счёт-фактура у продавца:

• если ошибка найдена в том же квартале — запись по старому счёту-фактуре сторнируется в основной книге продаж, исправленный регистрируется там же;
• если квартал уже закрыт — аннулирование старой записи и регистрация исправленного идут в дополнительном листе книги продаж за тот квартал, когда был зарегистрирован первоначальный документ.

После доп. листа за прошлый период по общему правилу подаётся уточнённая декларация по НДС. Если исправление уменьшает налог, обязанности подать «уточнёнку» нет, но расхождения с данными покупателя всё равно всплывут при камеральной проверке.

Исправленный счёт-фактура у покупателя регистрирует в учёте документ Корректировка поступления с тем же видом операции. Старая запись книги покупок аннулируется в дополнительном листе за период вычета, исправленный счёт-фактура попадает туда же — вычет остаётся в исходном периоде, если исправленный документ получен до конца срока на вычет.

Как проверить результат

1. Откройте Отчёты → Книга продаж (или Книга покупок).
2. Задайте квартал первоначальной регистрации.
3. В настройках отчёта включите Формировать дополнительные листы.
4. Сверьте: в доп. листе должна быть строка аннулирования с минусом и строка исправленного счёта-фактуры с номером исправления.

Если в доп. листе пусто, проверьте вид операции корректировки и проведена ли она. Для ручной доводки есть регламентные документы Отражение начисления НДС и Отражение НДС к вычету с флажком записи дополнительного листа и полем «Корректируемый период». Пользуйтесь ими только когда корректировку оформить нельзя: ручные записи никак не связаны с исходным счётом-фактурой.

Журнал учёта счетов-фактур и журнал регистрации 1С

Под словом «журнал» бухгалтеры имеют в виду две разные вещи.

Журнал учёта полученных и выставленных счетов-фактур — налоговый регистр. С 2015 года его ведут только посредники, экспедиторы и застройщики, которые выставляют и получают счета-фактуры в интересах других лиц (п. 3.1 ст. 169 НК РФ). Если вы посредник, исправленный счёт-фактура попадает в журнал с заполненными графами исправления, а сведения из него уходят в раздел 10–11 декларации. Остальным организациям журнал не нужен.

Журнал регистрации 1С — служебный протокол программы. Он помогает выяснить, кто и когда изменил счёт-фактуру или реализацию, если ошибка появилась «сама». Откройте Администрирование → Обслуживание → Журнал регистрации, задайте отбор по периоду и по пользователю. В событиях видно, кто записал или провёл документ.

Это полезно, когда счёт-фактура был правильным, а после чьего-то перепроведения в закрытом периоде данные изменились. Такую правку лучше откатить: восстановить прежние значения и перепровести, чем оформлять исправленный документ контрагенту.

Если исправление не получается

🔸 Кнопки выписки исправленного счёта-фактуры нет. Проверьте вид операции в корректировке: при «Корректировке по согласованию сторон» выписывается КСФ, а не исправленный документ.

🔸 Корректировка не проводится, дата запрета. Период закрыт датой запрета изменения данных. Её устанавливает администратор в разделе Администрирование → Пользователи и права, настройка «Даты запрета изменения». Открывать прошлый период можно только для этой операции и с последующим закрытием.

🔸 В доп. листе дубль записей. Обычно это следствие того, что исходную реализацию перепровели после того, как оформили корректировку. Перепроведите регламентные операции НДС за оба периода — основной и текущий.

🔸 Покупатель просит исправить номер. Номер исправленного счёта-фактуры менять нельзя: он совпадает с первоначальным. Новый номер выдаётся только корректировочному документу.

Частые вопросы