Меняем ФИО, паспорт, оклад и табельный номер сотрудника, не ломая историю

Самая частая ошибка — поправить фамилию или оклад прямо в карточке, затерев прежнее значение. После этого расчётные листки и отчёты за прошлые месяцы начинают показывать новые данные там, где должны стоять старые.

Ключевое правило простое: сначала определите, это исправление опечатки или фактическое изменение с какой-то даты. От ответа зависит, затирать значение или добавлять запись с датой. И второе — личные сведения (ФИО, паспорт) живут в карточке физлица, а условия труда (оклад, график, должность) меняют не в карточке, а отдельным кадровым документом.

Дальше — по каждому типу данных отдельно, с путями для 1С:ЗУП 3.1 и 1С:Бухгалтерии 3.0 (простой учёт зарплаты).

Опечатка в ФИО или смена фамилии — это две разные операции

ФИО хранится не в карточке сотрудника, а в карточке физического лица. Одно физлицо может быть связано с несколькими сотрудниками (например, работает по основному месту и внутренним совместителем), поэтому фамилию правят в одном месте — и она подтянется во все связанные записи.

Открыть карточку: Кадры → Физические лица в ЗУП, Зарплата и кадры → Физические лица в Бухгалтерии. Можно зайти и из карточки сотрудника — по ссылке на физлицо.

Рядом с полем ФИО в карточке физлица есть ссылка на историю изменений. При правке ФИО программа сама спросит, исправить текущее значение или зарегистрировать изменение с даты.

• 🔤 Опечатка. Выбираете «исправить» — старое написание просто заменяется. В отчётах за прошлые периоды тоже будет верное написание (ошибки ведь не должно было быть изначально).
• 📅 Смена фамилии. Выбираете регистрацию изменения и ставите дату. Документы до этой даты сохранят прежнюю фамилию, после — новую. Это важно для справок и персонифицированной отчётности: по закону человек до даты регистрации брака числился под старой фамилией.

Паспорт, адрес, гражданство и прочие личные данные

Паспортные данные, адреса, гражданство, СНИЛС и ИНН тоже находятся в карточке физлица — в разделе личных данных и документов. Логика та же: опечатку исправляем, а замену документа регистрируем датой.

Для удостоверения личности в карточке ведётся история: при вводе нового паспорта прежний не удаляется, а остаётся с периодом действия. Это нужно, чтобы в документах и справках за старые периоды стояли реквизиты того паспорта, который действовал тогда.

Порядок для нового паспорта:

1. Откройте карточку физлица и перейдите к данным документа, удостоверяющего личность.
2. Введите серию, номер, кем и когда выдан, код подразделения — по новому паспорту.
3. Если программа предложит сохранить прежний документ в истории — соглашайтесь.

СНИЛС и ИНН обычно не меняются в течение жизни, поэтому их правят как опечатку. Перед изменением СНИЛС перепроверьте цифры по карточке СФР: неверный номер приведёт к отклонению отчётности по сотруднику. (ФСС и ПФР с 2023 года объединены в СФР — упоминаю один раз.)

Адрес регистрации и фактический адрес правятся прямо в полях, история для них не ведётся — хранится только текущее значение.

Как изменить табельный номер сотрудника

Табельный номер привязан к сотруднику (к записи о трудоустройстве), а не к физлицу. Поэтому у совместителя и основного места у одного человека табельные номера разные.

Поле табельного номера находится в карточке сотрудника. Его можно изменить напрямую — после сохранения новый номер отобразится и в ранее введённых документах, потому что они ссылаются на сотрудника, а не хранят номер копией.

Что учесть:

• 🔢 Номер должен быть уникальным в пределах базы. Если ввести занятый номер, программа предупредит.
• 🆕 Новый табельный номер присваивается автоматически при приёме на работу. Менять его имеет смысл, только если при приёме ошиблись или если у вас своя схема нумерации.
• 📄 Если номер уже «засветился» в выгрузках во внешние системы (банковский реестр, пропускная система), согласуйте смену с теми, кто этими выгрузками пользуется.

Отдельного документа для смены табельного номера нет — это реквизит карточки, а не кадровое событие с датой.

Оклад, тарифная ставка и график работы

Вот здесь прямая правка карточки чаще всего и приводит к проблемам. В карточке сотрудника оклада попросту нет как редактируемого поля «на сегодня»: плановые начисления задаются документами и действуют с конкретной даты.

Разграничим два случая:

В ЗУП 3.1 для планового изменения оплаты служит документ Зарплата → Изменение оплаты сотрудников (или «Кадровый перевод», если одновременно меняется и должность). В Бухгалтерии 3.0 оклад при трудоустройстве задаётся в документе приёма, а последующее изменение вводят документом кадрового перевода или изменения оплаты в разделе Зарплата и кадры.

График работы меняется не в карточке, а документом изменения графика (в ЗУП — списком для нескольких сотрудников сразу). Сам график (пятидневка, сменный) — это элемент справочника графиков; если нужен новый режим, сначала создаётся график, затем документом он назначается сотруднику с даты.

Перевод на другую должность или в другое подразделение

Должность и подразделение в карточке сотрудника — это то, что было при приёме. Если человека перевели, карточку не правят: вводят документ кадрового перевода с датой перевода.

Путь в ЗУП 3.1: Кадры → Приёмы, переводы, увольнения (или список кадровых переводов). В Бухгалтерии 3.0 — Зарплата и кадры, документ кадрового перевода. В документе указывают новое подразделение, должность, при необходимости — новые условия оплаты.

Когда всё-таки правят приём:

• приём оформили не в то подразделение по ошибке, и сотрудник с первого дня работал в другом;
• в приёме опечатка в названии должности, а фактически перевода не было.

Во всех остальных случаях — перевод. Так в личной карточке Т-2 и в отчётности выстроится правильная хронология: до даты перевода одно место, после — другое.

Когда карточку исправить нельзя: дубли и замена объекта

Бывает, что исправлять нечего — ошибка в том, что завели лишний объект. Классика: человека приняли, уволили, через год приняли снова и создали новое физлицо вместо выбора существующего. В базе два физлица на одного человека, история разорвана, доходы для НДФЛ считаются по каждому отдельно.

Прямой правкой это не лечится. Нужна замена объекта: указать программе, что везде, где используется «лишнее» физлицо, подставить «правильное», а лишнее затем пометить на удаление.

Инструмент — Поиск и удаление дублей (раздел Администрирование → Обслуживание; если пункта не видно, включите дополнительные функции обслуживания в настройках программы). Он находит похожие элементы, предлагает выбрать главный (которому достанется вся история) и переносит на него ссылки из документов.

Порядок действий:

1. Откройте обработку поиска дублей и выберите справочник (например, «Физические лица»).
2. Задайте правило сравнения — по ИНН или СНИЛС надёжнее, чем по ФИО.
3. Проверьте список найденных дублей вручную: не объединяйте разных людей с совпавшими данными.
4. Назначьте главный элемент и выполните объединение.

Если нужно не объединить, а массово поправить один реквизит у многих сотрудников (например, переименовать подразделение), подойдёт обработка группового изменения реквизитов — она тоже в разделе обслуживания.

Что проверить и пересдать после исправления

Правка в карточке — половина дела. Если неверные данные уже попали в начисления или в сданную отчётность, их тоже нужно привести в порядок.

После смены оклада, графика или перевода пересформируйте начисления за затронутый месяц и откройте расчётный листок сотрудника: суммы должны совпасть с новыми условиями. Если период уже закрыт и выплачен, изменения вносят текущим месяцем, а не задним числом.

Персональные данные отдельная история. Когда ФИО, СНИЛС или паспорт успели уйти в отчёт за период:

• 📤 В СФР. Сведения с персональными данными сотрудника подаются в составе единой формы ЕФС-1. Если ошибку нашли после сдачи — формируется корректирующая форма по тому же периоду с верными данными.
• 🏛 В ФНС. Для справок о доходах и расчёта 6-НДФЛ при изменении реквизитов за прошлый период подаётся уточнённый расчёт. Смена фамилии по дате (а не исправление опечатки) уточнёнки не требует — за прошлый период человек правомерно числился под прежней фамилией.

Для контроля дублей и разорванной истории пригодятся стандартные кадровые отчёты: список сотрудников с их физлицами и штатная расстановка. Два сотрудника с одинаковым ИНН в списке — верный признак, что физлицо задвоено и пора объединять.

Частые ошибки при правке данных сотрудника

Эти промахи встречаются чаще всего и обходятся дороже самой правки.

• ❌ Фамилию затёрли без даты. В справке о доходах за прошлый год вдруг новая фамилия — налоговая не сверит её с ранее сданными сведениями. Лечится повторной регистрацией ФИО с правильной датой.
• ❌ Оклад исправили в приёме задним числом. Начисления за прошлые периоды «поехали». Если выплаты уже прошли — только документ изменения оплаты с текущей даты.
• ❌ Создали второе физлицо при повторном приёме. Доходы и вычеты по НДФЛ считаются раздельно, лимиты задваиваются. Решается объединением дублей, а не правкой.
• ❌ Перевод оформили правкой карточки. В Т-2 и отчётах нет записи о переводе, хронология должностей потеряна.
• ❌ Новый паспорт ввели поверх старого. Документы за старые периоды теперь ссылаются на реквизиты, которых тогда не существовало. Нужно вести историю документов, а не заменять.