Неверная сумма в документе 1С: что и когда править

Нашли в 1С документ с неправильной суммой — и дальше всё зависит от двух вещей: проведён документ или нет и закрыт ли период, к которому он относится. Если период открыт, а первичку ещё не выдали контрагенту, сумму исправляют прямо в документе. Если период закрыт или первичка ушла покупателю, править «в лоб» нельзя — нужно сторно или отдельный документ-корректировка.

Ниже — как исправить сумму в 1С в каждом из этих случаев: от простой правки реквизита в карточке до сторнирования красным и ручной операции. Разберём, где суммы правят напрямую, когда нужна корректировка поступления или реализации, и как после правки проверить, что остатки и взаиморасчёты сошлись.

Сначала решите: можно ли править напрямую

Три вопроса, которые определяют способ:

• 🔹 Документ проведён? Непроведённый правят свободно.
• 🔹 Период закрыт? Проверьте дату запрета редактирования.
• 🔹 Первичку уже выдали контрагенту? Если да — бумажную сумму меняют только через корректировочные документы, а не правкой задним числом.

Дату запрета смотрят в Администрирование → Настройки пользователей и прав → Даты запрета изменения. Если дата стоит и ваш документ попадает под неё, программа не даст перепровести его без снятия запрета. Снимать запрет ради одной правки не стоит — это открывает весь период для всех пользователей.

Правка суммы в непроведённом документе

Самый частый случай — документ ещё черновик. Откройте его из списка (например, Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД)), встаньте в табличную часть и поменяйте цену или количество. Сумма пересчитается автоматически.

Проверьте, не стоит ли галочка ручной корректировки сумм в строке — тогда пересчёт не сработает и сумму придётся вбить руками.

После правки нажмите Провести и закрыть. Движения по регистрам сформируются сразу с новыми цифрами. Никаких сторно и корректировок тут не нужно — документа ещё как будто не было в учёте.

Перепроведение после изменения суммы

Если документ уже проведён, но период открыт и первичку вы не отдавали, порядок такой:

1. Откройте документ двойным щелчком из журнала.
2. Измените сумму, цену или количество в нужной строке.
3. Нажмите Провести (или Провести и закрыть).

При перепроведении 1С сама отменяет старые движения и записывает новые — отдельно сторнировать ничего не нужно. Это штатный механизм, а не «костыль».

Отдельный риск — цепочка связанных документов. Если на основании этого поступления вы уже сделали счёт-фактуру, оплату, перемещение, перепроведите и их — суммы и зачёты в цепочке должны пересчитаться. Удобно прогнать групповое перепроведение через Операции → Групповое перепроведение документов за нужный день.

Сторнирование суммы красным

Сторно нужно, когда исходный документ трогать нельзя: период закрыт, отчётность сдана или движение сформировано документом, который вы не хотите перепроводить. Сторно — это та же проводка, но с минусом, она гасит неверную сумму.

Путь: Операции → Операции, введённые вручную → кнопка Создать → Сторно документа. В поле сторнируемого документа выберите тот самый документ с ошибкой — 1С подтянет все его проводки со знаком минус. После этого отдельной ручной операцией (или правильным документом) вводят верную сумму.

Пример: провели реализацию на 120 000 ₽, а надо было 100 000 ₽. Сторнируем старую сумму и вводим корректную:

НДС в примере: 100 000 × 20 / 120 = 16 666,67 ₽, если сумма указана с налогом. Если 100 000 — это сумма без НДС, то налог 20 000 ₽, а к получению 120 000 ₽. Считайте от того, как заведена цена в вашей номенклатуре.

Сторно всегда делают датой того периода, в котором исправляют, если исходный период закрыт. Если период открыт — можно датой документа.

Корректировка поступления и реализации

Когда ошибка не в проводках, а в самой первичке, которую уже получил контрагент, правка в 1С должна сопровождаться бумажной корректировкой. Для этого есть специальные документы.

• Корректировка поступления — Покупки → Корректировка поступления. Создают на основании исходного поступления кнопкой Создать на основании.
• Корректировка реализации — Продажи → Корректировка реализации, аналогично на основании реализации.

В шапке выбирают вид операции. Для изменения цены по соглашению сторон — «Корректировка по согласованию сторон», для исправления технической ошибки в первичке — «Исправление в первичных документах». Это разные вещи: по первому формируется корректировочный счёт-фактура, по второму — исправленный.

В табличной части колонки идут парами: строка «до изменения» и строка «после изменения». Меняете только нижнее значение — сумму или цену. 1С сама рассчитает разницу и сформирует движения на дельту.

Ручная операция, когда документа-источника нет

Бывает, что неверную сумму надо поправить, а подходящего документа для перепроведения нет — например, сумма попала в учёт ручной операцией или нужно скорректировать только один регистр. Тогда работают через Операции → Операции, введённые вручную → Создать → Операция.

Здесь вы вручную задаёте счёт дебета, счёт кредита, субконто и сумму. Это гибкий, но опасный инструмент: 1С не контролирует такие проводки по правилам конфигурации, поэтому ошибиться в счёте легко. Обязательно заполните все субконто по каждому счёту — пустая аналитика потом вылезет в оборотке отдельной «висящей» строкой, которую трудно закрыть.

Отдельная кнопка внутри ручной операции — Корректировка регистров. Она нужна, когда разошлись не бухгалтерские счета, а регистры накопления: взаиморасчёты, партии, НДС. Там через меню Ещё → Выбор регистров добавляют нужный регистр и правят сумму или количество в нём напрямую.

Особенности по видам сумм

Способ правки зависит не только от статуса документа, но и от того, какая именно сумма ошибочна.

Сумма НДС. Если неверен сам налог, а не стоимость товара, часто дело в ставке или в том, что цена заведена «с НДС» вместо «без НДС» (переключатель в табличной части или в реквизите Цены включают НДС). Поменяйте способ учёта налога в строке — сумма налога пересчитается. В закрытом периоде неверный НДС правят через корректировку и книгу покупок/продаж, а не ручной проводкой по счёту 68.02: иначе регистры НДС и декларация разойдутся.

Сумма в банковской выписке или кассе. Платёж с ошибкой в сумме правят прямо в документе Банк и касса → Банковские выписки или Поступления/Списания, пока период открыт. Если выписка уже легла в сверку с банком, лучше не трогать прошлое: введите корректирующий документ текущей датой. Сумму в кассовых документах после закрытия кассовой смены не меняют — исправляют отдельным ордером.

Сумма начисления или удержания по зарплате. В 1С:Бухгалтерии небольшие суммы правят в документе Зарплата и кадры → Начисление зарплаты. В 1С:ЗУП расчёт сложнее: правка суммы в закрытом месяце идёт через перерасчёт или сторнирующее начисление следующего периода, а не прямой заменой цифры — иначе собьются накопления по НДФЛ и взносам. Если зарплатного модуля в конфигурации нет (УТ 11, Розница без интеграции), таких документов там не будет.

Как проверить, что сумма исправилась везде

Правка одной цифры тянет за собой остатки, взаиморасчёты и налоги. После исправления прогоните три проверки:

1. Оборотно-сальдовая ведомость по счёту — Отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость по счёту. Смотрите сальдо по контрагенту или номенклатуре: оно должно стать верным.
2. Анализ счёта или карточка счёта — чтобы увидеть, какими документами сформирована сумма и не осталось ли старой проводки.
3. Экспресс-проверка ведения учёта — Отчёты → Экспресс-проверка. Она ловит расхождения между бухгалтерскими счетами и регистрами НДС, незакрытые авансы, «красные» остатки.

Отдельно проверьте взаиморасчёты: если сумма касалась расчётов с контрагентом, сделайте акт сверки (Покупки/Продажи → Акт сверки расчётов) и сравните с данными второй стороны.

Если период уже закрыт месяцем «Закрытие месяца », после правки сумм этот регламент нужно перезакрыть — иначе себестоимость, курсовые разницы и финрезультат останутся посчитанными по старым цифрам.

Отдельно оцените налоговые последствия. Если исправленная сумма меняет налоговую базу периода, по которому уже сдана декларация, одной правки в 1С мало — нужна уточнённая декларация. Когда правка увеличивает налог к уплате, сначала доплачивают налог и пени, а только потом сдают уточнёнку: это снимает штраф по статье 122 НК РФ. Если сумма налога не изменилась (ошибка была только в аналитике или в контрагенте), уточнёнку обычно не подают — достаточно внутреннего исправления.

Если сумму исправить не удаётся

Бывает, что документ не перепроводится или сумма «не бьётся» после правки. Частые причины:

• 🔸 Стоит дата запрета редактирования — документ раньше неё не перепровести. Решается на уровне настроек ответственным.
• 🔸 Включена ручная корректировка движений — снимите флажок в проводках документа и проведите заново.
• 🔸 Сумма вбита вручную в строке (отключён автопересчёт) — проверьте цену и количество, уберите ручную правку суммы.
• 🔸 Документ заблокирован другим пользователем — закройте его у коллеги или дождитесь освобождения.

Если ни один способ не подходит, а цифры всё равно расходятся, корректнее не ломать документ, а ввести сторно и правильную сумму отдельной операцией текущей датой — так вы не заденете уже сданную отчётность. Перед такой операцией сделайте резервную копию базы : откатить ручную проводку сложнее, чем перепровести документ .