Исправляем неверную цену в 1С 8.3: документ, регистр, себестоимость
Содержание
Цену в 1С правят в том месте, где она ошибочно появилась: в строке документа, в регистре цен номенклатуры или в самой себестоимости. Поменять цену в справочнике «Номенклатура» задним числом нельзя: в карточке товара её нет, она хранится в документах установки цен и в строках первичных документов.
Если ошибка в проведённом документе, порядок такой: откройте документ, исправьте строку, проведите заново и проверьте проводки. Когда период закрыт или ошибочных документов много, понадобятся другие приёмы. Они ниже.
Сначала найдите, откуда взялась цена
Одна и та же «цена» в 1С бывает четырёх видов. Путаница между ними — главная причина лишней работы.
| Что видите | Где хранится | Как исправлять |
|---|---|---|
| Цена в строке накладной | Табличная часть документа | Правка документа и перепроведение |
| Цена в подборе и в прайс-листе | Регистр сведений цен номенклатуры | Новый документ установки цен |
| Цена в карточке контрагента | Договор, соглашение, вид цены | Правка договора или соглашения |
| Цена списания в отчётах | Регистры учёта и расчёт себестоимости | Исправить источник и пересчитать |
Проверьте это за минуту. Откройте документ, который выглядит неправильно, и посмотрите, откуда подставилась цена. Если она взялась из вида цены в договоре, исправление строки решит проблему только для одного документа. В следующий раз ошибка повторится.
Включите в списке документов колонку с суммой и отберите документы по контрагенту. Так ошибочные цены видны сразу, без открытия каждого документа.
Правка проведённого документа напрямую
Самый частый случай: менеджер или кладовщик ввёл 1 000 вместо 100. Документ проведён, период ещё открыт.
- Откройте документ двойным щелчком из журнала.
- Измените цену в строке табличной части. Сумма пересчитается сама.
- Если в документе есть вкладка с расчётами или счетами, проверьте, что сумма долга и НДС поменялись вместе с ценой.
- Нажмите «Провести» или «Провести и закрыть». Старые движения документ удалит и сформирует новые.
Пример. Поступление: 50 штук по 240 ₽ вместо 204 ₽. Сумма в документе 12 000 ₽, а должна быть 50 × 204 = 10 200 ₽. После правки цены и перепроведения долг перед поставщиком уменьшится на 1 800 ₽, а стоимость товара на складе тоже.
Если документ уже попал в регламентированную отчётность или к контрагенту, одной правкой в 1С не обойтись. Для таких случаев:
- по поступлению от поставщика получите исправленный первичный документ и счёт-фактуру;
- по реализации выпустите корректировочный документ, а не переписывайте исходный;
- зафиксируйте причину изменения в комментарии документа.
Не меняйте цену в документе, который уже ушёл покупателю или в налоговую декларацию, не оформив исправление или корректировку. Бухгалтерия и книга покупок разойдутся с первичкой.
Перепроведение документов после исправления
Одна правка цены в документе поступления тянет за собой расчёт себестоимости. Если списание уже было, себестоимость списанных товаров изменится. Документы, которые используют эту цену, должны быть проведены заново.
Для одиночного документа достаточно кнопки «Провести». Для массового случая в 1С есть обработка группового перепроведения. В БП 3.0 её ищите в разделе Администрирование → Поддержка и обслуживание, в блоке корректировки данных. В УТ 11 аналогичная обработка находится в сервисных разделах.
Порядок работы:
- Сделайте резервную копию информационной базы.
- Откройте обработку и задайте период, в котором есть ошибочные документы.
- Отберите виды документов: сначала поступления, потом реализации и списания.
- Включите режим, при котором обработка останавливается на первой ошибке проведения. Так вы увидите проблему, а не получите пропущенные документы.
- Запустите перепроведение и прочитайте итоговый список непроведённых.
Перепроведение — это не безобидная кнопка. Если в документе стоят старые настройки учётной политики или договор уже изменён, проводки могут получиться другими. Сравните итоги по счетам до и после.
Закрытый период и даты запрета изменения
Типичная ошибка: «Документ нельзя провести, установлена дата запрета изменения». Это не поломка. Программа защищает закрытый период.
Дата запрета задаётся администратором. Искать настройку нужно в разделе администрирования, в блоке настройки пользователей и прав, по названию «Даты запрета изменения». Запрет бывает общим на всю базу или отдельным по организациям и разделам учёта.
Что делать, если исправить нужно:
- Узнайте у главного бухгалтера, можно ли менять этот период. Если отчётность сдана, обычно нельзя.
- Если можно, ответственный сотрудник временно переносит дату запрета на более раннюю.
- Исправьте документы и проведите их.
- Верните дату запрета на место.
Так делают в организации, где правка прошлого согласована. Если период сдан, цену исправляют текущей датой: корректирующим документом, а не заменой старого. Это безопаснее для отчётов.
Снимать запрет «на всякий случай» для всех пользователей нельзя. Откройте период только для того, кто делает исправление, и только на время работы.
Цена подставляется из договора или соглашения
Если неверная цена появляется в каждом новом документе, править документы бессмысленно. Причина в источнике, откуда 1С берёт значение при заполнении строки.
Проверьте по очереди:
- Вид цены в договоре контрагента. Откройте договор из карточки контрагента и посмотрите, какой вид цены указан. Если выбран не тот, все новые документы по этому договору заполнятся неверно.
- Соглашение с клиентом или поставщиком. В торговых конфигурациях цены часто задаются соглашением, и оно важнее общего прайса.
- Дата документа. Цена подбирается на дату документа. Если документ датирован раньше, чем введён новый прайс, подставится старая цена.
- Единица измерения и упаковка. Цена за штуку и цена за упаковку из 12 штук различаются в 12 раз. Если в строке указана упаковка, а цена введена за штуку, сумма получится заниженной или завышенной в разы.
Последний пункт даёт самые странные суммы. Пример: цена коробки 600 ₽, в коробке 12 штук, то есть штука стоит 50 ₽. Покупатель берёт 5 коробок. Верная сумма 5 × 600 = 3 000 ₽. Если в строке указано 5 штук по 600 ₽, система покажет те же 3 000 ₽, но на склад уйдёт не 60 штук, а 5. Остатки разойдутся с фактом, хотя сумма выглядит правильно.
После исправления источника перезаполните цены в уже созданных, но ещё не проведённых документах. Для проведённых действуйте по разделам про перепроведение выше.
Групповое изменение цен в номенклатуре
Если неверной оказалась цена, по которой компания продаёт, то исправлять нужно прайс, а не документы продаж. Прошлые продажи остаются как были, новые пойдут по верной цене.
В БП 3.0 цены ведут документом «Установка цен номенклатуры». Он находится в справочных разделах, где работают с номенклатурой и ценами. В УТ 11 то же делают в разделе маркетинга: документ установки цен и типовые виды цен.
Как поменять цены сразу у многих товаров:
- создайте новый документ установки цен на сегодняшнюю дату;
- заполните его товарами из нужной группы: в командной панели табличной части есть варианты заполнения по текущим ценам и по группе;
- выберите вид цены, например розничную;
- пересчитайте значения: есть команда, которая применяет процент или фиксированное изменение к выделенным строкам;
- проведите документ.
Пример. Нужно поднять цены на 8%. Было 250 ₽, станет 250 × 1,08 = 270 ₽. Было 1 490 ₽, станет 1 609,20 ₽. Округляйте до рублей, если так принято в вашей торговле. Правило округления лучше задать в виде цены, а не округлять вручную.
Документ с датой «сегодня» не меняет прошлые продажи. Если нужна цена с определённой даты в прошлом, ставьте эту дату в документе, но учтите ограничения закрытого периода из предыдущего раздела.
Как посмотреть движения и проверить результат
После исправления убедитесь, что правка дошла до учёта. В проведённом документе есть кнопка с изображением Дт/Кт: «Показать проводки и другие движения документа». Она раскрывает все регистры, по которым прошёл документ.
На что смотреть:
- Проводки бухгалтерского учёта. Сумма должна совпасть с новой суммой документа. Для нашего примера по поступлению в проводке по счёту 41 должно быть 10 200 ₽ без НДС, а не 12 000 ₽.
- Взаиморасчёты с контрагентом. Долг должен измениться на ту же сумму.
- Регистры накопления по товарам. Стоимость остатков изменилась.
Для общей проверки возьмите отчёты:
| Отчёт | Что проверяет |
|---|---|
| Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 41 | Стоимость остатков и оборотов по товарам |
| Карточка счёта 60 по поставщику | Долг после исправления |
| Анализ субконто по номенклатуре | Цена и количество в разрезе товаров |
Сохраните оборотно-сальдовую ведомость до исправления и сравните её с новой. Разница должна совпасть с вашим расчётом. Если нет, ищите второй документ с тем же товаром, который ещё не перепроведён.
Себестоимость: почему нельзя исправить её руками
Иногда ошибка видна в отчёте как «неверная цена списания». Это не цена, которую кто-то ввёл, а результат расчёта. При методе средней стоимости программа считает себестоимость сама при закрытии месяца или при проведении документов списания.
Поэтому:
- Откройте документ поступления с этим товаром и проверьте цену там.
- Проверьте, нет ли отрицательных остатков: списание раньше поступления даёт странную себестоимость.
- Перепроведите поступление и выполните закрытие месяца заново, если оно уже было.
Руками вносить себестоимость проводкой или отдельным документом — плохая идея. При следующем пересчёте правка собьётся, а в учёте появится расхождение.
Если списание проведено раньше поступления, не правьте цену. Выровняйте даты и время документов и перепроведите цепочку.
Типичные ошибки и как их избежать
- Правят цену в документе, а ошибка сидит в договоре. Вид цены в договоре снова подставит старое значение при создании следующего документа.
- Меняют цену «задним числом» в закрытом месяце ради красоты отчёта. Остатки на начало периода поплывут, а сданная отчётность перестанет сходиться с базой.
- Забывают про связанные документы. Исправили поступление, но не перепровели реализацию, и себестоимость в ней осталась прежней.
- Перепроводят всю базу сразу. Ограничьте период и виды документов, иначе длительное проведение займёт часы, а пользователи не смогут работать.
- Меняют цену в справочнике вместо документа установки цен. Нужной цены в карточке просто нет, и значение «исчезает».
Чтобы ошибки не повторялись, ограничьте права: сотруднику склада достаточно создавать документы, а менять проведённые не нужно. Для проведённых документов задайте дату запрета с запасом в несколько дней после закрытия месяца.