Основное место или совместительство: меняем вид занятости сотрудника в ЗУП 3.1

Вид занятости в 1С 8.3 ЗУП нельзя исправить в карточке сотрудника: там он только отображается. Если ошиблись при оформлении, исправляют сам документ Приём на работу и перепроводят его. Если же человек реально перешёл, например, с совместительства на основное место работы, оформляют Кадровый перевод с новым видом занятости.

Путаница обычно всплывает позже: в отчёте о численности, в больничном, в сведениях для СФР. Выбор способа зависит от одного вопроса — была ли смена статуса в жизни или это опечатка кадровика.

Где в ЗУП 3.1 задаётся и хранится вид занятости

В ЗУП 3.1 у сотрудника три варианта вида занятости:

• 🏢 Основное место работы — главная работа человека, трудовая книжка (бумажная или электронная) ведётся здесь.
• 🔄 Внешнее совместительство — основное место у человека в другой организации.
• 🔁 Внутреннее совместительство — человек работает в той же организации по основному месту и дополнительно по второму договору.

Сначала про устройство справочника. Физическое лицо — это человек. Сотрудник — это его трудовой договор. У одного физлица может быть несколько сотрудников: например, «Иванова А. П.» по основному месту и «Иванова А. П. (вн. совм.)» по внутреннему совместительству. Вид занятости — свойство конкретного сотрудника, а не физлица.

Значение попадает в программу только из кадровых документов:

В карточке сотрудника (Кадры → Сотрудники) вид занятости виден в блоке с текущими кадровыми данными, но поле недоступно для правки. Это сделано специально: у значения есть история, и программа строит её по датам документов.

Ошибка при приёме: исправляем вид занятости в документе

Самая частая ситуация — кадровик выбрал не тот вариант при оформлении. Человек с первого дня работал совместителем, а в базе он «основной», или наоборот. Перевода в жизни не было, поэтому и переводом это исправлять нельзя: в истории появится несуществующее кадровое событие.

Порядок исправления самого документа:

1. Откройте Кадры → Приёмы, переводы, увольнения.
2. Найдите приём нужного сотрудника. Удобно отфильтровать список по фамилии через строку поиска.
3. Откройте документ и в поле Вид занятости выберите правильное значение.
4. Нажмите Провести и закрыть.
5. Если программа сообщает о запрете изменения, разберитесь с датой запрета (подробно ниже, в разделе про исправления задним числом).

Если ошибка в документе Приём на работу списком, исправляйте строку конкретного человека прямо в этом документе. Отдельный приём для одного сотрудника из списка создавать не нужно — получится второй сотрудник с тем же договором.

Перевод совместителя на основное место работы

Если сотрудник действительно меняет статус, исправлять приём нельзя. Например, внешний совместитель уволился с основной работы в другой компании и стал у вас основным. По трудовому законодательству это оформляется соглашением к трудовому договору, а в ЗУП — кадровым переводом.

Пошагово:

1. Кадры → Приёмы, переводы, увольнения → Создать → Кадровый перевод.
2. Выберите организацию и сотрудника-совместителя.
3. Укажите дату перевода — первый день работы в новом статусе.
4. На вкладке Главное найдите поле вида занятости и выберите Основное место работы.
5. Проверьте график работы. У совместителя часто стоит график неполного дня. При переходе на основное место его обычно меняют на полный.
6. На вкладке Оплата труда пересмотрите оклад, если он тоже меняется.
7. Проведите документ.

В старых релизах ЗУП 3.1 поля вида занятости в кадровом переводе не было. Тогда совместителя увольняли и принимали заново, уже по основному месту. Если у вас поле не появляется, сначала обновите конфигурацию: увольнение с повторным приёмом создаёт лишние записи в трудовой истории и компенсацию отпуска, которой по факту не было.

Внутренний совместитель становится основным

Здесь есть особенность. Основное место у физлица в организации может быть только одно. Порядок действий такой:

1. Сначала оформите увольнение с основной должности (если человек уходит с неё) — датой накануне перевода.
2. Затем кадровым переводом смените у сотрудника-совместителя вид занятости на основное место.

Если поменять порядок, программа не проведёт перевод: на одну дату у человека окажутся два основных места.

Обратная ситуация: основной сотрудник уходит в совместители

Встречается реже, например, когда человек нашёл основную работу в другой компании, но остаётся у вас на полставки. Механика та же: кадровый перевод с видом занятости Внешнее совместительство и графиком неполного рабочего времени. Помните про лимит: по общему правилу совместитель работает не больше 4 часов в день (статья 284 ТК РФ).

Что меняет вид занятости в расчётах и отчётах

Перед исправлением полезно понимать, что «поедет» после изменения. От вида занятости в ЗУП зависят:

• 📊 Среднесписочная численность. Внешние совместители не входят в списочную численность, их считают отдельно. Внутренний совместитель учитывается один раз — как сотрудник по основному месту.
• 📅 Учёт отпусков. Совместителю отпуск по закону предоставляется одновременно с отпуском по основной работе. Программа это не контролирует, но кадровики часто сверяют графики по признаку совместительства.
• 🧾 Кадровые сведения для СФР. Вид занятости влияет на то, какие записи о трудовой деятельности формирует программа и как она их помечает.
• 🗂 Отчёты и списки. Фильтры по виду занятости используют во многих кадровых отчётах.

А вот на что вид занятости напрямую не влияет:

Поэтому исправление вида занятости само по себе редко меняет суммы. Но перепроведение документов задним числом всё равно стоит контролировать: при этом могут сработать другие изменения, сделанные в базе с тех пор.

Массовое исправление вида занятости

Отдельного группового документа для смены вида занятости в ЗУП 3.1 нет. Вариантов три.

Ошибка в одном документе Приём на работу списком. Самый удобный случай. Откройте документ, поправьте вид занятости в нужных строках и перепроведите его один раз.

Ошибка в разных документах приёма. Придётся открыть каждый. Чтобы ничего не пропустить, сначала соберите список: отфильтруйте журнал Приёмы, переводы, увольнения по периоду и виду документа, а затем проверьте сотрудников по отчёту (см. раздел про проверку).

Реальная смена статуса у нескольких людей. Оформляйте кадровый перевод на каждого. Групповой Кадровый перевод списком рассчитан в первую очередь на смену должности, подразделения и оплаты. Если поля вида занятости в нём нет, используйте индивидуальные документы.

Исправление задним числом: перерасчёты и закрытые периоды

Если ошибку нашли через несколько месяцев, порядок действий важнее самого исправления.

Дата запрета изменения данных

Во многих базах прошлые периоды закрыты от правки. Настройка находится в Администрирование → Пользователи и права → Даты запрета изменения. Если документ приёма попадает в закрытый период, программа не даст его перепровести.

Что делать:

1. Сделайте резервную копию базы .
2. Попросите ответственного (главбуха или администратора) временно сдвинуть дату запрета для вашего пользователя.
3. Исправьте документ.
4. Верните дату запрета на место.

Перерасчёты

Когда вы перепроводите кадровый документ прошлого периода, ЗУП регистрирует необходимость перерасчёта затронутых месяцев. Найти эти записи можно в разделе Зарплата в списке перерасчётов. При следующем начислении зарплаты программа предложит выполнить их в текущем месяце.

Перед тем как соглашаться, посмотрите, какие месяцы и начисления попали в список. Если вы меняли только вид занятости, перерасчёт обычно не меняет суммы. Если суммы всё же изменились, причина в другом: кто-то правил данные за прошлые месяцы.

Отчётность, которая уже сдана

• 📤 ЕФС-1 (кадровые сведения). Если сведения о приёме уже отправлены, исправление в базе само в СФР не уйдёт. Нужна отменяющая запись по ошибочному мероприятию и новая корректная запись.
• 📈 Статистика по численности. Если ошибка исказила численность в сданной форме, решите с ответственным, нужна ли корректировка.
• 💰 РСВ и 6-НДФЛ. Суммы от вида занятости не зависят, поэтому сами отчёты обычно пересдавать не надо.

Как проверить, что исправление прошло

После перепроведения сделайте три быстрые проверки.

1. Карточка сотрудника. Откройте Кадры → Сотрудники, найдите человека. Вид занятости в текущих кадровых данных должен смениться. Если вы оформляли перевод будущей датой, новое значение появится только с этой даты.
2. История кадровых событий. В карточке сотрудника откройте связанные кадровые документы. Должна остаться одна запись о приёме и, при реальной смене статуса, одна запись о переводе. Лишних приёмов и увольнений быть не должно.
3. Кадровый отчёт. В разделе Кадры → Кадровые отчёты сформируйте отчёт по штатным сотрудникам на нужную дату. Если колонки вида занятости нет, добавьте её через настройки отчёта. Удобно сгруппировать по этому полю и сразу увидеть, кто где числится.

Для внутреннего совместительства дополнительно проверьте, что у физлица в организации один сотрудник по основному месту и отдельный — по совместительству, без дублей.

Ошибки, на которых спотыкаются чаще всего

Отдельно про ещё одну ловушку: «исправление» приёма через увольнение и новый приём. Так делать не стоит, если ошибка чисто техническая. Программа начислит компенсацию за неиспользованный отпуск, обнулит стаж для отпуска и создаст в кадровых сведениях события, которых не было.

Частые вопросы