Прайс-лист из 1С в файл Excel: отчёт, настройка колонок и рассылка по расписанию

Чтобы выгрузить прайс-лист из 1С в Excel, сформируйте отчёт «Прайс-лист» с нужным типом цен, а затем сохраните результат через главное меню: ☰ → Файл → Сохранить как, тип файла «Лист Microsoft Excel 2007-…» (.xlsx). В Бухгалтерии 3.0 отчёт лежит в разделе Склад, группа «Цены». Вся операция занимает пару минут и не требует ни внешних обработок, ни программиста.

Сложности начинаются позже: цены в Excel не считаются, потому что пришли текстом; в файле лишние колонки и группировки; прайс нужно отправлять клиентам каждый понедельник. Каждая из этих задач решается в самой 1С, без правки файла руками. Всё описанное относится к платформе 8.3 с интерфейсом «Такси».

Где в 1С найти отчёт «Прайс-лист» и что подготовить

Прайс-лист в типовых конфигурациях — это обычный отчёт. Он берёт цены из регистра цен на выбранную дату и выводит их таблицей. Значит, перед выгрузкой цены должны быть установлены документами, иначе отчёт выйдет пустым.

💡 Если пункт не виден в меню раздела, наберите «прайс» в строке поиска по командам — она есть в шапке окна «Такси». Состав меню могут урезать права пользователя или настройка панели разделов .

Что проверить до выгрузки:

1. ✅ Нужный тип (вид) цен создан и заполнен. Проверьте в списке документов установки цен: есть ли документ на актуальную дату.
2. ✅ У позиций, которые попадут в прайс, указаны артикулы и единицы измерения. Пустые артикулы потом придётся дописывать в Excel руками.
3. ✅ Понятно, кому прайс: розничным покупателям, оптовикам или дилерам. От этого зависит тип цен и набор колонок.
4. ✅ Решено, нужны ли остатки. В некоторых вариантах отчёта их можно добавить колонкой, но клиенту чаще отправляют только цены.

Ручная выгрузка прайс-листа в Excel: пошагово

Порядок одинаков для БП 3.0 и УТ 11, различаются только названия: «Типы цен» в Бухгалтерии и «Виды цен» в Управлении торговлей.

Шаг 1. Сформируйте отчёт

1. Откройте отчёт «Прайс-лист».
2. Укажите дату. По умолчанию стоит текущая — оставьте её, если нужны действующие цены.
3. Выберите тип цен. Для оптового и розничного прайса удобно сделать два сохранённых варианта отчёта, а не переключать тип каждый раз.
4. При необходимости поставьте отбор по группе номенклатуры, например только «Стройматериалы».
5. Нажмите Сформировать.

Шаг 2. Сохраните результат в xlsx

1. Не закрывая отчёт, откройте главное меню — значок ☰ в левом верхнем углу окна.
2. Выберите Файл → Сохранить как.
3. В поле «Тип файла» укажите «Лист Microsoft Excel 2007-…» (*.xlsx).
4. Введите имя файла, например prajs-opt-0710.xlsx, и нажмите Сохранить.

Шаг 3. Быстрый вариант без сохранения

Если прайс нужен разово и небольшой, выделите ячейки отчёта мышью, нажмите Ctrl+C и вставьте в открытую книгу Excel через Ctrl+V. Форматирование частично сохранится. Для каталога на тысячи строк этот способ неудобен: выделение тормозит, а объединённые ячейки ломают столбцы.

Выгрузка без отчёта: список номенклатуры, «Вывести список» и обработки

Бывает, что отчёта «Прайс-лист» нет: самописная конфигурация, урезанные права или нужна таблица в особом разрезе. Тогда выручат универсальные механизмы платформы.

Вывод списка справочника

Любой список в 1С можно превратить в таблицу:

1. Откройте справочник «Номенклатура».
2. Настройте колонки списка через Ещё → Изменить форму или настройку списка: добавьте артикул, единицу, цену, если она доступна в списке.
3. Поставьте отбор по группе или по пометке удаления.
4. Нажмите Ещё → Вывести список. Отметьте нужные колонки и выберите вывод в табличный документ.
5. Сохраните полученную таблицу в .xlsx так же, как отчёт.

Способ быстрый, но цена в списке номенклатуры есть не везде. В Бухгалтерии её чаще берут из отчёта, а список подходит для выгрузки каталога без цен.

Существует ли типовая обработка «Выгрузка данных в файл»

Отдельной типовой обработки, которая выгружает прайс в Excel, в БП 3.0 и УТ 11 нет. Есть «Загрузка данных из файла» — она работает в обратную сторону, заливает таблицу в справочник. Обработка «Выгрузка и загрузка данных XML» тоже не про Excel: она переносит данные между базами 1С в формате XML.

Если клиенту нужен прайс с логотипом, картинками товаров или особой вёрсткой, понадобится внешний отчёт или внешняя обработка. Её подключают через Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки → Дополнительные отчеты и обработки, не меняя конфигурацию. Такую доработку заказывают у программиста один раз, после чего прайс собирается кнопкой.

Настройка колонок и вида прайс-листа перед выгрузкой

Отчёт по умолчанию выводит не то, что ждёт клиент: группировки по папкам, лишние поля, внутренние коды. Править это лучше в 1С, а не в Excel после каждой выгрузки.

Что настраивается в отчёте

Откройте Настройки в форме отчёта и переключите вид настроек на «Расширенный», если доступен такой переключатель. Там будут вкладки:

• 📋 Поля и сортировки — включите артикул, наименование, единицу, цену; уберите внутренние коды. Сортировку задайте по наименованию или по артикулу.
• 🔎 Отборы — оставьте только активные позиции, нужную группу, цены больше нуля. Последнее убирает строки «0,00», которые раздражают клиентов.
• 🗂 Структура — здесь отключают группировку по папкам номенклатуры. Без неё таблица в Excel получается плоской, её легко фильтровать.
• 🎨 Оформление — формат числа для цены, например две цифры после запятой.

Сохраните вариант отчёта

Настроили один раз — сохраните: Ещё → Сохранить вариант отчёта (или кнопка сохранения варианта в шапке отчёта). Назовите вариант понятно: «Прайс опт для сайта», «Прайс розница плоский». В следующий раз вариант выбирается из списка, и все колонки, отборы и тип цен подставятся сами.

Плоская таблица без группировок и объединённых ячеек — главное условие, чтобы прайс потом нормально работал в Excel: фильтры, ВПР, загрузка на маркетплейс или сайт.

Автоматическая выгрузка прайс-листа по расписанию

Если прайс уходит клиентам регулярно, ручную выгрузку заменяют рассылкой отчётов. Это механизм библиотеки стандартных подсистем, он есть в БП 3.0, УТ 11, КА 2 и ERP.

Как включить рассылку

1. Включите опцию: Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки, флажок «Рассылки отчетов».
2. Создайте новую рассылку в том же разделе.
3. Добавьте отчёт «Прайс-лист» и выберите сохранённый вариант — тот самый плоский, с нужным типом цен.
4. Укажите формат вложения — Excel (xlsx). Можно добавить и PDF для тех, кому таблица не нужна.
5. Выберите способ доставки: электронная почта (нужна учётная запись почты в 1С), сетевая папка или FTP.
6. Задайте расписание, например каждый понедельник в 8:00.

Что учесть, чтобы рассылка реально работала

• ⏰ Рассылка выполняется регламентным заданием. В клиент-серверной базе его запускает сервер 1С. В файловой базе задания выполняются, пока открыт сеанс пользователя, который их обслуживает, — если ночью 1С закрыта, письмо в 8:00 не уйдёт.
• 📧 Почтовую учётную запись проверьте заранее кнопкой проверки настроек в её карточке. Частая причина тишины — пароль приложения у почтового сервиса.
• 📁 Для сетевой папки у пользователя, от имени которого работает сервер 1С, должны быть права на запись в эту папку. Права сотрудника тут ничего не решают.
• 🔁 Каждый раз формируется свежий отчёт на дату выполнения, поэтому вручную обновлять ничего не нужно.

Программное сохранение прайса в xlsx

Когда нужен файл в фиксированном формате, например для загрузки на сайт, программист пишет процедуру в расширении или внешней обработке. Ниже пример для Бухгалтерии 3.0: регистр «Цены номенклатуры» с измерениями «Тип цен» и «Номенклатура». В УТ 11 структура регистра другая, запрос нужно адаптировать.

&НаСервере
Процедура ВыгрузитьПрайс(ТипЦен, ИмяФайла)

    Запрос = Новый Запрос;
    Запрос.Текст =
    "ВЫБРАТЬ
    |    Цены.Номенклатура.Артикул КАК Артикул,
    |    Цены.Номенклатура КАК Номенклатура,
    |    Цены.Цена КАК Цена
    |ИЗ
    |    РегистрСведений.ЦеныНоменклатуры.СрезПоследних(&Дата, ТипЦен = &ТипЦен) КАК Цены
    |ГДЕ
    |    Цены.Цена > 0
    |УПОРЯДОЧИТЬ ПО
    |    Цены.Номенклатура.Наименование";
    Запрос.УстановитьПараметр("Дата", ТекущаяДатаСеанса());
    Запрос.УстановитьПараметр("ТипЦен", ТипЦен);
    Выборка = Запрос.Выполнить().Выбрать();

    ТабДок = Новый ТабличныйДокумент;
    ТабДок.Область(1, 1, 1, 1).Текст = "Артикул";
    ТабДок.Область(1, 2, 1, 2).Текст = "Наименование";
    ТабДок.Область(1, 3, 1, 3).Текст = "Цена";

    НомерСтроки = 1;
    Пока Выборка.Следующий() Цикл
        НомерСтроки = НомерСтроки + 1;
        ТабДок.Область(НомерСтроки, 1, НомерСтроки, 1).Текст = Выборка.Артикул;
        ТабДок.Область(НомерСтроки, 2, НомерСтроки, 2).Текст = Строка(Выборка.Номенклатура);

        // Цену пишем значением, а не текстом, чтобы Excel её считал
        ОбластьЦены = ТабДок.Область(НомерСтроки, 3, НомерСтроки, 3);
        ОбластьЦены.СодержитЗначение = Истина;
        ОбластьЦены.ТипЗначения = Новый ОписаниеТипов("Число");
        ОбластьЦены.Значение = Выборка.Цена;
    КонецЦикла;

    ТабДок.Записать(ИмяФайла, ТипФайлаТабличногоДокумента.XLSX);

КонецПроцедуры

Ключевой приём — свойства СодержитЗначение и Значение у ячейки. Если записать цену в Текст, Excel получит строку, и сумма по колонке будет нулевой.

Проблемы после выгрузки: числа текстом, кодировка, формат файла

Жалобы на «кривой» прайс в Excel обычно сводятся к шести ситуациям. Выберите свою — внутри причина и способ исправить.

Отдельно о формате mxl

Формат .mxl — родной формат табличного документа 1С. Excel его не открывает. Если коллега прислал прайс в .mxl, откройте его в 1С через ☰ → Файл → Открыть и пересохраните в .xlsx. Без установленной 1С можно воспользоваться бесплатной программой просмотра файлов 1С от фирмы-разработчика.

Какой способ выгрузки прайс-листа выбрать

Способов несколько, и каждый хорош в своей ситуации. Сведём их в одну таблицу.

Простое правило: если прайс нужен реже раза в неделю — отчёт и сохранение в файл. Если чаще или для нескольких клиентов — рассылка. Если Excel-файл дальше читает другая программа — программная выгрузка с фиксированными колонками.

Частые ошибки при выгрузке прайс-листа и как их не допустить

• ❌ Выгрузили не тот тип цен. Клиент-оптовик получил розничный прайс. Защита — отдельный сохранённый вариант отчёта под каждого получателя с понятным именем.
• ❌ Отправили цены на неправильную дату. Если цены изменили документом «Установка цен номенклатуры» с датой завтрашнего дня, сегодняшний прайс их не покажет. Сверяйте дату отчёта с датой документа изменения цен.
• ❌ Не учли НДС. В типе цен есть признак «Цена включает НДС». В прайсе об этом лучше написать в заголовке колонки, например «Цена с НДС, руб.», иначе клиент поймёт по-своему.
• ❌ Правили цены в Excel, а не в 1С. Через месяц выгрузка вернёт старые цифры. Меняйте цены в базе, а Excel используйте только как результат.
• ❌ Оставили служебные позиции. Услуги доставки, тару и архивные товары удобно исключить отбором по группе один раз в варианте отчёта.

Частые вопросы