Реестр на зачисление зарплаты из 1С:ЗУП 3.1: от настройки проекта до ответа банка

Чтобы из 1С выгрузить ведомость в банк по зарплатному проекту, нужны три вещи: карточка зарплатного проекта с договором банка, лицевые счета сотрудников и проведённый документ Выплаты → Ведомости в банк. Из проведённой ведомости 1С:ЗУП формирует XML-файл реестра, который вы загружаете в интернет-банк, либо отправляет его напрямую через 1С:ДиректБанк, если банк это поддерживает.

Какой способ выбрать? Файл подходит любому банку, который принимает формат 1С, — а это почти все крупные банки с зарплатными проектами. ДиректБанк удобнее при выплатах несколько раз в месяц: не нужно сохранять файл и вручную загружать его в банк-клиент. Ручной ввод реестра в интернет-банке оправдан только для 2–3 сотрудников.

1. Подготовка 1С:ЗУП к выгрузке ведомости в банк

Без настройки документ «Ведомость в банк» заполнится пусто или выгрузит файл, который банк не примет. Подготовку делают один раз, после подписания договора на зарплатный проект.

Включите зарплатные проекты

В разделе Настройка → Расчет зарплаты найдите флажок использования зарплатных проектов и включите его. После этого в разделе Выплаты появится справочник Зарплатные проекты.

Заполните карточку зарплатного проекта

Создайте элемент справочника Выплаты → Зарплатные проекты. Данные берите из договора с банком, а не по памяти:

• 🏢 Организация — та, с которой заключён договор. У каждой организации свой проект.
• 🏦 Банк — по БИК из классификатора банков.
• 📑 Номер и дата договора — банк сверяет их с реестром и отклоняет файл при расхождении.
• 🧩 Формат файла — версия стандарта обмена 1С с банками. Банк называет нужную версию в инструкции по подключению.
• 🔤 Кодировка — чаще всего банк ждёт UTF-8 или Windows-1251. Уточните у менеджера проекта.
• 🔗 Обмен через ДиректБанк — флажок электронного документооборота с банком, если подключаете прямой обмен.

Укажите способ выплаты

Способ выплаты задают на двух уровнях:

1. В карточке организации — способ по умолчанию для всех. Если почти все получают на карту, укажите зарплатный проект здесь.
2. В карточке сотрудника — ссылка Выплата зарплаты. Здесь выбирают проект для конкретного человека или кассу, если он получает наличными.

Сотрудник без способа «по зарплатному проекту» в ведомость в банк не попадёт. Это самая частая причина «пустой» ведомости.

Внесите лицевые счета

Счёт карты сотрудника — 20 цифр. Внести его можно двумя путями:

1. Через банк. Документ открытия лицевых счетов формирует файл-заявку на выпуск карт. Банк открывает счета и возвращает файл подтверждения. После загрузки ответа номера счетов сами ложатся в 1С.
2. Вручную. Если карты уже выпущены, номера переносят из списка банка в документ ввода лицевых счетов в разделе Выплаты.

Первый путь надёжнее: банк сам выдаёт номера, и опечатка исключена.

2. Формирование ведомости на выплату зарплаты

Перед ведомостью должен быть проведён расчёт: «Начисление зарплаты и взносов» за месяц или «Начисление за первую половину месяца» для аванса. Ведомость берёт суммы к выплате из взаиморасчётов, а не из начислений напрямую.

Порядок действий:

1. Откройте Выплаты → Ведомости в банк и нажмите Создать.
2. Укажите месяц выплаты — месяц, за который платите, а не месяц перечисления. Зарплату за март, выплаченную 5 апреля, оформляют с месяцем «Март».
3. Поставьте дату — фактический день перечисления в банк. От неё зависит дата удержания НДФЛ.
4. Выберите, что выплачиваем: зарплату за месяц, аванс, отпускные, межрасчётную выплату и т. п.
5. Выберите зарплатный проект.
6. Нажмите Заполнить. Программа подберёт сотрудников с этим проектом и долгом по выплате.
7. Проверьте суммы, итог по колонке «К выплате» и строку НДФЛ к перечислению.
8. Проведите документ.

Частичные и разовые выплаты

Аванс фиксированной суммой, выплата одному сотруднику, доплата после исправлений — всё это обычные ведомости в банк. Строки, которые сейчас платить не нужно, удалите из табличной части до проведения. Долг по ним останется и попадёт в следующую ведомость.

Округление и копейки

Для перечисления на карту округление обычно не нужно: банк зачисляет суммы с копейками. Округление до рубля держат для кассы. Если в ведомости задан способ округления, остаток переходит в долг следующего месяца, и сотрудник видит «странную» сумму. Это не ошибка, а настройка.

3. Настройка формата и выгрузка файла для банка

Когда ведомость проведена, выгрузите файл. В форме документа есть команда выгрузки в банк. Программа спросит каталог, сформирует XML и сохранит его на диск.

Что попадает в реестр:

• 🏢 реквизиты организации: наименование, ИНН, расчётный счёт;
• 📑 номер и дата договора зарплатного проекта;
• 👤 по каждому сотруднику: порядковый номер, фамилия, имя, отчество, лицевой счёт, сумма;
• 🔢 код вида дохода;
• ✅ контрольные суммы: количество записей и общий итог.

Упрощённо структура реестра на зачисление выглядит так. Точный набор атрибутов зависит от версии формата в карточке проекта:

<СчетаПК ДатаФормирования="2026-10-05" НомерДоговора="12-345/ЗП" ИНН="7700000000">
  <ЗачислениеЗарплаты>
    <Сотрудник Нпп="1">
      <Фамилия>Петрова</Фамилия>
      <Имя>Анна</Имя>
      <Отчество>Сергеевна</Отчество>
      <ЛицевойСчет>40817810000000000001</ЛицевойСчет>
      <Сумма>43500.00</Сумма>
    </Сотрудник>
  </ЗачислениеЗарплаты>
  <КонтрольныеСуммы>
    <КоличествоЗаписей>1</КоличествоЗаписей>
    <СуммаИтого>43500.00</СуммаИтого>
  </КонтрольныеСуммы>
</СчетаПК>

Код вида дохода

С 2020 года банк обязан знать, на какие поступления можно обратить взыскание. Поэтому в реестре и в платёжном поручении указывают код вида дохода:

ЗУП определяет код по настройкам видов начислений. Выплаты с разными кодами не смешивайте в одном реестре: банку нужна отдельная платёжка на каждый код, поэтому зарплату и, например, пособие удобнее платить разными ведомостями.

4. Проверка выгруженного файла перед отправкой

Открыть XML можно в браузере или в Блокноте. Браузер покажет структуру и сразу скажет, если файл повреждён. За минуту проверьте:

1. Количество записей совпадает с числом строк в ведомости.
2. Сумма итого равна итогу «К выплате» в документе до копейки.
3. Номер договора совпадает с договором зарплатного проекта.
4. Лицевые счета — у каждого по 20 цифр, без пробелов.
5. Кодировка — кириллица читается. Кракозябры значат, что кодировка в карточке проекта не та, которую ждёт банк.

Править файл вручную или в 1С?

Только в 1С. Ручная правка XML ломает контрольные суммы, и банк отклонит реестр. А если банк всё же примет файл, ЗУП будет считать выплату по старым данным: долги, НДФЛ и расчётные листки разойдутся с реальностью.

Правильный порядок: отменить проведение ведомости, исправить строку или карточку сотрудника, провести заново и выгрузить новый файл. Старый файл удалите сразу, чтобы не отправить его по ошибке.

5. Отправка реестра в банк и загрузка подтверждения

Отправка через интернет-банк

В банк-клиенте найдите раздел зарплатного проекта и команду импорта реестра. Загрузите XML, подпишите его и отправьте. Одновременно в банк уходит платёжное поручение на общую сумму реестра с расчётного счёта организации на транзитный счёт банка. Назначение платежа и код вида дохода берите из требований банка.

Отправка через 1С:ДиректБанк

Если в карточке проекта включён электронный обмен, после проведения ведомость отправляется из 1С. Документ подписывают сертификатом, и банк получает его без промежуточного файла. Статус обработки виден в самой программе.

Подтверждение зачисления

После обработки банк возвращает файл подтверждения. В нём по каждому сотруднику отмечено, зачислены деньги или нет, и причина отказа. Загрузите этот файл в ЗУП через обмен с банками в разделе Выплаты.

Что меняет загрузка:

• ✅ зачисленным сотрудникам выплата остаётся в силе;
• ❌ по незачисленным ЗУП снимает отметку о выплате, и долг перед ними восстанавливается;
• 🔁 для повторной выплаты создайте новую ведомость: после исправления счёта сотрудник попадёт в неё при заполнении.

Деньги по незачисленным строкам банк вернёт на расчётный счёт. Это обычная выписка в бухгалтерии, а в ЗУП ничего дополнительно вводить не нужно.

6. Обмен с 1С:Бухгалтерией и автоматизация выгрузки

Когда зарплату считают в ЗУП, а платёжки делают в 1С:Бухгалтерии, ведомости в банк передаются синхронизацией. В БП на их основании оформляют списание с расчётного счёта с операцией перечисления зарплаты по ведомостям. Одна платёжка может закрывать сразу несколько ведомостей одного проекта.

Чтобы выгрузка шла без ручной работы:

• 🔄 настройте синхронизацию ЗУП и БП в Администрирование → Синхронизация данных и запускайте её по расписанию;
• 🔗 подключите ДиректБанк, если банк его поддерживает, — отпадёт сохранение и загрузка файлов;
• 🗂️ задайте единый каталог для файлов реестров с подпапками по месяцам, чтобы видеть, что уже ушло в банк;
• 👥 закрепите ответственного: один человек выгружает, другой проверяет итог и подписывает в банке.

Где находится ведомость в банк в других программах

В БП с собственным учётом зарплаты зарплатный проект и выгрузка устроены так же: справочник проектов, способ выплаты у сотрудника, проведённая ведомость и файл.

7. Что закон требует от выплаты через зарплатный проект

Зарплатный проект — удобство для работодателя, а не обязанность сотрудника. Правила задаёт статья 136 ТК РФ:

• 📝 сотрудник вправе сменить банк для зарплаты. Он сообщает работодателю новые реквизиты письменно не позднее чем за 15 календарных дней до дня выплаты;
• 📅 зарплату платят не реже чем каждые полмесяца и не позднее 15 календарных дней после окончания периода, за который она начислена;
• ⏳ если день выплаты выпал на выходной, платят накануне.

Для сотрудника со своим банком ведомость по зарплатному проекту не подходит. В ЗУП для таких людей указывают способ выплаты «на счёт в банке» и оформляют отдельную ведомость с перечислением на счета. Обычно на каждого такого сотрудника идёт своя платёжка.

НДФЛ при перечислении на карту удерживают в день выплаты (ст. 226 НК РФ). Поэтому дата ведомости в банк — не формальность: она определяет период удержания и попадает в отчётность по НДФЛ.

8. Ошибки при выгрузке и как их исправить

Частые вопросы