Переезд с ПРОФ на базовую версию 1С без потери данных
Содержание
Переключить ПРОФ на базовую версию одной кнопкой нельзя. Порядок такой: покупаете и активируете лицензию базовой версии, создаёте новую информационную базу из шаблона базовой редакции того же релиза и переносите в неё данные из ПРОФ. Старая база остаётся как архив.
Обычно к этому приходят, когда в фирме остался один бухгалтер и одна организация, а платить за ПРОФ и сопровождение больше не хочется. Переезд реален, но у базовой версии жёсткие рамки. Если база в них не помещается, данные потеряются или работа встанет. Поэтому сначала проверка, потом перенос.
Чем базовая версия отличается от ПРОФ и что не переедет
Базовая версия — это та же программа по набору документов и отчётов, но в урезанном режиме работы. Типовой учёт в ней такой же, разница — в том, как и кем база используется.
| Параметр | ПРОФ | Базовая |
|---|---|---|
| Одновременная работа | несколько пользователей (по числу клиентских лицензий) | один сеанс |
| Организации в базе | сколько угодно | одна (одно юрлицо или ИП) |
| Вариант базы | файловая и клиент-серверная | только файловая |
| Изменение конфигурации | можно дорабатывать | нельзя, только типовая |
| Шаблон и обновления | редакция ПРОФ | отдельная базовая редакция |
| Лицензия | ключ или программная лицензия ПРОФ | программная лицензия базовой версии (пин-код) |
Отсюда список того, что при переезде теряется или требует решения:
- 🏢 Вторая и следующие организации. В новую базу переносите одну. Для остальных нужны свои отдельные базы и, как правило, свои базовые версии.
- 🛠 Доработки конфигурации. Изменённые объекты, свои реквизиты, правки модулей в базовую редакцию не попадут. Расширения тоже рассчитывать не стоит.
- 🖥 Клиент-серверная база . Если сейчас база на сервере 1С и SQL, в базовой версии она будет только файловой.
- 👥 Совместная работа. Два бухгалтера одновременно в одной базе уже не поработают.
- 🌐 Удалённый доступ для многих. Публикация на веб-сервере для группы сотрудников и терминальный сервер на несколько человек теряют смысл.
Если хоть один пункт для вас критичен, переход на базовую не сэкономит, а создаст проблемы. Иногда дешевле оставить ПРОФ на одну клиентскую лицензию или уйти в облачный вариант.
Сколько это стоит
Ориентировочно лицензия «1С:Бухгалтерии 8» базовой версии стоит около 5 тыс. руб., ПРОФ — около 15 тыс. руб. Цены примерные, точные — у партнёра 1С.
Деньги за уже купленную ПРОФ при переходе вниз, как правило, не возвращаются и не засчитываются. Экономия появляется на сопровождении и на клиентских лицензиях, которые больше не нужно докупать. Условия поддержки базовой версии отличаются от ПРОФ — их уточняйте у того же партнёра до покупки.
Подготовка базы ПРОФ к переезду
Подготовка занимает больше времени, чем сам перенос. От неё зависит, сойдутся ли остатки в новой базе.
Шаг 1. Резервная копия
Сделайте полную выгрузку базы до любых действий:
- Попросите всех пользователей выйти из программы.
- Запустите базу в режиме
Конфигуратор. - Выберите
Администрирование → Выгрузить информационную базу. - Сохраните файл
.dtна другой диск или в облако, а не в папку базы.
Без этой копии не начинайте: перенос данных необратим для новой базы, а ошибки в старой придётся откатывать из выгрузки.
Шаг 2. Узнайте релиз и проверьте доработки
Релиз конфигурации посмотрите в режиме 1С:Предприятие в окне «О программе» (кнопка с буквой «i» или знаком вопроса в правом верхнем углу). Запишите полный номер, например 3.0.xxx.yy.
Доработки проверяют в Конфигураторе: Конфигурация → Поддержка → Настройка поддержки. Если конфигурация снята с поддержки или в ней есть изменённые объекты, сравните её с типовой. Всё, что найдено, — это то, что останется только в архивной базе ПРОФ.
Шаг 3. Наведите порядок в данных
- 🔍 Проведите тестирование и исправление информационной базы в Конфигураторе (
Администрирование → Тестирование и исправление). Это требует монопольного доступа, все должны выйти из базы. - 📆 Закройте последний месяц: в новой базе удобнее начинать с закрытого периода.
- 🏢 Определите, какую организацию переносите, если в базе их несколько.
- 📎 Выгрузите отдельно внешние отчёты и обработки, которые вы подключали. Проверьте, понадобятся ли они.
Перенос данных из ПРОФ в базовую: новая база и загрузка
Загрузить файл .dt из ПРОФ в базовую версию — неверный путь. Выгрузка .dt несёт в себе конфигурацию ПРОФ целиком. После загрузки вы получите ту же ПРОФ, и база не запустится по лицензии базовой версии.
Правильная схема — перенос данных между двумя базами одинакового релиза.
Шаг 1. Установите шаблон базовой редакции
Дистрибутив базовой версии ставится как отдельная конфигурация. В списке шаблонов при создании базы у неё своё название с пометкой о базовой версии. Шаблоны лежат в каталоге шаблонов 1С, по умолчанию это %APPDATA%\1C\1cv8\tmplts, у базовой редакции — своя папка, отличная от ПРОФ.
Шаг 2. Выровняйте релизы
Перенос работает надёжно, только если релиз ПРОФ и релиз базовой совпадают полностью. Варианты:
- Обновите ПРОФ до релиза, который есть у базовой.
- Или обновите новую базовую базу до релиза вашей ПРОФ.
Обычно проще довести обе базы до последнего актуального релиза.
Шаг 3. Создайте пустую базовую базу
- В окне запуска нажмите
Добавить → Создание новой информационной базы. - Выберите шаблон базовой редакции. Демо-базу не берите.
- Укажите каталог на локальном диске.
- Запустите базу и активируйте лицензию базовой версии по пин-коду из комплекта.
Начальный помощник настройки организации не заполняйте: реквизиты придут вместе с данными.
Шаг 4. Выгрузите и загрузите данные
В типовых конфигурациях на БСП есть механизм выгрузки данных в файл, тот же, что применяется для перехода в облачный сервис и обратно. Он сохраняет справочники, документы с движениями, настройки учётной политики и константы в архив и загружает их в базу того же релиза.
Найдите его в разделе Администрирование → Обслуживание: там есть команды выгрузки данных и загрузки данных из файла. Порядок такой:
- В базе ПРОФ запустите выгрузку данных и сохраните архив.
- В новой базовой базе запустите загрузку и выберите этот архив.
- Дождитесь окончания. На базе в несколько гигабайт процесс идёт от десятков минут до нескольких часов.
Загрузка полностью заменяет данные в приёмнике. Делайте её только в новой пустой базе, никогда в рабочей.
Запасной путь: обработка XML
Если механизма выгрузки в вашем релизе нет, используют универсальную обработку выгрузки и загрузки данных в XML. Она переносит объекты между базами с одинаковой структурой метаданных — у ПРОФ и базовой одного релиза структура совпадает.
Выгружайте всё за один проход, включая регистры, иначе остатки не сойдутся. Обработка внешняя, а в базовой версии работа с внешними обработками ограничена. Поэтому в сложных случаях загрузку в базовую версию поручают партнёру.
Если организаций было несколько
Механизмы полной выгрузки переносят базу целиком, вместе со всеми организациями. Порядок в этом случае другой:
- Сделайте копию базы ПРОФ.
- В копии оставьте только нужную организацию: остальные помечают на удаление вместе с их документами и удаляют помеченные объекты.
- Уже из очищенной копии переносите данные в базовую.
Это кропотливо, и на большой базе удаление идёт долго. Альтернатива — начать базовую с остатков: ввести их помощником ввода начальных остатков на дату начала работы.
Пользователи и права после конвертации
В ПРОФ обычно настроены несколько пользователей, группы доступа и профили. В базовой версии одновременно работает один человек, и вся эта схема становится лишней.
Что сделать после загрузки:
- Войдите в базовую базу под пользователем с полными правами из старого списка.
- Если вход не проходит, проверьте пароль: данные пользователей переносятся вместе с выгрузкой.
- Удалите или отключите лишние учётные записи, которые больше не работают с программой.
- Проверьте, что у оставшегося пользователя есть полные права, иначе часть разделов будет скрыта.
Ограничения доступа на уровне записей и разграничение по организациям в однопользовательской работе не нужны. Их можно отключить в разделе Администрирование → Настройки пользователей и прав.
Если базовой версией будут пользоваться два человека по очереди, оставьте два входа. Одновременно они не смогут работать, но история изменений будет по каждому своя.
Обновление и проверка новой базы
Базовую базу обновляют только обновлениями базовой редакции. Файлы обновления ПРОФ к ней не подходят.
Обновление ставится так же, как в ПРОФ: через Администрирование → Интернет-поддержка и сервисы или вручную файлом обновления. Для этого в программе нужно подключить интернет-поддержку под логином портала, на который зарегистрирован продукт.
Сверка после переноса
Пока не сверили цифры, архивную ПРОФ не трогайте. Минимальная проверка:
| Что сверить | Отчёт | Как |
|---|---|---|
| Остатки и обороты по счетам | Оборотно-сальдовая ведомость | за весь период ведения учёта |
| Расчёты с контрагентами | ОСВ по счетам 60, 62, 76 | по контрагентам и договорам |
| НДС | Книга покупок и книга продаж | за последние кварталы |
| Зарплата | Свод начислений или ведомость | за последний месяц |
| Учётная политика | Настройки налогов и отчётов | параметры по годам |
Цифры должны совпасть до копейки. Расхождение почти всегда означает, что перенеслись не все объекты или релизы баз отличались.
Дополнительно проверьте:
- 📄 Открывается ли регламентированная отчётность и сохранились ли ранее сданные отчёты.
- 🖨 Печатаются ли основные документы.
- 🏦 Работает ли загрузка банковской выписки.
- 🔐 Подключение 1С-Отчётности: сертификаты подписи после переезда, как правило, нужно указать заново на этом компьютере.
После сверки старую базу ПРОФ переведите в архив. Удалять её не нужно: она понадобится для проверок и восстановления истории.
Ошибки при переходе и как их решить
Если не получилось перенести данные
Если механизм выгрузки не срабатывает, а XML-перенос не сводит остатки, есть два рабочих варианта.
- 📥 Старт с остатков. В базовой базе вводите начальные остатки на 1 число квартала или года. История документов остаётся в архивной ПРОФ, отчёты за прошлые периоды открываете там.
- 🤝 Перенос силами партнёра. Партнёр 1С переносит данные своими средствами и сверяет результат. Это платно, но быстрее при большой базе или нескольких организациях.
Старт с остатков с начала года — самый чистый вариант. Нет хвостов прошлых ошибок, а отчётность за прошлый год вы уже сдали из ПРОФ.