Изменение суммы аванса в 1С 8.3: разбор по сценариям

Сумму аванса в 1С 8.3 правят в том документе, которым аванс был введён: для подотчётника — в «Авансовом отчёте», для поставщика — в банковском «Списании с расчётного счёта» или «Выдаче наличных», для НДС с полученной предоплаты — через помощника регистрации счетов-фактур на аванс. Снимаете проведение, меняете цифру, проводите заново — и следом перепроводите документы, которые от этой суммы зависят.

Слово «аванс» в учёте закрывает сразу три разных сценария, и путь исправления у каждого свой. Ниже — по каждому: где лежит сумма, какой документ открыть и что произойдёт с проводками и взаимозачётом. Начнём с того, где 1С вообще хранит авансы, — без этого легко поправить не тот документ.

Где в 1С лежит сумма аванса

Аванс — это деньги, уплаченные или полученные до отгрузки (поставки, выполнения работ, отчёта подотчётника). В плане счетов он оседает на отдельных субсчетах, и именно их остаток вы меняете, правя сумму:

• 💸 60.02 — авансы, выданные поставщикам.
• 💰 62.02 — авансы, полученные от покупателей.
• 🧾 76.АВ — НДС с авансов полученных.
• 📥 76.ВА — НДС с авансов выданных (к вычету).
• 👤 71.01 — деньги, выданные подотчётному лицу.

Сумму на этих счетах нельзя переписать «вручную проводкой» и забыть — её формируют первичные документы, а взаимозачёт аванса считается при проведении отгрузки или на закрытии месяца. Поэтому порядок один: находим документ-источник, меняем в нём сумму, перепроводим.

Ещё один момент, из-за которого изменённый аванс «не хочет» зачитываться, — настройка взаиморасчётов в договоре контрагента. Аванс и поставка должны сходиться в одном разрезе: по договору целиком или по конкретным документам расчётов. Если в оплате и в поступлении указаны разные договоры или документы расчётов, зачёт не произойдёт, сколько ни меняй сумму. Проверьте это до правки — так вы не будете гадать, почему остаток на 60.02 висит.

Правим сумму в авансовом отчёте подотчётника

Если речь про деньги, выданные сотруднику под отчёт, сумму меняют в документе Банк и касса → Авансовые отчёты.

Порядок действий:

1. Откройте нужный авансовый отчёт из списка.
2. На закладке «Авансы» лежит документ выдачи денег — его сумма и есть выданный аванс. Саму сумму выдачи правят не здесь, а в документе-основании (расходный кассовый ордер или списание с карты).
3. На закладках расходов (товары, оплата, прочее) укажите фактически потраченные суммы по чекам и накладным.
4. Проведите документ.

1С сама сопоставит выданное и потраченное:

• потратил меньше — остаток висит на 71.01 как долг сотрудника, его вносят в кассу;
• потратил больше — перерасход возмещают сотруднику, сумма отражается на 71.01 как долг организации.

Пример. Сотруднику выдали под отчёт 10 000 ₽, по чекам он потратил 12 000 ₽. После проведения отчёта на 71.01 останется кредитовый остаток 2 000 ₽ — это долг организации перед сотрудником (перерасход). Если же он потратил 8 000 ₽, на 71.01 будет дебетовый остаток 2 000 ₽ — сотрудник возвращает их в кассу документом «Поступление наличных» с видом операции «Возврат от подотчётного лица».

Меняем аванс поставщику в банке или кассе

Оплату поставщику до поставки правят в платёжном документе:

1. Откройте Банк и касса → Банковские выписки (для безнала) или Банк и касса → Кассовые документы (для наличных).
2. Найдите «Списание с расчётного счёта» или «Выдачу наличных» с нужным контрагентом и договором.
3. Снимите проведение, измените сумму, проверьте счёт расчётов и счёт авансов (обычно 60.01 и 60.02).
4. Проведите заново.

Проводки по авансу поставщику — на всю сумму платежа:

• Оплата аванса: Дт 60.02 Кт 51 — перечислен аванс с расчётного счёта.
• Зачёт при поступлении: Дт 60.01 Кт 60.02 — зачтён ранее выданный аванс.

Сам зачёт аванса 1С выполняет в документе поступления. В «Поступлении (акты, накладные)» на вкладке реквизитов есть поле «Зачёт авансов». Если стоит значение «Автоматически», программа при проведении сама найдёт выданный аванс и зачтёт его проводкой Дт 60.01 Кт 60.02 в пределах изменённой суммы.

Пример. Перечислили поставщику аванс 50 000 ₽ (Дт 60.02 Кт 51). Потом выяснилось, что в платёжке опечатка — должно быть 30 000 ₽. Правите сумму в списании с расчётного счёта, проводите. Теперь на 60.02 висит аванс 30 000 ₽. При поступлении товара на 30 000 ₽ зачтётся весь аванс, при поступлении на 40 000 ₽ — аванс 30 000 ₽ закроется, а оставшиеся 10 000 ₽ останутся долгом на 60.01.

Что делать со счётом-фактурой на аванс

Если на полученный от покупателя аванс вы выставляли счёт-фактуру и начисляли НДС, после изменения суммы предоплаты счёт-фактуру нужно переформировать — иначе НДС на 76.АВ разойдётся с фактической предоплатой.

Порядок:

1. Сначала исправьте сумму самой предоплаты в банковской выписке (поступление на 62.02).
2. Откройте помощник Банк и касса → Счета-фактуры на аванс.
3. Задайте период, нажмите «Заполнить» — помощник пересчитает авансы и предложит перевыставить счета-фактуры на новые суммы.
4. Нажмите «Выполнить».

Проводки по НДС с аванса полученного:

• Начисление: Дт 76.АВ Кт 68.02 — начислен НДС с полученного аванса.
• Вычет при отгрузке: Дт 68.02 Кт 76.АВ — принят к вычету НДС с ранее полученного аванса.

Пример. Получили аванс 120 000 ₽, ставка НДС 20%. Налог с аванса — 120 000 × 20 / 120 = 20 000 ₽, именно он встанет на 76.АВ. Уменьшили аванс до 90 000 ₽ — после перезаполнения помощника НДС пересчитается до 90 000 × 20 / 120 = 15 000 ₽.

По закону счёт-фактуру на аванс выставляют в течение 5 календарных дней с даты получения предоплаты (ст. 168 НК РФ). НДС с аванса потом принимают к вычету на дату отгрузки (ст. 171–172 НК РФ) — это 1С делает в документе реализации, поэтому реализацию тоже перепроводят.

Если аванс выдавали вы и поставщик дал счёт-фактуру на аванс, вычет НДС отражается на 76.ВА:

• Вычет с аванса выданного: Дт 68.02 Кт 76.ВА — принят к вычету НДС с перечисленного аванса.
• Восстановление при поступлении: Дт 76.ВА Кт 68.02 — восстановлен НДС, ранее принятый с аванса.

Чтобы 1С регистрировала такие счета-фактуры поставщика, в договоре с ним должна стоять галка зачёта аванса и установлен флажок регистрации счёта-фактуры на аванс. Логика правки та же: сначала меняете сумму предоплаты, затем перепроводите поступление и документ регистрации счёта-фактуры, чтобы вычет и восстановление сошлись.

Перепроводим документы после правки

Изменение задним числом — главная ловушка. Проводки в документе, который вы поправили, пересчитаются сразу, а вот зачёт аванса, списание себестоимости и НДС в последующих документах останутся на старых суммах, пока вы их не перепроведёте. Сама 1С об этом не предупреждает: документы просто покажут жёлтый или красный значок «требуется перепроведение», и его легко пропустить в большом списке.

Что сделать после правки аванса:

• 🔁 Перепровести документ поступления/реализации, который зачитывает этот аванс.
• 📅 Выполнить Операции → Закрытие месяца за соответствующий период — помощник пересчитает зачёты и НДС.
• 🧮 При массовых правках — Операции → Групповое перепроведение документов: укажите период и виды документов, запустите перепроведение.

Перепроводить документы лучше по возрастанию даты — от самого раннего к позднему. Тогда зачёт аванса, списание себестоимости и расчёт НДС встанут в правильную хронологию. Если правили документ в начале квартала, а дальше по контрагенту были и другие операции, надёжнее перезакрыть месяц целиком: помощник закрытия сам пройдёт по цепочке и пересчитает зачёты авансов и НДС. Групповое перепроведение подойдёт, когда правок много и трогать закрытие месяца не хочется.

Как проверить, что аванс изменился правильно

После правки и перепроведения сверьте остатки — это пять минут, но спасает от расхождений в отчётности. Нужные отчёты лежат в разделе Отчёты → Стандартные отчёты.

• 📊 Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 60.02 или 62.02 с детализацией по контрагентам и договорам — показывает, какой аванс остался незачтённым. Если аванс полностью отработан, остатка по субсчёту быть не должно.
• 🧾 ОСВ по счёту 76.АВ (НДС с авансов полученных) — остаток по кредиту должен соответствовать НДС с ещё не отгруженных авансов. Разошёлся — не перевыставлен счёт-фактура на аванс.
• 👤 ОСВ по счёту 71.01 по сотруднику — закрывает ли авансовый отчёт выданную сумму, нет ли зависшего долга.
• 📋 Анализ субконто «Контрагенты» — сводит оплаты, поступления и зачёты по одному партнёру, удобно искать, где именно аванс не сошёлся.

Частые ошибки при изменении аванса

Частые вопросы