Неверная дата приема сотрудника в ЗУП: что править и что пересчитать

Чтобы в 1С изменить дату приема на работу, откройте кадровый документ, которым сотрудник принят, и поменяйте в нем поле Дата приема. В 1С:ЗУП 3.1 это документ из списка Кадры → Приемы, переводы, увольнения. После перепроведения программа сама пересчитает плановые начисления, остатки отпуска и зарплату за затронутые месяцы.

Частое заблуждение — искать поле в карточке сотрудника. Там дата приема только отображается: ее источник всегда документ. Вторая ошибка — менять дату в шапке документа (это дата приказа) и думать, что дата приема тоже сдвинулась. Это два разных поля.

Что проверить до того, как менять дату приема

Сама правка занимает минуту. Сложности дают документы, которые уже опираются на старую дату. Перед изменением соберите картину.

📌 Чем оформлен прием. Вариантов три:

• 📄 отдельный документ «Прием на работу» — обычный случай;
• 📋 групповой документ «Прием на работу списком» — когда оформляли нескольких человек одним приказом;
• 🗂 «Начальная штатная расстановка» — если сотрудник работал до начала ведения учета в ЗУП и его ввели при переходе.

Узнать источник просто: в карточке сотрудника кадровые данные выводятся ссылкой на документ. По ней и переходите.

📌 Что уже сделано после приема. Посмотрите, какие документы по сотруднику есть между старой и новой датой:

• 🕐 табель или индивидуальный график;
• 💰 «Начисление зарплаты и взносов», аванс, выплаты;
• 🏖 отпуска, больничные, командировки;
• 🔄 кадровые переводы и изменения оплаты труда;
• 📤 «Сведения о трудовой деятельности» (ЕФС-1), уже отправленные в СФР.

📌 Закрыт ли период. Если в базе настроена дата запрета изменения данных, документ в закрытом месяце не перепроведется. Настройка находится в разделе Администрирование → Пользователи и права, пункт «Даты запрета изменения». Снимать запрет должен ответственный за учет, а не исполнитель «на минутку».

📌 Основание. Программа должна повторять бумаги. Если ошиблись при вводе — дата правится по приказу и договору. Если сама дата выхода изменилась — сначала нужен кадровый документ, потом правка в базе.

Почему в карточке сотрудника дату приема не исправить

В ЗУП 3.1 карточка сотрудника — это справочник с личными данными. Кадровая история (прием, переводы, увольнение) хранится в регистрах, которые заполняют только документы. Поэтому в карточке нет редактируемого поля с датой приема.

Что делать в карточке:

1. Откройте Кадры → Сотрудники и найдите человека.
2. В карточке найдите строку с информацией о приеме — она оформлена ссылкой.
3. Щелкните по ссылке: откроется документ, которым сотрудник принят.

Дальше работаете уже в документе. Если ссылки нет и в карточке написано, что сотрудник не принят, значит документа приема нет или он не проведен. Тогда ищите его в журнале с отбором по сотруднику.

💡 Справочник «Физические лица» и справочник «Сотрудники» в ЗУП 3.1 разные. У одного физлица может быть несколько сотрудников: основное место и внутреннее совместительство. Проверьте, что правите прием нужного сотрудника, а не совместителя.

Пошагово: меняем дату приема в документе «Прием на работу»

Отдельный документ

1. Откройте Кадры → Приемы, переводы, увольнения.
2. Установите отбор по сотруднику или найдите строку по ФИО через поиск списка.
3. Откройте документ «Прием на работу».
4. В поле Дата приема укажите правильную дату.
5. Сверьте шапку: поле Дата — это дата документа (приказа). Если приказ тоже был оформлен с ошибкой, исправьте и ее. Дата приказа не может быть позже даты приема, если вы не оформляете прием задним числом осознанно.
6. Проверьте вкладку с оплатой труда: плановые начисления действуют с даты приема и сдвинутся вместе с ней.
7. Нажмите Провести и закрыть.

Если документ не проводится, программа выводит сообщения внизу формы. Чаще всего они про документы с более ранней датой, чем новая дата приема, — об этом ниже.

Групповой «Прием на работу списком»

В групповом документе дата приема указывается по каждой строке. Найдите строку нужного сотрудника и поменяйте дату только в ней. Остальных людей не трогайте: перепроведение затронет всех, но если их данные не менялись, их начисления не изменятся.

Если ошибка касается всего приказа, а сотрудников много, проще поправить даты построчно, чем распределять людей по новым документам.

Начальная штатная расстановка

Если сотрудник введен при старте учета, его дату приема хранит документ «Начальная штатная расстановка». Быстрее всего открыть его по ссылке из карточки сотрудника. Дата приема там правится в строке сотрудника.

Сотрудник уже работает: как изменить дату приема, если есть начисления

Здесь направление сдвига решает все.

Сдвиг на более раннюю дату

Пример: сотрудник фактически вышел 3 марта, а в базе стоит 10 марта. Зарплата за март начислена и выплачена. После правки и перепроведения программа зарегистрирует, что март требует перерасчета.

Дальше два пути:

• 🔁 перепровести «Начисление зарплаты и взносов» за март, если период не закрыт и отчеты за него не сданы;
• 📅 оставить март как есть: доначисление за 3–9 марта попадет в начисление апреля как перерасчет прошлого периода.

Второй путь безопаснее, когда расчетные листки уже розданы, а отчетность отправлена.

Сдвиг на более позднюю дату

Пример: в базе 1 апреля, а по приказу человек выходит 15 апреля. Если апрельский табель уже внесен, ЗУП не даст провести прием с новой датой или покажет ошибки в последующих документах: на 1–14 апреля сотрудник еще не принят.

Порядок действий:

1. Найдите документы, датированные раньше новой даты приема: табель, график, отпуск, больничный, кадровый перевод.
2. Отмените их проведение или исправьте даты.
3. Перепроведите «Прием на работу» с новой датой.
4. Заново проведите исправленные документы и пересчитайте зарплату.

Если зарплата за лишние дни уже выплачена, перерасчет даст отрицательную сумму. Удержать ее из следующей зарплаты без согласия работника можно лишь в случаях из ст. 137 ТК РФ. На практике проще получить письменное согласие на удержание или добровольный возврат.

Отпуск, стаж и пособия

Дата приема влияет на три вещи, которые легко упустить:

• 🏖 Остаток отпуска. Рабочий год для отпуска отсчитывается от даты приема. После сдвига проверьте отчет «Остатки отпусков» — смещается и сам рабочий год, и количество заработанных дней.
• 📏 Стаж. Если в карточке введен стаж на дату приема, его значение не пересчитывается само. При сдвиге на месяц-два проверьте вкладку стажей вручную.
• 🩺 Больничные. Пособие считается по стажу и заработку. Если больничный уже рассчитан, а дата приема изменилась, откройте его заново и проверьте расчет.

Если учет ведется в ЗУП 2.5 или в Бухгалтерии 3.0

ЗУП 2.5

Конфигурация давно снята с поддержки, но базы на ней еще встречаются. Главное отличие от 3.1: кадровый учет ведется в двух контурах. Прием оформляется документом «Прием на работу в организацию» в регламентированном учете, а в управленческом может быть отдельный документ приема.

Порядок такой:

1. Откройте журнал приемов в регламентированном кадровом учете (меню «Кадровый учет»).
2. Найдите документ «Прием на работу в организацию», исправьте дату приема в строке сотрудника и перепроведите.
3. Если в базе ведется управленческий кадровый учет, исправьте дату и в его документе приема. Иначе в отчетах двух контуров даты будут разными.
4. Пересчитайте начисления за затронутые месяцы.

Зарплата в 1С:Бухгалтерии 3.0

В небольших компаниях зарплату считают прямо в БП 3.0. Там есть свой документ «Прием на работу».

1. Откройте Зарплата и кадры → Кадровый учет → Приемы на работу.
2. Найдите документ, исправьте дату приема, проведите.
3. Если зарплата за месяц уже начислена, перепроведите документ «Начисление зарплаты» за этот месяц — в БП 3.0 нет механизма перерасчетов прошлых периодов, как в ЗУП.

💡 В БП 3.0 после изменения начисления не забудьте проверить ведомости и проводки по счету 70: выплата могла уйти в старой сумме.

Что произойдет в Бухгалтерии, если дату поменяли в ЗУП

При связке ЗУП 3.1 и БП 3.0 кадровые документы в бухгалтерию не переходят. Туда уходят справочники (физлица, сотрудники, подразделения) и документ «Отражение зарплаты в бухучете» с итогами начислений.

Значит:

• 🔹 сама дата приема в БП не нужна и не правится;
• 🔹 изменятся суммы, если перерасчет затронул начисления;
• 🔹 после правки в ЗУП перепроведите «Отражение зарплаты в бухучете» за нужный месяц и запустите синхронизацию;
• 🔹 если месяц в БП уже закрыт, перерасчет лучше брать в текущем месяце ЗУП, а не перепроводить старый — тогда закрытый период в БП не тронется.

Если у вас обмен с внешними системами (СКУД, кадровый портал), проверьте, откуда они берут дату приема. Часто это выгрузка из ЗУП по расписанию: после правки ее нужно запустить вручную или дождаться следующего цикла.

Последствия для кадровых документов и отчетности

Программа пересчитывает цифры, но бумаги и отчеты за вас не исправит.

Приказ и договор. По ст. 61 ТК РФ работник обязан приступить к работе в день, указанный в договоре. Если дата приема в базе была ошибкой ввода, а приказ верный — достаточно исправить базу. Если ошибочен сам приказ, оформляют приказ об исправлении. Если стороны договорились о другой дате выхода до начала работы — составляют соглашение к трудовому договору.

ЕФС-1 (сведения о трудовой деятельности). Прием отражается в подразделе сведений о трудовой деятельности. Если запись уже ушла в СФР (бывший ПФР, с 2023 года — Социальный фонд), исправление идет в два шага:

1. Подайте ЕФС-1 с отменой ошибочной записи о приеме.
2. В том же или следующем отчете подайте запись о приеме с правильной датой и реквизитами приказа.

В ЗУП оба шага делаются документом ЕФС-1 из раздела отчетности: там есть возможность выбрать отменяемое мероприятие.

Зарплатная отчетность. Если перерасчет изменил начисления в периоде, за который уже сданы 6-НДФЛ или расчет по страховым взносам, нужна уточненка. Когда перерасчет попал в текущий месяц, уточнять прошлый период обычно не приходится — изменение войдет в отчеты текущего периода.

Табель и трудовая книжка. Табель за месяц приема переформируйте: дни до новой даты должны выпасть или добавиться. Если ведется бумажная трудовая книжка и запись о приеме внесена с ошибкой, ее признают недействительной и вносят новую — дописывать поверх нельзя.

Ошибки, которые возникают при изменении даты приема

Частые вопросы