Правим доверенность в 1С Бухгалтерии: представитель, срок, печатная форма и МЧД

Чтобы изменить доверенность в 1С Бухгалтерии 3.0, откройте Покупки → Доверенности, найдите документ в списке двойным щелчком, поправьте поля и сохраните. Новую печатную форму М-2 или М-2а распечатайте заново — старый бланк сам не поменяется.

С машиночитаемой доверенностью (МЧД) так не получится. Подписанную и зарегистрированную МЧД редактировать нельзя: её отзывают и выпускают новую.

Где в 1С найти доверенность и открыть её для изменения

В БП 3.0 доверенность на получение ценностей — это отдельный документ. Журнал лежит в разделе Покупки, группа «Покупки», ссылка «Доверенности».

Как быстро найти нужную:

1. 🔎 Откройте Покупки → Доверенности.
2. В строке поиска над списком введите номер, фамилию представителя или имя поставщика.
3. Если список длинный, отберите по организации — поле отбора есть над таблицей, когда в базе ведётся учёт по нескольким фирмам.
4. Откройте документ двойным щелчком.

Ещё один путь — от документа-основания. Если доверенность создавали «на основании» счёта поставщика, откройте этот счёт и посмотрите связанные документы через кнопку структуры подчинённости в командной панели. Оттуда видно и доверенность, и последующее поступление.

💡 Чтобы не плодить лишние номера при перевыпуске, скопируйте старую доверенность кнопкой копирования в списке (или клавишей F9). Копия получит новый номер и дату, табличная часть перенесётся, останется поправить нужные поля.

Как изменить данные представителя в доверенности

В поле «Физическое лицо» (на форме может стоять подпись «Кому») выбирается сотрудник или другое физлицо. Сменить представителя просто: нажмите на поле, выберите другого человека из справочника и сохраните документ.

Сложнее, когда человек тот же, а поменялись его данные: паспорт, фамилия. В самой доверенности паспортные реквизиты не вводятся вручную. Программа берёт их из карточки физического лица.

Порядок такой:

1. Откройте карточку представителя: Справочники → Физические лица или через раздел Зарплата и кадры → Сотрудники.
2. Найдите блок с документом, удостоверяющим личность, или ссылку на историю изменений этих данных.
3. Добавьте новую запись с датой, с которой действует новый паспорт. Старую запись не удаляйте.
4. Если поменялась фамилия, измените ФИО в карточке тоже с датой изменения.
5. Вернитесь в доверенность и распечатайте её заново.

Не затирайте старый паспорт новым без даты. Тогда все прошлые доверенности при повторной печати покажут новые данные, и бумажный архив разойдётся с базой.

Паспортные сведения выводятся на дату доверенности. Значит, если вы выписываете бланк сегодня, а паспорт в карточке сменился вчера — в печать попадёт новый. Если дата доверенности стоит раньше даты смены паспорта, выйдет старый. Иногда именно в этом причина «неправильного» паспорта в бланке.

Что ещё проверить в карточке представителя:

• 👤 ФИО полностью, без сокращений;
• 🪪 вид документа (паспорт гражданина РФ или иной);
• 📅 дата выдачи и код подразделения;
• 💼 должность — она берётся из кадровых данных, если представитель оформлен как сотрудник.

Как поменять срок действия, поставщика и перечень ценностей

Срок действия

В шапке документа есть дата выдачи и дата «Действительна по». Чтобы изменить срок доверенности, поменяйте вторую дату и сохраните.

Что говорит закон. По ст. 186 ГК РФ, если срок в доверенности не указан, она действует один год со дня совершения. Доверенность без даты совершения ничтожна. Поэтому дату выдачи не оставляйте пустой и не ставьте задним числом «чтобы влезло».

На практике доверенности на получение ТМЦ выписывают на короткий срок: от нескольких дней до месяца. Длинный срок — лишний риск, если сотрудник уволится, а бланк останется у него.

Программа сама не блокирует просроченную доверенность. Поступление товаров по ней провести можно, поэтому следить за сроком приходится по журналу: включите колонку с датой окончания и отсортируйте список по ней.

Поставщик и основание

Поле контрагента — это тот, у кого представитель получает ценности. Если поставщик сменился, выберите нового. Поле документа-основания (счёта) при этом тоже стоит перезаполнить, иначе в бланке останется ссылка на чужой счёт.

Табличная часть «Товары»

Список ценностей можно править как обычную таблицу:

• ➕ добавить строку — номенклатура, единица, количество;
• ✏️ изменить количество в существующей строке;
• ➖ удалить строку , которая больше не нужна;
• 🔄 перезаполнить по счёту — если в документе есть команда заполнения по основанию, она заменит строки данными из счёта.

💡 В бланке М-2 количество печатается прописью. Если в строке стоит 10,5 для штучного товара, это повод проверить единицу измерения в номенклатуре, а не править печать.

Как изменить печатную форму доверенности М-2

Форму М-2 утвердил Госкомстат постановлением № 71а. С 2013 года унифицированные формы первички не обязательны, и организация вправе утвердить свой бланк. 1С печатает М-2 и М-2а, но макет можно изменить.

Кто подписывает доверенность

Подписи руководителя и главного бухгалтера печать берёт из карточки организации. Откройте Главное → Организации, карточку своей фирмы, и найдите раздел подписей или ответственных лиц.

Там указывают людей и дату, с которой они подписывают. Сменился директор — добавьте новую запись с датой назначения. Тогда доверенности до этой даты напечатаются со старой фамилией, после — с новой.

Правка макета

Если нужно поменять сам бланк (добавить строку, убрать графу, поставить логотип):

1. Откройте Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки.
2. Перейдите в «Макеты печатных форм».
3. Найдите в списке макет доверенности — удобнее через поиск по слову «Доверенность».
4. Откройте макет на изменение, внесите правки и сохраните.

Изменённый макет хранится в базе и переживает обновление конфигурации . Вернуть всё как было можно командой использования стандартного макета в том же списке.

Когда макета мало

Правка макета меняет оформление, но не логику заполнения. Если нужно вывести в бланк данные, которых в документе нет (например, табельный номер или подразделение), простым редактированием макета не обойтись. Тогда делают внешнюю печатную форму и подключают её через Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки → Дополнительные отчеты и обработки. Это работа программиста, зато типовая конфигурация остаётся без изменений.

Как изменить машиночитаемую доверенность в 1С и что с электронной подписью

С 1 сентября 2023 года сотрудник, который подписывает электронные документы от имени организации своей подписью физлица, должен иметь МЧД (ст. 17.3 закона № 63-ФЗ). Формат МЧД утверждает ФНС, а не оператор ЭДО.

В 1С машиночитаемые доверенности хранятся отдельно от бумажных. Их список открывается из раздела Администрирование, в настройках обмена электронными документами, а также из карточки организации.

Почему МЧД нельзя просто отредактировать

МЧД — это подписанный XML-файл, зарегистрированный в распределённом реестре ФНС. Любое изменение ломает подпись. Поэтому порядок всегда один:

1. Создайте новую МЧД с исправленными данными. Удобно начать с копии старой.
2. Подпишите её квалифицированной подписью руководителя.
3. Дождитесь регистрации в реестре — статус виден в карточке доверенности.
4. Отзовите старую МЧД командой отзыва в её карточке. Отзыв тоже подписывается и уходит в реестр.
5. Проверьте, что в настройках ЭДО для сотрудника выбрана новая доверенность.

Не отзывайте старую МЧД, пока новая не зарегистрирована. Иначе в промежутке сотрудник не сможет подписывать документы , а контрагенты получат отказ в проверке полномочий.

Что меняют чаще всего

• 🔑 Сертификат сотрудника. Новый сертификат того же человека обычно не требует новой МЧД: доверенность выдаётся на физлицо, а не на сертификат. Нужно только привязать новый сертификат к учётной записи в 1С.
• 📝 Полномочия. Расширить перечень документов можно только новой доверенностью.
• 📅 Срок. Продлить действующую МЧД нельзя — выпускают новую с новым сроком.
• 👔 Руководитель. Сменился директор — доверенности, которые он подписал, не прекращаются сами по себе. Но многие организации перевыпускают их от имени нового руководителя, чтобы снять вопросы у контрагентов.

Какая подпись нужна

МЧД подписывает руководитель квалифицированной подписью. Для счетов-фактур подпись сотрудника тоже должна быть квалифицированной. Первичку по соглашению сторон допустимо подписывать и неквалифицированной подписью, но это нужно закрепить договором.

Права на изменение доверенностей

Если поле серое, а кнопки сохранения нет, у пользователя может не хватать прав. Права раздаёт администратор в Администрирование → Пользователи и права через группы доступа.

Что проверить:

• 👥 в какую группу доступа входит пользователь;
• 🧩 есть ли в профиле группы право на изменение документов закупки;
• 🔒 не стоит ли дата запрета изменения данных — её задают в Администрирование → Проведение или в настройках пользователей и прав.

Дата запрета изменения — частая причина «не даёт сохранить» для старых доверенностей. Если документ датирован закрытым периодом, менять его стоит только с согласия главного бухгалтера.

Ошибки при изменении доверенности и как их убрать

Частые вопросы