Меняем фамилию сотрудника в ЗУП КОРП: карточка, документы, отчёты

Фамилию меняют не в карточке сотрудника, а в карточке физического лица — через историю ФИО. Путь Кадры → Физические лица, открываете человека, рядом с полями фамилии нажимаете История и добавляете строку с датой, с которой действует новая фамилия. В 1С:ЗУП КОРП и в обычной ЗУП 3.1 порядок одинаковый: интерфейс и расположение кнопок совпадают.

Главное — не стирать старую фамилию прямо в поле. Если переписать фамилию поверх, программа потеряет историю: все ранее проведённые документы, расчётные листки и справки начнут печататься с новой фамилией, хотя на тот момент у человека была прежняя. История ФИО нужна именно для того, чтобы каждый документ печатался с той фамилией, которая действовала на его дату.

Смена фамилии в 1С не ограничивается одной карточкой. Параллельно обновляют паспортные данные, проверяют данные в СФР и ФНС, при необходимости оформляют дополнительное соглашение к трудовому договору. Ниже — где что меняется и в каком порядке, чтобы потом не ловить отказы по персонифицированной отчётности.

Где в программе хранится фамилия и кто вправе её поменять

В ЗУП КОРП разделены два объекта: Физическое лицо — это сам человек, и Сотрудник — его оформление на работу. У одного физлица может быть несколько сотрудников (например, при приёме на две должности или после увольнения и повторного приёма). Фамилия хранится у физлица и автоматически подтягивается во всех его сотрудников и во все документы. Поэтому менять её нужно один раз — в физлице.

Для редактирования личных данных нужны права кадровика или администратора. Если открыли карточку, а поля фамилии и ссылка История неактивны (серые), значит у вашего пользователя нет права на работу с персональными данными — обратитесь к тому, кто настраивает права в базе.

Перед изменением уточните дату, с которой фамилия официально новая. Обычно это дата регистрации брака или перемены имени из свидетельства — её и ставят в историю ФИО.

Если в организации подключён сервис «Кабинет сотрудника », фамилия в личном кабинете работника подтянется из той же карточки физлица — отдельно её там менять не нужно. То же касается кадрового ЭДО: новые электронные документы уйдут уже на новую фамилию, ранее подписанные останутся как есть.

Пошагово: вносим новую фамилию через историю ФИО

1. Откройте Кадры → Физические лица и найдите человека в списке. Если в базе есть однофамильцы или дубли, ищите по старой фамилии, по ИНН или СНИЛС, чтобы не открыть чужую карточку. Можно зайти и из карточки сотрудника — в ней есть ссылка на личные данные физлица.
2. В верхней части карточки, рядом с полями Фамилия, Имя, Отчество, нажмите ссылку История.
3. В открывшейся форме истории изменения ФИО добавьте новую строку: укажите дату в поле Действует с и впишите новую фамилию. Имя и отчество, если они не менялись, повторите без изменений.
4. Сохраните форму истории, затем запишите карточку физлица.
5. Проверьте результат: откройте любой старый документ (например, прошлогоднюю кадровую операцию) — в нём должна остаться прежняя фамилия, а в новых документах, датированных после даты изменения, появится новая.

Никогда не исправляйте фамилию прямо в поле карточки без истории — это стирает связь даты и фамилии и ломает печать прошлых документов.

После записи фамилия автоматически обновится во всех сотрудниках этого физлица — отдельно по каждому оформлению её менять не нужно.

Чтобы убедиться, что изменение применилось, откройте карточку сотрудника: в шапке должна отображаться новая фамилия. Если осталась старая — значит история ФИО не записалась или дата Действует с стоит в будущем относительно текущего дня.

Какие документы оформить кадровику

Отдельного приказа на смену фамилии трудовое законодательство не требует, и в ЗУП КОРП специального документа «изменение ФИО» тоже нет. Основанием для правки в программе служат документы, которые приносит работник:

• 📄 заявление работника об изменении персональных данных;
• 💍 свидетельство о заключении брака, о расторжении брака или о перемене имени;
• 🪪 новый паспорт на новую фамилию.

Фамилия относится к сведениям о работнике в трудовом договоре (ст. 57 ТК РФ), поэтому к договору оформляют дополнительное соглашение. Готового документа «доп. соглашение по смене ФИО» в типовой ЗУП нет — соглашение составляют на бумаге, а в программе фактические данные меняют через историю ФИО. Перепечатывать ранее оформленные приказы не нужно: за счёт истории они печатаются с прежней фамилией корректно.

Если ведётся бумажная трудовая книжка, фамилию меняют на её титульном листе: старую зачёркивают одной чертой, рядом вписывают новую, а на внутренней стороне обложки делают ссылку на документ-основание (свидетельство о браке). В программе этого делать не нужно — титульный лист бумажной книжки заполняется вручную.

А вот в сведения о трудовой деятельности смена фамилии отдельным мероприятием не подаётся: подраздел 1.1 формы ЕФС-1 заполняется по кадровым событиям (приём, перевод, увольнение), и переименование в их число не входит. Актуальная фамилия просто подставится в ближайший отчёт, где участвует этот работник.

Если зарплата перечисляется на карту, проверьте реквизиты: банк мог перевыпустить карту на новую фамилию. Номер счёта обычно остаётся прежним, но это стоит уточнить у работника.

Паспорт и СНИЛС: что обновить, а что останется прежним

Новый паспорт нужно внести в карточку физлица отдельно от истории ФИО — в блоке паспортных данных (ссылка на документ, удостоверяющий личность). Укажите новую серию, номер, дату и орган выдачи. Паспортные данные тоже хранятся с историей, поэтому в старых документах останутся прежние реквизиты.

С СНИЛС частая путаница. Номер СНИЛС при смене фамилии не меняется — он присваивается человеку один раз и на всю жизнь. Меняются только анкетные данные (фамилия), привязанные к этому номеру в базе Социального фонда России (СФР; бывший ПФР, фонды объединены с 2023 года).

Номер ИНН, как и СНИЛС, при смене фамилии остаётся прежним: он тоже присваивается человеку один раз. Если работник получил новое свидетельство ИНН на новую фамилию, номер в нём совпадёт со старым — заводить новое физлицо не нужно.

Обновить фамилию в СФР можно двумя путями: работник подаёт заявление сам (в том числе через Госуслуги или клиентскую службу фонда) либо это делает работодатель. Пока фонд не обновил анкету, в его базе числится старая фамилия при прежнем номере СНИЛС — это важно для отчётности.

Как смена фамилии отражается в отчётности и начислениях

На суммы начислений смена фамилии не влияет: оклад, надбавки, НДФЛ и взносы не пересчитываются. Перепроводить зарплату из-за новой фамилии не нужно. Меняется только то, как человек подписан в документах.

• 🧾 Расчётные листки, ведомости и платёжные документы после даты изменения печатаются с новой фамилией автоматически.
• 📊 В персонифицированной отчётности — подразделах ЕФС-1 и в «Персонифицированных сведениях о физических лицах» (сдаются в ФНС) — фамилия должна совпадать с той, что числится в базе фонда и налоговой.
• 📑 В приложении к 6-НДФЛ (справке о доходах) по итогам года указывается актуальная фамилия работника.
• 💳 В зарплатном проекте банк сверяет ФИО получателя со своей базой. Если карта перевыпущена на новую фамилию, а в реестре на зачисление ушла старая, платёж может зависнуть — обновите данные и в реквизитах, и в заявке банку.

Если отчёт за период, когда фамилия уже сменилась, формируется со старой фамилией — проверьте дату в истории ФИО: скорее всего, она указана позже отчётного периода. И наоборот: новая фамилия в отчёте за старый период означает, что дату Действует с поставили слишком ранней.

Разные ситуации: действующий работник, уволенный и задним числом

Механизм один и тот же — история ФИО, — но дата Действует с в каждом случае своя.

Действующий сотрудник. Стандартный порядок из раздела выше: вносите фактическую дату из свидетельства. С этого дня все новые документы идут на новую фамилию.

Уволенный сотрудник. Карточка физлица остаётся в базе и после увольнения. Если бывший работник просит справку на новую фамилию, фамилию можно сменить так же, через историю. Но дату ставьте реальную — тогда документы за период работы сохранят прежнюю фамилию, а новые справки выйдут на новую.

Задним числом. Фамилия сменилась месяц назад, а внести забыли. Указывайте не дату внесения, а реальную дату из свидетельства. Тогда документы, датированные между этими днями, перепечатаются с новой фамилией корректно. Если за этот промежуток уже сдана персонифицированная отчётность — сверьте, на какую фамилию она ушла, и при расхождении подайте корректировку.

На будущую дату. Если вносите заранее, поставьте дату вперёд: до неё печатается прежняя фамилия, с неё — новая. Переключение произойдёт автоматически.

Частые ошибки при смене фамилии

• 🔸 Переписали фамилию прямо в поле вместо истории — потеряли связь даты и фамилии, старые документы «переехали» на новую фамилию.
• 🔸 Указали в истории неверную дату Действует с — документы до этой даты остались со старой фамилией, хотя должны быть с новой (или наоборот).
• 🔸 Забыли внести новый паспорт — в справках и отчётах остаются прежние реквизиты документа.
• 🔸 Решили, что сменился и номер СНИЛС, и завели человека заново — появился дубль физлица с задвоением данных.
• 🔸 Сдали ЕФС-1 или персонифицированные сведения раньше, чем СФР обновил анкету, — получили отказ по несоответствию ФИО и СНИЛС.

Дубль физлица — самая болезненная из ошибок: если на человека завели вторую карточку с новой фамилией, расчёты и стаж разъезжаются по двум записям. Исправлять это сложнее, чем аккуратно внести изменение в единственную карточку через историю. Если дубль уже появился, не удаляйте карточки вслепую — сначала проверьте, на какую из них заведены начисления и документы, и переносите данные осознанно, а не задвоенные записи наугад.

Частые вопросы