В 1С 8.3 год не «переключают»: что реально настроить при переходе на новый год

Чтобы изменить год в 1С, программу не «переключают» на новый год, как это делали в 1С 7.7. База 1С 8.3 ведётся сплошь: граница между годами внутри неё условна, остатки переходят сами. Под сменой года на практике понимают три разных действия — поменять рабочую дату, чтобы новые документы вставали нужным годом; задать год в периоде отчёта; закрыть старый год регламентной операцией в декабре.

Какое из трёх действий нужно вам, зависит от того, где «не тот год» вылезает: в дате нового документа, в шапке оборотно-сальдовой ведомости или в том, что прибыль прошлого года ещё не ушла на счёт 84. Ниже — каждый случай со своим путём в меню.

Рабочая дата: откуда 1С берёт год для новых документов

Рабочая дата — это дата, которую 1С подставляет в новый документ, если вы не ввели другую. По умолчанию она равна дате компьютера. Отсюда частая жалоба: «создаю документ, а год стоит прошлый» — почти всегда виноваты сбитые часы на компьютере или сервере.

Задать рабочую дату вручную можно так:

1. Откройте главное меню — значок в левом верхнем углу окна (интерфейс «Такси»).
2. Выберите Сервис → Параметры.
3. В группе «Рабочая дата» переключитесь на «Использовать значение» и укажите дату нужного года.
4. Нажмите ОК.

После этого все новые документы получают указанный год, пока вы не вернёте вариант «Использовать текущую дату компьютера».

Для периода в отчётах рабочая дата роли не играет — там год задаётся отдельно. В любом отчёте (ОСВ, карточка счёта, анализ счёта) год стоит в поле периода вверху формы. Нажмите на поле периода и выберите стандартный интервал — «Этот год», «Прошлый год», «Этот квартал». Если нужны произвольные границы, откройте диалог настройки периода и задайте даты «с… по…». Отчёт пересобирается уже по новому году.

Период, выбранный в одном отчёте, на другие не распространяется — год в ОСВ и год в карточке счёта задаются независимо. Если строите комплект отчётов за год, проверьте период в каждом, а не только в первом.

Закрытие года: реформация баланса идёт в декабре

Отдельной кнопки «закрыть год» в 1С нет. Год закрывается внутри закрытия декабря — последней регламентной операцией «Реформация баланса». Отдельно запускать её не нужно, она встроена в обработку.

Путь в 1С:Бухгалтерии 3.0: Операции → Закрытие периода → Закрытие месяца. Выберите декабрь и организацию, затем запустите закрытие по порядку. Операции идут цепочкой: закрытие счетов учёта затрат, расчёт финансового результата, закрытие 90 и 91 на 99, и в самом конце — реформация баланса.

Что происходит при реформации:

• 📉 Субсчета 90 и 91 закрываются внутренними проводками — к началу нового года выручка и прочие доходы обнуляются.
• 📊 Счёт 99 «Прибыли и убытки» закрывается на счёт 84 «Нераспределённая прибыль (непокрытый убыток)».
• 🔄 Новый год счета финансовых результатов начинают с нуля — это и есть «обнуление года».

Проверить результат закрытия удобно по оборотно-сальдовой ведомости за год: на конец периода не должно остаться сальдо по счетам 90, 91 и 99, а финансовый результат виден на счёте 84.

У обработки закрытия месяца есть справки-расчёты. После декабря откройте справку «Реформация баланса» — она покажет, какая сумма ушла на счёт 84 и как закрылись субсчета доходов и расходов. Если результат вызывает сомнения, прогоните «Экспресс-проверку ведения учёта» за год: она ловит типовые расхождения (неоплаченные авансы без счетов-фактур, незакрытые счета учёта) до того, как они попадут в баланс.

Порядок закрытия внутри декабря менять нельзя: операции зависят одна от другой. Если какая-то из них подсветилась красным, сначала исправьте её причину, затем перезапустите закрытие месяца целиком, а не только проблемный шаг.

Переходят ли остатки на новый год автоматически

В одной базе 1С 8.3 остатки переносить вручную не надо — они переходят сами. Сальдо балансовых счетов (01, 10, 41, 43, 51, 60, 62, 76 и других) на 31 декабря становится входящим остатком на 1 января. Никакой «свёртки» или переноса, как в 1С 7.7, здесь нет.

Обнуляются к новому году только счета, которые не имеют сальдо по своей природе: финансовые результаты (90, 91, 99). Их закрывает реформация баланса. Всё, что должно иметь остаток, остаётся на месте.

Ручной ввод остатков нужен в другом случае — когда вы начинаете новую базу или переходите на 1С с другой программы. Тогда входящие остатки вводят специальной обработкой: раздел Главное, пункт «Помощник ввода остатков» (в части релизов он открывается через «См. также»). Дату ввода остатков ставят последним днём года, предшествующего году начала учёта.

Нумерация документов в новом году начинается заново

Ещё одна примета нового года — счётчик номеров документов обнуляется. Первый счёт-фактура или реализация января получают номер с единицы, а не продолжают декабрьскую нумерацию. Это штатное поведение: у большинства документов 1С периодичность номера установлена «в пределах года».

Отдельно настраивать это не нужно, менять в пользовательском режиме — нельзя: периодичность нумерации задаётся на уровне конфигурации. Поэтому «сбросился номер документов» в январе — не ошибка, а норма.

Нюансы, с которыми сталкиваются чаще всего:

• 🔢 Префикс организации. Если в базе несколько юрлиц, к номеру добавляется префикс. Нумерация ведётся отдельно по каждой организации, но год обнуляет счётчик для всех.
• 📄 Сквозная нумерация через годы. Если компании нужна непрерывная нумерация без ежегодного сброса — это доработка конфигурации, штатными настройками она не включается.
• ⚠️ Ручной номер. Исправили номер руками — 1С запомнит его и продолжит нумерацию от него. В новом году такой «ручной» разрыв тоже обнулится.

Документы задним числом и дата запрета изменения

Чтобы провести документ прошлым годом, достаточно поставить нужную дату в поле Дата его шапки. Ограничений на ввод «задним числом» в 1С по умолчанию нет. Но у такого ввода есть два последствия, о которых забывают.

Первое: документ прошлого года меняет уже посчитанный финансовый результат. После проведения такого документа закрытие соответствующего месяца и декабря нужно перезапустить, иначе ОСВ и декларации разойдутся с данными учёта.

Второе: если по закрытому году уже сдана отчётность, любая правка задним числом означает корректировку. Сначала решите, нужна ли корректирующая декларация, и только потом правьте проводки.

Чтобы случайно не испортить закрытый период, поставьте дату запрета изменения. Путь в 1С:Бухгалтерии 3.0: Администрирование → Настройки пользователей и прав → Даты запрета изменения. Включите запрет и укажите дату — обычно 31 декабря закрытого года. После этого провести или перепровести документ более ранней датой программа не даст, пока запрет не снять.

• 🔒 Общая дата — один запрет на всю базу.
• 👤 По пользователям — бухгалтеру по банку можно закрыть один период, главбуху оставить доступ.
• 🏢 По организациям/разделам — удобно, если в базе несколько юрлиц с разными сроками сдачи.

Новый год в ЗУП: производственный календарь и расчёты

В 1С:ЗУП 3.1 год тоже не «переключают», но перед первым расчётом января есть обязательный шаг, про который забывают, — заполнить производственный календарь на новый год. Без него норма времени, оклады по дням и отпускные посчитаются неверно.

Путь: Настройка → Производственные календари. Откройте основной календарь, выберите новый год и заполните его по кнопке заполнения. Переносы выходных на новый год публикует Правительство постановлением; праздничные дни закреплены в ст. 112 ТК РФ. Пока постановление не вышло, календарь заполнится по общим правилам, перенесённые дни поправите позже.

Что в ЗУП по новому году пересчитывается само, без ваших действий:

• 🧾 Вычеты по НДФЛ — предельный доход считается по календарному году и обнуляется с января.
• 💰 Предельная база по страховым взносам — новая с 1 января, приходит с обновлением конфигурации.
• 📅 Расчётный период для среднего заработка (отпускные, больничные) сдвигается на 12 месяцев сам.

Графики работы сотрудников опираются на производственный календарь. Пока он не заполнен на новый год, графики на январь считаются неверно, а в табеле появляются пустые нормы. Поэтому календарь заполняют первым, ещё до начисления январской зарплаты, и только потом проверяют графики.

Кадровые и зарплатные функции есть в ЗУП и в 1С:Бухгалтерии с зарплатным модулем. В 1С:Управление торговлей или Рознице производственного календаря для расчёта зарплаты нет — там он не нужен.

Нужно ли обновлять 1С при переходе на новый год

Сама по себе смена года обновления не требует: база продолжает работать, январские документы вводятся как обычно. Обновиться нужно по другой причине — чтобы в новом году правильно считались налоги и формировалась отчётность.

Новые ставки, предельные базы, формы деклараций и обновлённые алгоритмы приходят с релизами конфигурации. Поэтому перед первой отчётностью и первым начислением зарплаты нового года поставьте актуальный релиз:

1. Сделайте резервную копию базы .
2. Запустите обновление из раздела Администрирование (пункт обновления программы или интернет-поддержки).
3. После загрузки выполните обновление структуры базы и перезапустите программу.

Платформу 1С:Предприятие отдельно «под новый год» менять не надо. Следите лишь за тем, чтобы её номер был не ниже того, что требует ваш релиз конфигурации, — требование указано в описании обновления. Текущий номер платформы видно в окне О программе (главное меню → Справка → О программе); сравните его с минимально необходимым из описания релиза.

Частые вопросы