Смена ФИО, логина и почты сотрудника в сервисе 1cfresh.com
Содержание
Имя пользователя в 1С:Фреш меняют не в самой базе, а в менеджере сервиса на 1cfresh.com: владелец или администратор абонента открывает карточку пользователя, правит поле с полным именем и сохраняет. Через некоторое время новое имя само приходит во все приложения, к которым у человека есть доступ.
Логин, почта и телефон — отдельные реквизиты учётной записи. Их меняют там же, но с подтверждением по почте или СМС. Логин в ряде случаев проще заменить новой учётной записью: создать пользователя с нужным логином, выдать ему те же приложения и только потом отключить старого.
Что такое «имя пользователя» в облачной 1С
Под одним словом прячутся три разные вещи. Путаница между ними — главная причина, почему «поменял, а ничего не изменилось».
| Что | Где живёт | Кто меняет | Где видно |
|---|---|---|---|
| Учётная запись сервиса (логин, пароль, почта, телефон) | Менеджер сервиса 1cfresh.com | Сам пользователь или администратор абонента | Страница входа, письма сервиса |
| Полное имя (ФИО) | Менеджер сервиса, затем копия в каждом приложении | Администратор абонента, частично сам пользователь | Шапка программы, поле «Ответственный» в документах |
| Пользователь информационной базы | Внутри приложения | Создаётся и обновляется сервисом автоматически | Список пользователей в разделе администрирования |
В «коробочной» 1С всё это — одна карточка в базе. В 1С:Фреш главная карточка находится у сервиса, а база держит синхронизированную копию.
Чем отличается 1С:Линк
1С:Линк часто путают с Фрешем, хотя это другой сервис. Линк даёт доступ через интернет
к базе, которая стоит на вашем собственном компьютере или сервере. Пользователи такой базы — обычные пользователи 1С: их имя меняют прямо в программе, в разделе Администрирование → Настройки пользователей и прав → Пользователи.
У Линка своя учётная запись для подключения, но к имени, которое видно в документах, она отношения не имеет. Если ваша база открывается по адресу вида *.1cfresh.com — читайте дальше. Если база у вас в офисе, а снаружи вы заходите через Линк, — правьте пользователя в самой 1С, как в обычной локальной установке.
Перед изменением учётных данных
Пять минут подготовки избавят от звонка «не могу войти» на следующее утро.
- 👤 Проверьте свою роль. Менять данные других сотрудников может владелец абонента или его администратор. Рядовой пользователь правит только собственный профиль.
- 📧 Убедитесь, что есть доступ к почте. Письма с подтверждением приходят на адрес, указанный в учётной записи. Если ящик сотрудника уже удалён, сначала поменяйте почту, потом всё остальное.
- 🔐 Запишите, кто владелец абонента. Владелец один, и его учётную запись нельзя просто удалить или заблокировать. Если меняется сам владелец (например, ушёл бухгалтер, на которого регистрировали сервис), понадобится передача прав — об этом ниже.
- 🕐 Выберите время. Переименование ФИО не выкидывает пользователя из базы. А вот смена логина или замена учётной записи требует нового входа — делайте это вне закрытия месяца и сдачи отчётности.
- 📝 Сообщите сотруднику. Если меняется логин или почта, он должен знать об этом до того, как попробует войти.
Если меняется не имя, а человек (на место Иванова пришла Петрова), не переименовывайте учётную запись. Создайте новую. Иначе вся история работы Иванова в базе — документы, комментарии, задачи — станет выглядеть как работа Петровой.
Меняем имя пользователя в менеджере сервиса 1С:Фреш
Порядок для администратора абонента:
- Войдите на 1cfresh.com под учётной записью владельца или администратора.
- Откройте менеджер сервиса — личный кабинет абонента со списком приложений.
- Перейдите в раздел со списком пользователей абонента.
- Двойным щелчком откройте карточку нужного сотрудника.
- Исправьте полное имя. Пишите так, как хотите видеть в документах:
Петрова Анна Сергеевна, без должностей и пометок вроде «(бух)». - Нажмите
Записать и закрыть.
Пользователь меняет своё имя сам через профиль: щёлкните по своему имени в верхней части окна менеджера сервиса и откройте карточку учётной записи. Набор полей, доступных для правки, зависит от того, что разрешил администратор абонента.
Когда изменения появятся в базе
Сервис передаёт новое ФИО во все приложения абонента, к которым у пользователя открыт доступ. Обычно это занимает от нескольких секунд до нескольких минут. Чтобы увидеть новое имя в шапке программы, сотруднику достаточно закрыть приложение и войти заново.
Если через полчаса имя в базе прежнее — смотрите раздел про ошибки ниже.
Логин, почта и телефон: особенности смены
С ФИО всё просто: это подпись, на вход она не влияет. С логином, адресом и номером аккуратнее — по ним сервис вас узнаёт.
Адрес электронной почты
Почту меняют в карточке учётной записи. После сохранения на новый адрес приходит письмо со ссылкой. Пока по ней не перешли, сервис продолжает считать действующим старый адрес.
Что проверить:
- письмо могло упасть в «Спам» или «Рассылки»;
- корпоративный почтовый сервер иногда отсекает письма с внешних доменов — попросите администратора почты добавить отправителя в доверенные;
- ссылка из письма живёт ограниченное время; если она устарела, повторите смену адреса.
Номер телефона
Номер используют для восстановления доступа и уведомлений. Его также подтверждают — кодом из СМС. Указывайте номер, которым сотрудник реально пользуется: служебная сим-карта, которая лежит в ящике стола, сделает восстановление пароля невозможным.
Логин
Логин — то, что человек вводит на странице входа. Во многих учётных записях он совпадает с адресом почты.
Если поле логина в карточке доступно для правки — меняйте и сохраняйте, затем сообщите сотруднику новый логин. Пароль при этом остаётся прежним.
Если поле заблокировано, действуйте через замену учётной записи:
- Создайте нового пользователя абонента с нужным логином и почтой.
- Выдайте ему доступ к тем же приложениям и с теми же ролями, что у старого.
- Попросите сотрудника войти под новым логином и проверить работу.
- Только после этого заблокируйте или удалите старого пользователя.
Не удаляйте старую учётную запись, пока новая не проверена в каждом приложении. Иначе человек на какое-то время останется вообще без доступа к базе.
У нового пользователя в каждом приложении — чистые персональные настройки: пустое «Избранное», стандартные формы, без сохранённых отборов в отчётах. Перенос настроек описан в следующем разделе.
Отображаемое имя внутри конфигурации
Внутри приложения список пользователей открывается так же, как в обычной Бухгалтерии 3.0: Администрирование → Настройки пользователей и прав → Пользователи. В режиме сервиса карточку там можно открыть и посмотреть, но поле полного имени закрыто для правки: источник данных — менеджер сервиса. Изменение, сделанное в обход сервиса, при следующей синхронизации было бы затёрто.
Где новое имя появится, а где нет
| Место в программе | Изменится ли после переименования |
|---|---|
| Шапка окна, «Текущий пользователь» | Да, после повторного входа |
| Поле «Ответственный» в старых и новых документах | Да: документ хранит ссылку на пользователя, а не текст |
| История изменений объектов, комментарии | Да, показывается новое имя |
| Подписи в печатных формах (руководитель, главный бухгалтер) | Нет |
| Карточка сотрудника в зарплатном учёте | Нет |
Две последние строки — частый сюрприз. Подписи на счетах, актах и накладных программа берёт не из учётной записи, а из ответственных лиц организации, которые ссылаются на справочник физических лиц. Если сменилась фамилия главного бухгалтера, правьте карточку физического лица и, при необходимости, ответственных лиц в карточке организации — с датой, с которой действует новая фамилия. Тогда документы прошлых периодов напечатаются со старой подписью, а новые — с новой.
Перенос персональных настроек на нового пользователя
Если логин пришлось менять через новую учётную запись, верните сотруднику привычную картину в базе. Администратор приложения открывает Администрирование → Настройки пользователей и прав, переходит к персональным настройкам пользователей и копирует настройки со старого пользователя на нового: внешний вид, отчёты, избранное, прочие.
Делайте это до блокировки старой учётной записи — так проще выбрать источник в списке.
Если поменять имя не получается
Большинство проблем после смены данных укладываются в несколько сценариев.
Смена владельца абонента
Владелец — особая учётная запись. Её нельзя просто заблокировать, как рядового сотрудника, и не стоит переименовывать на нового человека: на неё оформлены договорные отношения с обслуживающей организацией.
Если владелец уходит:
- Заведите учётную запись для нового ответственного.
- Обратитесь к своему обслуживающему партнёру или в поддержку сервиса с просьбой передать права владельца.
- После передачи переведите старую учётную запись в обычные пользователи или заблокируйте.
Для любых операций, где может понадобиться поддержка, держите под рукой номер абонента — он виден в менеджере сервиса. Обращение с номером обрабатывают заметно быстрее, чем с описанием «у нас облачная бухгалтерия».