Исправление и корректировка начислений в 1С:ЗУП

Способ правки начисления зависит от того, закрыт ли месяц и выплачена ли уже зарплата. Пока месяц открыт и выплаты не было — правьте прямо в документе Начисление зарплаты и взносов. Если период уже закрыт, лишнее убирают документом Сторнирование начислений, а недостающее добавляют документом Доначисление, перерасчёт.

В 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) 3.1 почти все суммы считаются автоматически по данным сотрудника: оклад, премии, надбавки, плановые начисления. Поэтому «изменить начисление» чаще всего означает не переписать цифру руками, а исправить исходные данные и дать программе пересчитать. Ручная правка суммы — крайний вариант, и ниже видно, когда он уместен.

Разберём по шагам: как исправить ошибку в текущем месяце, как учесть изменение задним числом, когда создавать доначисление, а когда — сторно, и как после правки не забыть про НДФЛ и взносы.

Инструкция ориентирована на 1С:ЗУП 3.1. В 1С:Бухгалтерии 3.0, где зарплата ведётся по упрощённой схеме, логика та же, но документ расчёта называется Начисление зарплаты (раздел Зарплата и кадры), а отдельных документов доначисления и сторнирования в ней нет — корректировки там чаще делают повторным расчётом месяца или ручной правкой суммы. Где пути различаются, отметим это по ходу.

С чего начать: выбираем способ под свой случай

Прежде чем лезть в документы, определите, в какой ситуации вы находитесь. От этого зависит, какой инструмент брать — иначе легко задвоить движения.

Почему появляются ошибки в начислениях

Чтобы выбрать правильное исправление, полезно понимать источник расхождения. Типовые причины:

• 🗓️ Данные внесены задним числом. Приказ об отпуске или больничный провели после расчёта зарплаты — за прошлый месяц образовался перерасчёт.
• 💰 Поменяли плановое начисление с прошлой даты. Повысили оклад или надбавку приказом от прошлого месяца.
• ✍️ Опечатка в разовом начислении. Премия, доплата или материальная помощь введены с неверной суммой.
• 🧮 Сбой в показателях. Не заполнен норматив, процент премии, норма времени — сумма посчиталась неверно или нулём.
• 🔁 Двойной ввод. Одно и то же начислили и плановым видом, и разовым документом.

Правка в текущем месяце: документ «Начисление зарплаты и взносов»

Если зарплата за месяц ещё не выплачена и месяц не закрыт, это самый быстрый путь. Документ находится в разделе Зарплата → Начисления зарплаты и взносов.

Порядок действий:

1. Откройте документ за нужный месяц.
2. Исправьте причину ошибки. Если дело в данных сотрудника (оклад, график, вид начисления) — поправьте их в карточке сотрудника или в кадровом документе, затем вернитесь в расчёт.
3. Нажмите команду пересчёта в документе (Пересчитать → по выбранному сотруднику или всем). Суммы, НДФЛ и взносы пересчитаются по новым данным.
4. Проверьте результат на вкладках Начисления, НДФЛ и Взносы.

Иногда нужно именно вписать сумму вручную — например, разовую доплату, которую программа не может рассчитать по формуле. На вкладке Начисления щёлкните по ячейке с суммой и введите своё значение. Строку с ручной правкой программа помечает как скорректированную вручную и больше не пересчитывает её автоматически — это удобно, но при следующем изменении данных сумма не обновится, помните об этом. Чтобы вернуть автоматический расчёт конкретной строки, снимите с неё признак ручной корректировки и пересчитайте документ заново.

Разница между «исправить данные» и «переписать сумму» принципиальна. Если вы поправили оклад или добавили премию в учётных данных, а потом пересчитали документ, — изменение корректно отразится во всех зависимых расчётах (среднем заработке, НДФЛ, взносах). Если же вы просто вписали другую цифру в сумму начисления, программа примет её «как есть», но исходные данные останутся прежними, и при следующем автоматическом расчёте расхождение всплывёт снова. Поэтому ручная правка хороша только для разовых сумм, которых нет в учётных данных.

Перерасчёт за прошлый период

Это ситуация, когда зарплата прошлого месяца уже рассчитана, а потом появились данные, которые на неё влияют: отпуск оформили с опозданием, пришёл больничный, повысили оклад приказом с прошлой даты.

Менять закрытый документ прошлого месяца не нужно. 1С:ЗУП сама отслеживает такие изменения:

1. Внесите документ-основание той датой, когда событие произошло (например, больничный — с реальной даты болезни).
2. Программа зарегистрирует перерасчёт по затронутым сотрудникам. Увидеть список ожидающих перерасчётов можно в разделе Зарплата (команда для перерасчётов в группе сервисных команд раздела — название зависит от релиза).
3. При расчёте зарплаты текущего месяца перерасчёт подхватится автоматически: в документе Начисление зарплаты и взносов появятся отдельные строки со знаком «+» (доначислено) или «−» (сторнировано) и пометкой месяца, за который идёт корректировка.

Такой механизм правильнее ручной правки: он сохраняет историю, корректно пересчитывает средний заработок и не ломает уже выплаченные суммы прошлого периода.

Полезно время от времени заглядывать в список ожидающих перерасчётов: там видно, по каким сотрудникам и за какие месяцы программа насчитала разницу, но ещё не применила её в расчёте. Если список не пуст, а вы закрываете месяц, — эти суммы либо попадут в текущий расчёт, либо их нужно сознательно отложить. Пропущенный перерасчёт — частая причина, по которой «зарплата не сходится» в следующем периоде.

💡 Отдельно стоит отпуск и больничный: если они влияют на средний заработок других начислений, перерасчёт среднего программа сделает сама. Вручную средний заработок пересчитывать не нужно.

Доначисление: добавить забытую сумму за закрытый месяц

Когда период закрыт, а сотруднику что-то недоплатили (забыли премию, доплату, надбавку), используйте документ Доначисление, перерасчёт. Он создаётся текущим месяцем, но относит сумму к нужному периоду.

Что делает документ:

• начисляет недостающую сумму за прошлый месяц;
• пересчитывает НДФЛ с этой суммы;
• включает сумму в базу по страховым взносам нужного периода.

Порядок:

1. Раздел Зарплата → найдите в списке документов доначисление и перерасчёт (в командной панели раздела — создание доначисления/перерасчёта).
2. Укажите месяц начисления (текущий) и сотрудника.
3. Выберите вид начисления и период, за который доначисляете.
4. Проведите документ и проверьте НДФЛ и взносы на соответствующих вкладках.

Доначисленная сумма попадёт в ближайшую ведомость на выплату вместе с текущей зарплатой — отдельно платить её не обязательно, если это не требование по срокам (например, отпускные нужно выплатить до начала отпуска, и их задержка — отдельный риск).

Отдельный момент — способ выплаты. Если доначисление нужно выдать не в общую дату зарплаты, а раньше, создайте по нему отдельную ведомость с указанием, что это межрасчётная выплата. Так сумма не смешается с основным расчётом месяца и будет видна в учёте отдельной строкой.

Сторнирование лишних начислений

Обратная задача: за закрытый период начислили лишнее. Классика — сотрудник числился работающим, а по факту был в отпуске без сохранения или уволился, и за эти дни начислили оклад.

Здесь работает документ Сторнирование начислений (раздел Зарплата). Он отменяет (сторнирует) ранее начисленные суммы:

1. Создайте документ Сторнирование начислений текущим месяцем.
2. Укажите сотрудника и период, за который сторнируете начисление.
3. Документ подберёт ранее начисленные суммы этого периода — отметьте те, что нужно отменить.
4. Проведите. Сторно уменьшит начисления, НДФЛ и базу по взносам.

Если сумму уже выплатили, одного сторно мало: образуется долг сотрудника перед организацией. Удержать его можно только в пределах, которые разрешает статья 137 ТК РФ, и часто — только с письменного согласия работника. Поэтому прежде чем сторнировать выплаченное, проверьте основание для удержания.

Что делать с НДФЛ и взносами после правки

Любое изменение начисления тянет за собой налог и взносы. В 1С:ЗУП это пересчитывается автоматически внутри тех же документов, но проверить стоит всегда.

• НДФЛ. После правки сумма налога меняется. Если зарплату ещё не выплатили — удержится корректная сумма в ближайшей ведомости. Если выплата прошла, возможен недоудержанный или излишне удержанный налог — он подхватится в следующей выплате. Смотрите вкладку НДФЛ в документе.
• Страховые взносы. Доначисление и сторно корректируют базу по взносам нужного месяца. Это важно для отчётности: взносы считаются нарастающим итогом.
• Отчётность. Если корректировка затрагивает уже сданный период, возможно, понадобится уточнённый расчёт. Оцените, попала ли исправленная сумма в уже отправленные отчёты.

Как проверить, что всё посчиталось верно

После правки не доверяйте интуиции — сверьтесь с отчётами. В разделе Зарплата → отчёты по зарплате есть всё необходимое:

Быстрый способ поймать расхождение — сравнить расчётный листок до и после правки у конкретного сотрудника: видно, какие строки добавились (доначисление) или ушли в минус (сторно).

Если корректировка касается прошлых месяцев, обязательно проверьте суммы нарастающим итогом с начала года — именно так считаются НДФЛ и взносы. Разовая правка одного месяца может «поехать» в соседних периодах, если она сместила годовую базу. Полный свод за период с января до текущего месяца покажет, сошлись ли итоги.

Контрольный чек-лист перед закрытием месяца:

Частые вопросы