Пользователи в 1С:Фреш: замена сотрудника, права и пароли
Содержание
Изменить пользователя в 1С Фреш можно в двух местах. Учётную запись (имя, почту, доступ к приложениям) меняют в менеджере сервиса на сайте 1cfresh.com. Права внутри базы (что сотрудник видит и может делать) настраивают в самом приложении: Администрирование → Настройки пользователей и прав → Пользователи.
Главная путаница возникает, когда человек пытается завести сотрудника прямо в программе, как в коробочной 1С, и ничего не получается. В облаке порядок другой: сначала сервис, потом база. Новый сотрудник, замена уволенного, смена прав, вход под другим логином и потерянный пароль решаются по-разному, и для каждого случая есть свой короткий путь.
Две учётные записи: в сервисе и в приложении
В 1С:Фреш у каждого человека фактически две «сущности».
- 👤 Пользователь сервиса — логин и пароль, по которым он входит на сайт. Этот пользователь принадлежит абоненту (вашей организации или группе организаций) и видит только те приложения, к которым ему дали доступ.
- 🗂 Пользователь приложения — запись в справочнике «Пользователи» конкретной базы. Она появляется автоматически, когда пользователю сервиса открывают доступ к приложению. К ней привязаны группы доступа, документы, где он указан ответственным, и личные настройки.
Отсюда простое правило:
| Что нужно сделать | Где делать |
|---|---|
| Добавить сотрудника, удалить, сменить почту или ФИО | Менеджер сервиса |
| Дать или забрать доступ к конкретной базе | Менеджер сервиса, свойства приложения |
| Изменить права в базе: кто проводит документы, кто видит зарплату | Само приложение, группы доступа |
| Сменить или сбросить пароль | Сайт сервиса: профиль или форма восстановления |
Если у вас несколько приложений (например, Бухгалтерия и ЗУП), пользователь сервиса один, а пользователей приложения — по одному в каждой базе. Права в каждой базе настраиваются отдельно.
Кто может управлять пользователями абонента? Владелец абонента и пользователи с ролью администратора абонента. Обычный пользователь видит только свой профиль и свои приложения.
Управление пользователями в менеджере сервиса 1С Фреш
Менеджер сервиса — это страница, которая открывается после входа на 1cfresh.com под учётной записью владельца или администратора абонента. Там есть список приложений и раздел пользователей абонента.
Добавить нового пользователя
- Войдите на сайт сервиса под владельцем или администратором абонента.
- Откройте раздел пользователей абонента и нажмите команду добавления.
- Заполните ФИО, логин и адрес электронной почты сотрудника. На почту придёт письмо со ссылкой для входа и установки пароля.
- Укажите роль в абоненте: обычный пользователь или администратор. Администратором делайте только того, кто действительно будет управлять доступами.
- Отметьте приложения, к которым нужен доступ.
После этого сотрудник появится в справочнике «Пользователи» отмеченных баз. Права в базе он получит по умолчанию минимальные или те, что заданы для новых пользователей, — их нужно донастроить (см. раздел про группы доступа).
Количество пользователей ограничено тарифом. Если лимит исчерпан, добавить нового сотрудника не получится, пока вы не отключите кого-то из старых или не расширите тариф.
Изменить данные существующего пользователя
ФИО и почту меняют в карточке пользователя абонента. Откройте список пользователей, двойным щелчком откройте нужного, исправьте поля и сохраните.
Логин — идентификатор входа. Если поле логина в карточке недоступно для редактирования, не ищите обходной путь: заведите новую учётную запись, а старую отключите.
Открыть или закрыть доступ к приложению
Доступ настраивается с двух сторон, результат одинаковый:
- 🧑 в карточке пользователя — отметьте приложения, к которым он допущен;
- 📦 в свойствах приложения — на вкладке со списком пользователей отметьте, кто может в него входить.
Снятие отметки не удаляет пользователя из базы. Он просто перестаёт видеть приложение в списке и не может в него войти. Все документы, где он ответственный, остаются как есть.
Замена сотрудника: передать базу новому человеку
Самый частый запрос — бухгалтер уволился, на его место пришёл новый. Возникает соблазн просто переименовать старую учётную запись и сменить почту. Так делать не стоит: в журналах и документах история действий старого сотрудника смешается с новым, и потом не разберёшь, кто что провёл.
Правильная последовательность:
- Заведите нового пользователя в менеджере сервиса со своим логином и почтой.
- Дайте ему доступ к нужным приложениям.
- Скопируйте права. В базе откройте карточку старого пользователя, посмотрите, в каких группах доступа он состоит, и включите нового в те же группы. В типовых конфигурациях на базе БСП в списке пользователей есть команда копирования прав между пользователями — найдите её в командной панели или в меню «Ещё».
- Перенесите личные настройки, если они важны: основную организацию, подразделение, склад по умолчанию. Они хранятся у каждого пользователя свои.
- Отключите старого пользователя в менеджере сервиса: снимите доступ к приложениям или удалите его из абонента. Это освободит место в тарифе.
Если новый сотрудник должен «доделать» документы предшественника, ответственного в них менять не обязательно. Права на редактирование определяются группами доступа, а не полем «Ответственный».
Вход под другим пользователем в программе
В облачной базе нет привычного окна выбора пользователя при запуске, как в файловой 1С. Пользователь определяется тем, под каким логином вы вошли на сайт сервиса.
Чтобы войти под другой учётной записью:
- Закройте вкладку с приложением.
- Выйдите из учётной записи на сайте сервиса (команда выхода в правом верхнем углу страницы).
- Войдите заново под нужным логином и откройте приложение.
Если просто закрыть вкладку и открыть приложение снова, браузер подставит прежний сеанс. Поэтому без выхода из сервиса смена пользователя не сработает.
Работа под двумя пользователями одновременно
Администратору часто нужно проверить, что видит рядовой сотрудник. Удобнее всего так:
- 🌐 под своим логином работать в обычном окне браузера;
- 🕶 под тестовым пользователем — в окне инкогнито или в другом браузере.
Сеансы не пересекаются, и можно сравнивать интерфейс бок о бок. Учтите, что каждый сеанс занимает место пользователя, если тариф считает одновременные подключения.
Тонкий клиент
Если база подключена к тонкому клиенту по адресу сервиса, логин и пароль спрашиваются при запуске. Чтобы сменить пользователя , закройте программу и при следующем запуске введите другие данные. Если клиент запомнил вход, удалите сохранённые данные в окне авторизации или запустите базу заново из списка информационных баз.
Права доступа и роли внутри базы
Доступ к приложению только впускает человека в базу. Что он там может делать, решают группы доступа. Это механизм БСП, он одинаков в Бухгалтерии 3.0, ЗУП 3.1 и других типовых конфигурациях, опубликованных в сервисе.
Где настраивать
| Конфигурация | Путь |
|---|---|
| Бухгалтерия предприятия 3.0 | Администрирование → Настройки пользователей и прав |
| Зарплата и управление персоналом 3.1 | Администрирование → Настройки пользователей и прав |
В этом разделе три нужных списка:
- Пользователи — карточка каждого сотрудника и кнопка «Права доступа ».
- Группы доступа — наборы людей с одинаковыми правами.
- Профили групп доступа — шаблоны: какие роли входят в группу.
Как выдать права
- Откройте
Пользователии выберите сотрудника. - Нажмите «Права доступа».
- Отметьте группы, в которые его нужно включить, например «Бухгалтер» или «Главный бухгалтер».
- Запишите изменения. Права вступят в силу при следующем входе пользователя в приложение.
Типовые профили покрывают большинство задач. Свой профиль создавайте копированием типового и снимайте лишние роли, а не собирайте с нуля.
Ограничения по организациям
Если в одной базе ведётся несколько организаций, а сотрудник должен видеть только одну, включите в настройках пользователей и прав флажок ограничения доступа на уровне записей. После этого в группе доступа появится закладка, где можно указать разрешённые организации.
Ограничение на уровне записей замедляет работу базы на больших объёмах. Включайте его, только если разграничение действительно нужно.
Администратор приложения
Полные права в базе даёт профиль «Администратор». В облаке он не позволяет менять конфигурацию, зато даёт управлять пользователями, настройками и обработками. Держите в этой группе одного-двух человек: администратор абонента, у которого нет прав администратора в базе, может открыть доступ к приложению, но не настроит группы доступа.
Потерян пароль или пропал доступ администратора
Сотрудник забыл пароль
Пароль в 1С:Фреш один на сервис, в каждой базе отдельно его не меняют.
- На странице входа нажмите ссылку восстановления пароля.
- Введите логин или почту.
- Перейдите по ссылке из письма и задайте новый пароль.
Если письмо не пришло — проверьте папку «Спам» и что в карточке пользователя указана актуальная почта. Исправить адрес может владелец или администратор абонента.
Сменить пароль, если старый известен
Войдите на сайт сервиса и откройте свой профиль: там есть смена пароля. Новый пароль сразу действует для всех приложений абонента.
Нет ни одного администратора в базе
Ситуация бывает, когда единственного администратора удалили или убрали из группы «Администраторы». Решение зависит от того, кто остался:
Владельцем абонента лучше делать не личную почту бухгалтера, а общий корпоративный адрес, к которому есть доступ у руководителя. Тогда увольнение одного человека не заблокирует облако.
Типичные ошибки при изменении пользователей
Ещё две ошибки, которые не видны сразу:
- 🔁 Общий логин на несколько человек. Сэкономить место в тарифе так можно, но история изменений становится бесполезной. При проверке или спорной проводке невозможно установить, кто её сделал.
- 🗑 Удаление пользователя вместо отключения на время отпуска. Если сотрудник вернётся, проще снова отметить приложение, чем заново заводить запись и настраивать права.