Карточка, роли и доступ к кассе: что можно поменять у пользователя 1С:Розницы

Чтобы изменить пользователя в 1С Розница, откройте Администрирование → Настройки пользователей и прав → Пользователи и дважды щёлкните нужную строку. В открывшейся карточке меняются имя, пароль и разрешение на вход, а права — кнопкой «Права доступа » или через группы доступа. Редактировать пользователей может только тот, у кого полные права (профиль «Администратор»).

Типичная ситуация в магазине: пришёл новый кассир, а работает под логином уволенного, и в чеках печатается чужая фамилия. Всё это исправляется в пользовательском режиме, Конфигуратор не нужен.

Где в 1С Розница открыть список пользователей

Розница построена на Библиотеке стандартных подсистем, поэтому работа с пользователями устроена так же, как в БП 3.0 и УТ 11. Отличаются только профили прав: в Рознице они заточены под магазин, кассу и склад.

Если раздела «Пользователи» в панели нет, проверьте две вещи:

• 🔒 у вас нет административных прав — команды раздела просто скрыты;
• ⚙️ в начальных настройках программы выключено использование нескольких пользователей. Тогда база работает «без авторизации», и сначала нужно создать хотя бы одного администратора.

Как создать пользователя 1С Розница для нового сотрудника

Нового кассира лучше завести отдельным пользователем, а не отдавать ему чужой логин. Так в чеках и документах будет правильная фамилия, а при разборе недостачи понятно, кто пробивал.

1. Откройте список пользователей и нажмите «Создать».
2. Заполните «Полное имя» — фамилию и имя, как они должны отображаться в документах.
3. Укажите физическое лицо (если в карточке есть такое поле) — оттуда берутся ИНН и паспортные данные.
4. Проверьте, что включён флажок «Вход в программу разрешен».
5. Задайте имя для входа: коротко, латиницей или кириллицей, без пробелов, например ivanova.
6. Нажмите «Установить пароль » и задайте первичный пароль.
7. Поставьте флажок «Пользователь должен сменить пароль при входе», чтобы сотрудник сам придумал свой.
8. Нажмите «Записать», затем откройте «Права доступа» и включите пользователя в нужные группы доступа.

Запишите карточку до назначения прав: пока пользователь не записан, группы доступа ему не назначить.

Быстрый способ — скопировать существующего

Если в магазине уже есть кассир с правильно настроенными правами, выделите его в списке и нажмите «Скопировать» (или F9). Новая карточка получит те же группы доступа. Останется поменять имя, физлицо, имя для входа и пароль.

Настройки интерфейса при этом не копируются. Их переносят отдельно через Персональные настройки пользователей: там можно скопировать настройки рабочего стола, отчётов и форм от одного пользователя другому.

Изменение прав доступа: группы и профили

В Рознице права не назначаются ролями напрямую. Цепочка такая:

• 📦 Профиль группы доступа — набор ролей (например, всё, что нужно кассиру);
• 👥 Группа доступа — профиль плюс список участников и, при необходимости, ограничения;
• 👤 Пользователь — участник одной или нескольких групп.

Права пользователя — это сумма прав всех групп, в которых он состоит. Забрать право, оставив человека в группе, где оно есть, не получится.

Как поменять права одному сотруднику

1. Откройте карточку пользователя.
2. Нажмите «Права доступа».
3. Включите или выключите группы доступа галочками.
4. Нажмите «Записать».

Пример: кассира повысили до старшего кассира. Не надо «докручивать» ему права по одной роли — добавьте его в группу, которая работает по профилю старшего кассира, и уберите из группы кассиров, если она больше не нужна.

Когда нужен свой профиль

Предопределённые профили менять нельзя: при обновлении конфигурации они перезаписываются. Если нужен нестандартный набор — например, кассир, который ещё и принимает товар, — сделайте так:

1. В списке профилей скопируйте ближайший стандартный профиль.
2. Дайте копии понятное имя: «Кассир + приёмка».
3. Добавьте нужные роли и запишите.
4. Создайте группу доступа с этим профилем и включите в неё сотрудников.

Ограничения по магазинам

Если в сети несколько магазинов, в группе доступа можно ограничить видимость данных конкретными магазинами. Для этого в Настройках пользователей и прав должно быть включено ограничение доступа на уровне записей. После включения в группах доступа появляются виды доступа, и в них выбираются разрешённые значения.

Проверить, что получилось

После правки групп полезно посмотреть итог глазами программы. В форме «Права доступа» пользователя есть отчёт по правам: он показывает, к каким объектам у человека есть чтение, изменение и интерактивное добавление, и из какой группы пришло каждое право.

Отчёт выручает в двух случаях:

• 🔍 кассир видит закупочные цены, которых видеть не должен, — по отчёту сразу понятно, какая группа даёт доступ;
• 🧩 товаровед не может провести приёмку — видно, что в его группах нет права на изменение нужного документа.

Самая надёжная проверка — войти под этим пользователем самому, со временным паролем, и пройти его рабочий сценарий: открыть смену, пробить чек , сделать возврат. После проверки снова установите пароль с обязательной сменой при входе.

Права применяются после перезахода

Изменение прав вступает в силу при следующем входе пользователя в программу. Если кассир говорит «ничего не поменялось», попросите его закрыть 1С полностью и войти снова. Это первое, что стоит проверить, прежде чем искать ошибку в профиле.

Редактирование карточки пользователя: имя, пароль, физлицо

В карточке можно поменять почти всё, кроме истории: документы, созданные пользователем, так и останутся за ним.

Сменить пароль пользователю

Администратор открывает карточку, нажимает «Установить пароль», вводит новый пароль дважды и записывает. Старый пароль знать не нужно.

Сам пользователь меняет свой пароль из меню своей учётной записи в правом верхнем углу или из персональных настроек — там же, где выбирается рабочий стол.

Полезные флажки рядом с паролем:

• 🔑 «Пользователь должен сменить пароль при входе» — для первичного и сброшенного пароля;
• 🚫 «Пользователю запрещено изменять пароль» — для общих служебных учёток, если они у вас есть.

Требования к сложности и сроку действия паролей задаются для всех сразу в Настройках входа. Там же можно запретить вход тем, кто долго не заходил в программу, — это закрывает «забытые» учётки уволенных.

Переименовать пользователя

Вышла замуж, сменила фамилию — поменяйте «Полное имя» и, если нужно, имя для входа. Дублировать пользователя не надо: новая карточка разорвёт связь с документами и настройками, которые сотрудник накопил.

Если фамилия печатается в чеке, обновите и физическое лицо: ФИО и ИНН кассира должны совпадать с действительными данными.

Смена кассира на кассе без путаницы в чеках

По 54-ФЗ в кассовом чеке указывается кассир, а если у него есть ИНН — то и ИНН. Программа берёт эти данные из того пользователя, под которым открыт сеанс. Отсюда главное правило: у каждого кассира — свой пользователь.

Как передать смену другому кассиру

Порядок зависит от того, как в магазине принято закрывать кассу.

Касса допускает смену кассира внутри открытой смены: в следующих чеках просто окажется другая фамилия. Закрывать смену только ради того, чтобы поменять кассира, не нужно.

Почему в чеке печатается чужая фамилия

Три частые причины:

• 👥 кассиры работают под одним общим логином — исправляется только заведением отдельных пользователей;
• 🪪 у пользователя не указано или указано не то физическое лицо — поправьте карточку;
• 🔁 сменщик не вышел из программы, и новый кассир пробивает под чужим сеансом — договоритесь, что выход из 1С обязателен при уходе с кассы.

Перед первой сменой нового сотрудника пробейте тестовую операцию в режиме, который поддерживает ваша касса, или посмотрите отчёт о текущем состоянии расчётов, чтобы убедиться, что фамилия подтянулась верно.

Как отключить или удалить пользователя 1С Розница

Уволили сотрудника — его учётку нужно закрыть в тот же день. Но удалять её сразу не стоит.

Отключить вход (рекомендуемый вариант)

1. Откройте карточку пользователя.
2. Снимите флажок «Вход в программу разрешен».
3. Запишите.

Человек больше не войдёт, а все документы, где он указан автором или кассиром, останутся с его фамилией. Карточку можно в любой момент включить обратно — например, если сотрудник вернулся из декрета.

Есть и флажок «Недействителен»: он не только запрещает вход, но и убирает пользователя из списков выбора. Его ставят тем, кто ушёл насовсем.

Удалить пользователя

Удаление в 1С двухшаговое:

1. В списке пользователей выделите строку и пометьте её на удаление (Del).
2. Запустите Администрирование → Обслуживание → Удаление помеченных объектов.

Обработка сначала ищет ссылки. Если пользователь создавал документы или указан в чеках, удалить его не получится — программа покажет, где он используется. Это нормально: удалять пользователя, у которого есть история, нельзя, иначе в документах вместо фамилии появятся битые ссылки.

Удаление уместно только для ошибочно созданных карточек, под которыми никто не работал.

Что ещё закрыть при увольнении

• 💳 если в магазине вход по карте или штрихкоду, заберите карту и отвяжите её от пользователя;
• 📧 уберите адрес почты из рассылок отчётов, если он был указан в карточке;
• 🔑 смените пароли общих учёток, которые знал сотрудник (почта магазина, личный кабинет ОФД).

Частые вопросы