Смена продавца в документах и настройках продаж 1С

«Продавцом» в документе продажи 1С выступают три разных реквизита: организация (то юрлицо, от имени которого идёт продажа), ответственный (пользователь, закреплённый за документом) и в розничных конфигурациях — кассир, он же продавец-кассир. Чаще под сменой продавца понимают первое — замену организации в реализации, потому что от неё зависят нумерация, счёт-фактура и книга продаж.

Разберём оба случая: как поменять продавца в одном документе, как заменить его сразу в пачке документов и что учесть в рознице, где организация привязана не к документу, а к магазину и кассе. Главное правило простое — смена организации требует перепроведения, смена ответственного нет.

Какой именно «продавец» нужно поменять

Прежде чем что-то менять, определитесь, какой реквизит вы имеете в виду. От этого зависит и путь, и последствия: одно поле правится свободно, другое задевает проводки и отчётность за период.

• 🏢 Организация — продающее юрлицо. Влияет на нумерацию документов, счёт-фактуру, книгу продаж , бухгалтерские проводки. Менять осторожно: документ фактически перевыставляется от другого юрлица.
• 👤 Ответственный — пользователь, за которым числится документ. На учёт и проводки не влияет, нужен для отбора и контроля. Меняется свободно.
• 🧾 Менеджер (в «1С:Управление торговлей») — сотрудник, ведущий сделку. Используется в отчётах по продажам менеджеров, на проводки не влияет.
• 🛒 Кассир / продавец в рознице — пользователь на рабочем месте кассира. К документу продажи привязывается через смену (открытие кассовой смены другим пользователем).

Что проверить до смены продавца

Смена организации в проведённом документе затрагивает регистры и отчётность. Пройдитесь по короткому списку, чтобы не ловить ошибки на перепроведении.

Смена организации в документах, по которым уже сдана декларация НДС или книга продаж, меняет базу прошлого периода. Согласуйте это с тем, кто ведёт отчётность.

Как сменить организацию в документе реализации

Самый частый сценарий — поменять юрлицо в одном документе реализации. Сам документ и поле организации в разных конфигурациях называются немного по-разному, но логика одна.

Порядок действий для БП и УТ одинаковый.

1. Откройте нужный документ продажи из списка реализаций.
2. Если документ проведён, снимите проведение: кнопка с крестиком на зелёной галочке в командной панели (всплывающая подсказка — «Отменить проведение»).
3. В шапке найдите поле Организация и выберите из списка другое юрлицо.
4. Проверьте, что подтянулись верные банковский счёт и ставка НДС — они зависят от организации.
5. Перепроведите документ кнопкой Провести или Провести и закрыть.

После смены организации номер документа может не поменяться автоматически, если нумерация ведётся с префиксом юрлица. Проверьте поле Номер: при необходимости очистите его и перепроведите — программа присвоит номер в серии новой организации. Сам префикс задаётся в карточке организации (справочник Организации, реквизиты нумерации), и трогать его при разовой смене продавца не нужно — достаточно пересчитать номер конкретного документа.

Если организаций в базе несколько, а поле Организация в документе не отображается вовсе, значит в настройках включён учёт по одной организации. Включить мультиюрлицо можно в разделе настроек организаций: тогда поле продавца появится во всех документах.

Отдельный момент — счёт-фактура выданный. Он создаётся на основании реализации и наследует организацию. После смены юрлица в реализации перевыставите (или перепроведите) счёт-фактуру, чтобы он попал в книгу продаж от нужного продавца.

Что перепроведение затрагивает при смене организации:

• бухгалтерские проводки по счетам 62, 90, 68.02 — переходят на новое юрлицо;
• движения по регистрам НДС и запись в книге продаж;
• расчёты с покупателем — если по договору уже был аванс, его зачёт привязан к прежней организации;
• взаиморасчёты по складам и соглашениям (в УТ).

Поэтому разовую смену продавца в одном документе лучше делать сразу целиком: реализация, счёт-фактура, связанная оплата. Половинчатая правка оставляет в базе «смешанного» продавца и расхождения в сверке.

Как изменить ответственного и менеджера

Ответственный на учёт не влияет, поэтому меняется без оглядки на закрытый период и проведение.

• В документе найдите поле Ответственный в подвале или на вкладке «Дополнительно» и выберите другого пользователя.
• В «1С:Управление торговлей» рядом бывает поле Менеджер — его правят так же, из справочника сотрудников или пользователей.

Ответственный удобно использовать как фильтр: в списке реализаций по колонке Ответственный быстро отбираются документы конкретного сотрудника. Поэтому при передаче клиентов от одного менеджера другому массовая смена ответственного — обычная рутинная операция.

Чтобы новые документы сразу создавались от нужного человека, задайте пользователю основную организацию и основного ответственного в его настройках. Путь: раздел Администрирование (в УТ — НСИ и администрирование) → Настройки пользователей и прав → Пользователи, откройте карточку пользователя и в персональных настройках укажите основную организацию. Тогда поле Организация в новых документах будет заполняться ею по умолчанию, а поле Ответственный — текущим пользователем, создающим документ.

Массовая замена продавца в нескольких документах

Когда поменять организацию или ответственного надо сразу в десятках документов, вручную это делать не нужно. Используйте стандартную обработку «Групповое изменение реквизитов».

Откройте её через Все функции → Обработки → Групповое изменение реквизитов. Если команды Все функции в главном меню нет, включите её: Главное меню (значок слева вверху) → Сервис → Параметры → галочка «Отображать команду Все функции».

1. В поле Изменять выберите нужный объект — например, «Реализация товаров и услуг».
2. На вкладке Отбор задайте условия: период, прежняя организация, контрагент. Так вы ограничите выборку только теми документами, которые надо поправить.
3. На вкладке Реквизиты выберите реквизит Ответственный (или Организация) и укажите новое значение.
4. Нажмите Изменить реквизиты и дождитесь завершения.

Для смены ответственного перепроведение не требуется — этот реквизит в регистрах не участвует.

Часть реквизитов обработка помечает как защищённые и меняет только с подтверждением — так программа предупреждает, что правка задевает учёт. Организация как раз из таких: при выборе её в списке реквизитов появится предупреждение. Это нормально, но лишний повод сначала сделать резервную копию и ограничить отбор только нужными документами, а не менять всё подряд.

Смена продавца в розничной торговле

В «1С:Розница» и в розничных рабочих местах УТ продавец задаётся не в чеке, а через настройки магазина и кассы.

• Организация магазина. Магазин в справочнике привязан к организации. Все розничные продажи этого магазина идут от неё. Сменить организацию у магазина можно в карточке магазина, но это повлияет только на новые продажи — ранее пробитые чеки остаются за прежним юрлицом.
• Касса ККМ. Фискальный регистратор и касса ККМ тоже закреплены за организацией. Для продаж от другого юрлица обычно заводят отдельную кассу — один фискальный накопитель регистрируется в ФНС на одно юрлицо.
• Кассир (продавец). В чеке отдельного поля «продавец» нет. Кассир определяется тем, кто открыл кассовую смену на этом рабочем месте. Чтобы сменить продавца, закройте текущую смену и откройте новую под нужным пользователем.

Отчёт о розничных продажах, который сворачивает чеки за смену, наследует организацию кассы. Его организацию отдельно не меняют — она берётся из настроек рабочего места.

Если задача — разделить продажи между двумя юрлицами на одной торговой точке, это решается не сменой продавца в чеках, а правильной настройкой инфраструктуры: два магазина (или два склада) со своими организациями и отдельные кассы ККМ под каждое юрлицо. Кассир на рабочем месте выбирает, от какой кассы пробивать чек, и продажа автоматически уходит на нужного продавца.

Как проверить результат отчётами

После смены продавца сверьте, что продажи легли на нужное юрлицо.

• «Продажи» (в УТ) или «Валовая прибыль» — задайте отбор по организации и посмотрите, появились ли документы под новым продавцом.
• Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 62 и 90 (в «1С:Бухгалтерии») с отбором по организации — покажет, что выручка и расчёты с покупателем переехали на нужное юрлицо.
• Книга продаж за период — проверьте, что счёт-фактура попал в раздел новой организации, а у прежней он исчез.

Если документ поменял организацию, но в отчётах всё ещё виден под старой, значит он не перепроведён. Перепроведите его или прогоните групповое перепроведение за период.

Порядок проверки простой: сначала перепроводите изменённые документы, затем формируете отчёт за тот же период с отбором по новой организации и за ним — по старой. По новой организации должны появиться продажи, по старой за этот период — исчезнуть. Если где-то задвоилось, почти всегда причина в том, что рядом остался связанный документ (аванс, счёт-фактура, корректировка) с прежним продавцом.

Частые ошибки при смене продавца

Эти промахи всплывают чаще всего — проверьте себя по ним.

• 🔴 Поменяли организацию, но не перепровели. Поле новое, движения старые. Отчёты показывают расхождение. Лечится перепроведением.
• 🔴 Сменили юрлицо в реализации, но забыли про счёт-фактуру и аванс. В книге продаж оказывается прежний продавец, зачёт аванса не сходится.
• 🔴 Правка в закрытом периоде. Дата запрета изменения не даёт провести, либо (если запрет снят) едет уже сданная отчётность.
• 🔴 Смена организации у магазина задним числом. Прошлые чеки это не трогает, а новая организация начинает «спорить» с данными ОФД по кассе.

Частые вопросы