Новый адрес регистрации работника в ЗУП 3.1: куда вносить, с какой даты и что проверить

Чтобы изменить прописку сотрудника в 1С 8.3 ЗУП, откройте Кадры → Сотрудники, войдите в карточку работника и замените значение в поле «Адрес по прописке» в группе адресов и телефонов. Новый адрес вводится через форму адресного классификатора, а дата, с которой он действует, задаётся в истории изменений адреса.

Частая ошибка — исправить адрес «поверх» старого без даты. Тогда в Т-2 и в документах прошлых периодов тоже окажется новый адрес, хотя человек прописался по нему только сейчас. Правильный путь — добавить новую строку в историю адреса с датой регистрации.

Что подготовить до изменения прописки

Для внесения адреса программе нужен только текст. Но кадровику нужен документ-основание: без него новые данные в личной карточке ничем не подтверждены.

📄 Что попросить у сотрудника:

• 🪪 паспорт со страницей, где стоит штамп о новой регистрации по месту жительства;
• 📃 свидетельство о регистрации по месту пребывания — если человек оформил временную регистрацию;
• ✍️ короткое заявление об изменении персональных данных (свободная форма, с датой и подписью);
• 🎖️ военный билет или удостоверение — если работник состоит на воинском учёте у вас.

Сверьте три вещи до того, как открывать 1С:

1. Дату регистрации из штампа. С неё новый адрес и начнёт действовать в программе.
2. Вид регистрации: постоянная прописка или временная. Они вносятся в разные поля.
3. Полный адрес: регион, город или район, населённый пункт, улица, дом, корпус, квартира и индекс.

Как изменить прописку сотрудника в карточке ЗУП

Адрес хранится не в «сотруднике», а в физическом лице, к которому сотрудник привязан. Это значит, что смена адреса сразу отразится во всех трудовых договорах этого человека: основном месте и внутреннем совместительстве.

Шаг 1. Откройте карточку

1. Перейдите в Кадры → Сотрудники.
2. Найдите работника по фамилии в строке поиска списка.
3. Откройте карточку двойным щелчком.

Шаг 2. Найдите поле адреса по прописке

В карточке есть группа с контактными данными: адрес по прописке, адрес проживания, телефоны, электронная почта. Если группа свёрнута, разверните её щелчком по заголовку.

Поля с адресами в ЗУП 3.1:

Шаг 3. Введите новый адрес через классификатор

1. Щёлкните по полю «Адрес по прописке» — откроется форма ввода адреса.
2. Выберите регион из списка, затем город или район, населённый пункт и улицу. Программа подсказывает варианты по первым буквам.
3. Укажите номер дома, корпус или строение, квартиру.
4. Проверьте индекс: при выборе улицы и дома он обычно подставляется сам.
5. Нажмите ОК в форме адреса.

Если адрес не находится в классификаторе, программа даст ввести его вручную, но покажет предупреждение о несоответствии. Такой адрес сохранится, однако в выгрузках он может уйти без кодов и разбивки по частям.

Шаг 4. Укажите дату, с которой действует новая прописка

Для адреса по прописке в ЗУП хранится история изменений. Рядом с полем есть команда для её просмотра — она открывает список адресов с датами начала действия.

Порядок такой:

1. Откройте историю изменений адреса.
2. Добавьте новую строку и поставьте в ней дату регистрации из штампа в паспорте.
3. Введите в этой строке новый адрес через классификатор.
4. Старый адрес оставьте в истории со своей датой — не удаляйте и не перезаписывайте его.

Не правьте старую строку истории: тогда прежний адрес пропадёт, и в документах прошлых периодов будет напечатан новый.

Шаг 5. Сохраните карточку

Нажмите Записать и закрыть. Если сотрудник одновременно получил новый паспорт, заполните и документ, удостоверяющий личность, — это отдельная запись с собственной историей.

Если поле адреса недоступно для редактирования, у пользователя не хватает прав на изменение личных данных. Обычно они есть у профиля кадровика; расчётчику без кадровых прав достаточно сообщить в отдел кадров. Права выдаёт администратор базы в Администрирование → Настройки пользователей и прав.

Смена прописки при переезде в другой регион

Новая прописка в другом субъекте РФ вносится так же, как внутри города: выбираете в форме адреса другой регион, и всё. Никаких отдельных кадровых документов программа при этом не требует.

Путаница возникает, когда вместе с пропиской меняется и место работы. Это разные события:

Районный коэффициент и северные надбавки привязаны к месту работы, а не к прописке. Если человек прописался на Севере, а работает в Москве, коэффициент ему не положен — и наоборот. В ЗУП эти начисления назначаются кадровыми документами, адрес на них не влияет.

Как проверить, что новая прописка сотрудника записалась

После сохранения проверьте результат в двух местах.

Личная карточка Т-2

Откройте карточку сотрудника и выведите личную карточку через команду печати. В разделе с адресом должен стоять новый адрес по прописке и дата регистрации.

Распечатайте обновлённый лист, дайте сотруднику подписать и подшейте в личное дело. Подпись работника в Т-2 подтверждает, что данные внесены с его слов и документов.

Кадровые отчёты

В разделе Кадры → Кадровые отчёты есть отчёты с личными данными сотрудников. Сформируйте нужный по подразделению и проверьте колонку адреса.

Если колонки с адресом нет, откройте настройки отчёта и добавьте поле адреса по прописке из реквизитов физического лица. Сохраните вариант отчёта — пригодится для ежегодной сверки персональных данных.

Что проверить в отчёте:

• ✅ у сотрудника стоит новый адрес, а не старый;
• ✅ адрес разбит по частям, без отметки о ручном вводе;
• ✅ у совместителя адрес одинаковый во всех строках, потому что это одно физическое лицо.

Изменение прописки у нескольких сотрудников сразу

Бывает, что адреса меняются массово: переименовали улицу, сменилась нумерация домов, пересчитали индексы после реформы почтовых зон. Вручную править сотню карточек долго.

Варианты, от простого к сложному:

1. Ручной ввод по списку. До 20–30 человек это быстрее, чем любая настройка. Отберите сотрудников по улице в кадровом отчёте и пройдитесь по списку.
2. Внешняя обработка. Её пишет программист и подключает через Администрирование → Печатные формы, отчёты и обработки → Дополнительные отчёты и обработки. Обработка читает таблицу «физлицо — новый адрес — дата» и записывает адрес через стандартный программный модуль работы с контактной информацией, с добавлением строки в историю.
3. Самообслуживание сотрудников. Если подключён портал для сотрудников, люди сами отправляют заявку на изменение личных данных, а кадровик только подтверждает её. Документ-основание всё равно надо получить.

Влияет ли смена прописки на НДФЛ и страховые взносы

Коротко — нет. Пересчитывать зарплату, переподавать отчёты или менять налоговые настройки после новой прописки не нужно.

Почему так:

• 💰 Ставка НДФЛ зависит от налогового статуса (резидент или нет), а статус — от числа дней пребывания в России, а не от адреса регистрации.
• 🏢 ОКТМО в 6-НДФЛ берётся по месту нахождения организации или обособленного подразделения, где работает человек. Прописка сотрудника на него не влияет.
• 📊 Страховые взносы считаются с выплат по тарифу работодателя. Адрес работника в расчёт не входит.
• 📑 Отчётность. В персональных данных РСВ и в справке о доходах в составе 6-НДФЛ адреса физлица нет, поэтому корректировки не нужны.

Где новый адрес всё-таки важен:

• 🎖️ Воинский учёт. Об изменении места жительства сотрудника, который состоит на воинском учёте, организация сообщает в военкомат в срок, установленный Положением о воинском учёте.
• 📬 Документы для сотрудника. Уведомления, расчётные листки по почте, справки — всё пойдёт на новый адрес.
• 🧾 Личное дело и Т-2 — должны совпадать с паспортом.

Ошибки при смене адреса по прописке и как их исправить

Новый адрес внесли в поле проживания. Прописка в карточке осталась старой. Перенесите адрес в поле «Адрес по прописке» с правильной датой, а в проживании верните фактический адрес.

Адрес перезаписали без истории. В старых печатных формах стоит новый адрес. Откройте историю изменений, добавьте прежний адрес с его исходной датой, а новый — с датой регистрации.

Завели второе физическое лицо. Так бывает, когда сотрудника переоформляют, а при приёме создают нового человека вместо выбора существующего. У двух карточек разные адреса и разная история. Сначала объедините дубли физических лиц штатным механизмом объединения карточек и только потом правьте адрес в оставшейся.

Адрес введён без классификатора. В отчётах он виден целиком, но без разбивки по частям. Откройте форму адреса, выберите регион и улицу из подсказок и пересохраните.

Частые вопросы