Редактирование и корректировка счёта на оплату в 1С

Менеджер выставил покупателю счёт на 118 000 ₽, а через час клиент попросил добавить ещё одну позицию и пересчитать скидку. Счёт ещё не оплачен — значит, изменить его в 1С можно прямо в документе: открыть, поправить строки, перезаписать и переслать новую печатную форму. Это самый частый случай, и занимает он минуту.

Сложнее, когда счёт уже оплачен, отправлен по ЭДО или проведён в закрытом периоде. Тогда редактировать сам документ рискованно — проще выставить новый счёт на разницу. Ниже разберём оба сценария, пути в разных конфигурациях и ошибки, из-за которых потом не сходятся взаиморасчёты.

С чего начать: статус счёта и связанные документы

Прежде чем что-то менять, посмотрите на документ с двух сторон: оплачен ли он и что из него уже «выросло».

Статус оплаты. В шапке счёта есть поле статуса (Не оплачен, Оплачен частично, Оплачен, Отменён). Статус меняется автоматически, когда на счёт приходит оплата. Если стоит Не оплачен — вы свободны в правках. Если Оплачен — сумму в счёте уже закрыл платёж, и переписывать позиции задним числом нельзя: исправление оплаченного счёта расходится с фактически полученными деньгами.

Связанные документы. Нажмите в форме счёта кнопку Структура подчинённости (значок с деревом связей). Там видно, что сделано на основании счёта: реализация, счёт-фактура, поступление на расчётный счёт. Если по счёту уже есть реализация и счёт-фактура, правка счёта на них не перейдёт автоматически — эти документы придётся корректировать отдельно.

Что проверить перед изменением:

• 💰 статус оплаты — платёж уже пришёл или нет;
• 🔗 структуру подчинённости — есть ли реализация, счёт-фактура, поступление;
• 📅 период — не попадает ли дата счёта под дату запрета изменения;
• 📤 факт отправки — видел ли клиент прежнюю версию счёта.

Как отредактировать неоплаченный счёт

Самый простой путь. В 1С:Бухгалтерии 3.0 откройте список Продажи → Счета покупателям, найдите нужный счёт и откройте двойным щелчком.

Дальше по шагам:

1. Поправьте шапку — контрагента, договор, срок оплаты, банковский счёт организации, если платёж пойдёт на другой расчётный счёт.
2. В табличной части измените строки: добавьте или удалите позиции, поправьте количество, цену, ставку НДС, скидку. Итог пересчитается сам.
3. При необходимости смените номер или дату. Дату меняйте осторожно: если новая дата попадает в закрытый период, система не даст провести документ .
4. Нажмите Записать, затем Провести (счёт покупателю в 1С:Бухгалтерии проводок не формирует, но запись фиксирует изменения и обновляет статус).
5. Перепечатайте счёт и отправьте клиенту свежую версию.

Отдельно про скидки и цены. Если нужно изменить цену позиции, правьте её прямо в строке — ручная цена перебьёт автоматическую. Если же цена подтягивается из вида цен (в 1С:Управлении торговлей) или типа цен (в 1С:Бухгалтерии), смените сам вид/тип цен в шапке счёта, и строки пересчитаются по нему. Скидку задают либо суммой в строке, либо через колонку процента скидки, если она выведена в таблицу.

Пример. В счёте было 10 упаковок по 1 000 ₽ — 10 000 ₽ плюс НДС. Клиент берёт 12 упаковок и просит скидку 5%. Меняете количество на 12 (12 000 ₽), ставите скидку 5% (−600 ₽), получаете 11 400 ₽ плюс НДС 20% = 13 680 ₽ к оплате. Перезаписали, перепечатали, отправили.

Если в счёте ошибка только в реквизитах (неверный КПП, адрес, назначение платежа), а суммы верны — правьте их спокойно даже после отправки: на взаиморасчёты это не влияет, клиенту просто уйдёт исправленная печатная форма.

Счёт уже оплачен или ушёл клиенту: как исправить

Когда платёж получен, у вас на руках документ, которому соответствуют реальные деньги. Переписывать его позиции — значит разойтись с банковской выпиской. Поэтому работают по-другому.

Сумма не меняется, правятся только реквизиты. Контактное лицо, срок оплаты, комментарий, ответственного менеджера меняйте прямо в документе. Платёж и связанные документы это не затрагивает.

Нужно увеличить сумму (клиент берёт больше). Выставьте отдельный счёт на доплату — на разницу. Так проще и для учёта, и для клиента: он видит, за что доплачивает. Например, оплачен счёт на 60 000 ₽, а клиент добавил позицию на 15 000 ₽ — новый счёт выставляете ровно на 15 000 ₽, прежний не трогаете.

Нужно уменьшить сумму или клиент передумал. Оформляйте возврат оплаты (возврат денежных средств) на излишне перечисленное. Сам счёт можно перевести в статус Отменён — он останется в базе как история, но перестанет висеть в неоплаченных.

Счёт отправлен по ЭДО или заверен. Если документ уже ушёл оператору электронного документооборота, не редактируйте его молча. Аннулируйте отправленный экземпляр через ЭДО и выставьте новый — у получателя должна быть актуальная версия, а не две разные.

Что делать со связанной реализацией и счётом-фактурой

Если на основании счёта уже оформлены реализация (акт, накладная) и счёт-фактура, то именно они формируют проводки и попадают в декларации. Правка счёта на них не перейдёт.

Порядок такой:

• сначала исправьте первичный документ — реализацию;
• если менялись сумма, количество или цена и уже выставлен счёт-фактура, оформите корректировочный или исправленный счёт-фактуру (это разные документы: корректировочный — при согласованном изменении цены/количества, исправленный — при ошибке в исходном);
• счёт на оплату приводите в соответствие в последнюю очередь, он здесь вторичен.

Где лежат счета в разных конфигурациях 1С

Путь к списку счетов зависит от конфигурации, а логика редактирования — одна: пока счёт не закрыт оплатой или связанными документами, его можно менять.

В 1С:Управлении торговлей, КА и ERP счёт на оплату ведёт себя строже, чем в 1С:Бухгалтерии: у него есть статус, он может быть связан с заказом клиента и с этапами согласования. Пока статус и связанные документы позволяют, счёт редактируется как обычно. Если счёт закрыт (оплачен и отгружен) или привязан к заказу, который уже в работе, часть полей блокируется — сначала распроводят или корректируют связанные документы, потом сам счёт.

Как обновить печатную форму и переслать счёт

После правок клиенту нужна актуальная бумага, иначе он заплатит по старым реквизитам.

1. В форме счёта нажмите Печать и выберите печатную форму счёта на оплату.
2. Убедитесь, что в форме подтянулись новые суммы и реквизиты — она строится из документа на момент печати.
3. Отправьте клиенту: кнопка отправки по электронной почте (значок конверта) сформирует письмо с вложением-PDF, либо выгрузите файл и приложите вручную.

Если обмен с клиентом идёт через ЭДО, свежий счёт отправляют новым пакетом, а прежний аннулируют — чтобы у контрагента не осталось двух действующих версий.

Полезно хранить у себя копию отправленного счёта. В списке счетов колонка с признаком отправки (или комментарий менеджера) помогает не перепутать, какую версию видел клиент. Если правок было несколько, укажите в комментарии к документу, что и когда менялось, — через месяц это снимет лишние вопросы.

Частые ошибки при изменении счёта

Короткий разбор того, из-за чего потом приходится разбираться с взаиморасчётами.

• ❌ Переписали оплаченный счёт задним числом. Сумма в документе разошлась с банковской выпиской. Правильно — новый счёт на разницу, а не правка старого.
• ❌ Изменили счёт, но забыли про реализацию и счёт-фактуру. В учёте и декларации остались прежние цифры. Эти документы правят отдельно.
• ❌ Поставили дату из закрытого периода. Документ не проводится, а если дату запрета ещё не настроили — правка «проваливается» в сданный отчётный период.
• ❌ Удалили счёт вместо отмены. Потеряли историю и связи. Статус Отменён или пометка на удаление сохраняют документ.
• ❌ Отправили правку по ЭДО, не аннулировав прежнюю. У клиента два разных счёта с одним номером — путаница в оплате.

Частые вопросы