Исправление табеля учёта рабочего времени в 1С ЗУП

Табель в 1С:ЗУП 3.1 правят тремя путями: вводят документ-отклонение (отпуск, больничный, командировку), редактируют ячейки в документе Табель вручную или исправляют закрытый месяц через перерасчёт со сторно. Какой путь нужен — зависит от того, как в базе настроен учёт времени и начислена ли уже зарплата за правимый период.

Если зарплата за месяц ещё не рассчитана, достаточно внести или поправить отклонение и перезаполнить начисление. Если период уже закрыт и выплачен, прямая правка задним числом запустит механизм перерасчёта — сумма разницы попадёт в документ начисления следующего месяца отдельными строками.

Ниже — как это делается по каждому сценарию, какие буквенные коды явок за что отвечают и как получить из программы форму Т-13.

От чего зависит способ правки

В ЗУП 3.1 рабочее время учитывают одним из двух способов, и от выбранного зависит, нужен ли вообще документ Табель.

🔹 Учёт по отклонениям (вариант по умолчанию). Программа считает, что сотрудник отработал по своему графику, а вы вводите только то, что отклоняется от нормы: отпуска, больничные, командировки, прогулы, сверхурочные. Отдельный табель заполнять не нужно — явки программа проставляет сама по графику.

🔹 Учёт по фактически отработанному времени. Здесь ежемесячно вводится документ Табель, где руками указывается реально отработанное время по каждому сотруднику. Этот режим включают для сменной работы, суммированного учёта, сдельщиков — там, где факт регулярно расходится с графиком.

Какой способ действует в базе, видно в разделе Настройка → Расчёт зарплаты. Там есть флажок, отвечающий за ведение табеля; название в разных релизах чуть отличается, ориентируйтесь на пункт про учёт рабочего времени и регистрацию его табелем.

Правка явок документами-отклонениями

Это основной способ при учёте по отклонениям. Вы не трогаете коды напрямую — вводите документ, который сам проставляет нужную букву в табель и считает оплату.

Соответствие документа и кода явки:

• 🏖 Отпуск (Зарплата → Отпуска или Кадры → Отпуска) — проставляет код ОТ (основной) или ОД (дополнительный).
• 🤒 Больничный лист (Зарплата → Больничные листы) — код Б; дни без оплаты — Т.
• ✈️ Командировка (Зарплата → Командировки) — код К.
• ⛔️ Отсутствие (болезнь, неявка, прогул) — коды ПР (прогул), НН (неявка по невыясненным причинам) или Б.
• 🌙 Работа в праздничные и выходные дни — код РВ; Сверхурочная работа — код С.
• 🛑 Простой — коды РП, ВП или НП в зависимости от виновной стороны.

Порядок исправления ошибочного отклонения:

1. Найдите документ, которым отклонение ввели (раздел Зарплата, нужный журнал — например, Больничные листы).
2. Откройте его и исправьте даты или показатели. Если документ введён по ошибке целиком — пометьте его на удаление либо отмените проведение.
3. Перезаполните документ Начисление зарплаты и взносов за этот месяц, чтобы суммы пересчитались.

Частый случай — отклонение ввели, но на один день ошиблись в датах. Например, больничный открыт с 10-го, а в документе стоит 11-е. Тогда 10-е число в табеле осталось явкой (Я), а должно быть больничным (Б). Не ставьте код Б в ячейку руками — откройте сам больничный лист, поправьте дату начала и перепроведите. Табель и оплата пересчитаются согласованно.

Если отклонений за месяц несколько и они наложились (например, командировка попала на дни отпуска), программа покажет пересечение при проведении. Устраните конфликт в документах, не в табеле: сдвиньте даты или удалите лишний документ. Табель отражает итог — менять его в обход документов бессмысленно.

Ручное редактирование документа «Табель»

Когда база ведёт учёт по факту, время вносится документом Табель. Открыть список можно в разделе Зарплата → Табели учёта рабочего времени.

Как поправить:

1. Откройте нужный табель за месяц (или создайте новый кнопкой Создать, если его ещё нет).
2. Заполните или перезаполните табличную часть — часто проще нажать Заполнить по графику, а потом поправить только расхождения.
3. В ячейках дней проставьте буквенный код явки и количество часов. Дни разбиты на две половины месяца — с 1-го по 15-е и с 16-го по конец.
4. Проведите документ.

После проведения Табель становится источником данных о времени для расчёта. Поэтому порядок строгий: сначала правьте и проводите табель, и только потом перезаполняйте начисление зарплаты. Если сделать наоборот, расчёт возьмёт старые часы.

Когда табель за месяц уже проведён и по нему посчитана зарплата, а потом выяснилась ошибка в часах — исправляйте тот же документ Табель, проводите заново и запускайте перерасчёт начисления (см. следующий раздел).

Сторно и исправления задним числом

Самый частый вопрос — как поправить табель за прошлый месяц, если зарплата уже начислена и выплачена. Удалять или переписывать закрытый документ начисления нельзя — нарушатся уже сданные отчёты и выплаты. Правильный механизм — перерасчёт.

Как это работает:

1. Вносите изменение в документ-первопричину прошлого периода — исправляете Табель, больничный, отпуск или вводите недостающее отклонение.
2. Программа фиксирует, что данные закрытого месяца изменились, и регистрирует необходимость перерасчёта. Увидеть зарегистрированные перерасчёты можно в разделе Зарплата → Сервис → Перерасчёты.
3. В документе Начисление зарплаты и взносов за текущий месяц при его заполнении появляются дополнительные строки: сторнирующие (отрицательные — снимают ранее начисленное за прошлый период) и новые — с пересчитанной суммой.

То есть исправление прошлого месяца не переписывает уже закрытый расчёт, а оформляется разницей в текущем. Это и есть сторно: старое начисление отменяется отдельной записью, новое начисляется рядом, а в учёт попадает только разница.

Разберём на числах. В сентябре сотруднику с окладом 60 000 ₽ за 22 рабочих дня начислили полный оклад. В октябре выяснилось, что 29 сентября он фактически прогулял — день должен быть не явкой, а прогулом (код ПР). Вносим отклонение за сентябрь. В октябрьском начислении появятся две строки по сентябрю: сторно начисленного оклада за один день (примерно −2 727 ₽, то есть 60 000 / 22) и пересчитанный оклад за 21 отработанный день. В итоге из октябрьской выплаты удержится разница за один сентябрьский день — повторно весь месяц не пересчитывается.

Проверьте арифметику на своём примере: программа делит оклад на норму дней месяца, а не на среднее число дней. Поэтому «цена» одного исправленного дня в разных месяцах отличается.

Для сторно вручную отдельного документа в типовой ЗУП не требуется — механизм автоматический. Главное правило: меняйте причину (табель или отклонение), а не сам закрытый расчёт зарплаты.

Буквенные коды явок и их влияние на расчёт

Коды в табеле — не просто пометки. Каждая буква говорит программе, как оплачивать день и учитывать ли его в норме времени. Условные обозначения взяты из форм Т-12 и Т-13.

При учёте по отклонениям эти коды программа проставляет сама по введённым документам. При учёте по факту их выбираете вы в ячейках табеля — и от выбранного кода зависит, как день посчитается при расчёте зарплаты.

Печать формы Т-13 и выгрузка в Excel

Из заполненного документа Табель программа формирует унифицированную форму Т-13 — её выводят кнопкой Печать в табеле.

Что полезно знать про печать и выгрузку:

• 📄 Т-13 (с автоматизированной обработкой данных) — та, что печатает ЗУП из документа Табель.
• 📊 Т-12 — расширенная форма с разделом оплаты; её чаще ведут вручную, а не печатают из программы.
• 📥 Выгрузка в Excel: откройте печатную форму и сохраните её командой сохранения табличного документа — выберите формат листа Excel. Так табель уйдёт в файл для отправки или ручной доработки.

Если в печатной Т-13 часы или коды не совпадают с тем, что вы ожидаете, причина почти всегда в данных: не перезаполнен табель, не перепроведён документ-отклонение или расчёт взял старую версию. Сверьте источник, а не печатную форму.

Перед сдачей табеля проверьте три вещи. Первое — итоговые графы дней и часов по каждому сотруднику сходятся с нормой месяца с учётом всех отклонений. Второе — буквенные коды соответствуют введённым документам: напротив дней больничного стоит Б, а не Я. Третье — по сотрудникам, принятым или уволенным в середине месяца, заполнены только дни работы: до даты приёма и после даты увольнения явок быть не должно, программа исключает их по кадровым документам. Эти три сверки снимают большинство расхождений между табелем, расчётом и отчётностью.

Частые вопросы