Настраиваем списки и отчёты 1С под свою работу

Чтобы изменить таблицу в 1С 8.3, откройте меню Ещё над списком. Колонки скрывают и переставляют через Ещё → Изменить форму…, а отбор, сортировку, группировку и цветовое оформление строк задают через Ещё → Настроить список…. В отчётах то же самое делается кнопкой Настройки… в шапке отчёта.

Частое заблуждение — что для этого нужен программист или права администратора. Нет: всё перечисленное меняет обычный пользователь, и изменения видит только он сам. Программист нужен в одном случае — когда в таблице физически нет нужного поля. Ниже разобрано, где граница между «настрою сам» и «нужна доработка».

Какие таблицы в 1С можно настроить и чем они отличаются

Слово «таблица» в 1С обозначает три разных объекта. Настраиваются они по-разному, поэтому сначала определите, с чем работаете.

Платформа одна, поэтому способы ниже работают одинаково в 1С:Бухгалтерии 3.0, ЗУП 3.1, УТ 11 и других типовых конфигурациях на интерфейсе «Такси». Различаются только сами списки и отчёты, а не механика.

Как скрыть, добавить и переставить колонки в таблице 1С

Это самое частое желание: убрать лишние колонки и вывести нужные. Например, в журнале реализаций спрятать «Ответственного» и показать «Договор».

Скрыть или показать колонку

1. Откройте список или документ.
2. Нажмите Ещё → Изменить форму….
3. В дереве элементов найдите таблицу (обычно называется «Список» или по имени табличной части, например «Товары»).
4. Раскройте её и снимите флажок у колонки, которую хотите скрыть. Флажок у скрытой колонки — поставьте.
5. Нажмите ОК.

Скрытая колонка не удаляется из базы. Данные остаются на месте, вы просто перестаёте их видеть.

Изменить порядок колонок

В том же окне Изменить форму… выделите колонку и двигайте её стрелками «вверх» и «вниз» на командной панели окна. Чем выше колонка в дереве, тем левее она в таблице.

Ширину колонки меняют прямо в списке: потяните мышью за границу заголовка. Ширина тоже запоминается для вашего пользователя.

Добавить колонку, которой нет в списке

Здесь чаще всего возникает путаница. В окне Изменить форму… есть кнопка Добавить поля. Она показывает реквизиты, которые уже доступны форме. Если нужное поле там есть — отметьте его, и оно появится колонкой.

Если поля в списке доступных нет, своими силами его не добавить. Поле не участвует в запросе списка, и это решается только доработкой конфигурации или расширением.

Колонки табличной части документа

Внутри документа порядок тот же: откройте накладную или акт, нажмите Ещё → Изменить форму… в шапке документа и найдите в дереве табличную часть, например «Товары» или «Услуги». Снимите флажки у колонок, которые вы никогда не заполняете, — скажем, «Номер ГТД » или «Страна происхождения», если не работаете с импортом.

Настройка действует для всех документов этого вида. Скрыли колонку в одной реализации — она пропадёт во всех реализациях, но только у вас. Если колонку потом понадобится заполнить, верните флажок: данные, внесённые раньше, никуда не делись.

Пример: журнал счетов для менеджера

Менеджеру нужны в журнале счетов только дата, номер, контрагент, сумма и отметка об оплате. Через Изменить форму… он снимает флажки с «Организации», «Ответственного» и «Комментария», поднимает «Контрагента» сразу под «Номер». Список становится в два раза уже и помещается на ноутбуке без горизонтальной прокрутки.

Сортировка и группировка строк в таблице 1С

Быстрая сортировка по колонке

Щёлкните по заголовку колонки — список отсортируется по ней по возрастанию. Повторный щелчок меняет порядок на убывание. Стрелка в заголовке показывает текущее направление.

Сортируются не все колонки. Если щелчок по заголовку ничего не делает, поле не поддерживает сортировку в этом списке (типично для вычисляемых колонок).

Сортировка по нескольким полям

Нужно, например, отсортировать платёжки сначала по контрагенту, а внутри — по дате:

1. Ещё → Настроить список…
2. Вкладка «Сортировка».
3. Перенесите в правую часть поля «Контрагент» и «Дата» в нужном порядке.
4. Для каждого поля выберите направление: по возрастанию или по убыванию.
5. Нажмите Завершить редактирование.

Группировка

На вкладке «Группировка» того же окна добавьте поле, по которому сгруппировать строки. После этого список превращается в дерево: сверху контрагент, при раскрытии — его документы.

Группировка удобна для разбора: сколько накладных висит у каждого покупателя, какие сотрудники попали в одну ведомость. Для ежедневной работы её лучше отключать — в сгруппированном списке медленнее листать и искать.

Отборы: как фильтровать строки в таблице 1С

Отбор оставляет в таблице только нужные строки. Способов три, от быстрого к гибкому.

Сложный отбор пошагово

Пример: показать реализации конкретному покупателю на сумму больше 100 000 руб.

1. Ещё → Настроить список…, вкладка «Отбор».
2. Добавьте поле «Контрагент», вид сравнения «Равно», укажите покупателя.
3. Добавьте поле «Сумма», вид сравнения «Больше», значение 100 000.
4. Нажмите Завершить редактирование.

Условия объединяются через «И»: строка попадёт в список, только если выполнены оба. Для «ИЛИ» в окне отбора есть группа условий — добавьте её и перенесите условия внутрь.

Отбор можно временно отключить, не удаляя его: снимите флажок слева от условия. Это удобно, когда фильтр нужен раз в неделю.

Условное оформление вместо отбора

Иногда строки не надо прятать, а надо выделить. На вкладке «Условное оформление» задайте условие и оформление: например, неоплаченные счета старше 30 дней — красным шрифтом. Все строки остаются в списке, но просроченные сразу видно.

Итоги и суммы в таблицах 1С

Здесь возможности пользователя зависят от вида таблицы.

В табличной части документа

Итоги по колонкам «Количество», «Сумма», «НДС» в подвале таблицы выводит сама форма документа. Добавить новый итог или убрать существующий пользователь не может — это решение разработчика формы.

В списке документов

В динамическом списке подвала с итогами обычно нет. Чтобы быстро посчитать сумму, используйте выгрузку:

1. Ещё → Вывести список…
2. Отметьте нужные колонки и выберите вывод в табличный документ.
3. В получившейся таблице выделите ячейки с суммами — платформа покажет их сумму в верхней части окна.

Эту же таблицу можно сохранить в Excel: кнопка сохранения (значок дискеты), формат .xlsx. Дальше считайте и сводите там. Это самый быстрый приём, когда нужно «просто сложить» выборку, а отчёта под неё нет.

В отчётах

В отчётах на системе компоновки данных итоги настраиваются полноценно. Откройте Настройки… и включите расширенный вид настроек. На вкладке со структурой отчёта можно:

• 📌 добавить группировку (например, по контрагентам и внутри по договорам);
• ➕ включить или выключить общие итоги и итоги по группировкам;
• 🔢 выбрать, какие показатели выводить (сумма, количество).

В регламентных отчётах Бухгалтерии — ОСВ, «Анализ счёта», «Карточка счёта» — свои настройки. Кнопка Показать настройки открывает вкладки с группировками, отбором и показателями. Например, в ОСВ по счёту 62 можно добавить группировку по договорам и вывести количественные показатели.

Сохранить настройки таблицы и вернуть вид по умолчанию

Что сохраняется автоматически

Настройки списков и форм — видимость колонок, ширина, сортировка, отбор — 1С запоминает сама при закрытии формы. Отдельно нажимать «Сохранить» не нужно. В следующий раз список откроется так же.

Варианты отчётов

С отчётами иначе. Если вы настроили ОСВ или универсальный отчёт и хотите возвращаться к этой настройке, сохраните её как вариант через меню Ещё отчёта (команда сохранения варианта). Вариант получает имя и выбирается из списка при следующем открытии.

Вариант можно сделать доступным другим пользователям — тогда главбух один раз настраивает «Дебиторку по менеджерам», а менеджеры открывают готовое.

Вернуть стандартный вид

Если вы «перенастроили» таблицу и запутались:

Скопировать настройки другому сотруднику

В типовых конфигурациях на БСП администратор может перенести настройки форм и отчётов от одного пользователя другим. Обработка находится в Администрирование → Настройки пользователей и прав → Настройки пользователей. Там же можно очистить настройки пользователя целиком — это помогает, когда у одного человека форма «сломалась», а у остальных работает.

Очистка настроек пользователя необратима: пропадут все его варианты отчётов и настроенные списки. Перед очисткой скопируйте настройки себе или другому пользователю как резерв.

Почему таблица в 1С не меняется: частые ситуации

Большинство проблем после «настройки таблицы» — не сбой, а забытая настройка. Разберите свой случай.

Ещё одна ловушка: команды Изменить форму… может не быть в меню Ещё. Так бывает, если у пользователя урезаны права на сохранение настроек. Решается это у администратора базы, а не перезапуском программы.

Частые вопросы про изменение таблиц в 1С