Меняем цену товара в 1С: документы, массовая переоценка, проведённые накладные
Содержание
Цену в 1С не «переписывают» в карточке товара. Её устанавливают документом «Установка цен номенклатуры»: в нём выбирают вид цены, товары и новое значение, затем проводят. Документ сохраняет дату, поэтому новая цена действует с момента, который вы указали, а старая остаётся в истории.
Если нужно поправить цену в уже проведённой накладной, действуют другие правила: цена там живёт отдельно от прайса, и её меняют в самой накладной с перепроведением. Ниже оба случая, плюс массовое изменение, загрузка прайса из файла и розница.
Виды цен: с чего начать, прежде чем что-то менять
Прежде чем менять цену, убедитесь, что есть вид цены, в который вы её пишете. Вид цены — это справочник «Виды цен» (найдите его через поиск по разделам или в настройках ценообразования). Обычно их несколько:
- 💰 Закупочная — по чему вы покупаете у поставщика.
- 🏷️ Оптовая — для юрлиц и крупных заказов.
- 🛒 Розничная — для покупателей в магазине.
- ⭐ Специальная — для отдельных клиентов или акций.
Вид цены задаёт три вещи. Валюту, признак «цена включает НДС» и способ расчёта: вручную или по формуле от другого вида (например, закупочная плюс 25%).
Совет: если цены считаются по формуле, менять их руками бессмысленно. Следующий пересчёт затрёт вашу правку. Меняйте базовую цену или саму формулу.
Проверьте на форме вида цены, как он задан. Пример: закупка 800 ₽, наценка 25%, итог 800 × 1,25 = 1000 ₽. Если вы вписали в документ 1100, а формула осталась прежней, при пересчёте вернётся 1000.
Назначение видов цен контрагентам и складам
Цена в документе продажи подставляется не сама по себе. Её определяют соглашение с клиентом, вид цены в договоре или вид цены склада. Поэтому после установки новых цен проверьте, что нужный клиент действительно смотрит на тот вид, который вы поменяли. Иначе вы обновили оптовую, а клиент по-прежнему покупает по старой «специальной».
Документ «Установка цен номенклатуры»: основной способ
Это главный инструмент. Работает так.
- Откройте список документов установки цен. Проще всего через поиск по разделам: введите «Установка цен».
- Нажмите «Создать».
- Укажите дату. С неё новая цена начнёт действовать. Дата в будущем — цена вступит в силу позже.
- Выберите вид цены, который меняете.
- Добавьте товары. Можно по одному, а можно подбором или по группе.
- В колонке новой цены впишите значение.
- Проведите документ.
После проведения цена в регистре цен получает новую запись с вашей датой. Старая запись не удаляется, она просто перестаёт быть актуальной.
Что важно проверить перед проведением
- 📅 Время. Если документ датирован сегодняшним днём, но утренним временем, все продажи сегодня с утра подхватят новую цену при перепроведении.
- 💱 Валюта и НДС. Цена «с НДС» и «без НДС» отличаются на 20%. 1000 ₽ без НДС — это 1200 ₽ с НДС.
- 📦 Характеристики и упаковки. Если у товара есть характеристики (размер, цвет), цена может задаваться отдельно для каждой. Проверьте, что заполнена нужная строка.
Новая цена не меняет уже оформленные документы. Накладные, созданные до даты установки, останутся со старыми суммами. Так и должно быть.
Как изменить цену в проведённом документе
Здесь путают две разные вещи. Прайс (регистр цен) и цена в строке конкретной накладной. Они не связаны жёстко: цена из прайса подставляется один раз, при добавлении строки.
Чтобы исправить цену в уже оформленной реализации или поступлении:
- Откройте документ.
- Если он проведён и период не закрыт, просто измените цену в строке.
- Нажмите «Провести». Суммы, НДС и проводки пересоберутся.
Если на форме поле цены недоступно, значит документ заблокирован: закрытый период, дата запрета изменений или права пользователя. Тогда нужен либо доступ администратора, либо корректировочный документ.
Если по накладной уже выставлен счёт-фактура или отправлен УПД через ЭДО, правка цены меняет данные в базе, но не в отправленном документе. Заводите исправительный или корректировочный документ, а не просто правьте сумму.
Что происходит с себестоимостью
Изменение закупочной цены в проведённом поступлении меняет себестоимость партии. При включённом методе оценки и закрытии месяца пересчитается и списание уже проданных товаров. На практике это значит, что после правки закупки прибыль за прошлые дни может сдвинуться. Проверьте отчёт по валовой прибыли.
| Что меняете | Где | Влияет на старые документы |
|---|---|---|
| Прайс на будущее | Установка цен номенклатуры | Нет |
| Цену в накладной продажи | Сам документ | Только этот документ |
| Закупочную цену в поступлении | Документ поступления | Себестоимость и прибыль |
| Цену клиента по договору | Соглашение / договор | Нет |
Групповое изменение цен и загрузка прайс-листов
Когда товаров сотни, вбивать цены по одной нереально. Есть три рабочих способа.
Изменение по формуле или на процент
В документе установки цен подберите товары и воспользуйтесь командой расчёта по правилам или заполнения на основании другого вида цены. Типовой сценарий: оптовая = закупочная × 1,25. Либо поднять все цены группы на 7%: было 2000, станет 2000 × 1,07 = 2140.
Если нужной команды на форме не видно, ищите её в меню «Заполнить» или «Ещё» на документе. Название зависит от конфигурации и версии.
Загрузка из файла Excel
Поставщик прислал прайс — не перепечатывайте. Схема такая:
- 📄 Подготовьте файл: артикул, наименование, цена. Одна строка — один товар.
- 🔗 Загрузите через обработку загрузки данных из табличного документа или команду загрузки в самом документе установки цен, если она есть.
- 🔍 Сопоставьте колонки: по артикулу или коду, иначе 1С создаст дубли номенклатуры.
- ✅ Проверьте перед проведением. Откройте документ и пролистайте 10-15 строк, особенно товары с нулевой ценой.
Сопоставление делайте по артикулу, а не по наименованию. Наименования у вас и у поставщика почти всегда различаются хотя бы пробелом.
Что делать с товарами без цены
После загрузки отфильтруйте список номенклатуры по пустой цене. Они не попадут в продажи по умолчанию, а в документе реализации сумма окажется нулевой.
Изменение цены в рознице
В розничной торговле цены влияют не только на продажи, но и на учёт розничного склада. Если склад ведётся по розничным ценам (например, в магазине без учёта по партиям), то изменение цены — это переоценка. Остаток товара нужно пересчитать, а разницу показать в учёте.
Поэтому при смене розничной цены делайте две вещи:
- Установите новую цену документом установки цен.
- Оформите переоценку остатков на розничном складе. В программе это отдельный документ переоценки товаров в рознице. Найдите его поиском по слову «переоценка».
Пример: на складе 40 штук, цена была 150 ₽, стала 180 ₽. Стоимость остатка вырастет с 6000 до 7200, то есть на 1200 ₽. Эту разницу программа отразит документом переоценки.
Ценники и касса
Если подключено торговое оборудование, после установки цен нужно обновить данные в кассе. Иначе на кассе будет старая цена, а в 1С новая. Для автономных касс и офлайн-режима это выгрузка прайса на кассу, для онлайн-касс обмен обычно идёт автоматически. Распечатайте новые ценники отдельной обработкой или отчётом по изменённым ценам за период.
Цена на ценнике и цена на кассе должны совпадать. Расхождение — повод для жалобы покупателя и проверки.
Как ставить цены заранее: акции и сезонные скидки
Для акции не нужно потом вручную возвращать цены. Создайте два документа заранее.
- Первый датируйте началом акции и впишите сниженные цены.
- Второй датируйте днём окончания и впишите обычные цены.
Оба проводятся сразу, но действуют каждый со своей даты. Пример: товар стоит 1000 ₽, на неделю цена 850 ₽, то есть скидка 15%. Проверка: 1000 × 0,85 = 850. Вернуть цену 1000 ₽ нужно датой окончания, иначе после акции товар останется дешёвым.
Для акций заведите отдельный вид цены. Тогда обычный прайс не трогается вообще, а клиенты в акции видят свою цену по соглашению.
Как посмотреть историю цен и найти ошибку
Цены хранятся с датами. Любая установка остаётся в журнале, поэтому разобраться, когда и кто менял цену, можно.
- 📋 Список документов установки цен. Отсортируйте по дате, откройте нужный. Видно автора и время.
- 📊 Отчёт по ценам номенклатуры. Показывает действующие цены на выбранную дату. Удобно проверить: «а какая цена была 15 числа».
- 🕒 История изменения объекта. Если включён журнал регистрации, видно кто и когда правил документ.
Почему в документе подставилась не та цена
Типичные причины:
- Установка цен датирована позже, чем документ продажи.
- У клиента в договоре другой вид цены.
- Вид цены с НДС, а документ считает без.
- Цена задана для конкретной характеристики, а выбрана другая.
- В документе цена введена вручную и не обновляется автоматически.
Чтобы цена в строке пересчиталась, удалите её и выберите товар заново либо нажмите команду заполнения цен, если она есть на форме.
Частые ошибки при смене цены
Здесь только то, чего нет в шагах выше.
- ❌ Меняют цену задним числом без нужды. Закрытые периоды и сдача отчётности лучше не трогать. Новая цена должна начинаться с сегодняшнего дня.
- ❌ Правят цену в справочнике вместо документа. В большинстве конфигураций поле цены в карточке только для чтения, а где его можно править, история теряется.
- ❌ Не проверяют округление. При расчёте по формуле выходят цены вроде 1 333,33 ₽. Настройте округление в виде цены до рублей или до 10 рублей.
- ❌ Забывают про договор с фиксированной ценой. Если цена закреплена в договоре, прайс на неё не влияет.