Правка проведённых документов в 1С 8.3: от простого исправления до сторно

Чтобы изменить документ в 1С 8.3, откройте его двойным щелчком из журнала, исправьте поля и нажмите Провести и закрыть. Программа удалит старые проводки и сформирует новые по исправленным данным. Если поля серые и не редактируются, дело в дате запрета изменения, правах пользователя или в том, что документ сейчас открыт у коллеги.

Сложности начинаются, когда документ попал в закрытый месяц, по нему сдана отчётность или контрагент уже получил свой экземпляр. Тогда править «задним числом» нельзя, и нужен корректировочный документ или сторно. Примеры ниже даны для 1С:Бухгалтерии предприятия 3.0 в интерфейсе «Такси». Принципы платформенные и работают так же в ЗУП 3.1 и УТ 11.

Как изменить проведённый документ в 1С: базовый порядок

Проведённый документ в 1С не «заморожен». Пока период открыт и прав хватает, его можно править сколько угодно раз. Каждое перепроведение полностью переписывает движения документа.

Обычное исправление

1. Найдите документ в журнале. Быстрее всего — через поиск в списке (Ctrl+F) по номеру или сумме.
2. Откройте его двойным щелчком.
3. Исправьте реквизиты в шапке или строки в табличной части.
4. Нажмите Провести и закрыть. Если нужно посмотреть результат, нажмите Провести, а потом кнопку ДтКт — откроются проводки.

Изменение даты и номера

Дату меняют прямо в шапке. Документ перенесётся в другой период, и при проведении проводки встанут на новую дату.

С номером осторожнее:

• 🔢 номер уникален в пределах года, повторить номер существующего документа программа не даст;
• 📅 при переносе документа в другой год номер обычно приходится менять вручную;
• 📄 если документ уже распечатан и подписан, новый номер разойдётся с бумажным экземпляром.

Ручная корректировка проводок

Иногда документ проведён правильно, но нужно поправить одну проводку, которую программа не умеет сделать сама. В БП 3.0 для этого:

1. Откройте документ и нажмите ДтКт.
2. В окне движений установите флажок Ручная корректировка (разрешает редактирование движений документа).
3. Измените или добавьте строки проводок и нажмите Записать и закрыть.

Что проверить после изменения документа задним числом

Правка документа в прошлом месяце тянет за собой всё, что рассчитывалось после него. Программа сама это не пересчитает.

Что затрагивает типичная правка:

После правки:

1. Перезапустите закрытие месяца за все месяцы от изменённого до текущего: Операции → Закрытие месяца. Начинайте с самого раннего.
2. Если меняли товарные документы, перепроведите документы после изменённого: Операции → Групповое перепроведение документов.
3. Сформируйте оборотно-сальдовую ведомость и сравните сальдо с тем, что было до правки.
4. Если поменялся НДС, переформируйте книгу покупок или продаж.

Как изменить документ в закрытом периоде

Закрытым период делает бухгалтер, установив дату запрета изменения. Документы с датой раньше неё нельзя ни записать, ни провести, ни пометить на удаление. При попытке программа выдаёт сообщение о дате запрета.

Где настроена дата запрета

В БП 3.0 настройка находится в Администрирование → Настройки пользователей и прав → Даты запрета изменения (в последних релизах раздел называется Пользователи и права). Варианты настройки:

• 🔒 одна дата для всех пользователей;
• 👤 разные даты для отдельных пользователей или групп;
• 🏢 разные даты по организациям, если в базе их несколько.

Бухгалтеру с правами администратора хватит сдвинуть дату на нужный месяц, внести правку и вернуть дату обратно. Рядовому пользователю нужно попросить об этом главного бухгалтера.

Когда закрытый период лучше не открывать

Открыть период технически можно всегда. Вопрос в том, можно ли это делать по учёту. Если за период уже сдана отчётность, прямая правка сломает связь «база — декларация». Цифры в 1С начнут расходиться с поданными отчётами.

Решение зависит от того, что именно ошибочно.

Корректировка и сторно вместо правки исходника

Корректировочный документ хорош тем, что сохраняет историю. Исходник остаётся таким, каким его видел контрагент и налоговая. Рядом появляется документ с разницей.

Корректировка реализации и поступления

1. Откройте исходную реализацию или поступление.
2. Нажмите Создать на основании и выберите корректировку (Корректировка реализации или Корректировка поступления).
3. Укажите вид операции: исправление в первичных документах или корректировка по согласованию сторон.
4. В табличной части программа покажет колонки «до изменения» и «после изменения». Заполните новые значения.
5. Проведите документ. В движениях будет только разница.

Пример: в реализации продали 10 единиц по 1 200 ₽ без НДС, а должны были по 1 150 ₽. Корректировка уменьшит выручку на 10 × 50 = 500 ₽, а НДС 20% — на 100 ₽.

Сторно документа

Сторно нужно, когда документ надо отменить полностью, но удалять его нельзя: по нему сдана отчётность.

1. Перейдите в Операции → Операции, введенные вручную.
2. Нажмите Создать и выберите Сторно документа.
3. Укажите документ, который сторнируете, и дату — текущую, а не дату исходника.
4. Программа заполнит проводки исходного документа с минусом. Проверьте их и проведите.

Какой способ выбрать

Почему документ в 1С не даёт себя изменить

Если поля недоступны или документ не записывается, причина обычно видна по поведению формы.

Ещё два ограничения, о которых часто забывают:

• 📑 документы, загруженные из банк-клиента или ЭДО, после правки расходятся с источником. При повторной загрузке программа может подставить старые данные;
• 🧾 документ, по которому сформирован отчёт для контролирующих органов, лучше не менять вовсе, даже если период открыт.

Кто и когда изменил документ, видно в журнале регистрации: Администрирование → Обслуживание → Журнал регистрации, отбор по данным или по пользователю. Если в общих настройках включена история изменений, у документа появится команда для просмотра прошлых версий.

Групповое изменение реквизитов документов

Когда одинаковую ошибку нужно исправить в десятках документов, открывать каждый не обязательно. Типичные случаи: неверный договор у всех реализаций одного контрагента, не та статья затрат, ошибка в счёте учёта.

Из списка документов

1. Откройте журнал нужных документов и установите отбор, например по контрагенту и периоду.
2. Выделите строки: Ctrl+A для всех или Ctrl + щелчок для выборочных.
3. Нажмите Ещё → Изменить выделенные.
4. В открывшейся обработке выберите реквизит, отметьте его флажком и задайте новое значение.
5. Нажмите Изменить реквизиты.

Через обработку для всей базы

Та же обработка доступна в Администрирование → Обслуживание → Корректировка данных → Групповое изменение реквизитов. Здесь можно выбрать вид документов и задать отбор на самой форме.

Перед массовым изменением:

1. Сделайте резервную копию базы. Отменить групповое изменение одной кнопкой нельзя.
2. Сначала примените изменение к 2-3 документам и проверьте результат.
3. После изменения перепроведите обработанные документы и проверьте проводки.

Пометка на удаление и окончательное удаление

Ошибочный документ, который нигде не использован, проще удалить, чем исправлять.

Как пометить документ

1. Выделите документ в списке.
2. Нажмите Del или выберите Ещё → Пометить на удаление / Снять пометку.
3. Подтвердите действие.

Проведённый документ при пометке на удаление автоматически теряет проведение, его проводки исчезают. В списке он отображается перечёркнутым значком. Снять пометку можно той же командой, но документ после этого придётся провести заново.

Окончательное удаление

Помеченные документы физически остаются в базе до запуска обработки удаления. Она находится в Администрирование → Обслуживание → Корректировка данных → Удаление помеченных объектов.

• 🔗 если на документ ссылается другой объект (счёт-фактура, оплата, корректировка), программа его не удалит и покажет, где ссылка;
• 👥 удаление лучше запускать, когда в базе мало пользователей: проверка ссылок занимает время на больших базах;
• 🗄️ удалённый документ восстановить можно только из резервной копии.

Отменить проведение, не помечая документ, можно командой Отмена проведения в меню Ещё списка. Это полезно, если документ ещё понадобится, но сейчас его проводки мешают.

Частые вопросы