Редактирование и настройка кассира в 1С:Розница
Содержание
Кассир в 1С:Розница — это не отдельный справочник, а пользователь программы, которому выдан профиль с правами кассира и привязан сотрудник. Поэтому «изменить кассира» на практике означает одно из трёх: отредактировать карточку пользователя (имя, пароль, права), заменить человека за конкретной кассой или сменить того, кто сейчас работает в РМК. Все три задачи решаются из раздела Администрирование, и карточка пользователя — главный экран здесь.
Пути ниже даны для 1С:Розница редакций 2.3 и 3.0 в интерфейсе «Такси». Названия отдельных пунктов между релизами могут отличаться на слово — где это критично, я показываю, как найти нужное на экране.
Где в программе «живёт» кассир
Разведите для себя два объекта, их часто путают:
- 🧑💻 Пользователь — учётная запись для входа. Определяет логин, пароль и права. Именно пользователь авторизуется в РМК.
- 👤 Сотрудник — физическое лицо, чьё ФИО печатается на чеке и попадает в отчёты по кассирам. Это запись справочника сотрудников.
Связь между ними — поле в карточке пользователя, которое указывает на физлицо (сотрудника). Один сотрудник = один пользователь; заводить на троих продавцов один общий логин нельзя, иначе выручка и возвраты не разложатся по людям.
Список пользователей открывается так: раздел Администрирование → группа команд «Пользователи и права доступа
» → Пользователи. Справочник сотрудников лежит в разделе со справочниками (НСИ). Удобнее идти от пользователя: из его карточки видно, какой сотрудник к нему привязан.
Если в базе несколько магазинов, у кассира есть ещё и рабочая привязка: он обслуживает кассы ККМ своего магазина, а чеки попадают в продажи этого магазина. Поэтому при изменении кассира держите в голове три слоя — учётная запись, человек и магазин, за которым он закреплён.
Если раздела Администрирование не видно — у текущего пользователя нет административных прав. Редактировать чужие учётные записи сможет только пользователь с полными правами.
Как открыть и отредактировать карточку кассира
- Откройте список
Администрирование→ Пользователи. - Найдите кассира. В большом списке включите поиск по строке (значок лупы или ввод текста прямо в списке) и наберите фамилию.
- Двойным щелчком откройте карточку.
- Внесите изменения и нажмите Записать и закрыть.
Что реально меняют в карточке:
| Поле | Что задаёт | Когда менять |
|---|---|---|
| Полное имя | ФИО, которое видит администратор в списках | При смене фамилии сотрудника |
| Имя для входа (логин) | То, что кассир выбирает на экране авторизации | Редко; ломает привычку входа |
| Физлицо / сотрудник | Кто стоит за учётной записью | При замене человека на той же учётке — лучше не менять, а завести нового |
| Вход в программу разрешён | Можно ли войти под этой учёткой | Снимите флажок при увольнении |
Не переименовывайте учётку уволенного под нового сотрудника. Старые чеки, смены и отчёты останутся привязанными к этой записи — и новый кассир «унаследует» чужую статистику. Правильнее: у старого снять «Вход в программу разрешён», новому завести отдельного пользователя.
Данные сотрудника: ФИО, должность, увольнение
Карточка пользователя отвечает за вход и права, но ФИО на чеке, должность и признак увольнения — это уже справочник Сотрудники. Открыть карточку сотрудника проще всего из карточки пользователя, перейдя по ссылке на связанное физлицо, либо прямо в справочнике сотрудников.
Что меняют в карточке сотрудника:
- 📝 ФИО — если кассир сменил фамилию. Правка здесь автоматически поправит имя, которое печатается на чеке.
- 💼 Должность, подразделение — для отчётов и внутреннего учёта.
- 📅 Увольнение — когда сотрудник уходит, в его карточке проставляют дату увольнения. Это кадровый факт; на возможность входа он напрямую не влияет — вход закрывают флажком в учётной записи (см. ниже).
Правка ФИО в карточке сотрудника и переименование логина — разные вещи. Логин кассир видит на экране входа, а ФИО уходит в чеки и отчёты. Меняйте то, что нужно, а не всё подряд.
Смена пароля и авторизация в РМК
Пароль задаётся в карточке пользователя. Нужен флажок, разрешающий вход по паролю, и кнопка Установить пароль (в некоторых релизах — поле «Пароль» прямо в карточке).
Полезные настройки рядом:
- 🔑 Потребовать смену пароля при входе — кассир задаст свой пароль сам при первом входе.
- 🚫 Пользователю запрещено изменять пароль — пароль меняет только администратор.
В карточке пользователя есть и выбор способа аутентификации: вход по паролю 1С:Предприятия или по учётной записи операционной системы (доменный вход). Для кассовой линии обычно оставляют пароль 1С — так проще заводить и менять кассиров без участия системного администратора. Доменный вход имеет смысл там, где вся сеть магазина уже заведена в Active Directory.
Отдельная история — быстрый вход в РМК (рабочее место кассира). Чтобы продавец не набирал логин и пароль на каждой смене, авторизацию настраивают по штрихкоду сотрудника или магнитной карте. Способ входа задаётся в настройках РМК и в карточке пользователя/сотрудника (там прописывается код карты). После этого смена кассира за кассой — это просто сканирование своей карты.
Забыли пароль администратора и других учёток с полными правами не осталось — сбросить его из программы нельзя. Нужен тот, у кого есть права на управление пользователями, либо восстановление из резервной копии. Поэтому хотя бы две учётки с полными правами держите всегда.
Права кассира: профиль и группы доступа
Права кассир получает не поштучно, а через профиль групп доступа. Типовые профили в Рознице: «Кассир», «Старший кассир», «Администратор». Профиль решает, может ли кассир делать возврат без чека, открывать смену, применять ручные скидки, видеть отчёты.
Чтобы изменить права:
- Откройте карточку пользователя.
- Перейдите на закладку (или по ссылке) Права доступа / Группы доступа.
- Снимите лишний профиль и добавьте нужный — например, повысьте продавца до «Старшего кассира».
- Запишите.
Чтобы не гадать, что даёт каждый уровень, держите перед глазами типовой расклад (точный набор прав зависит от профиля в вашей базе):
| Профиль | Продажи и возвраты | Ручные скидки | Служебные операции |
|---|---|---|---|
| Кассир | Пробитие чеков, возврат по чеку | Ограничены или запрещены | Открытие/закрытие смены |
| Старший кассир | Возврат без чека, отмена позиций | Разрешены в пределах лимита | Внесение/изъятие, отчёты по кассе |
| Администратор | Полный доступ к РМК | Без ограничений | Настройки касс, оборудования, цен |
Если типовые профили не подходят (нужно разрешить ровно одно действие), не раздавайте полные права «чтобы работало». Сделайте копию профиля «Кассир», добавьте в копию недостающую роль и назначьте этот профиль. Так вы не откроете кассиру лишнего.
Право на возврат и на ручную скидку — самые частые предметы спора. Прежде чем менять профиль всем, проверьте на одном кассире: войдите под его учёткой в тестовой базе и попробуйте операцию.
Привязка к кассе ККМ и торговому оборудованию
Кассир сам по себе ни к какому «железу» не привязан. Привязка идёт через кассу ККМ и рабочее место:
- 🖥️ Касса ККМ — запись справочника, за ней закреплён фискальный регистратор. При входе в РМК кассир выбирает кассу ККМ из доступных на этом рабочем месте.
- 🔌 Подключаемое оборудование (сканер, дисплей покупателя, эквайринговый терминал, ФР) настраивается в
Администрирование→ Подключаемое оборудование и закрепляется за рабочим местом, а не за человеком.
Поэтому «пересадить» кассира за другую кассу — это не правка его карточки, а вход на другом рабочем месте или выбор другой кассы ККМ при старте смены. Если нужное оборудование не предлагается — проверьте, что оно добавлено в список подключаемого оборудования и назначено текущему рабочему месту.
Частый повод для путаницы: касса ККМ и фискальный регистратор — это одно устройство в чеке, но две записи в настройках. Если при замене кассира выяснилось, что чеки уходят не на тот фискальник, смотрите не учётную запись кассира, а карточку кассы ККМ и привязку к ней фискального регистратора. Человек тут ни при чём.
Менять настройки подключаемого оборудования в открытую смену не стоит: тест устройства может потребовать его переподключения. Делайте это до открытия смены или после её закрытия.
Как сменить кассира на рабочем месте (РМК)
Самый частый бытовой вопрос: пришла следующая смена, за той же кассой — другой человек. Что делать:
- Текущий кассир завершает работу в РМК (кнопка выхода/закрытия формы РМК).
- На экране авторизации новый кассир выбирает себя: вводит логин и пароль либо прикладывает карту / сканирует свой штрихкод.
- Открывает рабочий день и продолжает продажи.
Важная деталь: кассовая смена привязана к кассе ККМ, а не к человеку. Если по вашему регламенту за смену отвечает один материально ответственный, то смену нужно закрыть (снять Z-отчёт) и открыть заново под новым кассиром. Если за одной сменой официально работают несколько продавцов — закрывать её при пересменке не нужно, достаточно переавторизации.
Незавершённые продажи при пересменке не теряются. Если прошлый кассир отложил чек (функция «Отложить» в РМК), отложенная продажа остаётся на этой кассе ККМ — новый кассир после входа видит её в списке отложенных и может продолжить или снять с продажи. А вот подключённое оборудование (сканер, фискальный регистратор, эквайринговый терминал) к смене кассира не относится: оно закреплено за рабочим местом и продолжает работать как есть.
Закрытие кассовой смены — это снятие Z-отчёта и передача итогов в ОФД. Не закрывайте её просто «чтобы сменить кассира», если этого не требует ваш порядок: лишнее закрытие дробит дневную выручку на несколько отчётов.
Что изменить при замене кассира: чек-лист
Когда один сотрудник увольняется, а на его место приходит другой, правок больше, чем кажется. Пройдите по списку, чтобы ничего не забыть.
Отдельно проверьте, не остались ли у уволенного открытые смены или незакрытые эквайринговые операции — их закрывает ещё старый кассир, пока учётка активна.